第七章-會議管理

第七章會議管理

會議溝通

2000年，亨達(dá)公司所有的部門都卷入一場內(nèi)訌，大家彼此指責(zé)對方。產(chǎn)品開發(fā)部人員對營銷部的人大為不滿，認(rèn)為他們沒有提供新產(chǎn)品的詳細(xì)計(jì)劃書；他們對銷售人員也不滿，認(rèn)為銷售人員沒有向他們反饋顧客對新產(chǎn)品的意見。生產(chǎn)部的人認(rèn)為銷售人員只關(guān)心自己的銷售額，不惜以犧牲公司的利益的作法來推銷產(chǎn)品。同時(shí)，他們也信不過市場營銷部的人，因?yàn)樗麄內(nèi)狈?zhǔn)確預(yù)測市場趨勢的能力。另一方面，營銷部則認(rèn)為，生產(chǎn)部的人思想保守、不愿冒險(xiǎn)，他們對生產(chǎn)部的不合作和無休止的誹謗非常憤怒。他們也看不慣產(chǎn)品開發(fā)部的人，認(rèn)為他們動作遲緩，對他們的要求根本沒有反應(yīng)。而銷售部的人則認(rèn)為營銷部的人沒有工作能力，有時(shí)在電話上與生產(chǎn)部的人大吵大鬧，指責(zé)生產(chǎn)部的人對顧客提出的售后服務(wù)的要求置之不理。案例分析:1)

亨達(dá)公司面臨什么危機(jī)?2)

產(chǎn)生這場內(nèi)訌的原因是什么?3)

怎樣幫助亨達(dá)公司走出這場困境?為什么會議如此重要?為什么會議會失敗? 如何在會前作充分的準(zhǔn)備?如何計(jì)劃會議影響會議成效的因素有哪些？什么是有效會議溝通的策略？

經(jīng)常困惑人們的會議溝通問題

群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的群體活動。一、會議的定義有什么事情開個(gè)會解決交流信息:政策和指示傳達(dá)給下屬,反饋信息給與指導(dǎo):培訓(xùn)解決問題:澄清誤會，解決問題作出決策:參與討論、決策二、會議的目的談判目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達(dá)成一致的意見。通知目的是為了傳播信息，采取單項(xiàng)的方式，一般沒有討論。解決問題目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應(yīng)提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。決策目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。交流目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)爆法”討論，即安排5-7人，每一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。三、會議的種類四、會議要素另外還有一些附加要素：五、會務(wù)工作的內(nèi)容會務(wù)工作：是指從會議籌備善后的一系列工作。會務(wù)工作的總要求：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到，確保安全會務(wù)工作的時(shí)間劃分：可分為準(zhǔn)備階段，會議進(jìn)行，會議結(jié)束手段。

（一）會議的準(zhǔn)備工作1、安排議題，確定步驟

擬題是會議需要討論的問題，它反映了會議的目的和任務(wù)，安排議題，要收集和篩選。安排議題須注意三點(diǎn)：一是要將討論同類性質(zhì)的問題放在一起二是按輕重緩急程度三是保密性較強(qiáng)的議題放在會議后面確定會議步驟：

即議程、程序、日程

議程是對已確定的議題列出的先后順序，是程序的基礎(chǔ)。

程序是對會議各項(xiàng)活動（如各種議式、報(bào)告、發(fā)言、活動等）按先后次序做出安排（由領(lǐng)導(dǎo)審定）

日程是對會議活動逐日做安排，是程序的具體化。2、擬定與會人員范圍或名單

⑴有固定成員的例會⑵擔(dān)任一定職務(wù)的人參加會議⑶與會代表須通過選舉或推舉產(chǎn)生的會議⑷由單位指派出席人的會議⑸各種協(xié)商會、座談會、茶話會、宴會等。

3、辦理會議報(bào)批手續(xù)

比如有地區(qū)規(guī)定：“赴外地開會，會期2天以上，人數(shù)31人以上必需批準(zhǔn)”。4、發(fā)會議通知及時(shí)、準(zhǔn)確5、準(zhǔn)備會議文件與材料裝袋、分發(fā)、保密6、選擇和布置會場

開會要借助于一定的場所，會場諸方面條件的好壞，舒適程度的高低，對與會人員的心理起到不可忽視的作用，而與會者的心理狀，直接影響到會議效果，因此要重視會場的選擇和布置。選擇會場要結(jié)合開會人數(shù)和會議內(nèi)容來綜合考慮，須：大小適中——太大顯得松散，太小顯得小氣。地點(diǎn)適中——盡量離與會者的住所近一點(diǎn)，免受奔波之苦。附屬設(shè)施齊全——準(zhǔn)備如照片、通風(fēng)、衛(wèi)生、電腦等。小型會議室布置6、選擇和布置會場

