RBA-01 文件與資料管制程序OK

公司LOGO文件名稱文件與資料管制程序文件編號WJ_RBA-2-01版本頁次制訂部門文管中心制訂日期20XX.02.01修訂日期1.01/31、目的為了實施RBA行為守則，對與其有關(guān)的文件進行控制，確保公司使用文件為現(xiàn)行有效版本。2、適用范圍適用于與管理體系有關(guān)的所有文件。3.定義3.1管理手冊:RBA社會責任管理手冊、RBA道德行為準則、組織與權(quán)責等。3.2程序文件:RBA管理體系內(nèi)所含之各項程序、流程。3.3標準文件:管理規(guī)范、管理辦法等。3.4表單記錄:RBA運行記錄。3.5外來文件:RBA6.0版責任商業(yè)聯(lián)盟管理標準文件、國際、國家、地方勞工標準、勞工、道德環(huán)保、職業(yè)健康安全法律法規(guī)及其它要求等文件。4、職責4.1總經(jīng)理負責批準發(fā)布管理體系文件。4.2管理者代表負責組織編制并審核管理體系文件。4.3文管中心負責RBA有關(guān)文件的管理。4.4其他部門負責本部門文件的日常管理。5、工作內(nèi)容5.1文件的分類5.1.1管理手冊(包括方針、政策、目標和指標)；5.1.2程序文件；5.1.3為確保公司社會責任業(yè)務(wù)過程有效策劃、運作和控制所需的工作文件，如程序文件、管理制度、管理規(guī)范、公司有關(guān)環(huán)境及職業(yè)健康安全和社會責任有關(guān)的制度、規(guī)定等；5.1.4記錄(一種特殊類型的文件)；5.1.5外來文件(包括法律法規(guī)、RBA標準、規(guī)范、顧客提供的文件)。5.2文件的編寫與審批5.2.1本公司RBA管理方針、政策、目標指標由總經(jīng)理制定并批準發(fā)布。5.2.2管理手冊、程序文件由管理者代表組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。5.2.5其它文件分別由相關(guān)部門編寫，部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準。5.3文件的編號5.3.1管理手冊：WJ_RBA-1—□□1.0(版本號,每次改版由1.0升級為2.0，依次類推)手冊發(fā)布年號RBA行為守則手冊代號公司名稱縮寫文件名稱文件與資料管制程序文件編號WJ_RBA-2-01版本頁次制訂部門文管中心制訂日期20XX.02.01修訂日期1.02/35.3.2程序文件：WJ_RBA-2—□□1.0(版本號,每次改版由1.0升級為2.0，依次類推))文件序列號01，02程序文件代號公司名稱縮寫5.3.3作業(yè)文件WJ_RBA–3-□□1.0(版本號,每次改版由1.0升級為2.0，依次類推)文件序列號01，02管理規(guī)范、制度文件代號工作文件代號公司名稱縮寫5.3.4記錄表單WJ_RBA–□□-□□1.0(版本號,每次改版由1.0升級為2.0，依次類推)文件序列號001，002對應(yīng)相關(guān)文件編碼代號表單編號公司名稱縮寫5.3.5與其他管理體系(如質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等)以及產(chǎn)品有關(guān)的支持性文件、技術(shù)資料、圖紙的編號由文管中心及各主管部門根據(jù)各自體系文件管控及實際需要自行編號。5.3.6外來文件編號按外來文件頒發(fā)部門規(guī)定編號管理。5.4文件的管理5.4.1文管中心建立全公司RBA關(guān)聯(lián)文件《文件一覽表》，明確文件名稱、編號、分發(fā)部門、版本號并經(jīng)管理者代表審批。5.4.2文管中心依據(jù)公司運行的需要發(fā)放管理體系文件，并在《文件發(fā)放/回收記錄表》上登記。5.4.3與進行中的業(yè)務(wù)有關(guān)的文件，由業(yè)務(wù)主管部門管理，工作完成后由主管部門整理、立卷并歸檔。5.4.4本公司與管理體系有關(guān)的文件和資料均處于受控狀態(tài)，文管中心負責將體系文件的有效版本加蓋“受控”印章，并登記在《文件一覽表》上。5.4.5當員工調(diào)離工作崗位時，所持有文件不得私自帶走，應(yīng)按原發(fā)放記錄交回。5.5文件的修改和更新5.5.1管理體系文件需要更改時，由申請部門/人以《文件更改申請單》的形式報文管中心，由其組織統(tǒng)一更改。5.5.2文管中心應(yīng)確保文件的更改應(yīng)由原審批部門評審和批準，若指定部門審批時，該指定部門應(yīng)能獲取用于做出決定的相關(guān)背景資料。5.5.3文件的更改采用換頁的形式，標注更改修訂狀態(tài)(0、1、2)并在修訂記錄上記錄更改情況。文件名稱文件與資料管制程序文件編號WJ_RBA-2-01版本頁次制訂部門文管中心制訂日期20XX.02.01修訂日期1.03/35.5當文件更改次數(shù)較多或進行重大更改時，應(yīng)進行換版(A、B、C)，原版次文件收回，發(fā)放新版文件。5.5.5管理者代表根據(jù)需要組織有關(guān)部門對體系文件的適宜性、充分性與有效性進行評審，必要時可予更新。5.6文件作廢和留用5.6.1當文件不適應(yīng)體系需要時，應(yīng)進行換版與作廢，作廢的管理體系文件由文件發(fā)放部門按發(fā)放記錄統(tǒng)一從使用現(xiàn)場收回。5.6.2為法律或積累知識的目的保留的已作廢文件應(yīng)加蓋“作廢”標識，或經(jīng)管理者代表批準后統(tǒng)一銷毀。5.7外來文件的控制5.7.1本公司外來文件包括法律法規(guī)、管理或技術(shù)標準以及供方或顧客提供的文件。5.7.2公司的各類外來文件由主管領(lǐng)導(dǎo)確認后，按文件類別列入公司《外來文件一覽表》中，并加蓋“外來文件”章。5.7.3國家及行業(yè)標準、國家法規(guī)等外來文件要及時隨其版本的更新進行換版。外來文件的有效性由行政部會同業(yè)務(wù)主管部門定期確認，并做好確認記錄。5.8電子文檔的管理5.8.1ERP管理人員負責公司信息系統(tǒng)管理，通過設(shè)置密碼和規(guī)定訪問權(quán)限，對電子文件進行管理。5.8.2各部門采用“專用文件夾”存放經(jīng)批準的電子文檔最新的有效版本，并確保相關(guān)人員能夠隨時訪問到最新文件。5.8.3各部門負責定期將公司與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)資料的電子文檔定期備份