檔案管理制度教材

百通能源XX集團有限公司文件編號JT/XZ/GL/2015-001類別GL文件名稱檔案管理制度（試行）頁碼編制Prepared審核Checked審批Approved版本/Edition:A日期/Date2015.06.122015.06.23修訂版/Revision:00姓名/Name李甜甜簽字蓋章Signature文件號/Ident.No.:JT/XZ/GL/2015-001百通能源集團檔案管理制度（試行）目的為了加強集團公司的檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔和借閱，確保集團檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，避免因檔案使用不當出現(xiàn)的問題和風險，特制定本制度。適用范圍本制度適用于集團總部和項目公司檔案的收集、整理、分類、歸檔及利用。權責與定義3.1企業(yè)檔案指企業(yè)在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類紙質（電子）檔案材料總稱，是企業(yè)各項工作活動的真實記載和歷史見證，是企業(yè)資產的重要組成部分。3.2檔案管理：指檔案的收集、整理、保管、借閱、銷毀、盤查等活動。3.3本制度由集團行政部負責擬訂、修改及解釋，集團公司總裁批準后執(zhí)行。4.內容4.1檔案管理組織責任4.1.1集團總部及各項目公司分別設立檔案總賬管理員、人事檔案管理員、財務檔案管理員和綜合檔案管理員。其中，集團檔案總賬管理員，負責集團公司檔案總賬及項目公司檔案總賬的管理工作。集團人事檔案管理員負責集團總部及項目公司在總經辦人員人事檔案管理工作，集團財務檔案管理員負責集團總部財務檔案管理工作，集團綜合檔案管理員負責集團總部其他檔案的管理工作。項目公司檔案總賬管理員，負責項目公司檔案總賬的管理工作，項目公司人事檔案管理員負責項目公司（總經辦外人員除外）人事檔案管理工作，財務檔案管理員負責項目公司財務檔案管理工作，綜合檔案管理員負責項目公司其他檔案的管理工作。4.1.2各類檔案管理員和檔案總賬管理員均可兼任，但檔案管理員和總賬管理員不能由同一個人兼任。4.1.3檔案管理組織結構如下：①集團總部集團行政部集團人力資源部集團行政部集團人力資源部集團財務部集團總部人事檔案管理員集團總部財務檔案管理員集團總部人事檔案管理員集團總部財務檔案管理員集團總部總賬管理員集團總部綜合檔案管理員集團總部總賬管理員集團總部綜合檔案管理員項目公司總賬管理員項目公司總賬管理員②項目公司項目公司財務科項目公司企管科項目公司財務科項目公司企管科項目公司總賬管理員項目公司綜合檔案管理員項目公司財務檔案管理員項目公司總賬管理員項目公司綜合檔案管理員項目公司財務檔案管理員項目公司人事檔案管理員4.2檔案資料提交4.2.1檔案提交責任部門在規(guī)定時間對檔案進行收集整理。4.2.2檔案收集范圍、提交責任部門和提交時間要求見附件13；其中，財務類檔案資料分類、提交時間按照財務檔案相關規(guī)定執(zhí)行；人事檔案分類、提交時間按照人事檔案相關規(guī)定執(zhí)行。4.2.3集團總部、項目公司和集團其他法人單位均須按照附件13中歸檔范圍對檔案資料進行收集。集團總部和集團其他法人單位的檔案由檔案提交部門負責人向集團總部綜合檔案管理員提交。其中，其他法人單位指北京百通宏達能源有限公司、南京百通宏達能源有限公司、曹縣百通宏達熱力有限公司、江蘇百通宏達能源有限公司、黃岡市百通宏達熱力有限公司、宿遷寶士騰貿易有限公司，以及今后指定的其他法人單位。