大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)：第4章 電子表格處理軟件

第4章電子表格處理軟件4.1Excel2003概述4.2Excel的基本操作4.3公式與函數(shù)的使用4.4工作表數(shù)據(jù)的編輯4.5工作表的格式化4.6 管理工作表4.7數(shù)據(jù)的圖表化4.8數(shù)據(jù)管理和分析4.9案例――學(xué)生成績(jī)表4.1Excel2003概述4.1.1Excel2003的功能

1．工作表的建立、編輯和格式化

2．圖表制作

3．?dāng)?shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)排序、篩選、分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視表

4．工作表的打印4.1Excel2003概述4.1.2Excel啟動(dòng)與退出1．啟動(dòng)（1）利用快捷方式啟動(dòng)（2）通過(guò)打開(kāi)Excel文件(*.XLS)啟動(dòng)2．退出（1）單擊【文件】→【退出】命令。（2）單擊窗口左上角Excel圖標(biāo)，然后單擊【關(guān)閉】命令。（3）雙擊Excel窗口左上角Excel圖標(biāo)。（4）在標(biāo)題欄上單擊右鍵，然后單擊快捷菜單中【關(guān)閉】命令。（5）單擊Excel窗口右上角的關(guān)閉按鈕圖標(biāo)。（6）按Alt+F4組合鍵等。4.1Excel2003概述4.1.3Excel窗口界面4.1.4Excel的基本概念1．工作簿一個(gè)Excel文件就是一個(gè)工作簿，其文件擴(kuò)展名為.xls一個(gè)工作簿由多張工作表組成，默認(rèn)有三張工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3）（通過(guò)菜單【工具】→【選項(xiàng)】→【常規(guī)】→“新工作簿的工作表數(shù)”修改其個(gè)數(shù)）。每個(gè)Excel工作簿中最多可以包含255張工作表2．工作表工作表是Excel完成一項(xiàng)工作的基本單位。工作表由單元格組成。工作表內(nèi)可以包括字符串、數(shù)字、公式、圖表等多種信息，每一個(gè)工作表用一個(gè)標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)（如Sheet1）4.1Excel2003概述3．單元格單元格是Excel工作簿最小組成單位，每一個(gè)長(zhǎng)方形小格就是一個(gè)單元格。在單元格內(nèi)可以存放字符或數(shù)據(jù)，最多可存放32000個(gè)字符信息。工作表中行以1……65536來(lái)表示；列以字母A、B、C直到IV共256列來(lái)表示。在每個(gè)工作表中，最多有65536×256個(gè)單元格，由交叉的列、行名表示。例如B列和第3行相交處的單元格是B3。區(qū)分不同工作表中單元格，要加工作表名稱(chēng)，如Sheet2!A1表示Sheet2工作表的A1單元格4．表格區(qū)域表格區(qū)域是指工作表中的若干矩形塊?？梢詫?duì)定義的區(qū)域進(jìn)行各種各樣的編輯，如拷貝、移動(dòng)、刪除等。矩形區(qū)域用它的左上角單元格坐標(biāo)和右下角單元格坐標(biāo)來(lái)表示，中間用冒號(hào)作分隔符，如B2:F6給區(qū)域命名的方法：在選定區(qū)域后，通過(guò)“插入”菜單中的“名稱(chēng)”選項(xiàng)或直接使用“名稱(chēng)框”來(lái)為選定區(qū)域命名4.1Excel2003概述4.2Excel的基本操作4.2.1工作簿的操作1．新建工作簿（1）單擊常用工具欄的“新建”按鈕，新建一個(gè)基于默認(rèn)工作簿模板的工作簿。（2）單擊【文件】菜單中的“新建”命令，在彈出的“新建”對(duì)話(huà)框中選擇“常用”標(biāo)簽，然后雙擊“工作簿”圖標(biāo)或單擊“確定”按鈕；

