檔案管理規(guī)定實施細則樣本

唐山建龍實業(yè)有限公司制度編號：110A02制度頁數(shù)：共58頁《檔案管理規(guī)定》實行細則編制人：魏立健、李乃玲審核人：吳疆批準人：王印忠主辦單位：行政管理處發(fā)布日期：7月1日生效日期：7月1日第一章總則第一條為加強唐山建龍實業(yè)有限公司（如下簡稱公司）檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，依照控股公司《檔案管理規(guī)定》，特制定本細則。第二條本細則檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)和管理活動中形成具備保存價值各種形式、各種載體文獻資料。第三條公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案和實物檔案六類。其中人事檔案由人力資源處管理，其他五類檔案由行政管理處檔案室管理。第四條本細則合用于公司唐山生產(chǎn)區(qū)檔案管理。第二章檔案管理組織機構(gòu)及其職責第五條公司成立檔案管理領(lǐng)導小組，設(shè)專、兼職檔案員。組長：主管檔案工作公司領(lǐng)導副組長：行政管理處一級主管（正職或主持全面工作副職）成員：各單位一級主管（正職或主持全面工作副職）、專職檔案員、兼職檔案員、項目部兼職檔案員、項目部各專業(yè)組長、項目部負責人第六條管理職責1、組長：負責審查批準檔案工作規(guī)劃、籌劃，對公司開展檔案工作負總責。2、副組長：負責組織實行檔案管理工作，監(jiān)督、檢查、指引執(zhí)行狀況并對檔案鑒定銷毀審核把關(guān)。3、各單位一級主管：對本單位歸檔文獻資料齊全、完整、精確負總責，監(jiān)督本單位兼職檔案員開展工作。4、專職檔案員：貫徹執(zhí)行控股公司檔案管理規(guī)定和操作規(guī)范；編制公司檔案工作籌劃；監(jiān)督、指引兼職檔案員開展工作，檢查、評價其工作業(yè)績，同步不斷改進與優(yōu)化檔案管理工作；負責公司檔案收集、整頓、立卷、提供運用等尋常管理工作；對檔案管理工作質(zhì)量負責，做好檔案保密和“八防工作”；對超過保管期限檔案提出存銷初步意見并組織好鑒定銷毀工作。5、兼職檔案員：對本單位形成具備保存價值各種形式、各種載體文獻資料進行收集、積累和保管，對歸檔文獻資料精確性、有效性負責；做好文獻資料移送前安全保密工作，并準時移送歸檔。6、項目部兼職檔案員：負責本項目形成各類科技文獻資料收集、整頓、立卷、歸檔工作，并按規(guī)定期間移送；項目部各專業(yè)組長：負責各專業(yè)資料完整、精確、系統(tǒng)、規(guī)范，是各專業(yè)資料直接負責人；項目部負責人：負責該項目資料完整、精確和歸檔及時性，資料交接時項目負責人要在移送清冊上簽字，是該項目文獻資料管理和歸檔第一負責人。第三章文獻資料歸檔規(guī)定第七條文獻資料歸檔規(guī)定1、歸檔文獻資料必要齊全完整、真實有效，模糊不清、破損或易褪變文獻資料應(yīng)予修復。

2、歸檔文獻資料應(yīng)為原件（定稿）或具備憑證作用、法律效應(yīng)文獻資料，特別重要文獻應(yīng)同步保存歷次修改稿。

3、歸檔文獻資料制成材料必要易于耐久保存，同步要保證圖像清晰、筆跡工整，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙；計算機生成文獻定稿必要使用噴墨或激光打印機打印。4、符合文書檔案歸檔范疇電子文獻歸檔實行“雙套制”，具備永久、長期保存價值電子文獻歸檔時，必要制作相應(yīng)紙質(zhì)版本，同步存檔。

5、電子文獻歸檔時還應(yīng)同步歸檔其支持性文獻（指可以生成運營文本、數(shù)據(jù)、圖形等文獻和各種命令及設(shè)備運營所需操作系統(tǒng)）。

6、非紙質(zhì)文獻資料（照片、錄音帶、光盤等）應(yīng)與其文字闡明一并歸檔；反映同一內(nèi)容而形式不同文獻資料應(yīng)保持一致性。第四章文書檔案第八條文書檔案是指公司在籌辦、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成直接記述和反映公司生產(chǎn)經(jīng)營活動具備現(xiàn)實和長遠查考價值文獻資料。第九條公司文書檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、黨群工作類四大類。第十條文書檔案歸檔范疇和保管期限（見附件一）第十一條文書檔案歸檔責任劃分和歸檔時間應(yīng)當歸檔文獻資料，均由文獻資料形成單位兼職檔案人員或特定專人負責收集、登記、整頓，在規(guī)定期間內(nèi)移送檔案室集中管理。一項工作由兩個以上單位共同參加辦理，在工作中形成文獻資料，由主辦單位兼職檔案人員負責收集并按規(guī)定歸檔，任何單位和個人不得回絕歸檔或據(jù)為己有。1、以公司名義印發(fā)紅字頭文獻、會議紀要（含定稿、文獻審批單、打印正件），由行政管理處文秘人員負責收集、整頓，于次年二季度前歸檔。2、公司級管理制度（含年度制度匯編）由企劃處兼職檔案人員統(tǒng)一收集、整頓，于次年二季度前歸檔。3、各單位直接對外聯(lián)系形成往來文獻、報表、總結(jié)等屬于歸檔范疇普通管理性文獻資料，由形成單位兼職檔案人員收集，于次年二季度前歸檔。4、由公司領(lǐng)導簽批、行政管理處轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位承辦外來文獻（連同承辦過程中產(chǎn)生文獻資料）由承辦單位兼職檔案人員或特定專人負責收集，于該項工作承辦結(jié)束后1個月內(nèi)返回行政管理處，由行政管理處文秘人員統(tǒng)一管理，于次年二季度前歸檔。