4.2.4項目公司重要的檔案資料原件須向集團總部各類檔案管理員提交并進行檔案管理，項目公司向集團總部提交的重要檔案資料如下：①合同類：原件一份。②非合同類：原件一份。（若只有一份原件，集團總部檔案室保存原件，項目公司檔案室保存復印件）③機密合同類：原件一份。4.2.5收集完成后，檔案提交責任部門負責人通過OA系統(tǒng)在正文中填寫《檔案資料移交清單》（附件1）發(fā)起檔案資料移交流程。OA系統(tǒng)提交流程如下：①集團公司部門檔案收集人檔案管理員檔案總賬管理員檔案總賬管理員行政部長部門負責人審核部門檔案部門檔案收集人檔案管理員檔案總賬管理員檔案總賬管理員行政部長部門負責人審核部門檔案收集人②項目公司部門檔案收集人集團總部總賬管理員檔案管理員檔案總賬管理員檔案管理員項目公司總經理部門負責人審核部門檔案收集人部門檔案收集人集團總部總賬管理員檔案管理員檔案總賬管理員檔案管理員項目公司總經理部門負責人審核部門檔案收集人③項目公司向集團公司提交檔案流程項目公司項目公司檔案管理員項目公司總經理集團公司檔案管理員集團公司檔案總賬管理員集團公司檔案管理員項目公司檔案管理員4.2.6檔案提交責任部門負責人核實提交檔案資料與《檔案資料移交清單》一致后，在《檔案資料移交清單》中移交人處簽章確認。4.2.7為了方便檔案資料收集，檔案提交部門在每個月的20日發(fā)起檔案提交流程；如遇節(jié)假日順延。其中，項目公司向集團公司提交的檔案資料在每個月的25日發(fā)起檔案提交流程，并于當日將提交的檔案資料通過快遞郵寄到集團公司，如遇節(jié)假日順延。4.3檔案資料整理4.3.1檔案提交責任部門負責人在《檔案資料移交清單》中移交人處簽章確認后，攜帶提交檔案到對應的檔案管理員處，將提交檔案交予檔案管理員審查。4.3.2各類檔案管理員在收到提交的檔案資料后一個工作日內，對檔案資料進行如下方面的檢查：①檢查檔案資料的標題、內容是否與《檔案資料移交清單》相符。②正本及過程資料是否完整。③是否有多余文檔。④《檔案資料移交清單》的移交人簽名是否合規(guī)。4.3.3對于不合格的檔案，各類檔案管理員把不合格的檔案退回檔案提交部門，并說明不合格原因。4.3.4檔案提交部門根據退回意見進行改正，改正后的檔案重新向各類檔案管理員提交。4.3.5對應合格的檔案，各類檔案管理員核實提交檔案資料與《檔案資料移交清單》一致后，在OA中《檔案資料移交清單》中檔案管理員處簽章確認。4.4檔案總賬管理4.4.1檔案管理員在OA的《檔案資料移交清單》中檔案管理員處簽章確認后兩個工作日內，總賬管理員須對提交檔案進行編碼。4.4.2總賬管理員編碼時須按照檔案編碼規(guī)則進行編碼，編碼規(guī)則如下：4.4.2.1檔案的一級類目、二級類目和三級類目的劃分規(guī)則如下：①一級類目設置檔案的一級類目以集團各法人單位進行設置；其類號分別為各法人單位的簡稱，具體如下：法人單位類號法人單位類號集團公司JT北京百通宏達能源有限公司BJBT百通宏達熱力泗洪有限公司SHBT南京百通宏達能源有限公司NJBT曹縣百通宏達熱力有限公司CXBT百通宏達熱力（泗陽）有限公司SYBT江蘇百通宏達能源有限公司JSBTHD贛榆縣百通能源有限公司GYBT黃岡市百通宏達熱力有限公司HGBT宿遷寶士騰貿易有限公司SQBST②二級類目設置二級類目設置以下幾類，即：人事類、財務類、行政類、法律類、技術類、生產類、工程類、項目類；其類號分別為：HR、CW、XZ、FL、JS、SC、CG、XM。