董事長、總經(jīng)理、領(lǐng)導(dǎo)出差服務(wù)流程完整版

PAGE1董事長出差服務(wù)流程一、出差前準(zhǔn)備工作1.出差信息確認在接到出差通知后，要及時詢問出差事由、目的地、出發(fā)時間、返回時間、攜帶物品，文件，隨行人員，會見人員，對方聯(lián)系人員（提前確認會面的時間地點）。2.制定出差計劃2.1出行策劃飛機出行：查詢往返出差目的地的全部航班信息，時間、航班號、豪華頭等艙、頭等艙、經(jīng)濟艙等金額并明確所需要購買的機票張數(shù)。火車出行：火車應(yīng)乘坐一等座以上，優(yōu)先選擇靠窗位置，特殊情況如疫情期間優(yōu)先安排商務(wù)座，火車票的預(yù)定需要注意是電子票還是要取紙質(zhì)票。自駕出行：（自駕車型的要求等）自駕出行前要讓駕駛員給車做全面的檢查，尤其是輪胎。出發(fā)前應(yīng)做好路線規(guī)劃，提前與駕駛員確認，避免堵車。上車后董事長坐在司機后面的位置。2.2住宿策劃應(yīng)根據(jù)出差目的地的信息，在周邊范圍內(nèi)查找四星級以上酒店信息,信息內(nèi)容包括：房型、價格、相關(guān)服務(wù)等信息；如是接待方負責(zé)住宿，則要和接待方負責(zé)人核實董事長居住房間信息。董事長出差期間住宿標(biāo)準(zhǔn)，原則上住四星級以上酒店，要配健身房。2.3用餐策劃在酒店入住后第一時間告訴董事長餐廳的位置，及時告知領(lǐng)導(dǎo)。就餐時，應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)的忌口，多點一些清淡的菜系。禁止在就餐過程中吸煙喝酒。2.4會務(wù)策劃會務(wù)前，重點做好會議文件材料的準(zhǔn)備（領(lǐng)導(dǎo)講話、會議文件、相關(guān)材料）、會場布置工作（設(shè)備、投影、話筒等）；會務(wù)中，發(fā)放會議材料，做好會議紀要，攝像等工作；會務(wù)后，整理會議記錄、起草會議紀要、撰寫會議簡報、發(fā)布會議新聞。給董事長確認,審核通過后馬上確認好乘務(wù)信息，同時將已確定的乘務(wù)信息發(fā)送給董事長、隨行人員、司機和接待方負責(zé)人。3.出行安排4.出行前物品檢查董事長出差所攜帶物品一般可分為業(yè)務(wù)文件、出差資料、辦公用品、個人用品四類，例如表1-1。業(yè)務(wù)文件，如邀請函、講話稿、公司簡介、商務(wù)文件、預(yù)洽談單位的資料、通信錄、介紹信、名片等。差旅資料，如目的地介紹、旅行指南、機票、車票等。辦公用品，如產(chǎn)品樣品、筆記本（紙質(zhì)）、IPad、書刊。私人物品，如身份證、健身運動服、充電寶、常備藥品（眼藥水）、水杯（配備白開水）。5.根據(jù)查詢的航班信息和酒店情況統(tǒng)一匯總報董事長審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定后制定行程表。行程計劃表一般包括以下三個方面內(nèi)容。出行提示。主要是行程出發(fā)、到達、返回時間，送、接安排，乘坐交通工具，會見人員的先后順序，出差地氣候特點等出行有關(guān)事項。出差行程表。將出差期間的時間、日期、時間、地點、有關(guān)人員等內(nèi)容整合在一張表中，簡便直觀。出差行程表打印三份，一份公司保留，一份上司及隨性人員攜帶，一份秘書保管。所需資料清單及經(jīng)費預(yù)算。經(jīng)費預(yù)算包括交通費、住宿費、餐飲費、會務(wù)費等。二．出差中的工作安排（一）前往機場1.根據(jù)所訂機票的航班信息，應(yīng)保證提前一個小時到機場換登機牌；一般情況下，去首都機場開車是30分鐘行程，回來是20-25分鐘行程。