5、需領(lǐng)導閱知外來文獻由行政管理處文秘人員負責收集、整頓，于次年二季度前歸檔。6、審計案卷、紀檢監(jiān)察、違紀案件調(diào)查解決資料，由控股公司審計監(jiān)察部駐唐審計處專人負責立卷、整頓，于次年二季度前歸檔。7、法律案卷、公司法人治理及業(yè)務(wù)變更等法律有關(guān)工作中形成文獻資料由財務(wù)處法務(wù)人員收集、整頓，于次年二季度前歸檔。8、加蓋合同專用章法律合同文本及合同附件（不含銷售處產(chǎn)生合同、合同）由財務(wù)處法務(wù)人員收集、整頓，于次年二季度前歸檔。9、產(chǎn)品銷售合同、補償貿(mào)易合同、產(chǎn)品購銷合同、質(zhì)量異議解決合同由銷售處兼職檔案人員負責收集，于次年二季度前歸檔。10、加蓋公司印章合同、合同由形成單位兼職檔案人員負責收集，于合同、合同訂立后1個月內(nèi)移送歸檔。11、公司重要上報請示及上級批復文獻由業(yè)務(wù)承辦單位兼職檔案人員負責收集，于請示批復后1個月內(nèi)歸檔。12、各種會議資料、重大活動文獻資料由會議主辦單位、活動組織承辦單位兼職檔案人員負責收集、整頓，于會議或活動結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。13、各種證件資料由業(yè)務(wù)承辦單位兼職檔案人員或特定專人于取證后1個月內(nèi)移送歸檔。14、重要、機密性較強文獻資料；變更、修改、補充文獻資料；公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗等留在單位或個人手中文獻資料；公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成文獻資料；應(yīng)歸檔零散文獻資料及其他暫時活動中形成文獻資料均由資料形成單位兼職檔案人員或特定專人隨時移送歸檔。15、電子文獻與紙質(zhì)文獻歸檔時間一致，各單位在歸檔紙質(zhì)文獻時要做好同版本電子文獻收集、整頓、歸檔工作。第十二條文書檔案移送手續(xù)1、文書檔案按年度歸檔時，由移送單位編制“年歸檔文獻移送清冊”（見附件二），并附“年歸檔文獻目錄”（見附件三）一式兩份，交接雙方在認真核對、檢查歸檔文獻質(zhì)量合格后，在移送清冊上簽名蓋章，雙方各存一份備查。2、文書檔案資料尋常歸檔時，需由移送人填寫“文獻資料移送目錄”（見附件四），由檔案室備案。科技檔案第十三條科技檔案是記述和反映我司基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和科學研究等活動而形成具備保存價值科技文獻資料。重要形式有文字資料、圖紙、圖表、計算數(shù)據(jù)等各種載體文獻資料。第十四條依照控股公司科技檔案分類，當前公司科技檔案種類有：產(chǎn)品檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、房地產(chǎn)檔案。第十五條科技檔案歸檔范疇、歸檔份數(shù)和保管期限對于公司科技類有關(guān)活動中，記載科技類過程和現(xiàn)狀、具備保存價值各種載體資料，均應(yīng)收集齊全，整頓、立卷歸檔；詳細歸檔范疇、保管期限和歸檔份數(shù)符合（附件五）規(guī)定。第十六條科技檔案歸檔責任劃分和歸檔時間1、產(chǎn)品檔案在每項產(chǎn)品籌劃決策階段、設(shè)計階段、試制階段、正式投產(chǎn)階段、轉(zhuǎn)產(chǎn)階段分別完畢時，由項目負責人或?qū)I(yè)組長，將各階段應(yīng)歸檔資料移送本單位兼職檔案人員整頓、立卷，在1個月內(nèi)移送公司檔案室存檔。2、產(chǎn)品申報評優(yōu)或認證階段形成資料，在完畢后1個月內(nèi)移送公司檔案室存檔；如某產(chǎn)品試制階段較長，已跨年度但未轉(zhuǎn)產(chǎn)所形成資料，兼職檔案員在每年6月份、12月份進行收集、整頓有關(guān)資料，移送公司檔案室存檔。3、科研檔案在每項科研課題科研準備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定、驗收階段、成果申報階段和推廣應(yīng)用階段分別完畢時，由項目負責人或?qū)I(yè)組長將各階段應(yīng)歸檔資料，轉(zhuǎn)交本單位兼職檔案人員整頓、立卷，并在1個月內(nèi)移送公司檔案室存檔。4、基建檔案在工程項目立項審批階段、可行性研究階段、設(shè)計階段、組織和實行階段、試產(chǎn)或轉(zhuǎn)固階段分別完畢時，由項目負責人或?qū)I(yè)組長將各階段應(yīng)歸檔資料，轉(zhuǎn)交本項目兼職檔案人員整頓、立卷，在1個月內(nèi)移送公司檔案室存檔。5、工程項目竣工資料、竣工圖，在竣工驗收前，由施工單位按各專業(yè)系統(tǒng)整頓匯總，移送該項目部兼職檔案員；該項目監(jiān)理和專業(yè)技術(shù)組長，對竣工資料完整性和精確性進行審核，確認資料完整、齊備并在移送確認單簽字后，兼職檔案員按基建類檔案移送規(guī)定，建立好移送清冊及目錄；在工程項目竣工驗收時，經(jīng)組織驗收單位有關(guān)專業(yè)再次審核，確認合格1個月內(nèi)移送公司檔案室存檔。