布置會場。不同的會議，要求不同的會場氣氛。人民代表大會---隆重莊嚴(yán)慶祝大會---喜慶熱烈紀(jì)念性會議---肅穆典雅座談會會場---和諧親切

不同的會場莊嚴(yán)喜慶肅穆親切會場布置禮堂型U型圓桌型長桌型課堂式V型

布置會場包括主席臺、會場形式、附屬性設(shè)施、裝飾性設(shè)施（包括會標(biāo)、標(biāo)語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫）會場形式依會場的大小、形狀、會議的需要，與會人數(shù)多少而定，還要符合美學(xué)原理與會者的審美觀，有長方形、圓形、方形。⑴圓桌式（橢圓、方桌）——可以無拘束地自由交談，適合于召開15至20人左右的小型會議；⑵“口”字型。如果出席會議的人較多，可將桌子擺成口字形，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。⑶“V”字型，這種形式要注意主席位置，要有黑板或銀幕。⑷報(bào)告廳型。召開發(fā)布會或以說明情況，傳達(dá)情況為目的的會議。7、排列座次--主席臺座次：以正中間座位為點(diǎn)，面向會場，依左為上，右為下的原則。羅干吳官正曾慶紅溫家寶胡錦濤吳邦國賈慶林黃菊李長春會場座次：⑴按漢字筆劃排列⑵按地理位置排列⑶按行業(yè)系統(tǒng)排列以上座次排列方案要報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。

8、辦妥后勤服務(wù)事宜9、做好新聞發(fā)布工作10、進(jìn)行全面的會前檢查

會前檢查分為：

領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報(bào)

現(xiàn)場檢查

重點(diǎn)檢查會議文件材料的準(zhǔn)備，會場布置和安全保衛(wèi)工作等。

﹛十屆全國人大歷年新聞發(fā)布會主持人姜恩柱（二）會議期間的工作會議期間，是秘書工作最活躍的階段，秘書工作能力受到最嚴(yán)格的考驗(yàn)，秘書的中心工作任務(wù)是掌握會議動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制，并通過精心的組織和良好的服務(wù)，使會議既定的目標(biāo)進(jìn)行。

1、搞好簽到工作，是為了統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，同時(shí)也能夠有效地保證會議的安全。

2、熱情接待會議成員，作好報(bào)到工作。

3、傳接電話。

4、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程。

5、擔(dān)任會議記錄，編寫會議簡報(bào)

6、調(diào)派車輛（三）會議的善后工作

1、送別與會人員2、處理遺忘的物品3、完善會務(wù)工作4、寄感謝信5、打印會議記錄

6、開總結(jié)會七、文書工作會議涉及到文書內(nèi)容大作有以下幾點(diǎn)：

1、會議的指導(dǎo)文書。上級會議文書，上級指示文書2、會議主題文書，開幕式講話，主題報(bào)告，專題報(bào)告，專門文件，大會發(fā)言，選舉結(jié)果，正式?jīng)Q議，閉幕式講話等。3、會議程序文書。議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。4、會議簡報(bào)和會議記錄文書。

1、書：代表提案，公務(wù)書信，群眾來信。

2、公告、傳達(dá)文書。新聞，傳達(dá)提綱，執(zhí)行計(jì)劃，會議管理文書包括開會須知，議事規(guī)則，出示證件，保密制度，作息時(shí)間。八、會議參考文獻(xiàn)1.會議通知

要寫得明確具體，交代清楚會議名稱，主持單位，會議內(nèi)容，起止時(shí)間，參加人員，會議地點(diǎn)，報(bào)到地點(diǎn)，攜帶材料以及其它有關(guān)事宜。⑴會議緣由