若是預(yù)約機票要提前在網(wǎng)上辦理值機手續(xù)，并將值機后的二維碼提前發(fā)給董事長。值機要選靠窗靠后的位置，不要靠近機翼附近。2.根據(jù)行程安排行政秘書和司機應(yīng)提前30分鐘到達董事長家里，發(fā)短信告知，并于距離出發(fā)前10-15分鐘以電話形式提醒，要給領(lǐng)導(dǎo)留出拿行李的時間，確保提前一個小時到達機場。3.出發(fā)前，董事長會以（短信/電話）形式告知秘書，上樓拿行李，此時，秘書要及時到樓上并在門外等候。4.如在外地出差，則要認真核對目的地到機場時間，根據(jù)時間安排應(yīng)提前半小時提醒董事長做好告別準(zhǔn)備；保證提前一個小時到機場換登機牌。5.到機場后，要及時下車開門，迎董事長下車，然后拿上行李和公文包進入機場候機大廳，拿身份證去辦理登機牌。6.一定要到服務(wù)臺辦理登機牌，選擇頭等艙（豪華頭等艙）的頭排靠窗位置；如是兩位以上領(lǐng)導(dǎo)同行，則訂頭等艙，并盡量安排在一起，方便工作交流和溝通；隨從秘書辦理登機牌時，應(yīng)辦理盡量靠近頭等艙的位置，方便下飛機時到董事長處拿行李；辦好登機牌后，要詢問機場工作人員安檢口、登機口位置和距離；如距登機口較遠要安排機場車輛接送。7.辦理登機牌后，可馬上打印行程單，如為往返機票可一起打印出來做報銷憑證。8.豪華頭等艙/頭等艙：過安檢時行政秘書應(yīng)跟隨董事長一起從頭等艙安檢通道安檢（頭等艙安檢通道人少時，安保秘書應(yīng)跟隨董事長一起從頭等艙安檢通道安檢；若頭等艙安檢通道人比較多，安保秘書應(yīng)自行從經(jīng)濟艙安檢通道安檢，在頭等艙休息室等候董事長）。9.到休息室后，要安排好董事長休息，根據(jù)需求提供茶水（紅茶）、飲料（橙汁）和點心等；在條件允許的情況下，行政秘書和安保秘書一定要在董事長身邊（或視線范圍內(nèi)）；如休息室只限一人隨行進入時，則由行政秘書跟隨進入并在董事長身邊（或視線范圍內(nèi)），安保秘書在休息室門口（視線范圍內(nèi)）適當(dāng)位置等候，方便工作安排和協(xié)調(diào)。10.司機將董事長送到機場后，應(yīng)在董事長進入機場（10-15分鐘后/得到離開通知）后才能離開機場，避免有突發(fā)事情發(fā)生，行政秘書要適時提醒，避免司機遺忘。11.如在外地沒有公司車輛，應(yīng)提前預(yù)約，注意預(yù)約車輛須為專車（非特殊情況不要打的）。(二)關(guān)于登機1.根據(jù)所乘航班信息；及時關(guān)注登機時間（或廣播）做好登機準(zhǔn)備。2.登機時間臨近或廣播通知登機時，要提醒董事長做好登機準(zhǔn)備，同時攜帶好行李由機場車輛送達登機口；如果此時董事長在打電話或談事情，則應(yīng)酌情進行提醒，不能誤機。3．登機需乘擺渡車時，行政秘書應(yīng)跟隨董事長一起乘擺渡車；若條件不允許，行政、安保秘書應(yīng)拿上董事長行李乘擺渡巴士。4.在登機后，要先協(xié)助董事長就座，放好董事長的個人物品，得到允許后再去找自己的座位就座。5.在登機前后要合理安排時間，給董事長夫人和董辦主任發(fā)信息告知行程。（三）關(guān)于抵達1.在飛機到達目的地降落后，就要做好下機準(zhǔn)備，打開通訊設(shè)備，利用飛機滑行期間，迅速前往頭等艙（或豪華頭等艙），迎接董事長，攜帶好行李和衣物等，陪同董事長出站。2.在飛機著陸后的滑行期間，要及時聯(lián)系接機司機，確定具體位置。3.董事長每次出差回北京，在進入北京后隨行秘書要向董事長夫人發(fā)送信息告知董事長到家時間及是否回家用餐等信息。（四）關(guān)于接機1.要根據(jù)往返兩地的天氣情況，通知司機攜帶相關(guān)衣物和物品，或根據(jù)需要攜帶藥品等。2.