6、新上基建工程項目設(shè)備開箱時，由項目部設(shè)備組長負責組織設(shè)備開箱，并告知設(shè)備處兼職檔案人員和公司檔案人員，共同參加設(shè)備開箱；項目部兼職檔案員負責接受設(shè)備資料，并將設(shè)備資料及時復制，把復印件交技術(shù)人員用于安裝設(shè)備，原件在工程試產(chǎn)后1個月內(nèi)移送公司檔案室存檔。7、生產(chǎn)單位大、中修設(shè)備資料，由設(shè)備處兼職檔案人員在設(shè)備開箱后收集保管有關(guān)資料，在每年6月份、12月份，分別移送公司檔案室存檔。8、房地產(chǎn)檔案歸檔，在工程竣工驗收前，該項目部兼職檔案員將所有資料圖紙按系統(tǒng)收集、整頓，建立好移送清冊及目錄，經(jīng)工程驗收確認精確、齊備后，1個月內(nèi)移送公司檔案室存檔。9、科技檔案文獻材料形成、積累、歸檔責任劃分:原則上是哪個科技單位或科技人員經(jīng)辦，即由該單位或科技人員負責；兩個或兩個以上單位承辦項目，協(xié)作單位將其承擔某些資料提供應(yīng)主辦單位，由主辦單位負責歸檔完整檔案；若干單位共同參加項目，由項目負責人指定人員負責科技文獻材料收集、整頓，在規(guī)定期間內(nèi)移送歸檔。10、停建、緩建工程項目，停止或不成功科研項目，停產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)中形成科技資料，有關(guān)單位都要收集、整頓，在擬定停建、緩建20個工作日內(nèi)移送公司檔案室保管，不得遺失和銷毀。11、其他科技檔案歸檔內(nèi)容（見附件五E）。第十七條基建類、房地產(chǎn)類檔案歸檔詳細規(guī)定（見附件六）。第十八條為保證科技檔案資料齊全、完整，在工程竣工驗收、產(chǎn)品試制定型、設(shè)備開箱和科研成果鑒定活動中，業(yè)務(wù)主管單位或項目部負責人必要告知科技檔案人員參加，相應(yīng)歸檔科技文獻資料進行審查、驗收。第十九條科技檔案移送手續(xù)1、科技檔案歸檔時，移送單位編制“移送清冊”和“移送目錄”（見附件七）一式兩份，交接雙方確認、簽字、蓋章后各存一份。2、基建類、房地產(chǎn)類檔案歸檔移送，需移送單位填寫“移送確認單、移送清冊、移送目錄”（見附件八）一式兩份，移送雙方確認、簽字、蓋章后各保存一份。附件二：年歸檔文獻移送清冊年歸檔文件移交清冊共計：件移送單位：移送人：接受單位：接受人：年月日附件三：年歸檔文獻目錄年歸檔文件目錄單位：件號文獻日期責任者文獻字號題名頁數(shù)電子文獻名備注附件四：文獻資料移送目錄序號移送日期內(nèi)容載體形式移送單位移送人接受人文件資料移交目錄附件五：科技類檔案歸檔規(guī)定附件五A科技類檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位產(chǎn)品類設(shè)計決策階段1份項目轉(zhuǎn)產(chǎn)1個月內(nèi)技術(shù)處1、市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察、預測報告、調(diào)研綜合報告短期2、技術(shù)、經(jīng)濟可行性研究報告長期3、發(fā)展建議書、技術(shù)建議書、合同書、委托書、合同永久4、研制籌劃、方案、方案論證報告長期5、產(chǎn)品研究、設(shè)計籌劃長期6、技術(shù)、經(jīng)濟初步評價長期7、研究實驗大綱、實驗報告長期8、產(chǎn)品設(shè)計原則永久9、技術(shù)設(shè)計闡明書長期10、產(chǎn)品設(shè)計圖樣長期11、專項技術(shù)請示報告長期12、設(shè)計評審報告長期試制階段1份項目轉(zhuǎn)產(chǎn)1個月內(nèi)技術(shù)處13、試制籌劃、方案、規(guī)程、工藝總體方案論證、總結(jié)報告永久14、試制工藝流程、工藝原則、工藝文獻和工藝裝備文獻、長期15、原材料與半成品、成品檢查辦法批準書、試制運營記錄、化驗記錄長期16、理化分析報告、化學配方、化學反映式、計算公式長期17、技術(shù)原則合同、試制質(zhì)量分析報告長期18、試制專項會議紀要、分析報告、決策及合理化建議長期19、重大故障分析和排除辦法報告長期20、實驗原始數(shù)據(jù)與資料永久21、實驗分析報告長期22、實驗總結(jié)報告永久鑒定階段1份項目轉(zhuǎn)產(chǎn)1個月內(nèi)技術(shù)處23、鑒定申請報告及批復永久24、試制、實驗鑒定大綱永久25、成套設(shè)計文獻長期26、原則化審查報告長期27、可靠性實驗狀況報告長期28、產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)經(jīng)濟分析報告短期29、技術(shù)鑒定資料（申請批復、評價資料、會議紀要）永久30、設(shè)計定型報告、證書永久31、試用或試運營報告長期32、鑒定驗收書永久附件五A科技類檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位產(chǎn)品類生產(chǎn)階段1份項目轉(zhuǎn)產(chǎn)1個月內(nèi)技術(shù)處33、小批生產(chǎn)方案、籌劃短期34、小批生產(chǎn)工序工程能力分析報告長期35、核心件、重要件、核心工序質(zhì)量控制及檢測報告長期36、原料鑒定卡片、配用設(shè)計表長期37、歷次更改與補充設(shè)計及工藝文獻和更改告知單長期38、小批生產(chǎn)總結(jié)報告、小批生產(chǎn)鑒定書永久39、產(chǎn)品設(