③三級類目設置三級類目設置參見表1.1.2.24.4.2.2檔案編號規(guī)則如下：①人事類檔案的編號結構為：參照人事檔案的編碼；②財務檔案的編號結構為：參照財務檔案的編碼；③行政類檔案編號結構為：一級類目/XZ/三級類目/年號-盒號-序號；④法律類檔案編號結構為：一級類目/FL/三級類目/年號-盒號-序號；⑤技術類檔案編號結構為：一級類目/JS/三級類目/年號-盒號-序號；⑥生產類檔案編號結構為：一級類目/SC/三級類目/年號-盒號-序號；⑦工程類檔案編號結構為：一級類目/GC/三級類目/年號-盒號-序號；⑧項目類檔案編號結構為：一級類目/XM/（項目名稱）/三級類目-年號-盒號-序號。其中法律類合同檔案的編號為：一級類目/FL/HT/（合同種類）/年號-盒號-序號；合同種類分為：經營（銷售）合同、采購合同、工程合同和財務合同四類，簡寫為JY、CG、GC、CW。4.4.2.3檔案編號時，首先查明屬于該檔案所屬類目、年號和盒號中最新檔案的編號，再按序號順序對新入檔檔案進行編號；如盒號增加，則序號接著上盒檔案序號順序編號；如年號增加，則盒號從01開始、序號從001開始編號。4.4.2.4檔案編號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編檔案編號。4.4.3編碼完成后，總賬管理員須在OA中的《檔案資料移交清單》中填入提交檔案的編碼號，同時在《檔案總賬表》（附件2）中更新檔案總賬。4.4.4總賬管理員須在OA中的《檔案資料移交清單》中填入提交檔案的編碼號后，在總賬管理員處簽章確認。4.4.5集團總部檔案總賬管理員負責集團公司總賬管理工作；項目公司檔案總賬管理員負責本公司的檔案總賬管理工作。4.4.6集團公司（項目公司）財務檔案和人事檔案的總賬管理由財務部（財務科）和人事部（企管科）負責，集團公司（項目公司）財務檔案和人事檔案的總賬須在每個月倒數(shù)第三個工作日通過OA系統(tǒng)傳給集團公司（項目公司）總賬管理員。4.4.7項目公司檔案總賬管理員在每個月倒數(shù)第二個工作日匯總本公司的檔案總賬后須將本公司的檔案總賬表通過OA傳給集團總部總賬管理員；集團總部檔案總賬管理員在收到項目公司檔案總賬表后一個工作日內匯總形成集團公司所有檔案總賬表。4.5檔案入檔管理4.5.1當檔案總賬管理員給新入檔檔案編號完成后二個工作日內，檔案管理員須對檔案進行入檔工作。檔案入檔前須按照OA中新檔案編號在每份檔案文件（含單頁或多頁文件）首頁右上方粘貼空白小標簽，填寫該檔案文件的檔案編號后歸入檔案盒。4.5.2各類檔案管理員在對新入檔檔案編號前須進行如下處理：①歸檔文件尺寸限定在297mm×210mm（A4）以內，如歸檔文件大于該尺寸，對文件進行折疊控制在A4幅面以內。②多頁文件裝訂整理的處理：中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。③歸檔文件如有皺折、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。財務和人事檔案資料處理按財務和人事規(guī)定執(zhí)行。4.5.3新入檔檔案編號完成后，檔案管理員須將檔案按順序放入對應檔案盒中。檔案放入檔案盒中規(guī)定如下：對每個法人單位，檔案資料按三級類目設置不同檔案盒，并把同一個三級類目的檔案資料裝于一個檔案盒內，如三級類目檔案案資料較多，一個檔案盒不夠使用時，可分為兩個以上的檔案盒裝，并于類別之后增設“檔案盒”編號，以便查考。財務檔案的檔案盒設置按財務規(guī)定執(zhí)行，人事檔案的檔案盒設置按人事規(guī)定執(zhí)行。4.5.4檔案盒標識規(guī)定：（人事檔案按人事檔案規(guī)定、財務檔案按財務檔案規(guī)定）1）檔案盒外表規(guī)格為320mm×238mm，厚度為38mm、58mm、78mm；純PP原料生產。