2．打開(kāi)工作簿單擊常用工具欄中的“打開(kāi)”按紐；或按組合鍵Ctrl+O；或單擊菜單“文件|打開(kāi)”命令；在彈出的打開(kāi)對(duì)話(huà)框中，選定要打開(kāi)的工作簿文件名4.2.1工作簿的操作3．保存工作簿（1）單擊【文件】菜單中的“保存”命令；（2）單擊常用工具欄中的保存按鈕；（3）按“Ctrl+S”組合鍵。4．關(guān)閉工作簿（1）單擊工作簿右上角的按鈕；（2）單擊【文件】菜單中的“關(guān)閉”命令按鈕；（3）單擊工作簿窗口左上角圖標(biāo)，然后單擊“關(guān)閉”命令；（4）雙擊工作簿窗口左上角的圖標(biāo)；（5）按Ctrl+F4組合鍵或Ctrl+W組合鍵等。4.2Excel的基本操作4.2Excel的基本操作4.2.2工作表的建立工作表中輸入數(shù)據(jù)：先激活（選擇）單元格，再輸入數(shù)據(jù)（公式和函數(shù)）4.2.3數(shù)據(jù)輸入1．?dāng)?shù)據(jù)類(lèi)型（1）文本:單元格中的文本包括任何字母、數(shù)字和鍵盤(pán)符號(hào)的組合，每個(gè)單元格最多可以包含32002個(gè)字符。（2）數(shù)字:可以是數(shù)字、貨幣、日期和時(shí)間等。不同的數(shù)字有特定的格式。（3）邏輯值:是指進(jìn)行邏輯運(yùn)算后得到的結(jié)果，它們是True和False。（4）出錯(cuò)值4.2Excel的基本操作4.2.3數(shù)據(jù)輸入2．直接輸入（1）單元格指針移動(dòng)方向在單元格的輸入過(guò)程中，按下Enter鍵表示確認(rèn)輸入的數(shù)據(jù)，同時(shí)單元格的指針自動(dòng)移動(dòng)到下一個(gè)活動(dòng)單元格供用戶(hù)輸入數(shù)據(jù)。（2）數(shù)字輸入分?jǐn)?shù)的輸入是先輸入整數(shù)部分，然后再輸入分?jǐn)?shù)如13/6應(yīng)輸入為“013/6”，顯示為“21/6”。單元格中輸入的數(shù)字默認(rèn)采用右對(duì)齊。（3）日期或時(shí)間數(shù)據(jù)輸入Excel內(nèi)置了一些日期與時(shí)間的格式。當(dāng)輸入數(shù)據(jù)與這些格式相匹配時(shí)，將把它們識(shí)別為日期型數(shù)據(jù)。內(nèi)置的格式有yy/mm/dd、dd-mm-yy、hh:mm(AM/PM)在一個(gè)單元格中同時(shí)輸入日期和時(shí)間時(shí)用空格分開(kāi)輸入當(dāng)天的日期，則按Ctrl+；(分號(hào))輸入當(dāng)前的時(shí)間，則按Ctrl+Shift+：(冒號(hào))。（4）文本數(shù)據(jù)文本數(shù)據(jù)可以由字母、數(shù)字或其它字符組成，默認(rèn)左對(duì)齊。全部由數(shù)字組成的文本（如電話(huà)號(hào)碼、郵編等），為了避免被認(rèn)為是數(shù)值型數(shù)據(jù)，要求在輸入該數(shù)字串前先輸入單撇號(hào)′，再輸入數(shù)字串4.2Excel的基本操作4.2Excel的基本操作3．快速輸入數(shù)據(jù)（1）在多個(gè)單元格中輸入相同數(shù)據(jù)1）選定單元格區(qū)域；輸入數(shù)據(jù)；按住Ctrl后再按Enter2）按住Ctrl鍵，拖動(dòng)填充柄（2）自動(dòng)填充序列數(shù)據(jù)1）自動(dòng)填充2）用戶(hù)自定義序列3）產(chǎn)生一個(gè)序列4．有效數(shù)據(jù)的輸入設(shè)置輸入的數(shù)據(jù)類(lèi)型、范圍，然后再輸入數(shù)據(jù)。“數(shù)據(jù)|有效性”命令4.3公式與函數(shù)的使用Excel2003中公式的構(gòu)成包括三個(gè)部分1、“=”符號(hào)2、運(yùn)算符3、參與計(jì)算的數(shù)據(jù)4.3.1運(yùn)算符與表達(dá)式1．公式中的運(yùn)算符類(lèi)型(1)算術(shù)運(yùn)算符：+（加號(hào)）、-（減號(hào)或負(fù)號(hào)）、*（乘號(hào)）、/（除號(hào)）、%（百分號(hào)）、^（乘方）。用于數(shù)學(xué)運(yùn)算。(2)比較運(yùn)算符：=（等號(hào)）、>（大于號(hào)）、<（小于號(hào)）、>=（大于等于號(hào)）、<=（小于等于號(hào)）、<>（不等于）。運(yùn)算結(jié)果是TRUE（邏輯真）或FALSE（邏輯假）。4.3.1運(yùn)算符與表達(dá)式1．公式中的運(yùn)算符類(lèi)型(3)文本連接運(yùn)算符&使用“&”加入或者連接一個(gè)或多個(gè)字符串以產(chǎn)生一大段文本。(4)單元格引用運(yùn)算符：:(冒號(hào))、,（逗號(hào)）和空格。冒號(hào)（:）是區(qū)域運(yùn)算符，表示一個(gè)單元格區(qū)域，是將兩個(gè)單元格或單元格引用之間的所有單元格進(jìn)行引用。逗號(hào)（，）是聯(lián)合運(yùn)算符，是將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用?？崭瘢航徊孢\(yùn)算符，是將兩個(gè)引用的交叉部分進(jìn)行引用。4.3公式與函數(shù)的使用4.3.1運(yùn)算符與表達(dá)式2．