文件和記錄控制程序

1目的制定并保持本程序，旨在確保使用有效文件，防止使用作廢文件或失效文件。2適用范圍適用于公司所有質(zhì)量體系文件和記錄的控制。3職責(zé)和權(quán)限3.1行政部文控中心負責(zé)文件的控制。3.2各部門負責(zé)本部門文件和資料的保管、維護，并協(xié)助文控中心進行文件管理。4工作程序4.1文件分類：質(zhì)量手冊程序文件（各部門運作程序）三級文件（檢驗規(guī)范及檢驗標準、產(chǎn)品工藝標準、圖紙類）外來文件（外部書籍、法規(guī)書籍、客戶提供的資料、供方提供的資料）記錄（表格，客戶提供的表格）4.2文件編寫、編號與核準4.2.1文件及記錄編號方法：1）質(zhì)量手冊QM-012）程序文件QP—XX順序號（用01，02，03，……表示）公司程序文件代號 如：QP-01表示公司的第一份程序。三級文件YD-XXX-SOP-XXX順序號(用001，002，003，……表示)作業(yè)指導(dǎo)書代號車間部門縮寫(組裝：ASSY，插件：DIP）云頂（公司)4）外來文件a）當(dāng)外來文件有編號則按其自身編號。b）當(dāng)外來文件無編號則按以下方法編號：OUT-XXX順序號(用001，002，003，……表示)外來文件代號如:OUT-001表示公司的第一份外來文件記錄表格編號方法QR-XXX-A/0版本號（用A/0，A/1，……表示）順序號（用001，002，003，…表示）公司記錄表格的代號如QR-001-A/0表示公司的第一份記錄表格。4.2.2版本號文件及記錄每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下類推。4.2.3質(zhì)量手冊編寫、審核、批準見（表1）4.2.4程序文件編寫、審核、批準見（表1）4.2.6三級文件作業(yè)指導(dǎo)書類：含工序流程圖、包裝要求、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備操作規(guī)程、生產(chǎn)管理類文件、品質(zhì)檢驗規(guī)范、檢測方法、崗位職責(zé)等。三級文件編寫、審核、批準見（表1）。4.2.7質(zhì)量體系文文件編寫、審核、批準見下列表：名稱/類型編寫審核批準分發(fā)范圍質(zhì)量手冊管理者代表管理者代表總經(jīng)理各大部門負責(zé)人程序文件管理者代表管理者代表總經(jīng)理相關(guān)部門工作指引部門主管管理者代表管理者代表編制及使用部門工藝標準部門主管管理者代表管理者代表編制及使用部門（表1）4.3文件及記錄分發(fā)4.3.1質(zhì)量體系文件和資料分為原稿文件，受控文件和非受控文件。原稿文件作為復(fù)制受控文件、非受控文件的母本，保存在文控中心不作為使用用途。受控文件僅限在公司內(nèi)部使用。4.3.2非受控文件是為本公司內(nèi)部在受控文件發(fā)放前暫時性溝通之用或提供外部組織使用，不會得到更新。4.3.3因某種需要須將文件提供給客戶或公司以外的人員使用時須在進行登記。4.3.4文控員將收到經(jīng)審批的質(zhì)量體系文件和資料，按要求的份數(shù)復(fù)制后，按【文件發(fā)放與回收記錄表】統(tǒng)一發(fā)放。4.3.5表格的發(fā)放：所有文件在發(fā)放時如文件后附有表格，則表格與文件同時發(fā)放，為方便各部門使用，表格在發(fā)放時不得蓋“受控文件”印章。4.3.6因文件破損、遺失或增加需補領(lǐng)文件時，需求部門需填寫【文件申請書】經(jīng)管理者代表審批后向文控員索取，文控按第4.3.1條發(fā)放。4.4文件和記錄保存及保存期限質(zhì)量體系文件和記錄的原稿由文控員負責(zé)登錄于【文件總表】中并統(tǒng)一保存（保存期如下表（表2）、（表3），同時進行各部門溝通，溝通時無須加蓋受控文件印章。