其中，檔案盒封面卡套均為95mm×65mm；檔案盒脊背卡套規(guī)格分別為180mm×33mm；193mm×53mm；180mm×57mm。參考圖如下：2）檔案盒封面填寫要求如下：（LOGO）（法人單位）檔號：（二級類目+三級類目+年號+盒號）（代碼）案卷題名：三級類目描述①檔案盒封面內容填寫在90mm×53mm的卡片上，填寫完成后插入檔案盒封面卡套中。②檔案盒封面內容填寫模板見附件11。3）檔案盒脊背填寫要求如下：（LOGO）法人單位（二級類目）（三級類目）（文件編號）年號+盒號①檔案盒脊背內容填寫在卡片上，填寫完成后插入檔案盒脊背卡套中。②檔案案盒中放置項目類檔案時，檔案盒脊背的三級類目填寫須加上項目名稱。如：××項目立項類文件。③各類檔案盒脊背內容填寫模板見附件12。4.5.5各法人單位檔案盒放置在檔案柜中進行保管，項目類檔案在檔案柜中單獨位置存放。集團總部人事檔案和財務檔案分別存放在獨立的人事檔案柜和財務檔案柜中；項目公司人事檔案和財務檔案分別存放在獨立的人事檔案柜和財務檔案柜中。4.5.6入檔檔案放置在對應檔案盒后，各類檔案管理員填寫《卷內資料目錄表》（附件3），并將《卷內資料目錄表》置于檔案盒內首頁。當有新入檔檔案時，更新《卷內資料目錄表》。4.5.7集團人事檔案的日常保管由人事檔案管理員負責，集團財務檔案的日常保管由財務檔案管理員負責，集團4.2.2.1中列示的法人單位的檔案由集團綜合檔案管理員負責日常保管；項目公司財務檔案的日常保管由財務檔案管理員負責，項目公司人事檔案的日常保管由人事檔案管理員負責，項目公司其他檔案的日常保管由項目公司綜合檔案管理員負責。4.5.8檔案管理員嚴格履行檔案的歸檔、借閱等手續(xù)，同時記錄檔案臺賬明細帳（附件4），確保檔案不丟失。4.5.9各類檔案管理員必須定期檢查、清點檔案資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。4.5.10做好檔案室的衛(wèi)生，經常檢查檔案室，確保檔案室防火、防潮。4.6檔案借閱4.6.1檔案借閱人借閱檔案前須在OA系統(tǒng)正文上填寫《檔案資料借閱申請單》（附件5）發(fā)起檔案借閱審批流程。其中審批流程的建立見4.6.3，流程最后知會給相應的檔案管理員。4.6.2檔案借閱申請時，不同檔案保密級別有不同借閱權限。檔案保密級別分為絕密、機密、秘密三個等級，其對應借閱權限如下：①絕密級，其借閱人僅限于集團公司總裁辦及事件相關負責人；②機密級，其查閱人僅限于部門部長級（含）以上人員及事件相關負責人；③秘密級，其查閱人為公司內部所有員工。公司檔案資料的文件密級參見附件13規(guī)定。4.6.3在借閱權限范圍內的審批流程如下：公司類別文檔密級發(fā)起人審核審核審核審批集團公司絕密借閱人行政部長相關分管領導行政分管領導集團總裁機密借閱人部門負責人行政部長相關分管領導行政分管領導秘密借閱人部門負責人行政部長項目公司絕密借閱人相關部門負責人企管科主管經營副總項目公司總經理機密借閱人相關部門負責人企管科主管經營副總秘密借閱人企管科主管相關部門負責人4.6.4超出借閱權限范圍的審批流程如下：公司類別文檔密級發(fā)起人審核審核審核審批集團公司絕密借閱人行政部長相關分管領導行政分管領導集團總裁機密借閱人行政部長相關分管領導行政分管領導集團總裁秘密借閱人部門負責人行政部長相關分管領導行政分管領導項目公司絕密借閱人相關部門負責人企管科主管經營副總項目公司總經理機密借閱人相關部門負責人企管科主管經營副總項目公司總經理秘密借閱人相關部門負責人企管科主管經營副總4.6.5在《檔案資料借閱申請單》獲批后，檔案借閱人到檔案管理員處告知檔案借閱事宜。