運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)(由高到低)1）:（冒號(hào)）,（逗號(hào)）（空格）引用運(yùn)算符2）-（負(fù)號(hào)）（如-1）3）%（百分比）4）^ （乘方）5）*（乘）/（除）6）+（加）-（減）7）&（連接符）8）=<><=>=<>（比較運(yùn)算符）對(duì)于優(yōu)先級(jí)相同的運(yùn)算符，則按照其在公式中出現(xiàn)的順序從左到右進(jìn)行計(jì)算。如果要改變運(yùn)算符的優(yōu)先順序，可以使用圓括號(hào)把要先計(jì)算的部分放在圓括號(hào)內(nèi)4.3公式與函數(shù)的使用4.3公式與函數(shù)的使用4.3.2公式的編輯及使用1．公式的輸入單擊要輸入公式的單元格，首先輸入等號(hào)，接著輸入公式內(nèi)容，最后按回車(chē)鍵或單擊編輯欄中的√按鈕確認(rèn)；若果要取消公式的輸入，單擊編輯欄中的×按鈕。公式的自動(dòng)更新：“工具|選項(xiàng)”命令，“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡2．公式的編輯（1）修改公式單擊包含公式的單元格，在編輯區(qū)修改公式內(nèi)容，回車(chē)或單擊編輯欄左邊的√按鈕即可。（2）復(fù)制公式選擇｜復(fù)制｜定位｜粘貼或Ctrl+拖鼠標(biāo)（3）移動(dòng)公式4.3公式與函數(shù)的使用4.3.3單元格引用1．相對(duì)地址引用是指公式復(fù)制時(shí)，公式中單元格地址會(huì)隨著公式所在單元格的位置變化而相對(duì)改變，公式的值將會(huì)根據(jù)更改后的單元格地址的值重新計(jì)算得到。相對(duì)引用表示方法為：列標(biāo)行號(hào)。如B2表示第B列、第二行位置的單元格。2．絕對(duì)地址引用是指公式復(fù)制時(shí)，公式中單元格地址不隨著公式位置的改變而發(fā)生改變。絕對(duì)單元格地址引用的形式是在列號(hào)及行號(hào)前加一個(gè)$符號(hào)，如$A$3，$BD$22等。例：已知出生日期求年齡4.3.3單元格引用3．混合引用是指單元格地址表示中既有相對(duì)引用，又有絕對(duì)引用，如$B2、C$5等。這主要用于公式復(fù)制時(shí)，行變列不變或行不變列變的情況。4．三維地址引用當(dāng)在一個(gè)工作表中要引用另外一個(gè)工作表中的單元格時(shí)，就要用三維地址引用來(lái)表示該單元格，格式為工作表名!單元格。如果要引用另外一個(gè)工作簿中某一個(gè)工作表中的單元格時(shí)，格式為[工作簿名.xls]工作表名!單元格。4.3公式與函數(shù)的使用4.3.4函數(shù)的使用函數(shù)一般形式為：函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2……）。括號(hào)表示函數(shù)中參數(shù)的起止位置，括號(hào)前后不能有空格；參數(shù)可以有多個(gè)，之間用逗號(hào)分開(kāi)，參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值或引用，也可以是常量、公式或其它函數(shù)。當(dāng)函數(shù)的參數(shù)為其它函數(shù)時(shí)稱(chēng)為嵌套。函數(shù)的輸入方法可以有以下幾種：（1）從鍵盤(pán)上直接輸入函數(shù)（2）單擊粘貼函數(shù)按鈕或單擊【插入】→【函數(shù)…】命令（3）輸入“=”后再在“函數(shù)”下拉列表中選擇函數(shù)名。4.3公式與函數(shù)的使用4.4工作表數(shù)據(jù)的編輯4.4.1選定單元格或區(qū)域1．選定單個(gè)單元格選定單個(gè)單元格就是指確定一個(gè)活動(dòng)單元格，只要單擊想要選定的單元格，或用箭頭鍵移動(dòng)到相應(yīng)的單元格2．選定連續(xù)單元格區(qū)域方法一：鼠標(biāo)拖動(dòng)方法二：?jiǎn)螕舻谝粋€(gè)單元格，按住Shift鍵再單擊最后一個(gè)選定單元格區(qū)域之后，當(dāng)前活動(dòng)單元格仍然只有一個(gè)（顯示為白底），只是把該區(qū)域當(dāng)作一個(gè)整體對(duì)象進(jìn)行操作。4.4.1選定單元格或區(qū)域3．選定不連續(xù)單元格區(qū)域先選定第一個(gè)單元格區(qū)域，然后按住Ctrl鍵，再選定其它單元格區(qū)域。4．選定行、列（1）選定整行：?jiǎn)螕粜袠?biāo)題。（2）選定整列：?jiǎn)螕袅袠?biāo)題。（3）選定相鄰的行或列：沿行號(hào)或列號(hào)拖動(dòng)鼠標(biāo)；或者先選定第一行或第一列，然后按住Shift鍵再選定其它的行或列。（4）不相鄰的行或列：先選定第一行或第一列，然后按住Ctrl鍵再選定其它的行或列。5．選定所有單元格單擊全選按鈕或按Ctrl+A組合鍵。4.4工作表數(shù)據(jù)的編輯4.4.2數(shù)據(jù)的修改與刪除1．清除單元格（或區(qū)域）數(shù)據(jù)1)選擇單元格（或區(qū)域），然后單擊【編輯】→【清除】2)根據(jù)具體要清除的項(xiàng)目選擇“清除”二級(jí)菜單（包括“全部”、“格式”、“內(nèi)容”、“批注”四項(xiàng)）中的一項(xiàng)即可。2．在單元格的數(shù)據(jù)中插入內(nèi)容雙擊要插入字符的單元格，將光標(biāo)移到要插入的位置，輸入的內(nèi)容確定即可；或先選定單元格，然后在編輯欄中單擊要插入字符的位置，輸入待插入的內(nèi)容即可。

