物資材料采購(gòu)管理規(guī)定

本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁(yè)物資材料采購(gòu)管理規(guī)定為規(guī)范各項(xiàng)目的物資材料選購(gòu)程序，加強(qiáng)物資材料選購(gòu)的管理，確保材料選購(gòu)工作正常進(jìn)行，制定了相關(guān)管理規(guī)定，下面我給大家介紹關(guān)于物資材料選購(gòu)管理規(guī)定的相關(guān)資料，盼望對(duì)您有所關(guān)心。

物資材料選購(gòu)管理?xiàng)l例第一條為了加強(qiáng)內(nèi)部管理和掌握，規(guī)范選購(gòu)行為，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，以最大限度地降低選購(gòu)成本，特制定本方法。

其次條本方法對(duì)本公司全部材料物資的選購(gòu)均適用，公司控股子公司參照?qǐng)?zhí)行。

第三條選購(gòu)流程及職責(zé)分工

一、選購(gòu)流程：

1、生產(chǎn)部依據(jù)設(shè)備狀況滾動(dòng)編制月度、季度、年度生產(chǎn)方案包括主要材料(玻璃、鋁框、接線盒、背板等)月度、季度消耗總量、單位產(chǎn)品材料消耗量及原輔材料平安庫(kù)存量，經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

2、選購(gòu)部門依據(jù)生產(chǎn)方案、單位消耗量、平安庫(kù)存量、實(shí)時(shí)庫(kù)存量、選購(gòu)周期及供求狀況定期編制原輔材料選購(gòu)方案，經(jīng)分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后進(jìn)行詢價(jià);辦公用品由需求部門申請(qǐng)，綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一選購(gòu)，其余物資選購(gòu)包括修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等由需求部門申請(qǐng)，選購(gòu)部門負(fù)責(zé)選購(gòu)。

3、選購(gòu)審批權(quán)限：公司原輔材料選購(gòu)方案，由分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn);其余物品選購(gòu)方案或選購(gòu)申請(qǐng)由需求部門申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后執(zhí)行;大宗機(jī)器設(shè)備等巨額選購(gòu)還需呈報(bào)公司董事會(huì)決議通過(guò)后執(zhí)行。

4、選購(gòu)人員進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)、比較分析報(bào)審，原輔材料、修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等定價(jià)須經(jīng)公司物資價(jià)格監(jiān)查組審議通過(guò)后執(zhí)行選購(gòu)。

5、成立物資選購(gòu)監(jiān)查組。物資監(jiān)查組的工作職責(zé)：參加公司供應(yīng)商的選擇;負(fù)責(zé)公司選購(gòu)物資價(jià)格的審定等，監(jiān)查組由董事長(zhǎng)任組長(zhǎng)，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)為成員的四人監(jiān)查組。供應(yīng)商評(píng)價(jià)采納現(xiàn)場(chǎng)考察和資質(zhì)審查相結(jié)合，但參加現(xiàn)場(chǎng)考察人員和參加其資質(zhì)審查人員不得重復(fù);供應(yīng)商評(píng)審采納比較記名投票方式，董事長(zhǎng)一人兩票制，其余人員一人一票制，全數(shù)為五票，少數(shù)聽從多數(shù)。經(jīng)監(jiān)查組審查通過(guò)的選購(gòu)價(jià)格才能執(zhí)行。

6、定期或即時(shí)簽訂購(gòu)銷合同，日常由選購(gòu)人員聯(lián)系發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量及交貨地點(diǎn)等事項(xiàng)。

7、倉(cāng)庫(kù)收貨、品管人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。

二、職責(zé)分工：

1、銷售部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度銷售方案的制定和修正;

2、生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度生產(chǎn)方案的制定和修正;

3、選購(gòu)部門負(fù)責(zé)公司全部材料物資的選購(gòu)，同時(shí)依據(jù)生產(chǎn)方案、交貨期限、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量及平安庫(kù)存量定期或適時(shí)進(jìn)行選購(gòu)申請(qǐng);

