2024大型活動標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊

ManualForLargeEvents大型活動標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊大型活動標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊（精編）01、手

冊

說

明MANUAL

DESCRIPTION02、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通ACTIVITYLINK1:INFORMATION

COMMUNICATION03、活動環(huán)節(jié)二：方案制定ACTIVITYLINK2:PLAN

FORMULATION04、活動環(huán)節(jié)三：開會分工ACTIVITYLINK3:DIVISIONOF

LABOR05、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備ACTIVITYLINK4:EVENT

COORDINATION06、活動環(huán)節(jié)五：全體排練A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

5

:

R

E

H

E

A

R

S

A

L07、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

6

:

S

I

T

E

E

X

E

C

U

T

I

O

N08、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進(jìn)ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHE

MEETING09、工作人員禮儀S

T

A

F

F

E

T

I

Q

U

E

T

T

E目錄手 冊 說 明本手冊討論對象為接待等項(xiàng)目，由于大型公開性活動工作較為復(fù)雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場服務(wù)等事宜，因此，大型公開性活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動提供原則性指導(dǎo)。本手冊將活動執(zhí)行分為七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會后跟進(jìn)，以供執(zhí)行負(fù)責(zé)人把握整個執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實(shí)現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計(jì)、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會后跟進(jìn)，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程。項(xiàng)目接洽策劃方案項(xiàng)目統(tǒng)籌項(xiàng)目接洽流程活 宣動 傳策 策劃 劃預(yù)算項(xiàng)目規(guī)劃流程項(xiàng)目執(zhí)行執(zhí)行總結(jié)人員分工物料準(zhǔn)備現(xiàn)場流程物料申請

審核流程經(jīng)費(fèi)申請

付款采購執(zhí)行管控流程現(xiàn)場圖片及錄像客戶評價執(zhí)行人員評估項(xiàng)目宣傳推廣資料收集反饋給客戶并保存歸檔朋友圈發(fā)文/微信公眾號推文

/抖音/快手/小紅書同步推廣開拓

整合資源規(guī)范

專業(yè)執(zhí)行構(gòu)建

完善模式成本清單反饋項(xiàng)目前期職責(zé)構(gòu)架前

期項(xiàng)

目

負(fù)

責(zé)

人文案策劃設(shè)計(jì)創(chuàng) 項(xiàng) 創(chuàng) 視意 目 意 頻文 文 方 /案 案 案 圖片/音樂平面3D場

場平地

地面尺

規(guī)圖寸

劃圖

圖尺寸圖商務(wù)

部項(xiàng)目接洽流程項(xiàng) 目 管 理 流 程項(xiàng)目立項(xiàng)項(xiàng) 項(xiàng) 項(xiàng)目 目 目進(jìn) 需 周度 求 匯表 表 報(bào)項(xiàng)目執(zhí)行人預(yù)算效 報(bào)果 價圖預(yù)估成本清單項(xiàng)目前期接洽流程工作流程準(zhǔn)備工作主要工作要求內(nèi)容說明，洽談重點(diǎn)業(yè)務(wù)部執(zhí)行配合1.初步接觸·提前提供客戶需求表·對方企業(yè)官網(wǎng)，宣傳ppt，微信公眾號及相關(guān)資料·了解其公司企業(yè)文化，企業(yè)背景、規(guī)模、相關(guān)產(chǎn)品及產(chǎn)品賣點(diǎn)等·本公司自有優(yōu)勢資源，活動經(jīng)驗(yàn)，案例講解·了解項(xiàng)目規(guī)模，場地及其可操作性·了解合作方關(guān)鍵人物，組織機(jī)構(gòu)，合作意向，資金條件·了解對方初步想法和建議勘察場地拍攝場地實(shí)景圖測量場地使用面積繪制場地規(guī)劃圖2.細(xì)節(jié)洽談·公司案例展示PPT文檔（輔以項(xiàng)目宣傳視頻/圖文鏈接等，可多維度展示公司實(shí)力）·項(xiàng)目初步策劃案構(gòu)架（包括：活動主題方向，活動形式，主要內(nèi)容建議；執(zhí)行流程安排，大體預(yù)算等）·預(yù)約項(xiàng)目匯報(bào)時間及地點(diǎn)（根據(jù)項(xiàng)目大小，預(yù)留一周時間進(jìn)行項(xiàng)目策劃）·討論策劃案，獲取客戶對項(xiàng)目的具體要求及意見·獲知項(xiàng)目的著重點(diǎn)及難點(diǎn)·客戶傾向性物料造價預(yù)算成本預(yù)測工程預(yù)測·根據(jù)客戶要求進(jìn)行開展創(chuàng)意的策劃案3.項(xiàng)目匯報(bào)·檢查策劃執(zhí)行方案，宣傳方案，預(yù)算明細(xì)·準(zhǔn)備匯報(bào)手提電腦，方案PPT文檔（備用輔助展示方案其他視頻資料等）·方案打印，蓋章裝訂成冊（投標(biāo)使用）·項(xiàng)目匯報(bào)·合同條款認(rèn)定物料材質(zhì)講解施工安全解答供應(yīng)商調(diào)度·匯報(bào)流程安排：主講人，答疑人項(xiàng)目前期執(zhí)行配合細(xì)則工作內(nèi)容注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)部（設(shè)計(jì)部及執(zhí)行）場地勘察了解可使用區(qū)域/規(guī)劃活動動線/場地方限制/卸貨通道設(shè)計(jì)師，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目執(zhí)行人拍攝場地圖外場通道（局部及全景）/

