
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文檔簡介
物資采供管理信息化平臺項目
用戶培訓(xùn)手冊
內(nèi)容:煤碳板塊集中采購進口物資業(yè)務(wù)
2014年4月目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例IV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單業(yè)務(wù)流程概述
煤炭板塊集中采購進口物資業(yè)務(wù),是指各分公司收到礦業(yè)使用單位提報的計劃后,收集整理,根據(jù)集采目錄中的維護內(nèi)容,自動提報至集團計劃管理部,集團計劃管理部進行計劃分配,分配給西安分公司進出口貿(mào)易部,之后進行計劃處理,創(chuàng)建合同,再根據(jù)合同創(chuàng)建訂單。
該流程中又按照是否減免稅分為兩種情況:1.減免稅,2.非減免稅。
1.減免稅物資,進出口部收取使用單位代理費,供應(yīng)商開發(fā)票給使用單位,進出口部代替集團簽訂合同,在系統(tǒng)內(nèi)流程結(jié)束,在系統(tǒng)外進行收貨、銷售、入出庫等。
2.非減免稅物資,進出口部代表集團簽訂合同,創(chuàng)建訂單,只收取分公司代理費;采購訂單由分公司編輯、下達,在系統(tǒng)中做收貨、銷售、入出庫等。
相關(guān)流程圖:煤炭板塊集中采購進口物資業(yè)務(wù)流程流程圖中的圖例說明相關(guān)流程圖:煤炭板塊集中采購進口物資業(yè)務(wù)流程目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述IIV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單實際業(yè)務(wù)范例以黃陵分公司提報了一種集采進出口物資計劃,需要西安分公司進出口部代為采購。
接下來的流程中涉及的業(yè)務(wù)流程:采購計劃分配、采購計劃處理、尋源、簽訂合同、根據(jù)合同生成采購訂單。目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例IV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景集團計劃管理部采購計劃分配和產(chǎn)生計劃批號分公司計劃提報分公司提報計劃到集團,集團分配給西安分公司進出口部,并產(chǎn)生計劃批號操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明分公司計劃提報后,集團計劃管理部進行采購計劃分配以及審批產(chǎn)生的計劃批號后,此時,這個采購計劃被分發(fā)到西安分公司進出口部,由進出口部繼續(xù)接下來的操作。SAP系統(tǒng)操作說明:1.集團計劃管理部分配采購組集團計劃管理部分配采購組說明1)分配采購組。2)分配至265西安分公司進出口部。點擊“確定”后,采購組會更新為265。3)點擊“創(chuàng)建計劃批號”,跳轉(zhuǎn)到創(chuàng)建計劃批號的界面。123SAP系統(tǒng)操作說明:2.集團計劃管理部創(chuàng)建計劃批號集團計劃創(chuàng)建計劃批號說明1)輸入計劃批號的名稱2)保存計劃批號3)提交審批4)如果沒有維護審批人,會自動審批通過1324本操作之后的場景計劃批號審批完成后,西安分公司進出口自動獲取采購計劃。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例IV進出口部計劃處理
V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景進出口部獲取采購計劃,進行計劃處理計劃批號審批完成后,西安分公司進出口部獲取采購計劃。采購部門接收到采購計劃后,進行采購處理操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明西安分公司進出口根據(jù)接收到的采購計劃后,進行尋源處理:計劃處理(創(chuàng)建包、包處理),選擇報價供應(yīng)商,部門內(nèi)審核;供應(yīng)商報價、比價后,報價結(jié)果在部門內(nèi)審批;根據(jù)審批的報價創(chuàng)建執(zhí)行合同,并提交審批。此時產(chǎn)生的合同是集團與供應(yīng)商的簽訂的。SAP系統(tǒng)操作說明:1.進出口部選擇采購計劃選擇采購計劃說明1)選擇采購計劃,點擊“創(chuàng)建采購包”,跳轉(zhuǎn)到創(chuàng)建采購包的界面。1SAP系統(tǒng)操作說明:2.進出口部創(chuàng)建采購包創(chuàng)建采購包說明1)此時包的方式有三種:詢價單、招投標(biāo)、共享采購。以下分別介紹。采購訂單方式不使用。1計劃處理三種類型進出口部計劃處理的三種類型IV招投標(biāo)2共享采購31詢價SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-1.詢價單創(chuàng)建采購包說明1)輸入包的名稱。2)選擇詢價方式:單一來源、競爭性談判、詢價。
單一來源:只有一家供應(yīng)商
競爭性談判:兩家或兩家以上供應(yīng)商
詢價:三家及三家以上供應(yīng)商
我們以單一來源為例。
3)點擊“添加供應(yīng)商”,跳轉(zhuǎn)至“貨源推薦”界面,選擇所要添加供應(yīng)商。
點擊“查看預(yù)選供應(yīng)商”,就可以看見所選擇添加的供應(yīng)商。4)檢查無誤后,點擊“保存”。
