LY信息交流與溝通控制程序

東莞隆宇電子有限公司信息交流與溝通控制程序文件編號LY-2-8-006文件版本A版制訂部門人事行政部制訂日期2011年6月10日修訂日期頁次/頁數(shù)1/5會簽部門品質(zhì)部核準(zhǔn)審核制訂制造部人事行政部資材部工程部業(yè)務(wù)部東莞隆宇電子有限公司標(biāo)題:信息交流與溝通控制程序文件編號LY-2-8-006文件版本A版制訂日期2011年6月10日制訂部門人事行政部頁次/頁數(shù)2/5修訂履歷修訂日期修訂頁次原版本新版本修訂摘要東莞市隆宇電子有限公司標(biāo)題:信息交流與溝通控制程序文件編號LY-2-8-006文件版本A版制訂日期2011年6月10日制訂部門人事行政部頁次/頁數(shù)3/5目的：與公司內(nèi)的各職能相互關(guān)系以及各相關(guān)方進(jìn)行相互溝通，并為及時準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息。使公司內(nèi)外信息及時暢通地傳遞、對其實(shí)施進(jìn)行管理，確保環(huán)境管理體系正常有效地運(yùn)行。使用范圍：適用于公司管理體系內(nèi)部和外部信息的交流和溝通管理。職責(zé)：3.1總經(jīng)理：全面領(lǐng)導(dǎo)公司的正常工作，向公司內(nèi)部傳達(dá)滿足顧客要求的法律、法規(guī)和其他要求，以及滿足公司環(huán)境管理體系要求的重要信息。3.2管理者代表：代表公司環(huán)境管理體系有關(guān)的適宜進(jìn)行外部聯(lián)系，負(fù)責(zé)與經(jīng)理進(jìn)行信息交流及匯報。3.3人事行政部：是本程序的責(zé)任部門。負(fù)責(zé)內(nèi)部溝通，協(xié)商與信息交流的歸口管理，建立和保持《信息交流與溝通控制程序》，負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的外來信息的接口輸入與溝通。3.4各部門：負(fù)責(zé)本部門的信息收集并傳遞，作好部門內(nèi)部溝通、部門間的溝通和與相關(guān)方的溝通，負(fù)責(zé)處理來自外部與本部門有關(guān)信息，負(fù)責(zé)與相關(guān)部門進(jìn)行信息交流，并做好記錄。4、作業(yè)程序：4.1信息交流外部信息及交流a）外部信息交流的主要內(nèi)容；1）來自社區(qū)居民的投訴和抱怨2）來自供方的信息3）來自上級部門的信息4）來自競爭市場及顧客的信息5）其他外部相關(guān)方的信息6）環(huán)境管理體系要求的信息，如環(huán)保協(xié)議、重要環(huán)境因素清單等b）向外部傳遞信息（施加影響）公司各部門在工作中應(yīng)將公司的環(huán)境方針及有關(guān)要求傳遞給相關(guān)方（施加影響）。公司在收到有關(guān)環(huán)保法律法規(guī)和其他要求是，執(zhí)行《法律、法規(guī)和其他要求控制程序》。當(dāng)接收到相關(guān)方抱怨或其他信息時，應(yīng)立即報備人事行政部組織評審，再將處理結(jié)果及時回復(fù)相關(guān)方。內(nèi)部信息及交流a）內(nèi)部信息交流的主要內(nèi)容：1）法律法規(guī)和其他要求的執(zhí)行遵守情況2）環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案完成情況和效果3）內(nèi)審、外審、管理評審結(jié)果東莞市隆宇電子有限公司標(biāo)題:信息交流與溝通控制程序文件編號LY-2-8-006文件版本A版制訂日期2011年6月10日制訂部門人事行政部頁次/頁數(shù)4/54）監(jiān)視、測量結(jié)果5）不符合于糾正情況6）應(yīng)急準(zhǔn)備于響應(yīng)情況7）質(zhì)量、環(huán)境和安全培訓(xùn)情況8）各部門之間的日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報表、其他信息通報等9）環(huán)境管理體系各運(yùn)行控制程序執(zhí)行情況。b）內(nèi)部信息交流要求1）人事行政部協(xié)調(diào)各職能部門之間及各崗位之間的責(zé)任和行動，接收和發(fā)送各部門相關(guān)的信息2）人事行政部將環(huán)境體系總體運(yùn)行情況向管理者代表匯報，由管理者代表與經(jīng)理交流。