名稱/類型原稿保存部門保存期限質(zhì)量手冊文控中心取消或更新后3年程序文件文件中心取消或更新后3年工作指引文控中心取消或更新后1年工藝標準文控中心取消或更新后1年相關(guān)記錄相關(guān)部門見（表3）客戶相關(guān)文件相關(guān)部門取消或更新后1年（表2）序號記錄類型保存部門保存期限銷毀部門1產(chǎn)品生產(chǎn)記錄及其它產(chǎn)品記錄生產(chǎn)部3年生產(chǎn)部2產(chǎn)品檢驗記錄品質(zhì)部3年品質(zhì)部3顧客訂單及評審記錄業(yè)務(wù)部3年業(yè)務(wù)部4人事檔案、培訓(xùn)記錄行政部離職后1年行政部5生產(chǎn)設(shè)備管理記錄行政部3年行政部6計量器具管理記錄品質(zhì)部3年品質(zhì)部7文件管理記錄文控中心變更后2年文控中心8采購記錄采購3年采購9倉儲記錄倉庫3年倉庫10供方調(diào)查及供方檔案采購部3年采購部11顧客滿意調(diào)查、客訴、客退記錄業(yè)務(wù)部3年業(yè)務(wù)部12改進措施記錄相關(guān)部門3年相關(guān)部門13質(zhì)量體系內(nèi)審、外審、管理評審記錄管理者代表3年管理者代表14研發(fā)記錄工程部3年工程部（表3）4.4.2受控文件之封面需加蓋紅色“受控文件”印章，不得使用私自復(fù)印的文件和資料，且不能帶出公司外。受控印章如（附圖一）：4.4.3與質(zhì)量體系有關(guān)的外來文件，由使用部門接收審批后交文控中心登錄于【文件總表】中并予以保管。若其它部門需要外來文件時，由保管部門轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)文件或直接交與文控員，按受控文件分發(fā)。4.4.4各使用部門對外來文件，應(yīng)跟從最新版本，以便及時獲取、更新和發(fā)放最新版本的外來文件，確保公司使用的外來文件有效。4.4.5記錄的填寫要求及保管要求：4.4.5.1記錄要求字跡端正清楚、內(nèi)容詳盡真實、項目填寫齊全、工整，數(shù)據(jù)準確可靠,各部門應(yīng)對記錄的真實性和完整性負責(zé)。4.4.5.2記錄不可隨意涂改，更改時應(yīng)簽名。4.4.5.3記錄保存要注意防潮、防火、防缺損、防蟲鼠以及防丟失。4.4.5.4公司部門內(nèi)部借閱記錄應(yīng)征得其部門主管同意，當(dāng)外部需調(diào)閱記錄，需經(jīng)管理者代表同意。4.5文件及記錄的修訂4.5.1公司質(zhì)量體系運作過程中的質(zhì)量體系文件和資料的更改，其更改的原因和內(nèi)容由各相關(guān)部門填寫【文件申請書】經(jīng)核準后，交與文控員進行修改、發(fā)行。4.5.2被修訂的作廢文件及表格需要保存時須在文件正面蓋紅色“作廢文件”印章，且按4.4.1要求保存期限保存和作廢。4.5.3文控員接到更改的質(zhì)量體系文件和資料后，應(yīng)更新受控原版，并更新【文件總表】，按第4.3.1條分發(fā)，同時回收舊版文件并將其作廢。4.6文件及記錄的申請（或）借閱本公司內(nèi)各部門因工作需要向其它部門申請（或）借閱文件及記錄時經(jīng)管理者代表批準后方可申請（或）借閱；公司外人士申請（或）借閱時須填寫【文件申請書】經(jīng)管理者代表審批后方可申請（或）借閱。4.7文件及記錄作廢作廢的質(zhì)量體系文件和資料受控原稿由文控員加蓋“作廢文件”印章后按4.4.1要求統(tǒng)一保管，作廢的受控本收回后將其銷毀或蓋“作廢文件”章可作為再生紙用。4.8電子文件的受控管理采取加密方法進行。5印章圖印章樣式見（附圖一）6流程圖文件控制流程圖見（附圖二）。文件發(fā)放流程圖見（附圖三）7相關(guān)文件（無）8記錄【文件總表】【文件申請書】【文件發(fā)放與回收記錄表】附圖一：印章樣式序號印章名印章樣式印章顏色印章用途1受控文件受控文件受控文件紅色發(fā)放受控文件標識用2作廢文件作廢文件作廢文件紅色作廢文件及作廢記錄標識附圖二：文件控制流程圖文文件需要總經(jīng)理確總經(jīng)理確認NG取NG取消審批修改評審需修改相關(guān)部門執(zhí)行受控發(fā)放審批修改評審需修改相關(guān)部門執(zhí)行受控發(fā)放編號、版本、目錄文控中心審批批編寫落實編寫部門OKOKNGNGOKOK 受控新版發(fā)放受控新版發(fā)放NGNG舊版回收（作廢）舊版回收（作廢）OK文控中OK文控中