四季花城小區(qū)檔案管理規(guī)定

四季花城小區(qū)檔案管理規(guī)定一、總則為了規(guī)范四季花城小區(qū)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理、社區(qū)建設(shè)和文化傳承等方面的重要作用，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于四季花城小區(qū)內(nèi)所有的檔案管理活動(dòng)。二、檔案的種類及定義1.行政檔案行政檔案是指公有制單位和社會(huì)團(tuán)體以及其他組織機(jī)構(gòu)依法行使職權(quán)所形成的文件、資料等。包括開具的各類證明、證件、證書、批文及其復(fù)制件等，以及政府文件和公文書、公文處理記錄、出入境資料、計(jì)劃、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研、考核、評(píng)估等制度性、規(guī)范性文件資料。2.業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案是指四季花城小區(qū)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件、資料等。包括合同、協(xié)議、辦公憑證、建筑工程、維修保養(yǎng)、設(shè)備設(shè)施、供應(yīng)物資、安保管理、救援、安全工作、保險(xiǎn)理賠、力所能及等所有跟業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案。三、檔案收集1.收集范圍檔案的收集范圍包括四季花城小區(qū)內(nèi)所有與行政管理、物業(yè)管理及社區(qū)建設(shè)相關(guān)的文件、資料等。2.收集內(nèi)容在收集過程中，需要記錄并分類存儲(chǔ)以下內(nèi)容：文件名稱；形成單位；形成時(shí)間；文件狀態(tài)；檔案內(nèi)容簡介。3.收集方式檔案的收集方式可以是：紙質(zhì)檔案網(wǎng)絡(luò)、傳真、郵寄等方式蓋章留檔；建立檔案室，及時(shí)收納并整理留存檔案；電子檔案存儲(chǔ)于指定電腦目錄中；對文件進(jìn)行分類、命名、備份和打包存儲(chǔ)。四、檔案整理1.整理范圍檔案整理的范圍包括收集到的全部檔案。2.整理要點(diǎn)檔案整理工作包括：建立檔案目錄；對檔案進(jìn)行分類；編制各個(gè)文件夾內(nèi)的檔案目錄表；對檔案進(jìn)行分類整理，使其更加有序；對有損壞、誤亂等情況的檔案進(jìn)行補(bǔ)救整理。3.整理標(biāo)準(zhǔn)在整理檔案時(shí)，需要按照以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：保證檔案清晰可辨；保證檔案簡介明了，無歧義；遵守檔案保密制度；嚴(yán)格保密檔案不得外傳。五、檔案保管1.保管期限檔案按照不同類型及用途，并根據(jù)不同期限、不同年代的法律規(guī)定，分別設(shè)置不同的保管期限。2.保管方式保管方式應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、格式、保存期限以及物業(yè)管理情況等綜合考慮，采取不同的保管方法。3.保管條件為確保檔案的完好無損，需要保持平穩(wěn)的溫度、濕度環(huán)境，并為檔案設(shè)立保管室。同時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜、防潮等。六、檔案借閱1.借閱要求借閱檔案需提交申請書，書面闡述借閱原因，經(jīng)過批準(zhǔn)后方可借閱。如需借閱秘密、機(jī)密、絕密檔案，還需要提供保密審批，并保證保密要求。2.借閱期限借閱時(shí)間以一個(gè)月為限，如需延期，需提出申請并經(jīng)過批準(zhǔn)。3.借閱標(biāo)準(zhǔn)對于被借閱的檔案，需采用相應(yīng)的安全措施進(jìn)行保護(hù)，確保不外泄。七、檔案銷毀銷毀檔案的工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律規(guī)定和文件要求進(jìn)行，嚴(yán)格控制和規(guī)范焚毀、破壞等行為。對于過期納入檔案庫的行政檔案或業(yè)務(wù)檔案等，可以按照文號(hào)、單位名稱、檔案目錄號(hào)、檔案形式等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行焚毀破壞處理。八、違規(guī)處理對于違反國家法律法規(guī)和本規(guī)定中有關(guān)檔案管理內(nèi)容規(guī)定的行為，檔案管理員應(yīng)及時(shí)予以糾正，并根據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)處理。如情節(jié)嚴(yán)重，造成重大損失的，需追究相應(yīng)責(zé)任。同時(shí)，在檔案管理過程中，應(yīng)做好防偽工作，保障真實(shí)、客觀、完整的檔案材料。九