⑵基本安排

⑶與會具體要求寫作實(shí)訓(xùn)課堂完成：30周年校慶籌備工作第一次會議通知要點(diǎn)：1、校慶辦及其八個(gè)工作組組長匯報(bào)前期（含暑假期間）30年校慶籌備工作進(jìn)展情況、新學(xué)期工作計(jì)劃；會前需提交各組的工作方案。2、各二級學(xué)院負(fù)責(zé)人匯報(bào)前期（含暑假期間）校友工作聯(lián)系情況，新學(xué)期工作計(jì)劃；會前需提交各學(xué)院的工作方案。3、侯憲華副校長布置相關(guān)工作。課后完成：廣東商學(xué)院（廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)）30周年校慶策劃書關(guān)于召開30百年校慶籌備工作第一次會議的通知各相關(guān)部門、各二級學(xué)院：為進(jìn)一步促進(jìn)30年校慶籌備工作的開展和落實(shí)，學(xué)校在新學(xué)期初召開30年校慶籌備工作第一次會議，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：關(guān)于召開30年校慶籌備工作第一次會議的通知

一、時(shí)間：2012年9月5日（星期三）下午15：00

二、地點(diǎn)：德龍會堂一號會議室三、參會人員：30年校慶工作辦公室負(fù)責(zé)人、校慶辦八個(gè)工作組組長、各二級學(xué)院（含繼續(xù)教育學(xué)院）校友工作的負(fù)責(zé)人、校慶辦專職工作人員。四、會議內(nèi)容：

1、校慶辦及其八個(gè)工作組組長匯報(bào)前期（含暑假期間）百年校慶籌備工作進(jìn)展情況、新學(xué)期工作計(jì)劃；會前需提交各組的工作方案。2、各二級學(xué)院負(fù)責(zé)人匯報(bào)前期（含暑假期間）校友工作聯(lián)系情況，新學(xué)期工作計(jì)劃；會前需提交各學(xué)院的工作方案。3、侯憲華副校長布置相關(guān)工作。五、其他：

請有關(guān)單位通知相關(guān)人員依時(shí)參加會議。若有特殊原因確需請假者，請向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)請假，同時(shí)將書面材料于9月5日11:30前報(bào)校慶辦備案（庭芳園B104室）。特此通知

百年校慶工作辦公室二０一二年九月三日參會人員名單：

一、校慶辦

主任：巫春華常務(wù)副主任：陳紀(jì)忠二、八大工作組

[1]宣傳工作組組長：林勤青[2]后勤保障組組長：蔣沈毅[3]學(xué)術(shù)活動組組長：韓小林、張晨[4]嘉賓校友聯(lián)絡(luò)接待組組長：鐘明、陳亮謙[5]慶典演出組組長：吳華山[6]財(cái)務(wù)組組長：曾向前[7]學(xué)生活動組組長：熊錦強(qiáng)[8]安全保衛(wèi)組組長：曾桓輝三、各二級學(xué)院（含繼續(xù)教育學(xué)院）

張仰奮、古定桂、解世雄、陳梓云、曾令存、鄭三糧、廖富林、林偉京、羅迎新、孫博、李國彪、鐘治初、鐘珊、徐東鋒、張小璉、鐘凱雄、高加成2.會議記錄（一）定義：在開會討論問題，研究工作時(shí)，由專人用文字把會議情況如實(shí)記錄下來的書面材料。（二）特點(diǎn)：⑴原始性⑵準(zhǔn)確性⑶保密性（三）基本格式1.摘要記錄提綱挈領(lǐng)地作重點(diǎn)記錄，簡明地反映會議內(nèi)的要點(diǎn)。對于會議情況，著重記錄議題，議程，決議，而不反映一般進(jìn)程，對與會者的發(fā)言，著重記錄中心意思、發(fā)言要點(diǎn)。要求一面聽發(fā)言，一面立即分析，判斷哪些該記，哪些不該記。對意思來表達(dá)完整和不清楚的話語，還須選擇適當(dāng)?shù)恼Z句連接下去，使記錄稿既成一段相當(dāng)完整的文字，又不致于歪曲和篡改發(fā)言者的原意，造成失實(shí)。按下列順序依序記錄1.會議名稱2.會議時(shí)間3.會議地點(diǎn)4.參加會議人員姓名（全部）

5.會議主持人

6.會議記錄人7.各發(fā)言人發(fā)言內(nèi)容（每個(gè)人的發(fā)言也可只記錄重點(diǎn)、關(guān)鍵發(fā)言內(nèi)容）

8.會議決定事項(xiàng)（也可能是在會議進(jìn)行中間分事項(xiàng)決定的，那么就記錄在作決定的順序處，不必集中記錄。）2.詳細(xì)記錄

要求把會議的全部情況，包括每個(gè)人發(fā)言（有發(fā)言稿的除外）的原活盡可能記錄下來，特別重要的發(fā)言，不僅要求完整無遺的記錄發(fā)言內(nèi)容。而且要求記下發(fā)言者的語氣、姿態(tài)、會場的情緒，氣氛等。同時(shí)也要記下會議中間的重要插話和主持人的提示和引導(dǎo)語。