4、品管部門負(fù)責(zé)選購(gòu)貨物的質(zhì)量參數(shù)以及進(jìn)倉(cāng)貨物的品質(zhì)檢驗(yàn);

5、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)選購(gòu)流程及購(gòu)銷合同、單據(jù)的審核，同時(shí)負(fù)責(zé)相關(guān)資金的落實(shí)支配;

6、倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)貨物的數(shù)量驗(yàn)收、發(fā)放及實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)量反饋等;

7、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)選購(gòu)申請(qǐng)及其購(gòu)銷合同的簽批，包括主要材料、修理備用件、辦公設(shè)備、低值易耗品等貨物選購(gòu)供應(yīng)商的選擇及其接洽;

8、董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)機(jī)器設(shè)備、不動(dòng)產(chǎn)購(gòu)置、無(wú)形資產(chǎn)受讓等非常常性物資選購(gòu)的接洽、合同簽批等。

第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過(guò)3個(gè)月的用量。

第五條供應(yīng)商評(píng)定掌握程序

1、主要材料的含義

主要材料是指構(gòu)成產(chǎn)品的主體、產(chǎn)品之間可以分隔但不影響產(chǎn)品性能材料，主要包括玻

璃、鋁框、接線盒、EVA等，幫助材料就是主要材料以外的材料;

2、對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)

2.1、選購(gòu)部依據(jù)同類材料的無(wú)差異掌握要求，結(jié)合物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等比較，選擇合格的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商選擇評(píng)定記錄表》。在無(wú)差異或差異可控的基礎(chǔ)上，對(duì)同類材料供應(yīng)，應(yīng)盡量選擇幾家合格的供應(yīng)商。經(jīng)選購(gòu)部、監(jiān)查組等相關(guān)機(jī)構(gòu)審查通過(guò)后，錄入《合格供應(yīng)商名單》中材料物資選購(gòu)管理方法材料物資選購(gòu)管理方法。

2.2、評(píng)價(jià)供應(yīng)商時(shí)一般可考慮以下因素：

a、供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格及付款條件、售后服務(wù)、歷史業(yè)績(jī)等;

b、質(zhì)量保證力量，即質(zhì)量掌握體系;

c、業(yè)內(nèi)評(píng)價(jià)、第三方認(rèn)證等;

d、滿意法規(guī)的要求，選購(gòu)產(chǎn)品涉及強(qiáng)制性認(rèn)證的，應(yīng)具有相關(guān)認(rèn)證的證書和質(zhì)量證明等

2.3、對(duì)第一次供應(yīng)材料的供應(yīng)商，除供應(yīng)充分的背景證明材料外，還需經(jīng)樣品測(cè)試及小

批量試用，經(jīng)測(cè)試合格后才能供貨：

a、新供應(yīng)商依據(jù)相關(guān)要求供應(yīng)少量材料;

b、交生產(chǎn)車間試用，并填寫《供應(yīng)商評(píng)定記錄表》中相關(guān)欄目，結(jié)果反饋給選購(gòu)部;

c、小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。小批量試用合格的，必要時(shí)再經(jīng)試用，均合格的，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入《合格供應(yīng)商名錄》。

3、供應(yīng)商的日常管理

3.1、選購(gòu)部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的供貨業(yè)績(jī)進(jìn)行跟蹤，準(zhǔn)時(shí)與品管部進(jìn)行溝通。供應(yīng)商產(chǎn)品如消失嚴(yán)峻質(zhì)量問題，選購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《限期整改通知單》限期整改，如兩次發(fā)出“通知單”但質(zhì)量仍沒有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其供貨資格。

3.2、選購(gòu)部每年對(duì)合格供應(yīng)商至少進(jìn)行兩次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫《供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占50%，交貨期評(píng)分占10%，價(jià)格及售后服務(wù)占40%。評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)為：一年中平均質(zhì)量合格率達(dá)到98%以上的賜予滿分，每降一個(gè)百分點(diǎn)扣5分，但質(zhì)量評(píng)分不能低于35分;交貨期都準(zhǔn)時(shí)交貨的給滿分，常常送貨不準(zhǔn)時(shí)的，給5分以下;在同等質(zhì)量的基礎(chǔ)上價(jià)格在業(yè)內(nèi)最低的，給35分以上?？傇u(píng)分不能低于80分，若低于80分或質(zhì)量評(píng)分低于35分，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格;如因特別狀況留用，應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的檢驗(yàn)或驗(yàn)證工作。