4.6.6各類檔案管理員對《檔案資料借閱申請單》進行如下方面的檢查：①填寫內容是否完整；②審批簽名是否合理；③借閱時間是否合理：借閱時間最長為一周，到期必須辦理歸還手續(xù)。如有特殊情形需長時間借閱，應到期歸還后再按借閱審批流程辦理借閱手續(xù)；若由于外部原因導致檔案借閱到期不能歸還的，借閱人須再按借閱審批流程辦理借閱手續(xù)。4.6.7對《檔案資料借閱申請單》檢查不合格的，各類檔案管理員告知檔案借閱人錯誤；《檔案資料借閱申請單》檢查合格的辦理借出手續(xù)。4.6.8檔案嚴禁外單位人員借閱；如特殊情況，外單位人員需要借閱公司檔案，須經集團總裁（項目公司檔案須經項目公司總經理）批準后辦理借閱，但不能將檔案帶離檔案室。4.6.9對于合格的《檔案資料借閱申請單》，各類檔案管理員從檔案盒中取出相應的檔案給予借閱人。4.6.10借閱人核實借出檔案與《檔案資料借閱申請單》中借閱檔案的一致性。不一致時，退回檔案并要求各類檔案管理員重新查找后再借給借閱人。4.6.11經借閱人核實無誤后，各類檔案管理員要求借閱人在《檔案資料借閱登記表》（附件6）上正確填寫借閱信息，并保存《檔案資料借閱登記表》。4.6.12借閱人正確填寫《檔案資料借閱登記表》后，開始使用借閱的檔案資料。4.7檔案歸還4.7.1檔案借閱人須在檔案借閱期內將檔案資料歸還到各類檔案管理員處。若需要延期借閱期限，借閱人應按借閱審批流程辦理續(xù)借手續(xù)。4.7.2各類檔案管理員從以下幾個方面檢查歸還的檔案是否合格：①歸還檔案是否與借閱檔案一致；②歸還檔案是否有涂改、抽換、增損。對于不合格的檔案資料要求檔案歸還人改正后再歸還；對于不能改正的檔案資料（如：嚴重缺失、嚴重涂改等），各類檔案管理員告知本部門負責人處理。4.7.3歸還的檔案資料經檢查合格后，各類檔案管理員要求檔案歸還人在《檔案資料借閱登記表》上正確填寫歸還信息。4.7.4檔案歸還人正確登記歸還信息后，各類檔案管理員將歸還的檔案資料按照編號規(guī)則放回檔案盒內。4.8檔案銷毀4.8.1發(fā)生下列情況，檔案資料可進行銷毀處理：①檔案資料已到保存期限后一個月內；②檔案資料相關的專業(yè)部門認定檔案資料沒有保存意義一周內。各類檔案管理員通過OA系統(tǒng)在正文中填寫《檔案資料銷毀申請單》（附件7）發(fā)起檔案銷毀申請審批流程，檔案銷毀申請審批流程如下：公司類別發(fā)起人審核審核審核審批集團公司檔案管理員行政部長相關分管領導行政分管領導總裁項目公司檔案管理員企管科主管經營副總項目公司總經理4.8.2保管期限屆滿但經核定仍有保存參考價值的文檔，各類檔案管理員在OA系統(tǒng)正文中填寫《檔案資料延期保存申請單》（附件8），經審批后在檔案盒內的《卷內檔案資料目錄表》中更改檔案保存期限，并告知檔案總賬管理員更改保存期限。檔案延期保存審批流程如下：公司類別發(fā)起人審核審核審核審批集團公司檔案管理員行政部長相關分管領導行政分管領導總裁項目公司檔案管理員企管科主管經營副總項目公司總經理4.8.3《檔案資料銷毀申請單》獲批后，各類檔案管理員在OA系統(tǒng)正文中填寫《檔案資料銷毀單》（附件9）并簽章確認，發(fā)起檔案銷毀流程。其中集團公司流程建立為檔案管理員到監(jiān)督人（檔案管理員所在部門負責人）到集團公司檔案總賬管理員；項目公司流程建立為檔案管理員到監(jiān)督人（檔案管理員所在部門負責人）到項目公司檔案總賬管理員和集團公司檔案總賬管理員。4.8.4監(jiān)督人核實《檔案資料銷毀申請單》和銷毀檔案一致后，各類檔案管理員和監(jiān)督人一起對檔案進行銷毀。4.8.5檔案銷毀完成后，監(jiān)督人員在《檔案資料銷毀單》監(jiān)督人處簽章確認。