舞臺（局部及全景，注意現(xiàn)場條件限制情況）/

內(nèi)場全廳設(shè)計(jì)師，項(xiàng)目執(zhí)行人測量面積實(shí)際場地面積

/

長寬高搭建區(qū)域面積

/

局部物料擺放位置不可用區(qū)域

/

預(yù)留通道設(shè)計(jì)師，項(xiàng)目執(zhí)行人注：所有勘察結(jié)果形成文件形式存檔，現(xiàn)場圖片整理歸檔（文件名：場地地址/使用廳）；外內(nèi)場地尺寸形成電子版文件歸檔（標(biāo)注實(shí)際場地尺寸及使用面積尺寸）項(xiàng)目推進(jìn)策劃階段任務(wù)分工參與部門討論重點(diǎn)會后工作任務(wù)分工?項(xiàng)目背景，需求?是否值得繼續(xù)跟進(jìn)?撰寫初步策劃案初次策劃會議業(yè)務(wù)部聯(lián)絡(luò)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，活動策劃，執(zhí)行統(tǒng)籌?項(xiàng)目立項(xiàng)?形成文字會議結(jié)果初次策劃會議?活動概念和形式?頭腦風(fēng)暴-創(chuàng)意收集與分析?向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展提案后協(xié)調(diào)會議業(yè)務(wù)部聯(lián)絡(luò)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，活動策劃，執(zhí)行統(tǒng)籌，設(shè)計(jì)師，渠道供應(yīng)者?客戶反饋意見?策劃案大體框架?形式和內(nèi)容設(shè)計(jì)?創(chuàng)意亮點(diǎn)?初步設(shè)計(jì)（場地規(guī)劃，平面視覺設(shè)計(jì)，3D效果圖等）?撰寫策劃執(zhí)行方案初稿活動內(nèi)容，創(chuàng)意闡述，執(zhí)行流程，宣傳對策及預(yù)算?方案由策劃師進(jìn)行美化包裝?向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展提案后協(xié)調(diào)會議?項(xiàng)目基本成本細(xì)節(jié)談判后協(xié)調(diào)會議業(yè)務(wù)部聯(lián)絡(luò)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，活動策劃，執(zhí)行統(tǒng)籌，設(shè)計(jì)師，渠道供應(yīng)者，執(zhí)行負(fù)責(zé)人?客戶意見?內(nèi)容，執(zhí)行細(xì)節(jié)確定?現(xiàn)場效果圖?宣傳推廣方案確定?物料方案?預(yù)算方案（成本/報(bào)價）?撰寫策劃執(zhí)行方案定稿（活動內(nèi)容，執(zhí)行流程，宣傳計(jì)劃及預(yù)算）?向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展?確定供應(yīng)商并開始聯(lián)絡(luò)，演繹，物料制作，場地等?執(zhí)行負(fù)責(zé)人開展部署工作細(xì)節(jié)談判后協(xié)調(diào)會議創(chuàng)意方案（頭腦風(fēng)暴）形成方案確認(rèn)推進(jìn)周報(bào)項(xiàng)目后期職責(zé)構(gòu)架客戶確定效果方案項(xiàng)目執(zhí)行人出 物 人品 料 員把 審 調(diào)控 核 配客戶確定報(bào)價明細(xì)搭建物料演繹統(tǒng)籌執(zhí)行準(zhǔn)備場地規(guī)劃區(qū)域拆解施工說明確認(rèn)場地規(guī)劃尺寸所需物料尺寸制作物料確認(rèn)方案報(bào)管清單燈光清單現(xiàn)場物料清單采購清單花藝清單成本控制提供選擇清單/檔期客戶選擇確認(rèn)下單確認(rèn)音/視頻資料流程道具清單現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)表主持人攝影攝像化妝師演員兼職人員執(zhí)行腳本執(zhí)行總結(jié)現(xiàn)場圖片及錄像歸檔客戶回饋表執(zhí)行人員評估項(xiàng)目宣傳推廣創(chuàng)意組客戶確定活動流程項(xiàng)目推進(jìn)籌備管控管控環(huán)節(jié)主要工作要求及內(nèi)容說明，洽談重點(diǎn)負(fù)責(zé)人時間管控制定項(xiàng)目時間推進(jìn)表和節(jié)點(diǎn)控制?；顒舆M(jìn)行的時間是不可更改的，時間管理必須根據(jù)活動進(jìn)行的時間來倒推。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人供應(yīng)管控外包服務(wù)管理：外包人員服務(wù)要求，設(shè)備及物質(zhì)資料的供應(yīng)的調(diào)度?；顒訄?zhí)行過程中會涉及到食宿，交通，燈光，音響，舞臺，服裝，道具，特技，錄制等，這些對專業(yè)活動運(yùn)營公司大都采用外包的模式，那就需要對外包的供應(yīng)商進(jìn)行有效管理。項(xiàng)目成本監(jiān)控：貨比三家