再點擊“提交”,若維護了審批人員,會自動觸發(fā)審批流。1234修改包說明1)點擊“包概覽”,查詢所創(chuàng)建包。2)此時包的類型是:詢價,狀態(tài)是“審批完成”。3)點擊“修改包”,跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4)點擊“處理包”,跳轉(zhuǎn)至“包處理”界面1243SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-1.詢價單處理包說明1)點擊“創(chuàng)建詢價單”,提示詢價單已創(chuàng)建成功。1SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-1.詢價單進出口部發(fā)布詢價單、報價、中標(biāo)、審批說明此流程詳見尋源業(yè)務(wù)流程SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-1.詢價單根據(jù)中標(biāo)結(jié)果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明1)報價的狀態(tài)已經(jīng)變成了“已接受”。2)點擊“創(chuàng)建合同”。3)選擇合同的類型,此流程中選擇“ZS06-進口物資集采執(zhí)行合同”。4)點擊創(chuàng)建合同,看到合同創(chuàng)建成功的提示,狀態(tài)是還已保存。2143SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-1.詢價單執(zhí)行合同下達說明1)點擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2)打開需要處理的合同行。3)點擊“編輯”。4)再點擊“檢查”。5)檢查無誤后,再點擊“下達”來發(fā)布合同。6)此時合同已提交審批,它的狀態(tài)是“等待審批”。
如果維護了審批人,自動觸發(fā)審批流。若未維護,系統(tǒng)自動審批,刷新后狀態(tài)更改為已審批。7)此時合同的采購方是集團本部。6541237SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-1.詢價單本操作之后的場景合同審批后,狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布,緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注:如果是減免稅物資,按照相關(guān)規(guī)定只有最終使用單位與供應(yīng)商簽訂合同才能享有減免稅政策,因此,截至合同審批完成這一步,系統(tǒng)相關(guān)操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)計劃處理三種類型進出口部計劃處理的三種類型IV招投標(biāo)2共享采購31詢價創(chuàng)建采購包說明1)輸入包的名稱。2)選擇招投標(biāo)方式:公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)。公開招標(biāo):供應(yīng)商未知,所有的供應(yīng)商都可參與邀請招標(biāo):需要手工添加供應(yīng)商,只有選中的供應(yīng)商可以參加招標(biāo)我們以邀請招標(biāo)為例。3)選擇供應(yīng)商。4)檢查無誤后,點擊“保存”,再點擊“提交”。3124SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-2.招投標(biāo)SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-2.招投標(biāo)修改包說明1)點擊“包概覽”,查詢所創(chuàng)建包。2)此時包的類型是:招標(biāo),狀態(tài)是“未提交”。3)點擊“修改包”,跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4)點擊“處理包”,跳轉(zhuǎn)至“創(chuàng)建招投標(biāo)”界面。3142處理包—創(chuàng)建招投標(biāo)說明1)點擊“修改包”。2)填寫委托方信息。3)點擊“委托書”,上傳委托書及其他文件。4)檢查后,點擊“保存”或“提交”。至此,進入招標(biāo)流程。此時包的狀態(tài)為:審核完成。31243SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-2.招投標(biāo)根據(jù)招投標(biāo)結(jié)果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明招標(biāo)流程全部完成后,包的狀態(tài)為審批完成,且招標(biāo)階段為發(fā)放中標(biāo)通知書,此時可以進行后續(xù)處理。1)點擊“包概覽”,查找已處理的包。2)點擊“處理包”。跳轉(zhuǎn)至“創(chuàng)建招投標(biāo)”界面。3)點擊“根據(jù)招標(biāo)結(jié)果生成執(zhí)行合同”。4)顯示“創(chuàng)建執(zhí)行合同成功”。1243SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-2.招投標(biāo)執(zhí)行合同下達說明1)點擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2)打開需要處理的合同行。3)點擊“編輯”。4)再點擊“檢查”。5)檢查無誤后,再點擊“下達”來發(fā)布合同。6)此時合同已提交審批,它的狀態(tài)是“等待審批”。