shè)計評審報告長期40、產(chǎn)品研制完畢報告長期41、產(chǎn)品允許證、合格證、使用闡明書、裝箱單、產(chǎn)品簡介、樣本長期批量生產(chǎn)、轉(zhuǎn)產(chǎn)1份項目轉(zhuǎn)產(chǎn)1個月內(nèi)技術(shù)處42、申請正式投產(chǎn)報告、批復、告知永久43、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢查規(guī)范永久44、技術(shù)原則（國際、國家、部、企、內(nèi)標）永久45、公司原則編制闡明、審批書及修改、修訂告知永久46、生產(chǎn)定型（構(gòu)造、配方）設(shè)計文獻永久47、工藝方案、工藝指引書、闡明書長期48、產(chǎn)品質(zhì)量技術(shù)攻關(guān)會議記錄、紀要和成果長期49、重大質(zhì)量事故分析、質(zhì)量異議解決成果長期50、各種操作記錄、產(chǎn)品檢查報告單長期51、技術(shù)條件長期52、專利登記表、專利證書等資料永久53、商標注冊資料永久評優(yōu)階段1份評優(yōu)結(jié)束1個月內(nèi)認證結(jié)束1月內(nèi)技術(shù)處54、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和辦法長期55、創(chuàng)優(yōu)工藝操作規(guī)程長期56、國內(nèi)外對比資料短期57、上級檢(抽)查成果和理化分析報告長期58、重要顧客評價短期59、創(chuàng)優(yōu)申請、審批表長期60、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品評估書永久61、獲獎獎?wù)?、獎狀、證書永久認證階段1份62、認證申請書、信函長期63、跟綜服務(wù)資料長期64、認證檢測報告、檢查報告長期65、原材料修改換頁闡明、產(chǎn)品檢查報告長期66、各種認證證書永久附件五B科技類檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位科研類研究準備階段1份鑒定結(jié)束1個月內(nèi)技術(shù)處1、申報項目報告、批復、告知長期2、科研規(guī)劃、調(diào)研報告、可行性研究報告、技術(shù)征詢與課題論證資料長期3、課題闡明書、科研課題、經(jīng)費申請報告及批件長期4、任務(wù)書、合同書、會議記錄及重要來往文函永久5、科研課題研究籌劃、上級批示長期6、實驗、實驗方案、設(shè)計方案、調(diào)查考察方案、技術(shù)規(guī)程永久研究實驗階段1份鑒定結(jié)束1個月內(nèi)技術(shù)處7、實驗任務(wù)書、實驗大綱永久8、實驗、實驗測試記錄、圖表、照片、籌劃執(zhí)行狀況、調(diào)節(jié)和撤銷報告永久9、試制綜合分析報告及總結(jié)永久10、計算文獻永久11、計算機軟件永久12、檢查文獻永久13、設(shè)計文獻、圖樣、技術(shù)闡明永久14、工藝文獻永久總結(jié)鑒定驗收階段1份鑒定結(jié)束1個月內(nèi)技術(shù)處15、課題完畢最后(或中斷)總結(jié)永久16、課題階段工作總結(jié)長期17、鑒定大綱永久18、技術(shù)經(jīng)濟分析報告長期19、原則化審查報告永久20、鑒定證書、科學技術(shù)成果鑒定證書永久21、鑒定會議記錄（參加人員名單）、鑒定驗收結(jié)論、函審原件永久成果申報階段1份申報結(jié)束1個月內(nèi)技術(shù)處22、科技成果申報表、登記表及附表永久23、科技成果獎勵申報及評審資料永久24、獲獎證書及批件永久附件五C科技類檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位基建類（原始資料）準備、立項和審批階段1份項目投產(chǎn)或轉(zhuǎn)固1個月內(nèi)基建工程項目部1、發(fā)展規(guī)劃、籌劃、報告永久2、調(diào)研報告、匯總資料永久3、決策成果、會議記錄、紀要永久4、項目建議書永久5、項目建議書審批意見永久6、控股公司審批文獻永久7、國家政策性報批文獻永久可行性研究、初步設(shè)計1份項目投產(chǎn)或轉(zhuǎn)固1個月內(nèi)基建工程項目部8、項目可研總體籌劃永久9、可行性研究報告永久10、可研審查會議紀要及其評估、報批文獻永久11、設(shè)計任務(wù)書、籌劃任務(wù)書、報批文獻永久12、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、重要土、巖樣及闡明永久2份項目投產(chǎn)或轉(zhuǎn)固1個月內(nèi)13、地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄永久14、初步設(shè)計永久15、技術(shù)設(shè)計永久1份項目投產(chǎn)或轉(zhuǎn)固1個月內(nèi)16、施工圖設(shè)計永久17、工程設(shè)計計算書長期18、設(shè)計評價、鑒定及審批永久項目管理資料1份項目投產(chǎn)或轉(zhuǎn)固1個月內(nèi)基建工程項目部19、籌劃、投資、記錄、管理文獻永久20、關(guān)于投資、進度、物資、工程量建議籌劃長期21、工程概算、預算、標底、合同價、決算長期22、合同變更、索賠等涉及法律事務(wù)文獻長期23、規(guī)程、規(guī)范、原則、規(guī)劃、方案、規(guī)定長期