請大家評價(jià)一下上面這個(gè)會議記錄3.錄音錄象整理

十八大閉幕式（四）會議記錄的要求要求：快速、準(zhǔn)確、完整、清楚1.快速——馬不停蹄注意加快書寫速度學(xué)習(xí)速記摸索和創(chuàng)造一些快記方法2.記錄是日后備查的檔案，所以必須準(zhǔn)確3.記錄要完整會議討論內(nèi)容，一定記完整。重要插話要記下來，即保持內(nèi)容的完整性，又增強(qiáng)生動性，使閱讀者感受到會場的氣氛。4.清楚要求：書寫要整潔，要分清段落層次，注要點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號；要用鋼筆記錄。會議記錄的詳細(xì)基本要求

一、準(zhǔn)確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時(shí)間、地點(diǎn)，會議性質(zhì)。

二、詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名

三、忠實(shí)記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)中斷以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。

四、記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。（五）做好會議記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)

1.認(rèn)真做好會前準(zhǔn)備

了解宗旨、議題、議程，再熟悉會議材料和討論提綱

2.要集中思想，專心致志，邊聽邊記，耳眼手腦3.對口話要適當(dāng)精練

去掉口語里的虛字和重復(fù)詞語，不要用記錄人的話改寫。

4.會議主持人在會上所作的提示，轉(zhuǎn)換議題和總結(jié)性發(fā)言應(yīng)記錄清楚。5.記錄稿在會后要認(rèn)真整理補(bǔ)正：⑴增補(bǔ)遺漏的內(nèi)容；刪除重復(fù)無意義的語言。⑵改正：改正記錯(cuò)的表達(dá)不清楚不通順的語句。（六）提高記錄的效率

根本途徑，是平時(shí)多做聽寫練習(xí)，提高聽寫能力快記方法：⑴使用簡稱⑵記錄來不及寫的字詞可用符號代替L領(lǐng)導(dǎo)⑶使用省略號，發(fā)言人行經(jīng)據(jù)典，可只記其所引的第一句和最后一句，中間用……

⑷用阿拉伯?dāng)?shù)字記數(shù)⑸可以留空，會后查對補(bǔ)充（七）

會議記錄的重點(diǎn)

會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。實(shí)訓(xùn)訓(xùn)練十八大閉幕式8分鐘（八）會議記錄的格式會議記錄：會議基本情況，會議內(nèi)容，結(jié)尾部分。

1.會議基本情況

主要包括以下項(xiàng)目：A、會議名稱（寫上全稱并標(biāo)明屆次）B、開會時(shí)間（包括年月日和起止時(shí)間）C、地點(diǎn)D、出席人（小型會議記姓名，大中型會議根據(jù)簽到統(tǒng)計(jì)寫明單位和人數(shù)）E、缺席人（姓名及缺席原因）F、列席人（姓名、職務(wù)）G、主持人（姓名、職務(wù)）H、記錄人I、議程人。以上項(xiàng)目均應(yīng)在會議正式開始前核實(shí)記好。

2.會議內(nèi)容

會議期間實(shí)錄的全部議程和內(nèi)容，主要記錄會議上發(fā)言情況和通過的決議，要寫上發(fā)言人的姓名、發(fā)言內(nèi)容，包括討論的問題，提出的建議及重要的決議等。3.結(jié)尾

“散會”、“體會”記錄人與主持人，簽名，以示負(fù)責(zé)。3.會議紀(jì)要（見東莞市會議紀(jì)要）會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別

會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。問題：企業(yè)（公司）有會議紀(jì)要嗎？第四節(jié)如何開有效率的會議一、不開會的原則二、開會的原則三、會議中的角色四、會議溝通中常見的障礙五、影響會議成效的因素六、有效會議的策略七、會議溝通的技巧一、不開會的原則如果已經(jīng)有每周的例會如果會議的成本過高如果還有比開會更好的方法如果沒什么特別重要的事如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人如果必須把信息同是傳達(dá)給很多人如果需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評一些人如果要讓多些人參與決策的問題如果需要聽取部門匯報(bào)工作如果要給小組委派任務(wù)

二、開會的原則三、會議中的角色會議主持人會議秘書其他與會者

主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳善于言詞表達(dá)良好的溝通能力積極傾聽的能力較強(qiáng)應(yīng)變能力很好的分析能力公正公開幽默主持人的主要職責(zé)做好會前的