如果維護了審批人,自動觸發(fā)審批流。若未維護,系統(tǒng)自動審批,刷新后狀態(tài)更改為已審批。7)此時合同的采購方是集團本部。SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-2.招投標(biāo)6541237本操作之后的場景合同審批后,狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布,緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注:如果是減免稅物資,按照相關(guān)規(guī)定只有最終使用單位與供應(yīng)商簽訂合同才能享有減免稅政策,因此,截至合同審批完成這一步,系統(tǒng)相關(guān)操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)計劃處理三種類型進出口部計劃處理的三種類型IV招投標(biāo)21詢價共享采購3SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-3.共享采購創(chuàng)建采購包說明1)輸入包的名稱。2)選擇共享采購。3)點擊“共享已有合同”,跳轉(zhuǎn)至“共享合同”界面。4)點擊“檢查”,無誤后“保存”、“提交”。3124創(chuàng)建采購包說明1)點擊“查詢”,查詢以前的合同。2)點擊“獲取共享資源”,即保存。3)點擊“取消共享”,即刪除。4)當(dāng)行項目有多條時,點擊“上一條”、“下一條”填寫。5)點擊“退出”,退出此界面。31254SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-3.共享采購修改包說明1)點擊“包概覽”,查詢所創(chuàng)建包。2)此時包的類型是:合同,狀態(tài)是“審批完成”。3)點擊“修改包”,跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4)點擊“處理包”,跳轉(zhuǎn)至“包處理”界面。3124SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-3.共享采購處理包說明1)點擊“創(chuàng)建執(zhí)行合同”。2)顯示合同創(chuàng)建成功。12SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-3.共享采購執(zhí)行合同下達說明1)點擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2)打開需要處理的合同行。3)點擊“編輯”。4)再點擊“檢查”。5)檢查無誤后,再點擊“下達”來發(fā)布合同。6)此時合同已提交審批,它的狀態(tài)是“等待審批”。
如果維護了審批人,自動觸發(fā)審批流。若未維護,系統(tǒng)自動審批,刷新后狀態(tài)更改為已審批。7)此時合同的采購方是集團本部。SAP系統(tǒng)操作說明:計劃處理-3.共享采購6541237本操作之后的場景合同審批后,狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布,緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注:如果是減免稅物資,按照相關(guān)規(guī)定只有最終使用單位與供應(yīng)商簽訂合同才能享有減免稅政策,因此,截至合同審批完成這一步,系統(tǒng)相關(guān)操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例IV進出口部計劃處理V計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景西安分公司進出口部根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單西安分公司進出口部產(chǎn)生執(zhí)行合同由執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明西安分公司進出口部由審批完成的執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單,再由各分公司的采購員進行編輯下達。
此時產(chǎn)生的采購訂單的采購組織是各分公司。SAP系統(tǒng)操作說明:1.進出口部根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單說明1)執(zhí)行合同審批完成后,再顯示這個執(zhí)行合同,狀態(tài)變成“已審批”2)點擊“創(chuàng)建訂單”,看到創(chuàng)建消息12SAP系統(tǒng)操作說明:2.分公司采購員進行采購訂單的編輯下達登錄采購員賬號說明1)點擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“采購”2)打開需要處理的采購訂單,此時它的狀態(tài)是已保存12采購訂單的編輯下達說明1)點擊“編輯”2)點擊“檢查”,看看還有沒有錯誤信息3)沒有錯誤信息,點擊“訂單”來發(fā)布訂單4)看到采購訂單已經(jīng)訂購成功的消息5)發(fā)布后采購訂單狀態(tài)變成了“等待審批”6)執(zhí)行合同轉(zhuǎn)成的采購訂單,一般不需要審批,因此點擊刷新后,訂單會自動審批SAP系統(tǒng)操作說明:2.分公司采購員進行采購訂單的編輯下達54123SAP系統(tǒng)操作說明:2.分公司采購員進行采購訂單的編輯下達訂單下達后狀態(tài)查看和憑證流程跟蹤說明1)采購訂單發(fā)布后,狀態(tài)變成了“已訂購”,表示已經(jīng)完成采購操作,訂單生效2)點擊跟蹤頁簽3)可以看到,已經(jīng)產(chǎn)生后端憑證,即訂單已經(jīng)傳輸至ERP系統(tǒng)4)此
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