24、招標文獻審查、技術(shù)設(shè)計審查、技術(shù)合同長期25、招標投標、承發(fā)包合同合同永久26、招標書、招標修改文獻、招標補遺及答疑文獻永久27、投標書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標澄清文獻、修正文獻長期28、開標議程、開標大會簽字、報價表、評標記錄長期29、中標告知書永久30、合同談判紀要、合同審查文獻、合同書永久31、專項申請、批復文獻永久32、環(huán)保、勞動安全、衛(wèi)生、消防、規(guī)劃等文獻長期33、水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套合同文獻長期附件五C科技類檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位基建類（竣工資料）建筑施工資料2份竣工驗收1個月內(nèi)基建工程項目部34、開工報告、工程技術(shù)規(guī)定、技術(shù)交底、圖紙會審紀要長期35、施工組織設(shè)計、方案及報批文獻、施工籌劃、施工技術(shù)及安全辦法、施工工藝文獻長期36、原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗單長期37、建筑資料實驗報告長期38、設(shè)計變更、工程更改洽商單、資料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等永久39、施工定位（水準點、導線點、基準線、控制點等）測量、復核記錄、地質(zhì)勘探永久40、土、巖實驗報告、基本解決、基本工程圖、樁基工程記錄、地基驗銷記錄永久41、施工日記、大事記長期42、隱蔽工程驗收記錄永久43、各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故解決報告永久44、工程質(zhì)量檢查、評估永久45、交工驗收記錄證明永久46、竣工報告、竣工驗收報告永久47、竣工圖永久設(shè)備及管線安裝施工資料2份竣工驗收1個月內(nèi)基建工程項目部48、開工報告、工程技術(shù)規(guī)定、技術(shù)交底、圖紙會審紀要長期49、施工組織設(shè)計、方案及其報批文獻、施工籌劃、技術(shù)辦法文獻長期50、原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗單長期51、建筑資料實驗報告長期52、設(shè)計變更告知、工程更改洽商單、資料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單等永久53、焊接實驗記錄、報告、施工檢查、探傷記錄永久54、隱蔽工程檢查驗收記錄永久55、強度、密閉性實驗報告長期56、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄長期57、施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、事故解決報告長期58、系統(tǒng)調(diào)試、調(diào)試記錄長期59、管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄短期60、管線標高、位置、坡度測量記錄長期61、中間教交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評估永久62、竣工報告、竣工驗收報告永久63、竣工圖永久類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位基建類（竣工資料）電氣、儀表安裝施工資料2份竣工驗收1個月內(nèi)基建工程項目部64、開工報告、工程技術(shù)規(guī)定、技術(shù)交底、圖紙會審紀要長期65、施工組織設(shè)計、施工及其報批文獻、施工籌劃、技術(shù)辦法文獻長期66、原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗單長期67、建筑資料實驗報告長期68、設(shè)計變更告知、工程更改洽商單、資料、零部件永久69、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單等永久70、系統(tǒng)測試、整定記錄．長期71、絕緣、接地電阻等性能測試、校核長期72、資料設(shè)備明細表及檢查記錄、施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評估、事故解決報告永久73、操作、聯(lián)動實驗長期74、電氣裝置交接記錄長期75、中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評估永久76、竣工報告、竣工驗收報告永久77、竣工圖永久監(jiān)理資料2份竣工驗收1個月內(nèi)基建工程項目部78、監(jiān)理合同合同、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復長期79、施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、資料報審長期80、施工組織設(shè)計、施工方案、施工籌劃、技術(shù)辦法審核、施工進度、延長工期、索賠、及付款報審長期81、開（停、復、返）工令、允許證、中間驗收證明書長期82、設(shè)計變更、資料、零部件、設(shè)備代用審批長期83