JTAN05-SRM-培訓材料-最終用戶-煤碳板塊集中采購進口物資業(yè)務-20140331-V1.0

物資采供管理信息化平臺項目

用戶培訓手冊

內容：煤碳板塊集中采購進口物資業(yè)務

2014年4月目錄II業(yè)務流程概述I實際業(yè)務范例IV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單業(yè)務流程概述

煤炭板塊集中采購進口物資業(yè)務，是指各分公司收到礦業(yè)使用單位提報的計劃后，收集整理，根據(jù)集采目錄中的維護內容，自動提報至集團計劃管理部，集團計劃管理部進行計劃分配，分配給西安分公司進出口貿(mào)易部，之后進行計劃處理，創(chuàng)建合同，再根據(jù)合同創(chuàng)建訂單。

該流程中又按照是否減免稅分為兩種情況：1.減免稅，2.非減免稅。

1.減免稅物資，進出口部收取使用單位代理費，供應商開發(fā)票給使用單位，進出口部代替集團簽訂合同，在系統(tǒng)內流程結束，在系統(tǒng)外進行收貨、銷售、入出庫等。

2.非減免稅物資，進出口部代表集團簽訂合同，創(chuàng)建訂單，只收取分公司代理費；采購訂單由分公司編輯、下達，在系統(tǒng)中做收貨、銷售、入出庫等。

相關流程圖：煤炭板塊集中采購進口物資業(yè)務流程流程圖中的圖例說明相關流程圖：煤炭板塊集中采購進口物資業(yè)務流程目錄實際業(yè)務范例II業(yè)務流程概述IIV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單實際業(yè)務范例以黃陵分公司提報了一種集采進出口物資計劃，需要西安分公司進出口部代為采購。

接下來的流程中涉及的業(yè)務流程：采購計劃分配、采購計劃處理、尋源、簽訂合同、根據(jù)合同生成采購訂單。目錄II業(yè)務流程概述I實際業(yè)務范例IV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景集團計劃管理部采購計劃分配和產(chǎn)生計劃批號分公司計劃提報分公司提報計劃到集團，集團分配給西安分公司進出口部，并產(chǎn)生計劃批號操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關的說明分公司計劃提報后，集團計劃管理部進行采購計劃分配以及審批產(chǎn)生的計劃批號后，此時，這個采購計劃被分發(fā)到西安分公司進出口部，由進出口部繼續(xù)接下來的操作。SAP系統(tǒng)操作說明：1.集團計劃管理部分配采購組集團計劃管理部分配采購組說明1）分配采購組。2）分配至265西安分公司進出口部。點擊“確定”后，采購組會更新為265。3）點擊“創(chuàng)建計劃批號”，跳轉到創(chuàng)建計劃批號的界面。123SAP系統(tǒng)操作說明：2.集團計劃管理部創(chuàng)建計劃批號集團計劃創(chuàng)建計劃批號說明1）輸入計劃批號的名稱2）保存計劃批號3）提交審批4）如果沒有維護審批人，會自動審批通過1324本操作之后的場景計劃批號審批完成后，西安分公司進出口自動獲取采購計劃。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務流程概述I實際業(yè)務范例IV進出口部計劃處理

V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景進出口部獲取采購計劃，進行計劃處理計劃批號審批完成后，西安分公司進出口部獲取采購計劃。采購部門接收到采購計劃后，進行采購處理操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關的說明西安分公司進出口根據(jù)接收到的采購計劃后，進行尋源處理：計劃處理（創(chuàng)建包、包處理），選擇報價供應商，部門內審核；供應商報價、比價后，報價結果在部門內審批；根據(jù)審批的報價創(chuàng)建執(zhí)行合同，并提交審批。此時產(chǎn)生的合同是集團與供應商的簽訂的。SAP系統(tǒng)操作說明：1.進出口部選擇采購計劃選擇采購計劃說明1）選擇采購計劃，點擊“創(chuàng)建采購包”，跳轉到創(chuàng)建采購包的界面。1SAP系統(tǒng)操作說明：2.進出口部創(chuàng)建采購包創(chuàng)建采購包說明1）此時包的方式有三種：詢價單、招投標、共享采購。以下分別介紹。采購訂單方式不使用。1計劃處理三種類型進出口部計劃處理的三種類型IV招投標2共享采購31詢價SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇詢價方式：單一來源、競爭性談判、詢價。