3.3、選購(gòu)人員保持與供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)溝通，當(dāng)供應(yīng)商的供貨變化會(huì)影響獲證產(chǎn)品全都性時(shí)，選購(gòu)部應(yīng)實(shí)行相關(guān)措施，以確保該變化符合認(rèn)證規(guī)定的要求。

第六條供應(yīng)商的選擇全部物品選購(gòu)供應(yīng)商選購(gòu)部門必需建立其背景資料檔案庫(kù)，同類

物品選購(gòu)至少預(yù)備兩家或以上數(shù)量供應(yīng)商，以確保供應(yīng)渠道的順暢，供應(yīng)商的選擇從《合格供應(yīng)商名錄》中擇優(yōu)錄用;

第七條價(jià)格確認(rèn)

1、已經(jīng)核定的物料，選購(gòu)人員應(yīng)注意分析，收集信息資料以盡可能降低選購(gòu)成本，其他部門人員若有相關(guān)信息應(yīng)盡可能供應(yīng)選購(gòu)人員，以供參考;

2、最新選購(gòu)物品或最新供貨的供應(yīng)商其供貨價(jià)格須報(bào)請(qǐng)物資選購(gòu)監(jiān)查組進(jìn)行審議，經(jīng)審議通過(guò)后方可執(zhí)行，已經(jīng)核定物料選購(gòu)價(jià)格通知上調(diào)時(shí)，須附價(jià)格上調(diào)緣由，選購(gòu)部報(bào)請(qǐng)物資選購(gòu)監(jiān)查組進(jìn)行審議，審議通過(guò)后方可執(zhí)行;

第八條詢價(jià)、比價(jià)、競(jìng)價(jià)

1、依據(jù)物料選購(gòu)的需求，選購(gòu)人員應(yīng)至少選擇三家適合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)的內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、報(bào)價(jià)的有效期限、交貨日期、結(jié)算方式、合同形式(長(zhǎng)期合同或即時(shí)合同)等;

2、選購(gòu)部在收到供應(yīng)商反饋信息后，選購(gòu)人員據(jù)此分別品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交期、售后服務(wù)等進(jìn)行比較分析，選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo)，公開競(jìng)價(jià);

3、物資選購(gòu)監(jiān)查組審議價(jià)格的過(guò)程嚴(yán)厲?仔細(xì)，審議的方法是評(píng)定計(jì)分制，審議的地點(diǎn)必需是公司注冊(cè)地，審議的依據(jù)是供應(yīng)商提交的投標(biāo)書或報(bào)價(jià)單等。

第九條執(zhí)行選購(gòu)

1、選購(gòu)人員接到經(jīng)核準(zhǔn)的“請(qǐng)購(gòu)單”后，應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸，進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判。對(duì)金額較大的或批量選購(gòu)，應(yīng)到供方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察，以充分了解供方的資信程度、供貨力量和現(xiàn)貨品質(zhì)等，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向。

2、在選購(gòu)作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成全都后，選購(gòu)人員應(yīng)預(yù)備相應(yīng)買賣合同四份，經(jīng)授權(quán)簽字蓋章后生效，供方留存兩份，需方留存兩份，其中一份選購(gòu)部、一份財(cái)務(wù)部，合同需要列明至少下列條款：

2.1、供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

2.2、選購(gòu)物料的具體描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特別要求需特殊注明;

2.3、訂單所選購(gòu)的數(shù)量/重量：?jiǎn)挝话b數(shù)量/重量;包裝件數(shù);