3．替換單元格中的數(shù)據(jù)單擊單元格，輸入新的數(shù)據(jù)內(nèi)容，按Enter4.4工作表數(shù)據(jù)的編輯4.4工作表數(shù)據(jù)的編輯4.4.3數(shù)據(jù)的復(fù)制與移動(dòng)（1）使用鼠標(biāo)拖動(dòng)（2）使用剪貼板（3）選擇性粘貼

例：加工資，表格行列轉(zhuǎn)置4.4.4行、列、單元格的插入和刪除（1）插入行（2）插入列（3）插入單元格（4）刪除行列操作4.4工作表數(shù)據(jù)的編輯4.4.5數(shù)據(jù)的顯示與保護(hù)1．行、列與工作表的隱藏“格式→行/列/工作表→

隱藏”2．窗口的拆分和表頭的凍結(jié)（1）工作表窗口的拆分鼠標(biāo)拖曳水平拆分框或垂直拆分框;“窗口→拆分”命令（2）工作表窗口的凍結(jié)“窗口”菜單中的“凍結(jié)窗口”命令

3．?dāng)?shù)據(jù)的保護(hù)（1）區(qū)域或單元格的保護(hù)（2）工作表的保護(hù)（3）工作簿的保護(hù)4.5工作表的格式化4.5.1格式化數(shù)據(jù)格式工具欄按鈕“格式→單元格”命令，通過(guò)對(duì)話(huà)框設(shè)置數(shù)字格式、字體4.5.2設(shè)置對(duì)齊方式默認(rèn)對(duì)齊方式：文字左對(duì)齊、數(shù)字右對(duì)齊、邏輯值和錯(cuò)誤值居中對(duì)齊水平對(duì)齊：格式工具欄，單元格對(duì)話(huà)框垂直對(duì)齊：?jiǎn)卧駥?duì)話(huà)框4.5工作表的格式化4.5.3添加邊框和底紋1、用工具欄按鈕的方法設(shè)置2、單元格格式對(duì)話(huà)框4.5.4調(diào)整工作表的列寬和行高1．利用鼠標(biāo)調(diào)整列寬或行高2．利用“格式”菜單中的”行“或“列”項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整