4.8.6監(jiān)督人員在OA系統(tǒng)上確認《檔案資料銷毀單》后，檔案總賬管理員獲得《檔案資料銷毀單》信息，檔案總賬管理員據此更新檔案總賬目錄。4.8.7各類檔案管理員對《檔案資料銷毀單》和批準的《檔案資料銷毀申請單》下載打印后進行檔案編號，作為檔案資料放入對應檔案盒中永久保存。4.9檔案盤查4.9.1每月最后一個工作日，檔案總帳管理員發(fā)起檔案盤查要求。4.9.2檔案總帳管理員會同各類檔案管理員和監(jiān)查人（檔案管理員部門負責人）核實總賬上登記的檔案數(shù)量與實際檔案室檔案數(shù)量的準確性。各類檔案管理員在檔案盤查中需要提供以下材料：①《檔案資料歸檔單》②《檔案資料借閱登記表》③《檔案資料銷毀單》4.9.3盤查完成后，檔案總賬管理員填寫《檔案盤查表》（附件10）并簽字。4.9.4各類檔案管理員、監(jiān)查人核實后在《檔案盤查表》上簽字。4.10檔案室管理4.10.1檔案管理采用獨立檔案室進行存放管理，集團公司檔案室設集團公司綜合檔案室、人事檔案室和財務檔案室。項目公司檔案檔案室設立財務檔案室（柜）、人事檔案室（柜）和綜合檔案室（柜）。各檔案室（檔案柜）須安裝保險鎖，分別由各類檔案管理員進行保管。4.10.2保持室（柜）內清潔衛(wèi)生，嚴禁在檔案室吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內暢通無阻，必須配備適用的滅火器；對室內照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災。4.10.3在非檔案室工作時，檔案柜和檔案室均須鎖閉；非檔案室管理人員，未經批準不得進入檔案室或打開檔案柜。4.11處罰措施4.11.1違反本制度相關規(guī)定并未造成不良后果的，給予當事員工100元/次的現(xiàn)金處罰并給予警告處分。4.11.2違反本制度相關規(guī)定并對公司造成經濟或名譽損失的，視情節(jié)輕重給予當事員工200元及以上，最高扣除全年年終獎金的處罰并給予記過、記大過處分；情節(jié)特別嚴重的，可對當事員工給予過錯性解除勞動合同處理，并有權根據事件的嚴重程度追究其經濟、法律責任。5.附則附件1：《檔案資料移交清單》附件2：《檔案總賬表》附件3：《卷內檔案資料目錄表》附件4：《檔案臺帳明細表》附件5：《檔案資料借閱申請單》附件6：《檔案資料借閱登記表》附件7：《檔案資料銷毀申請單》附件8：《檔案資料延期保存申請單》附件9：《檔案資料銷毀單》附件10：《檔案盤查表》附件11：檔案盒正面填寫模板附件12：檔案盒脊背填寫模板附件13：《檔案資料歸檔范圍表》注：項目公司相關表格參照上述表格制定6.補充說明無附件1《檔案資料移交清單》檔案資料移交清單編號：JT/XZ/BD/2015-008（單位）部門：負責人：移交時間：年月日序號文件名稱文件類目頁數(shù)/份數(shù)備注檔案編號（由總賬管理員填寫）123456789101112131415移交人：檔案管理員：總賬管理員：附件2《檔案總賬表》附件3《卷內檔案資料目錄表》卷內檔案資料目錄表檔案盒號：編號：JT/XZ/BD/2015-010序號檔案文件編號文件名稱份數(shù)/頁數(shù)保密級別保存年限歸檔時間備注12345678910附件4《檔案臺賬明細表》檔案明細臺帳編號：JT/XZ/BD/2015-011日期檔案文件編號文件名稱頁數(shù)保密級別歸檔/借閱/歸還/銷毀經辦人備注附件5《檔案資料借閱申請單》檔案資料借閱申請單日期：年月日編號：JT/XZ/BD/2015-012借閱（單位）部門借閱人借閱日期借閱檔案編號和名稱文檔密級利用目的是否復印復印份數(shù)預計歸還日期本（單位）部門負責人意見行政部意見/企管科意見集團相關分管領導意見/項目公司經營副總意見集團行政分管領導意見集團總裁意見/項目公司總經理意見借閱人承諾1、按預計時間歸還；2、不得私自外借；3、不得隨意涂改、剪裁、丟失及泄密。