國(guó)外客戶接待流程

國(guó)外客戶接待流程做外貿(mào)的朋友都知道，國(guó)外客戶如果提出需要到公司來(lái)參觀一下，一般訂單成交的幾率很大，所以大家都非常重視外國(guó)客戶的來(lái)訪。其實(shí)做接待也是很有技巧的，細(xì)節(jié)上多注意一些就可以給客人留下非常好的印象，為之后的合作多添一份成功的把握。接下來(lái)，就讓我們一起準(zhǔn)備接待工作。

（一）確定來(lái)訪日期和行程安排

一般客戶在來(lái)訪前一個(gè)月或者幾個(gè)月，都會(huì)確認(rèn)大概到訪日期，我們需要先查好自己公司的日程安排，確定以下情形后再回復(fù)客戶：

1.同一日期沒(méi)有其他客戶來(lái)訪。

2.沒(méi)有已經(jīng)訂好機(jī)票的出差活動(dòng)。

3.老板和相關(guān)同事屆時(shí)也會(huì)在場(chǎng)。

若實(shí)在無(wú)法接待客戶，也要委婉地拒絕：

1.實(shí)在抱歉，屆時(shí)我們會(huì)在美國(guó)參加一個(gè)展會(huì)，但是某日之前和某日之后，我們都十分歡迎您的到來(lái)。

Wearegladtoknowthatyouwouldliketovisitus,unfortunatelywewillattendashowinUSAfrom×××to×××.However,wewillbepleasedtoseeyoubefore×××orafter×××.

2.實(shí)在抱歉，某日我們另有一個(gè)約會(huì)，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意的話改在前一或后一天來(lái)我們工廠可以嗎？

Unfortunatelywewillhaveanotherappointmenton×××whichwassetuponemonthago,ifthereisanypossibilityforustomeeton×××or×××?

3.實(shí)在抱歉，我們的老板屆時(shí)會(huì)在外地出差，假如您不介意的話，我將帶您參觀我們的工廠，并就雙方合作進(jìn)行洽談（假如對(duì)方并沒(méi)有提出要求老板在場(chǎng)的要求，此話就不必說(shuō)了）。

Iamafraidthatmybosswillbeoutofofficebythen,ifyoudon`tmind,Iwillbepleasedtoshowyouaroundourfactoryandhavefurtherdiscussiononfuturebusinesswithyou.

4.如果由自己發(fā)出邀請(qǐng)，則一定要主動(dòng)說(shuō)明自己哪一段時(shí)間有空，以免對(duì)方選擇自己不在的日期來(lái)訪。

DearThomas,

Asyoumentionedbefore,youwouldliketovisitusduringAugus,pleasekindlynotethatIwillbeavailablefromAug×××to×××.Ifyoucanvisitusbythen,letmeknowwithouthesitation.

（二）協(xié)助辦理邀請(qǐng)函

一般客戶若是第一次來(lái)中國(guó)，或者距離上次辦理的中國(guó)簽證已經(jīng)失效，都需要重新辦理簽證。通常情況下只要國(guó)內(nèi)供應(yīng)商提供一份邀請(qǐng)函，簽字蓋章后以傳真件或快遞原件的方式發(fā)送給對(duì)方即可。

偶遇賽事期間或兩國(guó)雙邊關(guān)系緊張時(shí)期，可能需要向?qū)Ψ教峁┙?jīng)外經(jīng)局或外事局蓋章批準(zhǔn)的正式邀請(qǐng)文件以便其辦理簽證。如尼日利亞地區(qū)邀請(qǐng)函的辦理外事局則要求提供公司之前與此外商貿(mào)易往來(lái)的一些單據(jù)，建議辦理之前可請(qǐng)對(duì)方到當(dāng)?shù)氐闹袊?guó)使館和領(lǐng)事館了解清楚有關(guān)簽證手續(xù)的相關(guān)問(wèn)題。

以下邀請(qǐng)函模板供參考：

XXXXXCompany

Address:XXXXXXXXXXXX(邀請(qǐng)方)

InvitationLetter

Apr20th,2010

Towhomitmayconcern:

Wewouldliketoinformyouthat_______isourimportantcustomerinUSAanditisnecessarytohavebusinessdealings&meetings

togetheronvariousmarking&salesmatters，hereinweinvitethefollowingpersontocometoChina:

FullName:

Nationality:

PassportNo:

Thevisittimeisfrom____to_____inChina

Wewouldappreciateifthenecessaryvisawouldbegrantedandthankyouinadvanceforyourkindassistant.

Bestregards

XXXXXX

Position(邀請(qǐng)方信息)

Company:

Signature

Stamp

（三）客戶信息評(píng)估

1、全面了解客戶情況，包括客戶的詳細(xì)聯(lián)系資料、公司背景、公司實(shí)力、經(jīng)營(yíng)狀況、經(jīng)營(yíng)范圍、客戶此次來(lái)訪的目的、主要對(duì)什么產(chǎn)品感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、技術(shù)水平、近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字等。

2、詳細(xì)了解外商談判代表的具體情況，包括年齡、學(xué)歷、愛(ài)好、身體健康狀況、他在外商公司中的位置、他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jī)、他對(duì)產(chǎn)品訂單的興奮點(diǎn)等等。

3、調(diào)查客戶公司性質(zhì)：哪國(guó)人？公司在哪里？是零售還是批發(fā)？網(wǎng)站情況如何？主要從事哪些產(chǎn)品？區(qū)域市場(chǎng)在哪等等。

4、多了解客人宗教信仰、國(guó)家習(xí)俗、習(xí)慣和喜好、注意細(xì)節(jié)，對(duì)自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解，對(duì)本國(guó)文化當(dāng)然應(yīng)該多了解，客人問(wèn)及時(shí)至少也

參觀結(jié)束后，可準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶，一般挑有中國(guó)特色的茶葉、絲綢、刺繡、工藝品等?？勺稍?xún)客戶是否可以拍照，包括人員合影、外商與你們公司/廠銘牌的合影等，這些資料以后很有用處。

如時(shí)間允許，也可根據(jù)客戶的意見(jiàn)適當(dāng)安排娛樂(lè)購(gòu)物等活動(dòng)，有些客戶比較隨意，可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng)，比如喝茶、看戲、參觀景點(diǎn)等等，也有客戶會(huì)提出去購(gòu)物，如電子產(chǎn)品、服裝等。

盡量親自再把客戶送到機(jī)場(chǎng)，有些客戶不喜歡麻煩人，這樣送至酒店即可，在飛機(jī)起飛前應(yīng)給客戶打