/

價優(yōu)質(zhì)優(yōu)態(tài)度良好

優(yōu)先選擇

/

詢價

/

問價

/

比價

/把結(jié)果告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)

/

確認(rèn)下單

/

報(bào)備批款進(jìn)場程序調(diào)度：活動場地都有搭建時間的限制

/

確認(rèn)可進(jìn)場搭建時間根據(jù)供應(yīng)商外包工作內(nèi)容和搭建進(jìn)程，按照搭建順序分別通知進(jìn)場時間，避免卸貨環(huán)節(jié)沖突項(xiàng)目執(zhí)行人人力監(jiān)控活動現(xiàn)場負(fù)責(zé)人，團(tuán)隊(duì)的人員配置和管理，甚至包括現(xiàn)場兼職人員的管理。項(xiàng)目執(zhí)行人渠道原則制定道具預(yù)定服務(wù)人員廣告物料校稿下單采購詢價下單物料流通時間越短，速度越快，統(tǒng)籌的周期就會越短，項(xiàng)目執(zhí)行的可控性越高。低投入高產(chǎn)出，分散采購或者集中外包，減少中間環(huán)節(jié)，加工制造組裝分配，運(yùn)輸調(diào)度。造價工藝材質(zhì)

/

數(shù)量規(guī)格貨比三家

/

擇優(yōu)合作可重復(fù)利用分?jǐn)偝杀静豢芍貜?fù)利用一次性消耗品可代替已用成品租賃ManualForLargeEvents活動行業(yè)工作指南STANDARDIZATIONIMPLEMENTATIONMANUALFORLARGE

EVENTS流程安排是綱領(lǐng)前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障細(xì)節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在01信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎(chǔ)，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費(fèi)等問題。因此項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人須在活動正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進(jìn)行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息，填寫下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作。活動信息溝通表活動名稱活動時間 活動地點(diǎn)舉辦單位 協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負(fù)責(zé)人 活動規(guī)模

執(zhí)行部門 執(zhí)行單位負(fù)責(zé)人活動目的活動意義主要領(lǐng)導(dǎo)嘉賓邀請媒體邀請主要流程活動標(biāo)準(zhǔn)其它要求活動環(huán)節(jié)一：信息溝通ACTIVITYLINK1:INFORMATION

COMMUNICATION02活動方案是活動執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。在活動信息溝通完成之后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫活動信息溝通表，項(xiàng)目組制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織各部門討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案（第二版），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見制定活動執(zhí)行方案（最終版）?；顒迎h(huán)節(jié)二：方案制定A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

2

:

P

L

A

N

F

O

R

M

U

L

A

T

I

O

N整體流程如圖：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人信息溝通填寫活動信息溝通表制定活動方案與執(zhí)行方案與項(xiàng)目組討論（第二版）將活動方案（第二版）提交領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見確定最終方案一般性活動簡要方案基本要素重大活動精細(xì)方案基本要素1、活動名稱與目的；1、活動名稱、背景、目的、意義與口號；2、活動時間與地點(diǎn)；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；3、活動時間地點(diǎn)；4、活動與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；4、與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳細(xì)流程；5、簡要流程。6、贊助機(jī)構(gòu)/作媒體；7、活動會務(wù)服務(wù)；8、其它事項(xiàng)。02方案基本要素BASICELEMENTSOFTHE

SCHEME02活動執(zhí)行方案的基本要素活動基本信息活動時間、地點(diǎn)、名稱、規(guī)模、與會領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/聯(lián)辦單位等項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分工

A、項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人； B、執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項(xiàng);