調(diào)整最適合的列寬或行高4.5工作表的格式化4.5.5使用自動(dòng)套用格式“格式”菜單中“自動(dòng)套用格式”命令4.5.6使用條件格式用戶(hù)希望突出顯示公式結(jié)果，或內(nèi)容符合某種特定條件的單元格，可使用條件格式。“格式|條件格式”命令4.5工作表的格式化4.5.7格式的復(fù)制和刪除復(fù)制：利用格式刷；利用“編輯|選擇性粘貼|格式”命令；刪除：利用“編輯|清除|格式”命令進(jìn)行格式的清除。4.5.8設(shè)置表格的樣式選中已設(shè)置好格式的單元格，單擊“格式|樣式”命令。在樣式名文本框中輸入樣式的名稱(chēng)，在樣式包括選項(xiàng)組中，選擇要將所選單元格的哪些屬性包含在新定義的樣式中。設(shè)置完畢后，單擊“添加”按紐。（要修改和刪除樣式，在對(duì)話(huà)框中選擇樣式后，單擊“修改”和刪除按紐）應(yīng)用樣式：選定單元格，在樣式對(duì)話(huà)框中指定樣式4.6 管理工作表4.6.1工作表的編輯1．插入新工作表單擊工作表標(biāo)簽，選擇“插入|工作表”命令，或快捷菜單中的“插入”命令。2．從工作簿中刪除工作表選擇菜單“編輯|刪除工作表”命令，或快捷菜單中的刪除命令3．重命名工作表單擊工作表標(biāo)簽后，選擇快捷菜單中的“重命名”命令，或用鼠標(biāo)雙擊標(biāo)簽，工作表名將突出顯示，再輸入新的工作表名，按回車(chē)鍵確定。4.6 管理工作表4.6.1工作表的編輯4．移動(dòng)或復(fù)制工作表方法1：（按住Ctrl）鼠標(biāo)拖曳工作表標(biāo)簽；方法2：選擇“編輯”菜單或快捷菜單中的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令。5．工作表的隱藏【格式】→【工作表】→【隱藏】命令6．工作簿的隱藏【窗口】→【隱藏】命令4.6 管理工作表4.6.2工作表的打印1頁(yè)面設(shè)置（1）設(shè)置打印區(qū)域（2）分頁(yè)（3）頁(yè)面設(shè)置（4）頁(yè)眉/頁(yè)腳的設(shè)置（5）工作表的設(shè)置。2打印預(yù)覽與輸出（1）打印預(yù)覽（2）打印4.7數(shù)據(jù)的圖表化4.7.1創(chuàng)建圖表1.圖表類(lèi)型嵌入圖表:圖表對(duì)象置于工作表之中

圖表工作表:具有特定工作表名的獨(dú)立工作表2.建立圖表（1）“圖表向?qū)А卑粹o（2）單擊菜單【插入→圖表】在向?qū)е幸来沃付ǎ簣D表的類(lèi)型和子類(lèi)型；數(shù)據(jù)區(qū)域和顯示方式；圖表選項(xiàng)；圖表的位置4.7數(shù)據(jù)的圖表化4.7.2編輯圖表1．圖表的移動(dòng)、復(fù)制、縮放和刪除2．圖表類(lèi)型的改變“圖表”菜單“圖表”工具欄3．圖表中數(shù)據(jù)的編輯數(shù)據(jù)系列的添加、刪除、調(diào)整次序、添加趨勢(shì)線4．圖表中文字的編輯圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題、圖表的數(shù)據(jù)標(biāo)志5．顯示效果的設(shè)置圖例、網(wǎng)格線、三維圖表視角的改變4.7數(shù)據(jù)的圖表化4.7.3圖表的格式化1．字體格式化2．填充與圖案3．對(duì)齊方式4．?dāng)?shù)字格式5．圖案4.8數(shù)據(jù)管理和分析4.8.1數(shù)據(jù)清單1．?dāng)?shù)據(jù)清單的概念數(shù)據(jù)清單又稱(chēng)數(shù)據(jù)列表，由工作表中單元格構(gòu)成的。包含表結(jié)構(gòu)和純數(shù)據(jù)2．?dāng)?shù)據(jù)清單的編輯工作表直接建立和編輯（只要符合數(shù)據(jù)清單的規(guī)則）單擊【數(shù)據(jù)→記錄單…】,以記錄為單位進(jìn)行編輯。4.8.2數(shù)據(jù)排序根據(jù)數(shù)據(jù)清單中一列或多列數(shù)據(jù)重新排列記錄的順序。1．簡(jiǎn)單排序：?jiǎn)螕魯?shù)據(jù)清單中的某一列中任一單元格，再單擊“常用”工具欄中的“升序”或“降序”按鈕2．復(fù)雜排序：按多列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序（“排序”對(duì)話(huà)框）