會(huì)議記錄的定義、作用、特點(diǎn)和類(lèi)型

第第頁(yè)會(huì)議記錄的定義、作用、特點(diǎn)和類(lèi)型

會(huì)議記錄，是開(kāi)會(huì)當(dāng)場(chǎng)把會(huì)議的狀況如發(fā)言人姓名、會(huì)上的報(bào)告內(nèi)容、爭(zhēng)論的問(wèn)題、與會(huì)者的發(fā)言、通過(guò)的決議等照實(shí)地記錄下來(lái)的書(shū)面材料。它是由會(huì)議組織者指定專(zhuān)人，照實(shí)、精確地記錄會(huì)議的組織狀況和會(huì)議內(nèi)容的一種應(yīng)用性文書(shū)，要求真實(shí)、全面地反映會(huì)議的原來(lái)面貌。

2、作用

(1)依據(jù)作用

會(huì)議記錄忠實(shí)地記錄了會(huì)議的全貌。會(huì)議精神、會(huì)議形成的.決斷和決議、會(huì)議對(duì)重大問(wèn)題作出的安排，假如在會(huì)議后期需要形成文件，要以會(huì)議記錄為依據(jù);假如不形成文件，與會(huì)者在會(huì)后傳達(dá)貫徹會(huì)議精神和決斷是否精確，也要以會(huì)議記錄為依據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)。

(2)材料作用

會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中連續(xù)編發(fā)的會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，以及會(huì)議后制作的會(huì)議紀(jì)要，都要以會(huì)議記錄為重要材料。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要可以對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行肯定的綜合、提要，但不得對(duì)會(huì)議記錄所確認(rèn)的內(nèi)容歪曲和篡改?？梢哉f(shuō)，會(huì)議記錄是形成會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)。

(3)備忘作用

會(huì)議記錄可以作為會(huì)議狀況和會(huì)議內(nèi)容的原始憑證，起到留存?zhèn)洳榈淖饔?。?huì)議記錄還可以成為一個(gè)部門(mén)和單位的歷史資料，假設(shè)干年后，通過(guò)大量會(huì)議記錄可以了解這個(gè)單位的歷史進(jìn)程和進(jìn)展?fàn)顩r。

3、特點(diǎn)

(1)真實(shí)性

會(huì)議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫(xiě)有一個(gè)重要的區(qū)分，那就是他只有記錄權(quán)沒(méi)有改造權(quán)。會(huì)議是個(gè)什么樣就記成什么樣，與會(huì)者發(fā)言時(shí)說(shuō)了些什么就記住什么，記錄者不能進(jìn)行加工、提煉，不能增加、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴。

(2)原始性

會(huì)議記錄是會(huì)議狀況和內(nèi)容的原始化的記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理，未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上，它跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要有著很大不同。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要也是真實(shí)的，但不是原始的。雖然在內(nèi)容上可能沒(méi)有太大差別，但在存在形態(tài)上，會(huì)議記錄跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的差異甚大。

(3)完整性

會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本狀況，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的發(fā)言、爭(zhēng)論和爭(zhēng)議、形成的決議和決斷等內(nèi)容，都要記錄下來(lái)，一般沒(méi)有太多的選擇性。

4、類(lèi)型

(1)簡(jiǎn)要記錄

一般會(huì)議只要求有重點(diǎn)地、扼要地記錄與會(huì)者的講話和發(fā)言，以及決議，不必"有聞必錄'。所謂重點(diǎn)、要點(diǎn)，是指發(fā)言人的基本觀點(diǎn)和主要事實(shí)、結(jié)論。對(duì)一般性的例行會(huì)議，只要概括地記錄爭(zhēng)論內(nèi)容和決議的要點(diǎn)，不必記錄具體過(guò)程。簡(jiǎn)要記錄，一般是要在開(kāi)會(huì)時(shí)仔細(xì)記，過(guò)后不必整理。

(2)具體記錄

對(duì)特別重要的會(huì)議或者特別重要的發(fā)言，要作具體記錄。具體記錄要求盡可能記住每個(gè)人發(fā)言的原話，不管重要與否，最好還能記住發(fā)言時(shí)的語(yǔ)氣、動(dòng)作表情及與會(huì)者的反應(yīng)。假如發(fā)言者是照稿子念的，可以把稿子收作附件，并記住稿子之外的插話、補(bǔ)充說(shuō)明的部分。具體記錄，不僅在開(kāi)會(huì)時(shí)仔細(xì)記，會(huì)后還要加以整理，須要時(shí)還應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持人批閱。

(3)錄音記錄

就是用錄音機(jī)完整地錄下原話，會(huì)后再依據(jù)錄音整理。對(duì)于重要的會(huì)議，還可以運(yùn)用錄象等手段，