借閱人簽字：備注附件6《檔案資料借閱登記表》檔案資料借閱登記表編號：JT/XZ/BD/2015-013序號借閱人（單位）部門文件編號和名稱數(shù)量借閱日期預歸還日期實際歸還日期歸還人備注123456789附件7《檔案資料銷毀申請單》檔案資料銷毀申請單日期：年月日編號：JT/XZ/BD/2015-014文件編號文件名稱保密級別文件數(shù)量銷毀原因備注行政部意見/企管科意見集團相關分管領導意見/項目公司經營副總意見集團行政分管領導意見集團總裁意見/項目公司總經理意見備注附件8《檔案資料延期保存申請單》檔案資料延期保存申請單日期：年月日編號：JT/XZ/BD/2015-015文件編號文件名稱文檔密級延期保存原因延期時限行政部意見/企管科意見集團分管領導意見/項目公司經營副總意見集團行政分管領導意見集團總裁意見/項目公司總經理意見備注附件9《檔案資料銷毀單》檔案資料銷毀單日期：年月日編號：JT/XZ/BD/2015-016序號文件名稱文件編號保密級別文件數(shù)量備注123456789101112監(jiān)督人：檔案管理員：附件10《檔案盤查表》檔案盤查表編號：JT/XZ/BD/2015-017盤查時間盤查范圍盤查情況說明備注盤查人：檔案管理員：監(jiān)查人：附件11檔案盒正面填寫模板：北京百通宏達能源有限公司XXXXX有限公司檔號：XXBJBT/ZX/ZZ-2015-01案卷題名：證照類文件附件12檔案盒脊背填寫模板：①檔案盒脊背卡套規(guī)格為180mm×33mm時模板北京百通宏達行政類經營決策文件01-99（手寫）2014—01②檔案盒脊背卡套規(guī)格為193mm×53mm時模板北京百通宏達行政類經營決策文件01-99（手寫）2014—01③檔案盒脊背卡套規(guī)格為180mm×57mm時模板北京百通宏達行政類經營決策文件01-99（手寫）2014—01附件13：《檔案資料歸檔范圍表》檔案資料歸檔范圍表一級類目二級類目三級類目檔案收集范圍收集原復件及分數(shù)紙質/電子提交責任部門提交時間密級保存期限各法人單位行政類1、證照1、公司證照（主要包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證等）原件/1份紙質集團公司行政部/項目公司企管科資料完成后一個月內提交絕密永久2、經營決策1、董事會、監(jiān)事會、股東會構成及變更方面的文件材料原件/1份紙質集團公司行政部/項目公司企管科資料完成后一個月內提交絕密永久2、董事會、股東會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議、通知、名單、議程、報告、討論通過的文件、公告、總結等原件/1份紙質3、公司變更、注冊材料3、宣傳1、企宣資料原件/1份紙質/電子集團公司行政部/項目公司企管科資料完成后一個月內提交秘密15年2、上級領導視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料（重要）法律類1、合同類1、經營（銷售）合同原件/1份紙質合同發(fā)起部門資料完成后一個月內提交絕密永久2、采購合同3、工程分包合同4、財務合同2、非合同類1、客戶往來函件原件/1份紙質相關部門資料完成后一個月內提交絕密永久2、政府往來函件相關部門絕密永久3、政府批文相關部門絕密永久4、證明文件相關部門機密15年5、案件類：①法院判決書、調解書