B、人員分工安排；

C、籌備日程安排?，F(xiàn)場執(zhí)行事宜

A、現(xiàn)場布置說明；

B、現(xiàn)場活動流程；

C、現(xiàn)場任務(wù)列項(xiàng)。

D、人員分工安排；活動后期工作

A、后期事項(xiàng)明細(xì)； B、人員分工安排；C、完成時限要求。活動財(cái)務(wù)預(yù)算活動合同簽訂活動應(yīng)急方案其它事項(xiàng)大型公開活動同時需制定招商贊助方案?；顒訄?zhí)行方案基本要素B

A

S

I

C

E

L

E

M

E

N

T

S

O

F

T

H

E

I

M

P

L

E

M

E

N

T

A

T

I

O

N

P

L

A

N03活動環(huán)節(jié)三：開會分工A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

3

:

D

I

V

I

S

I

O

N

O

F

L

A

B

O

R活動前期，成立活動項(xiàng)目組，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定期召開溝通會議，進(jìn)行初步的工作分工。活動方案確定后，項(xiàng)目執(zhí)行人召集全體工作人員，舉行活動工作安排會，詳細(xì)介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務(wù)情況，聽取反饋建議，及時進(jìn)行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工：（根據(jù)活動的規(guī)模及性質(zhì)，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)召開各分協(xié)調(diào)會，得到更多的部分協(xié)助）工作安排會環(huán)節(jié)分工管理方法目的執(zhí)行負(fù)責(zé)人主持會議，介紹活動基本情況執(zhí)行負(fù)責(zé)人介紹人員分工安排工作人員重述自身職責(zé)與安排聽取反饋意見并及時協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言講述活動各項(xiàng)情況明確人員分工安排聽取反饋意見由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動實(shí)施階段的管理效率，實(shí)施操作程序的管理。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定整體工作分工方案，然后由各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對自身工作的詳細(xì)分工計(jì)劃，再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個活動進(jìn)程。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一安排，團(tuán)結(jié)協(xié)作互相配合，所安排的人員，從活動籌備前期到活動現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動后期，一直負(fù)責(zé)到底，從而進(jìn)一步保證活動的進(jìn)程速度和效率。04活動環(huán)節(jié)四：活動統(tǒng)籌A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

4

:

E

V

E

N

T

C

O

O

R

D

I

N

A

T

I

O

N在明確活動方案和人員分工，正式進(jìn)入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細(xì)化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動進(jìn)度、物料準(zhǔn)備、現(xiàn)場布置、應(yīng)急預(yù)案、公安消防、后勤保障、財(cái)務(wù)預(yù)算與文件管理。①

來賓邀請接待及接待方案·領(lǐng)導(dǎo)邀請和接待·嘉賓邀請和接待·媒體邀請和接待·邀請媒體名單·新聞夾內(nèi)容·媒體簽到·住宿登記表·媒介分工（活動現(xiàn)場位置）·接待物料②

活動進(jìn)度制定嚴(yán)格的活動籌備各項(xiàng)內(nèi)容的進(jìn)度表③

物料準(zhǔn)備物料準(zhǔn)備清單④

現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置效果圖⑤應(yīng)急預(yù)案⑥公安消防/⑦后勤保障⑧

財(cái)務(wù)預(yù)算活動開始前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將所有的物料清單和財(cái)務(wù)成本交到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，與長期供應(yīng)商應(yīng)提前制定物料清單價格表，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對；根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，提前跟財(cái)務(wù)部門進(jìn)行現(xiàn)金預(yù)支申請，并報(bào)審核

；活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等，需及時整理，讓文件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中及時傳遞。讓工作人員能及時了解整個活動過程，從而提高工作效率。⑨

文件管理⑩活動相關(guān)物資05活動環(huán)節(jié)五：全體排練A

C

T

I

V

I

T

Y LI

N

K 5

: R

E

H

E

A

R

S

A

L針對重大公開活動，或其它有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進(jìn)行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領(lǐng)導(dǎo)接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進(jìn)行多次排練。n 排練人員安排排練總導(dǎo)演：執(zhí)行負(fù)責(zé)人排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員；陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會嘉賓；問題紀(jì)錄人員：全體排練注意明細(xì)06活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行ACTIVITYLINK6:SITEEXECUTIO

N07活動環(huán)節(jié)七：會后跟進(jìn)ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHE

MEETING會后跟進(jìn)工作也是活動的重要環(huán)節(jié)。于活動結(jié)束之后，需及時對活動進(jìn)行跟進(jìn)整理，具體包括如下幾個方面：1、會后撤場有序安排各部門進(jìn)行撤場，還原會場整潔，執(zhí)行負(fù)責(zé)人辦理撤場手續(xù)。2、感謝短信發(fā)送于活動結(jié)束后，需及時對與會領(lǐng)導(dǎo)的參會和支持表示感謝。3、會議/活動紀(jì)要于活動結(jié)束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀(jì)要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。4、活動新聞稿活動結(jié)束的當(dāng)天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進(jìn)行新聞發(fā)布。5、