、監(jiān)理告知、協(xié)調(diào)會審紀要、監(jiān)理工程師指令、批示、來往函件長期84、工程資料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告長期85、監(jiān)理日記、監(jiān)理周（月、季、年）報、備忘錄長期86、各項測控量成果及復核文獻、外觀、質(zhì)量、文獻等長期87、施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告長期88、工程進度籌劃、實行、分析記錄文獻長期89、變更價格審查、支付審批、索賠解決文獻長期90、月報總結(jié)長期91、工程竣工總結(jié)長期92、質(zhì)量評價意見報告長期附件五C科技類檔案歸檔規(guī)定附件五C科技類檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位基建類（竣工資料）工藝設(shè)備資料2份竣工驗收1個月內(nèi)基建工程項目部93、工藝闡明、規(guī)程、路線、實驗、技術(shù)總結(jié)長期94、產(chǎn)品檢查、包裝、工裝圖、檢測記錄長期95、設(shè)備資料采購、招投標文獻、合同、出廠質(zhì)量合格證長期96、設(shè)備、資料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單長期97、設(shè)備圖紙、使用闡明書、零部件目錄長期98、設(shè)備測繪、驗收記錄及索賠文獻長期99、設(shè)備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定長期試生產(chǎn)資料100、設(shè)備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄長期101、安全操作規(guī)程、事故分析報告長期102、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙永久竣工驗收資料2份竣工驗收1個月內(nèi)基建工程項目部103、項目竣工驗收報告永久104、工程設(shè)計總結(jié)永久105、工程施工總結(jié)永久106、工程監(jiān)理總結(jié)永久107、項目質(zhì)量評審資料永久108、工程現(xiàn)場聲像資料永久109、環(huán)保、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批資料永久110、竣工驗收會議決策文獻、驗收證書及驗收人員名冊、簽字、驗收備案資料永久111、項目評優(yōu)報獎申報資料、批準文獻及證書永久1份完畢1個月內(nèi)設(shè)備處設(shè)備儀器類（基建項目）單臺（套）設(shè)備儀器1份項目投產(chǎn)或轉(zhuǎn)固1個月內(nèi)基建工程項目部1、調(diào)研、考察材料長期2、購買合同、合同長期3、洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料長期4、設(shè)備儀器開箱驗收記錄長期5、設(shè)備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、闡明書等文字材料長期6、隨機圖紙長期7、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)長期8、、檢測驗收等材料長期9、竣工圖樣長期附件五D科技檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位設(shè)備儀器類（大、中修）單臺（套）設(shè)備儀器1份每年6月份和12月份設(shè)備處1、調(diào)研、考察材料長期2、購買合同、合同長期3、洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料長期4、設(shè)備儀器開箱驗收記錄長期5、設(shè)備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、闡明書等隨機圖樣及文字材料長期6、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗收等材料長期7、運營記錄及重大事故分析解決報告長期8、設(shè)備儀器保養(yǎng)和大修籌劃、記錄長期9、設(shè)備儀器檢查記錄、設(shè)備儀器履歷表長期10、設(shè)備改造記錄和總結(jié)材料長期11、技術(shù)、質(zhì)量異議解決成果材料永久12、設(shè)備儀器報廢鑒定材料、申請、批復和解決成果長期13、設(shè)備臺帳永久房地產(chǎn)類房地產(chǎn)基本資料永久1份竣工驗收1個月內(nèi)設(shè)備處（社區(qū)項目組）1、房產(chǎn)坐落總平面布置圖永久2、房區(qū)管道、線路平面圖永久3、房屋分棟、分層平面圖永久4、房屋分棟和附屬建筑物、設(shè)備分項登記表永久5、房屋坐落數(shù)量表永久6、房產(chǎn)原始資料（土地征購、房屋新建、撥入）永久7、批準文獻、契約文書永久8、標有四至地界征地平面圖永久9、關(guān)于征地手續(xù)各種合同書永久10、建筑允許證、規(guī)劃允許證及附圖永久11、房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證永久12、消防允許證永久13、改制后房地產(chǎn)評估資料、產(chǎn)權