聯(lián)系接機時：如是一個司機接機：應(yīng)提前聯(lián)系，明確司機所在位置，爭取出來機場后直接上車，不停留；如人多應(yīng)安排大車或多輛車；看情況最好兩個人接站，一個進去接，司機外面等。3.上車后詢問董事長行程安排，及時和相關(guān)人員聯(lián)系，做好工作安排。（五）關(guān)于酒店1.出差期間：不論何時、何地，要保證董事長居住的房間是四星級以上的酒店（配備健身房）或豪華型套房（根據(jù)需要），即：房間內(nèi)要有臥室和客廳，能便于董事長接待客人或開會使用。2.酒店要求不能位于噪雜地段，董事長居住的房間環(huán)境應(yīng)保持安靜且為無煙房。入住前需要詢問前臺房間是否安靜，如果接待方預(yù)訂的房間不符合要求，則要馬上聯(lián)系重新訂房，要知道目的和結(jié)果是什么。3.隨行人員應(yīng)和董事長住同一酒店。4.董事長進房間后，要給董事長換上拖鞋，然后燒水沏茶，通常情況下董事長只喝自己攜帶的茶葉，酒店里提供的茶葉一般不喝（出差期間配備水杯，全程配備白開水）；如有需要及時聯(lián)系服務(wù)臺提供免費瓶裝水；落實早餐時間和地點，必要時進行實地查看和確定房間到餐廳、健身房的路線，提前告知董事長。4.董事長的行李箱要按要求（正面向上，橫向）放在行李臺上，方便拿取。公文包放在軟質(zhì)體（皮椅、沙發(fā)等）上，切記不可放在硬質(zhì)的東西上；在拿行李箱的時候，應(yīng)避免和硬質(zhì)物體接觸，以免劃傷。5.一切工作安排妥當(dāng)后，要根據(jù)董事長的行程計劃或工作安排，做好約見人員的聯(lián)絡(luò)工作；董事長會客期間或經(jīng)董事長同意后，隨行秘書應(yīng)在（房間外/酒店大堂）等候指示。6.每次出差到酒店應(yīng)詢問提供當(dāng)?shù)氐貓D，標(biāo)注酒店所在區(qū)域；如果酒店不提供，則應(yīng)立即購買一份使用。7.在外出差期間：為保證董事長身體健康、精力充沛和高效的工作，行政秘書應(yīng)及時提醒董事長進行午休；董事長午休前，行政秘書要在房間沖半杯茶水放在工作臺，等董事長睡醒后再沖半杯熱水，要使茶水的溫度能夠保證直接飲用。董事長如需服藥或營養(yǎng)品，確保按時提醒。（六）出差中的其他注意事項1.在出差過程中乘坐火車或者飛機時，董事長在閉目休息，非緊急情況不得打擾?；疖噾?yīng)乘坐一等座以上，特殊情況如疫情期間優(yōu)先安排商務(wù)座，火車票的預(yù)定需要注意是電子票還是要取紙質(zhì)票。2.每次出差前一天，要明確告知董事長出發(fā)時間、地點，車輛安排等信息并提醒董事長攜帶相關(guān)證件、文件、個人物品、洗漱用品等。若出門未帶身份證：在火車站和機場可以專門打印臨時身份證，可以提前打印。3.每次出差要明確行程的目的、對接人、需準(zhǔn)備的資料。4.出差期間，董事長的公文包一定要看管好，不論在何種情況下要做到包不離人。5.董事長在外出會客和洽談期間，行政秘書要認真看護好領(lǐng)導(dǎo)的個人物品，在離開時要協(xié)助董事長收拾好東西后再離開。6.出差期間，做為隨行秘書要和董事長保持合適距離，永遠保持在董事長視線范圍之內(nèi)的位置。7.每次出差董事長到達目的地時，隨行秘書需短信告知董事長夫人，安全到達目的地，報一下平安。8.餐飲方面：若宴席由我方準(zhǔn)備，多點一些清淡的菜系。非特殊情況，提醒禁止飲酒。三．出差后的工作安排及時向董事長匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘錄）各種差旅費用報銷跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜附件：表1領(lǐng)導(dǎo)出差資料和物品一覽表類出差用品檢查重點業(yè)務(wù)文件1邀請函講話稿公司簡介2宣傳資料