單一來源：只有一家供應商

競爭性談判：兩家或兩家以上供應商

詢價：三家及三家以上供應商

我們以單一來源為例。

3）點擊“添加供應商”，跳轉至“貨源推薦”界面，選擇所要添加供應商。

點擊“查看預選供應商”，就可以看見所選擇添加的供應商。4）檢查無誤后，點擊“保存”。

再點擊“提交”，若維護了審批人員，會自動觸發(fā)審批流。1234修改包說明1）點擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時包的類型是：詢價，狀態(tài)是“審批完成”。3）點擊“修改包”，跳轉至“修改包”界面。4）點擊“處理包”，跳轉至“包處理”界面1243SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單處理包說明1）點擊“創(chuàng)建詢價單”，提示詢價單已創(chuàng)建成功。1SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單進出口部發(fā)布詢價單、報價、中標、審批說明此流程詳見尋源業(yè)務流程SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單根據(jù)中標結果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明1）報價的狀態(tài)已經(jīng)變成了“已接受”。2）點擊“創(chuàng)建合同”。3）選擇合同的類型，此流程中選擇“ZS06-進口物資集采執(zhí)行合同”。4）點擊創(chuàng)建合同，看到合同創(chuàng)建成功的提示，狀態(tài)是還已保存。2143SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單執(zhí)行合同下達說明1）點擊“采購業(yè)務”標題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點擊“編輯”。4）再點擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點擊“下達”來發(fā)布合同。6）此時合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護了審批人，自動觸發(fā)審批流。若未維護，系統(tǒng)自動審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時合同的采購方是集團本部。6541237SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：如果是減免稅物資，按照相關規(guī)定只有最終使用單位與供應商簽訂合同才能享有減免稅政策，因此，截至合同審批完成這一步，系統(tǒng)相關操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)計劃處理三種類型進出口部計劃處理的三種類型IV招投標2共享采購31詢價創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇招投標方式：公開招標、邀請招標。公開招標：供應商未知，所有的供應商都可參與邀請招標：需要手工添加供應商，只有選中的供應商可以參加招標我們以邀請招標為例。3）選擇供應商。4）檢查無誤后，點擊“保存”，再點擊“提交”。3124SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標修改包說明1）點擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時包的類型是：招標，狀態(tài)是“未提交”。3）點擊“修改包”，跳轉至“修改包”界面。4）點擊“處理包”，跳轉至“創(chuàng)建招投標”界面。3142處理包—創(chuàng)建招投標說明1）點擊“修改包”。2）填寫委托方信息。3）點擊“委托書”，上傳委托書及其他文件。4）檢查后，點擊“保存”或“提交”。至此，進入招標流程。此時包的狀態(tài)為：審核完成。31243SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標根據(jù)招投標結果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明招標流程全部完成后，包的狀態(tài)為審批完成，且招標階段為發(fā)放中標通知書，此時可以進行后續(xù)處理。1）點擊“包概覽”，查找已處理的包。2）點擊“處理包”。跳轉至“創(chuàng)建招投標”界面。3）點擊“根據(jù)招標結果生成執(zhí)行合同”。4）顯示“創(chuàng)建執(zhí)行合同成功”。1243SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標執(zhí)行合同下達說明1）點擊“采購業(yè)務”標題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點擊“編輯”。4）再點擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點擊“下達”來發(fā)布合同。6）此時合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護了審批人，自動觸發(fā)審批流。若未維護，系統(tǒng)自動審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時合同的采購方是集團本部。SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標6541237本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：如果是減免稅物資，按照相關規(guī)定只有最終使用單位與供應商簽訂合同才能享有減免稅政策，因此，截至合同審批完成這一步，系統(tǒng)相關操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)計劃處理三種類型進出口部計劃處理的三種類型IV招投標21詢價共享采購3SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇共享采購。3）點擊“共享已有合同”，跳轉至“共享合同”界面。4）點擊“檢查”，無誤后“保存”、“提交”。3124創(chuàng)建采購包說明1）點擊“查詢”，查詢以前的合同。2）點擊“獲取共享資源”，即保存。3）點擊“取消共享”，即刪除。4）當行項目有多條時，點擊“上一條”、“下一條”填寫。5）點擊“退出”，退出此界面。31254SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購修改包說明1）點擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時包的類型是：合同，狀態(tài)是“審批完成”。3）點擊“修改包”，跳轉至“修改包”界面。4）點擊“處理包”，跳轉至“包處理”界面。3124SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購處理包說明1）點擊“創(chuàng)建執(zhí)行合同”。2）顯示合同創(chuàng)建成功。12SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購執(zhí)行合同下達說明1）點擊“采購業(yè)務”標題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點擊“編輯”。4）再點擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點擊“下達”來發(fā)布合同。6）此時合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護了審批人，自動觸發(fā)審批流。若未維護，系統(tǒng)自動審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時合同的采購方是集團本部。SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購6541237本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：如果是減免稅物資，按照相關規(guī)定只有最終使用單位與供應商簽訂合同才能享有減免稅政策，因此，截至合同審批完成這一步，系統(tǒng)相關操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務流程概述I實際業(yè)務范例IV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景西安分公司進出口部根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單西安分公司進出口部產(chǎn)生執(zhí)行合同由執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關的說明西安分公司進出口部由審批完成的執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單，再由各分公司的采購員進行編輯下達。

此時產(chǎn)生的采購訂單的采購組織是各分公司。SAP系統(tǒng)操作說明：1.進出口部根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單說明1）執(zhí)行合同審批完成后，再顯示這個執(zhí)行合同，狀態(tài)變成“已審批”2）點擊“創(chuàng)建訂單”，看到創(chuàng)建消息12SAP系統(tǒng)操作說明：2.分公司采購員進行采購訂單的編輯下達登錄采購員賬號說明1）點擊“采購業(yè)務”標題欄下面的“采購”2）打開需要處理的采購訂單，此時它的狀態(tài)是已保存12采購訂單的編輯下達說明1）點擊“編輯”2）點擊“檢查”，看看還有沒有錯誤信息3）沒有錯誤信息，點擊“訂單”來發(fā)布訂單4）看到采購訂單已經(jīng)訂購成功的消息5）發(fā)布后采購訂單狀態(tài)變成了“等待審批”6）執(zhí)行合同轉成的采購訂單，一般不需要審批，因此點擊刷新后，訂單會自動審批SAP系統(tǒng)操作說明：2.分公司采購員進行采購訂單的編輯下達54123SAP系統(tǒng)操作說明：2.分公司采購員進行采購訂單的編輯下達訂單下達后狀態(tài)查看和憑證流程跟蹤說明1）采購訂單發(fā)布后，狀態(tài)變成了“已訂購”，表示已經(jīng)完成采購操作，訂單生效2）點擊跟蹤頁簽3）可以看到，已經(jīng)產(chǎn)生后端憑證，即訂單已經(jīng)傳輸至ERP系統(tǒng)4）此