(quán)變更文獻資料等永久14、關(guān)于征地、拆遷、青苗補償費用收（付）款憑證原件（復印件及闡明存會計檔案）永久15、工程竣工資料永久2份竣工驗收1個月內(nèi)設(shè)備處（社區(qū)項目組）16、各種竣工圖、驗收報告永久附件五E科技類檔案歸檔規(guī)定類別歸檔范圍保管期限歸檔份數(shù)歸檔時間責任單位停建緩建項目停建、緩建工程項目，停止或不成功科研項目，停產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)中形成科技資料，長期已形成所有資料項目停止20日內(nèi)各有關(guān)單位其他科技檔案1、公司提案采用實行資料長期1份每年3月份企劃處2、公司各單位技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程短期技術(shù)處3、各單位參加市級以上科技方面會議資料長期各單位附件六：基建類、房地產(chǎn)類檔案歸檔詳細規(guī)定1、基建、房地產(chǎn)類檔案收集工作，必要符合建設(shè)工程檔案形成規(guī)律，保證資料系統(tǒng)完整。內(nèi)容及其深度必要符合國家關(guān)于工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等方面技術(shù)規(guī)范、原則和規(guī)程。2、資料內(nèi)容必要真實、精確、與工程實際相符合；資料收集、整頓、歸檔應(yīng)做到“三同步”，即：布置施工任務(wù)與布置竣工資料編制同步、工程施工進度與竣工資料形成積累同步、工程竣工驗收交接與竣工資料交接同步進行。3、歸檔原始資料必要是原件，資料齊備，筆跡清晰；圖紙清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，資料用紙應(yīng)在50克以上，低于50克必要紙質(zhì)優(yōu)良；資料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面(297mm×210mm)。4、竣工圖章使用(1)竣工章示例如下圖：竣工章尺寸為50mm×80mm(2)竣工章使用不褪色紅色印泥。(3)在每份竣工資料和每張散裝竣工圖紙上，由編制單位加蓋上竣工章并訂立竣工圖章，裝訂成冊資料和圖紙蓋在封面左上角；散裝竣工圖紙蓋在圖標左上方空白處。訂立章內(nèi)明細應(yīng)齊全、清晰，不得代簽；5、竣工資料編制(1)工程資料內(nèi)容必要真實反映工程竣工后實際狀況，具備永久和長期保存價值資料必要完整、精確、系統(tǒng)；筆跡清晰、簽字承認手續(xù)齊備。(2)工程竣工資料必保正卷是原件。工程竣工資料裝訂，厚度應(yīng)控制在15毫米～30毫米之間，不大于A4紙規(guī)格要粘貼在A4紙上，每冊資料內(nèi)必有卷內(nèi)明細表，并打好頁碼，采用細線在左側(cè)裝訂，裝訂要有封面（見圖表）并填好封面內(nèi)容，裝訂規(guī)定結(jié)實牢固，整潔美觀。6、竣工圖編制形式(1)凡按施工圖施工沒有變更，由竣工圖編制單位，在施工圖標左上方加蓋及訂立竣工圖章。(2)原設(shè)計施工圖有變更某些，竣工圖中均應(yīng)反映，不得漏掉，有變更部位，必要蓋上變更示意章，注明見多少號變更告知單，并將相符編號變更告知單（原件）附在該圖紙內(nèi)；一張變更告知單涉及多圖，如果圖紙不在同一卷，應(yīng)將復印件附在關(guān)于卷中并標注原件所屬卷。(3)凡施工圖構(gòu)造、平面、工藝平面布置等有重大變化，或變更量超過該圖面1/3，施工單位重新繪制竣工圖，重新繪制圖紙，圖號仍用舊圖號，圖號末尾須加注“改”字，舊圖應(yīng)加蓋“此圖已改，僅供參照”印章，與新圖一并存檔。(4)竣工圖紙規(guī)定散放在檔案盒內(nèi)，不裝訂。圖紙折疊尺寸為297毫米×210毫米。疊圖時應(yīng)從圖標處疊起，將圖紙先折成297毫米，然后再折成210毫米成手風琴式，使圖標外露。(5)成套使用圖紙應(yīng)進行裝訂，如各種原則、安裝圖冊，裝訂尺寸為420毫米×297毫米，圖紙裝訂成冊后再對折裝在檔案盒內(nèi)。(6)竣工圖必要是圖面清晰新藍圖，禁止使用在工地受到磨損、殘缺丟角和污垢舊圖編制竣工圖。7、卷內(nèi)順序(1)卷內(nèi)資料排列按事項、專業(yè)順序排列。同一事項請示與批復、同一文獻印本與定稿，主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后順序排列。(2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。(3)既有資料又有圖紙案卷，資料排前，圖紙排后。8、填寫卷內(nèi)目錄(1)每一種保管單位，均應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄（見圖表），以便揭示每一種案卷內(nèi)容。卷內(nèi)目錄“名稱”欄第一格應(yīng)填寫項目名稱。將盒內(nèi)每份文字材料、圖紙內(nèi)容逐項填寫在卷內(nèi)目錄“名稱”欄后來各格內(nèi)，要填寫文獻、圖紙標題全稱。卷內(nèi)目錄檔案號：順序號圖號或文獻編號名稱張次備注(2)卷內(nèi)目錄“張次”欄內(nèi)只需填該內(nèi)容首頁號，不必填起止號。但最后一份文字材料或圖紙，在“張次”欄內(nèi)應(yīng)填該文字或圖紙首頁號～末頁號。順序號從有內(nèi)容一行開始填寫。(3)文獻、圖紙如有編號（即文獻號、圖號），應(yīng)在卷內(nèi)目錄“圖號或文獻號”欄內(nèi)填寫清晰。