2.4、價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)、合同總額，定金或預(yù)付款

2.5、交貨日期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量。

2.6、付款方式

2.7、所需的質(zhì)量證明資料(檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等)。

2.8、質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。

2.9、運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。

3、屬于分批交貨的貨物，選購(gòu)人員依據(jù)實(shí)際需求，出具交貨通知單經(jīng)選購(gòu)部門經(jīng)理審核，加蓋公章后由選購(gòu)人員通知供方發(fā)貨，

選購(gòu)人員應(yīng)跟蹤掌握材料物料交貨，準(zhǔn)時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。

4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在其“送貨單”上注明“訂購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”，以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、選購(gòu)部門接到生產(chǎn)部門緊急選購(gòu)案件，應(yīng)馬上進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，按選購(gòu)程序指明專人快速辦理。

6、階段掌握及溝通

6.1、選購(gòu)過(guò)程分為請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨四個(gè)階段，選購(gòu)部應(yīng)協(xié)調(diào)掌握選購(gòu)作業(yè)每個(gè)階段的進(jìn)度。

6.2、選購(gòu)人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)將特別狀況反饋給主管上級(jí)，說(shuō)明特別緣由及預(yù)定完成日期，以便擬訂對(duì)策處理。

7、選購(gòu)作業(yè)方式除一般選購(gòu)作業(yè)方式外，選購(gòu)部門可依據(jù)材料物資使用狀況和選購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行選購(gòu)：

7.1、集中方案選購(gòu)：凡具有共同性的材料物資，可以集中選購(gòu)方案交貨的，可核定材料項(xiàng)目，通知生產(chǎn)等部門依方案提出請(qǐng)購(gòu)，選購(gòu)部門定期集中辦理選購(gòu)。

7.2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)選購(gòu)：凡常常性使用，且使用量較大的大宗材料物資，應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供貨價(jià)格，報(bào)批準(zhǔn)后通知各部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)方案。

8、退貨

經(jīng)檢驗(yàn)不合格的材料物資需要退貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)出具紅字“材料入庫(kù)單”或拒絕入庫(kù)，同時(shí)書面通知選購(gòu)人員并附有關(guān)“材料檢驗(yàn)報(bào)告”，選購(gòu)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)同供應(yīng)商溝通進(jìn)行后續(xù)處理。

第十條貨物驗(yàn)收及付款

1、供應(yīng)商交貨時(shí)選購(gòu)部應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)，對(duì)實(shí)物清點(diǎn)件數(shù)或稱重，隨貨同行的有關(guān)證件進(jìn)行核對(duì)，實(shí)物與請(qǐng)購(gòu)單或選購(gòu)合同內(nèi)容核對(duì)相符后簽收，倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單，庫(kù)管員簽字確認(rèn)，如發(fā)覺不符時(shí)，即通知選購(gòu)部會(huì)同處理。

2、對(duì)有質(zhì)量參數(shù)要求的材料物資，品管部派員驗(yàn)收，閱歷收合格后倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單，同時(shí)品管人員和庫(kù)管員必需簽字確認(rèn)。

第十一條付款結(jié)算

1、選購(gòu)款項(xiàng)必需按選購(gòu)合同所商定的時(shí)間和方式由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一支配支付。

2、付款申請(qǐng)由選購(gòu)人員提交，提交的內(nèi)容包括：送貨單、入庫(kù)單、對(duì)方開具的發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告等，申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)合同要求進(jìn)行，分清輕重緩急材料物資選購(gòu)管理方法選購(gòu)管理。申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明交貨日、開票日、預(yù)付款、已付款、余款等。按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)。

3、只有在消失以下狀況時(shí)才可由選購(gòu)人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：

3.1、緊急選購(gòu)且不能準(zhǔn)時(shí)辦理財(cái)務(wù)付款手續(xù);

3.2、外埠選購(gòu)且供應(yīng)商要求馬上付款時(shí);

3.3、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試期間臨時(shí)急需材料選購(gòu);

3.4、1000元以下的零星選購(gòu)

第十二條進(jìn)度掌握及特別反饋

1、選購(gòu)部應(yīng)注意合同或協(xié)議的到貨時(shí)間要求，把握到貨進(jìn)度。

2、選購(gòu)人員發(fā)覺供貨方交貨日期