施工單位檔案管理

施工單位檔案管理1、施工單位工程檔案的分類及內容

施工單位工程檔案大致包括以下幾大類型：

1）施工綜合管理文件。包括：施工方案、施工計劃、施工措施，有關質量、安全、進度計劃、環(huán)保水保方面的往來文件，會議紀要，各種施工原始記錄，工程照片和錄像等；

2）質量保證文件。包括：原材料及構件出廠證明、復驗單及試驗報告，半成品、成品試驗成果匯總及現(xiàn)場材料見證取樣記錄、混凝土（砂漿）配料單，各種現(xiàn)場檢測記錄及報告，設備、機具、儀器儀表率定檢測記錄及檢修記錄等；

3）質量檢查簽證文件。如：施工定位測量，放樣報驗單，施工測量成果報審表及測量成果等，測量原始記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄，各種單元工程驗收及評定（包括工序）、交工驗收記錄等；

4）竣工圖；

5）工程結算文件。包括：計量支付文件及完工結算文件，合同變更、索賠與反索賠文件等；

6）工程驗收文件。包括：合同項目工程（含單位及分部工程）完工驗收簽證鑒定書，施工報告、階段驗收、交工交面驗收報告、竣工報告、工程建設施工大事記，竣工結算報告，工程移交證書及工程項目缺陷（保修）責任終止證書等；

2、工程檔案的形成應真實，準確、滿足要求

工程檔案的內容必須真實、完整、準確、規(guī)范、系統(tǒng)，與工程實際相符合，絕不允許偽造或與實際不符；其深度必須符合國家有關工程方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。

3、工程檔案的編制、收集，整理、管理和移交

1）工程檔案的編制

①填寫要規(guī)范

施工單位應在項目成立初期備齊工程相關施工規(guī)范、驗收標準，使工程文件一開始就用規(guī)范化、標準化來嚴格要求，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。

②簽字蓋章應符合要求

要求責任人簽字部位必須由責任人本人按照身份證的姓名簽字，不應使用化名，嚴禁代簽或用印章代替簽名；簽名時應注明日期。

有責任單位簽字蓋章部位必須由責任單位責任人簽字，并加蓋該單位的現(xiàn)場派出機構的公章。

③改錯要符合要求

在工程文件編制過程中不可避免的會出現(xiàn)一些錯誤，正確的改錯方法是將錯誤用斜線劃掉，再在其右上方填寫正確的文字（或數(shù)字），禁止使用改正液、貼紙重寫、刀片刮或用墨水涂黑等方法。

2）工程檔案的收集

工程項目所形成的全部工程文件在歸檔前按檔案管理的要求進行收集整理；并在歸檔前對工程項目所形成的全部文件材料按檔案管理要求進行查漏補缺和完善。

3）工程檔案的整理

工程文件的組卷應遵循其自然形成規(guī)律和成套性特點，分類科學，組卷合理，保持卷內文件的有機聯(lián)系；使組成的案卷既能準確、系統(tǒng)地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

①直接針對本項目非普發(fā)性管理文件按合同項目結合問題、文件類型、年度等進行整理組卷。

卷內文件按問題、時間、文號或重要程度排列，同一問題（事項）的請示與批復、函與復函、主件與附件原則上不能分開，并按批復在前、請示在后，復函在前、函在后，主件在前、附件在后的順序排列；同一事項的來往文函應放在一起，依時間順序排列。

②非管理性的工程文件按項目劃分的單位（單項）工程、分部工程、單元（分項）工程并結合問題、年度、文件類型、專業(yè)等進行整理組卷。

卷內文件為材質證明文件按材質類別、批次排列；卷內文件為質量檢查、評定、驗收文件、試驗檢驗、施工記錄則按單位工程、分部（分項）工程、樁號、高程排列。

③通用圖、標準圖應單獨組卷；若采用了通用圖、標準圖，必須在工程文件整理組卷時于圖紙目錄中注明其圖號及編制單位，并在卷內備考表說明中注明。

卷內圖紙按單位（單項）工程、專業(yè)排列，同專業(yè)圖按圖號順序排列。

4）工程檔案的移交

工程檔案整理完畢經(jīng)監(jiān)理檢查合格后移交建設單位，移交時應明確移交的內容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并應有完備的清點、雙方簽字、蓋章等交接手續(xù)。

4、工程項目檔案管理中應注意的問題

①建立工程檔案管理組織機構

工程項目部成立的同時建立工程檔案管理組織機構，應明確主管檔案管理工作的領導，設立檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員。

②健全檔案管理制度

在工程項目施工初期就應結合工程項目實際情況，制定相應的工程檔案管理規(guī)定，明確各部門在工程檔案形成過程中各自應承擔的職責。只有工程項目建設過程中各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。

②加強現(xiàn)場施工技術人員檔案意識

應有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、施工現(xiàn)場作業(yè)人員進行檔案業(yè)務知識、工程質量標準知識培訓，使工程項目管理人員、施工技術人員在增強檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務和工程質量標準。

5、工程檔案管理人員應具備的素質

工程檔案管理歸根到底是人才的管理，要想形成高質量工程檔案，不但要求檔案管理人員能對檔案進行日常使用、維護、更新、收集、整理等，同時要具有較強的專業(yè)知識，必要的施工經(jīng)驗和很好的文化素養(yǎng)。①要有責任心

首先檔案管理是一種專業(yè)型強、需要細心地對待每一個數(shù)據(jù)、每一份表格，確保工程檔案的準確無誤；其次檔案管理也是一種涉及面廣、工作量大的工作，需要耐心的分門別類的整理、歸檔；同時檔案管理工作也是一種復雜繁瑣、枯燥無味的工作，在長期的工作中極易產(chǎn)生厭煩的情緒，所以，檔案管理人員在工作中要有足夠的責任心，要嚴肅認真、一絲不茍的對待。

②要具備專業(yè)知識

首先要能看懂工程施工圖，能編制修改工程竣工圖，根據(jù)圖紙計算工程量；也要了解各類工程施工方法、施工工藝及施工技術；熟知工程建筑材料的分類、性能、用途；

其次要能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄、工程驗收表格、工程評定表格、還要了解文秘基礎知識，熟悉工程建設活動的報告、批復、通知、紀要等應用公文的編寫方法；熟悉工程資料收集的內容、范圍；掌握工程檔案收集、編制、整理的方法。

③要具備電子辦公能力

隨著科學技術的發(fā)展，電子檔案逐漸普及，檔案工作不再局限于紙上，熟練的掌握電子檔案的應用技術及辦公軟件，能過夠及時、準確、完整、系統(tǒng)的把檔案資料電子化，為檔案的管理工作提高效率。

④要有積極主動的協(xié)調能力

在實際工作中，檔案人員協(xié)調能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。檔案管理人員為了做好檔案工作，不可避免的要和業(yè)主、監(jiān)理、設計等有關單位打交道，要想保證工程檔案及時、齊全、規(guī)范的歸檔，除靠有關規(guī)章制度外，更主要是靠檔案工作者自身的素養(yǎng)和協(xié)調能力的發(fā)揮。

⑤要主動學習并掌握新規(guī)程、規(guī)范

國家新技術、新工藝、新規(guī)范的更新日益加快，檔案管理人員在熟知相關工程法律法規(guī)、政策、標準及其使用情況的同時，還要時刻注意有關規(guī)范標準的更新替代，并盡快學習掌握。

結束語

工程檔案管理是工程建設過程中不可或缺的一項重要工作，是一項認真嚴肅的技術工作，是一項