9、填寫備考表每個保管單位內(nèi)均應(yīng)填寫一份備考表（見圖表），便于記錄卷內(nèi)文獻、圖紙總張數(shù)，理解卷內(nèi)文獻發(fā)生變化和存在問題。備考表放在一種保管單位文獻材料、圖紙最背面。檔案號備考表本案卷內(nèi)共張，其中文字材料張，圖紙張闡明:組卷單位負責人：組卷人：審核人：日期：10、文獻材料、圖紙裝盒每個保管單位科技文獻材料一律裝盒（采用國家檔案局原則檔案盒），一盒即是一卷，也是一種保管單位（如下簡稱卷）一種保管單位準許裝幾盒，但幾種保管單位不準裝在一盒。裝盒順序是卷內(nèi)目錄、文字材料、圖紙、備考表。11、填寫案卷封面和脊背(1)案卷題名應(yīng)簡要精確地揭示卷內(nèi)文獻內(nèi)容。(2)編制單位應(yīng)填寫卷內(nèi)文獻資料形成單位或編制責任者。(3)編制日期應(yīng)填寫卷內(nèi)文獻資料或圖紙編制時間。(4)保管期限見附件五C、D。(5)脊背只填案卷題名(6)填寫檔案盒封面、軟封面、脊背要用黑色筆墨，保證封面清晰、美觀。12、基建、房地產(chǎn)類工程項目驗收(1)項目驗收時，組織驗收主管單位必要告知公司科技檔案管理人員參加驗收并在驗收報告單上簽字。(2)項目檔案驗收分為預驗收和正式驗收，與工程驗收同步進行；對檔案預驗收不合格者不能申報項目正式驗收。(3)預驗收是經(jīng)建設(shè)項目單位有關(guān)專業(yè)自檢，以為竣工檔案已達到驗收原則，在由檔案部門預檢，對預檢查出問題，建設(shè)、設(shè)計、施工單位要在正式竣工驗收前加以改進。(4)正式驗收時，檔案部門作為項目竣工驗收成員，檢查預驗收中提出問題整治狀況，向驗收組提出驗收結(jié)論性意見，并在項目竣工驗收意見上簽字。附件七：科技檔案移送清冊、移送目錄科技檔案移交清冊項目：共計：卷其中資料卷圖紙卷移送單位：（章）接受單位：（章）負責人：負責人:移交人：接收人:交接日期：年月日科技檔案移交目錄順序號編制單位編制日期標題或文件內(nèi)容圖號或文獻編號頁數(shù)（每卷）份數(shù)（每卷）備注附件八：基建或房地產(chǎn)檔案移送清冊、移送確認單、移送目錄基建或房地產(chǎn)檔案移交清冊項目：共計：卷其中資料卷圖紙卷移送單位：（章）接受單位：（章）負責人：負責人:移交人：接收人:交接日期：年月日移交確認單簡要描述×××建設(shè)項目（開工---------竣工-------經(jīng)項目各專業(yè)審核確認等----狀況）工程項目單位各有關(guān)人員簽字組織驗收單位各有關(guān)人員簽字項目負責人：組織驗收負責人:工藝專業(yè)負責人：工藝專業(yè)負責人:設(shè)備專業(yè)負責人：設(shè)備專業(yè)負責人:土建專業(yè)負責人：土建專業(yè)負責人:電氣專業(yè)負責人：電氣專業(yè)負責人:儀控專業(yè)負責人：儀控專業(yè)負責人:給排水專業(yè)負責人：給排水專業(yè)負責人:項目兼職檔案員：驗收單位兼職檔案員:基建或房地產(chǎn)檔案移交目錄順序號編制單位編制日期標題或文件內(nèi)容圖號或文獻編號頁數(shù)（每卷）份數(shù)（每卷）備注附件九：會計檔案歸檔范疇和保管期限序號歸檔范圍保管期限一會計憑證類1原始憑證2記賬憑證3發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)（涉及增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、出口發(fā)票）二會計賬簿類1總賬（涉及日記總賬）2明細賬3日記賬其中：鈔票和銀行日記賬25年4輔助賬簿三財務(wù)會計報告類1月、季度財務(wù)報告3年2年度財務(wù)會計報告永久3年度財務(wù)會計報告審計報告永久4納稅申報表及有關(guān)資料（涉及國稅、地稅、出口）永久四其他類1會計檔案移送清冊永久2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行余額調(diào)節(jié)表5年5銀行對賬單5年6工資獎金支付單5年7勉勵籌劃明細表5年附件十：會計檔案保管清冊總卷數(shù)：卷其中：會計憑證類：卷會計賬簿類：卷財務(wù)報告類：卷其它類：卷 形成單位保管人附件十一：會計檔案保管目錄會計檔案保管目錄年度：第張案卷號會計憑證號案卷內(nèi)容保管期限存儲位置檔案號備注附件十二：會計檔案移送清冊會計檔案移交清冊內(nèi)容：共計：卷本冊共計：頁移送單位：移送人：接受單位：接受人：監(jiān)交人：監(jiān)交人：交接日期：附件十三：人事檔案歸檔范疇序號歸檔范圍1履歷資料2自傳資料和屬于自傳性質(zhì)資料3鑒定、考核、考察資料4評估崗位技能和學歷資料5政審資料6參加中華人民共和國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派資料7獎勵資料8處分資料9招工錄取、聘任、任免、工資、出國、應(yīng)征入伍、復員（退役）轉(zhuǎn)業(yè)、離休、退休、退職等資料10其她可供參照資料附件十四：聲像檔案歸檔范疇和保管期限序號歸檔范圍保管期限1上級領(lǐng)導人、社會知名人物到公司視察、指引檢查工作或參加公司重要活動聲像資料永久2(1)公司組織召開或參加上級重要會議形成聲像資料永久(2)各單位召開重要專業(yè)性會議形成聲像資料長期3管理工作涉及：企管、人事、勞資、財務(wù)、審計、籌劃、物資、經(jīng)營、技術(shù)、安質(zhì)、環(huán)保等重要活動中