3）總經(jīng)理、管理者代表對有關(guān)管理工作做出的決定，由人事行政部傳達(dá)。4）公司內(nèi)信息傳達(dá)，采用《信息聯(lián)絡(luò)單》形式，由各部門有關(guān)人員負(fù)責(zé)。5）各職能部門之間對管理信息的交流，聯(lián)絡(luò)答復(fù)，可采用交流渠道和方式，也可以以《信息聯(lián)絡(luò)單》作為接口。4.2信息收集和處理信息傳遞方式和采用書面記錄、資料討論交流、電子媒體、通信等方式予以傳遞。管理者代表負(fù)責(zé)對行業(yè)主管部門、當(dāng)?shù)丨h(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)、消防單位等部門的檢測和檢查結(jié)果及反饋的信息等收集，并傳遞到公司各香菇部門。當(dāng)結(jié)果出現(xiàn)不符合時，按《不符合、糾正與預(yù)防控制程序》處理。人事行政部負(fù)責(zé)有關(guān)環(huán)境管理體系運(yùn)行情況信息的收集。各部門按文件的要求定期向其提供關(guān)于體系運(yùn)行情況的報表。各部門收集的相關(guān)政策、法律、法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)等信息應(yīng)送交人事行政部處理。采購課和生管課對材料供應(yīng)商進(jìn)行溝通，并對其施加影響。人事行政部對廢舊物品收購方進(jìn)行信息溝通，并對其施加影響?？偨?jīng)理應(yīng)確保在不同層次和職能之間，就環(huán)境管理體系的運(yùn)作是否符合目標(biāo)及要求和完成情況，以及實(shí)施的有效性進(jìn)行溝通，達(dá)到相互了解，相互信任，實(shí)現(xiàn)全面參與的效果。4.3信息交流記錄和保管內(nèi)外部信息交流要作好相關(guān)記錄，如通知發(fā)放記錄。由人事行政部分類、存放及整理歸檔，確保已經(jīng)獲取的信息的完整性和可用性，方便查閱。4.4交流的方式自上而下的溝通：公司總經(jīng)理和其授權(quán)人主持召開公司例會，討論生產(chǎn)、質(zhì)量、顧客反饋、環(huán)境、安全等各方面的情況，及時采取措施，確保環(huán)境管理體系正常運(yùn)行。自下而上的溝通：各部門應(yīng)建立逐級向上報告的制度，在公司例會上向最高管理者報告部門運(yùn)作情況，以作為最高管理者進(jìn)行決策的依據(jù)。對特殊情況，可例行直接向經(jīng)理匯報。部門內(nèi)部的溝通：各部門由主管組織召開議會，討論部門在生產(chǎn)上的質(zhì)量、環(huán)境目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況及存在問題，以便及時采取的糾正措施或預(yù)防措施，加強(qiáng)對實(shí)現(xiàn)環(huán)境運(yùn)行的監(jiān)視和測量。東莞市隆宇電子有限公司標(biāo)題:信息交流與溝通控制程序文件編號LY-2-8-006文件版本A版制訂日期2011年6月10日制訂部門人事行政部頁次/頁數(shù)5/5部門間的溝通：對于部門間需要協(xié)調(diào)溝通的事宜，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)主持或各部門負(fù)責(zé)人自行進(jìn)行溝通。與相關(guān)方（如供方、承建方、回收方等）通過與其簽訂環(huán)境協(xié)議書來進(jìn)行溝通，涉及重要環(huán)境因素時發(fā)放《重要環(huán)境因素清單》。其他方式通報，各種會議，布告，內(nèi)部刊物，宣傳欄及各種媒體等。相關(guān)文件5.1《環(huán)境與職業(yè)健康安全文件控制程序》LY-2-8-0076、環(huán)境記錄6.1《信息聯(lián)絡(luò)單》LY450566.2《外部信息接收及處理記錄表》LY450576.3《信息交流處置報告書》LY450587、流程圖（無）信息聯(lián)絡(luò)單年月日版本：A編號:LY45056受文者主旨說明會簽發(fā)文單位發(fā)文人主任保存年限：長期外部信息接收