銷售合同及訂單管理制度

銷售合同管理制度為加強銷售合同管理，規(guī)范公司各類銷售合同的簽署、履行、變更、終止、解除等行為，明確職責，防范風險，預防、減少和及時解決銷售合同糾紛，維護公司合法權(quán)益，保障經(jīng)營活動的順利進行，特制定本管理制度。第一章總則本制度適用于集團總部各部門及各分/子公司，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟組織相互之間簽訂的各類銷售合同的管理。銷售合同簽訂時應(yīng)遵守合法性原則、事前簽訂原則、利益明晰原則、書面銷售合同原則。第二章部門職責1、營銷部負責組織合同評審、評審產(chǎn)品成本、保管評審記錄及合同建檔留存。原則上使用公司統(tǒng)一的合同文本，當特殊文本時需要對合同約束條款進行商定。2、生產(chǎn)部負責評審生產(chǎn)能力技術(shù)要求。3、質(zhì)檢部負責評審產(chǎn)品質(zhì)量保證能力，并確保出廠質(zhì)量控制。4、運營部負責評審材質(zhì)、工藝、交期、儲存、運輸能力。5、財務(wù)部負責評審資金保障能力，信用額度執(zhí)行標準。6、應(yīng)重點關(guān)注價格、支付方式、產(chǎn)品材質(zhì)、交期、產(chǎn)品質(zhì)量異議、違約責任等條款。第三章銷售合同分類銷售類銷售合同，銷售部門簽訂的對外銷售產(chǎn)品的銷售合同，包括、等銷售合同。序號合同分類定義金額備注1小額合同單次簽訂、長期供貨的合同合同金額小于拾萬2普通合同金額較大的合同合同金額大于拾萬3重大合同公司與大客戶簽訂的合同第四章銷售合同內(nèi)容一、銷售合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款：1.銷售合同雙方身份信息：名稱或者姓名、住所、聯(lián)系方式、身份證號等；2.標的：銷售合同對標的物的描述應(yīng)清晰無歧義；3.數(shù)量：銷售合同的數(shù)量條款應(yīng)清晰準確，數(shù)量的單位也應(yīng)清晰；4.質(zhì)量：銷售合同的質(zhì)量條款應(yīng)根據(jù)標的針對性的明確的約定規(guī)格型號、款式等。5.價款或者報酬：銷售合同價款應(yīng)明確商品的價格及總價。6.履行期限、地點和方式：明確銷售合同履行的時間段、時間點及銷售合同履行的地點，并落實操作的可行性；付款的條件必須可以實現(xiàn)，且容易判斷及操作，付款的時間必須明確并有利于公司的資金安排。7.違約責任：違約條款包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等8.解決爭議的方式：協(xié)商不成的解決方式選擇訴訟的，管轄法院原則上應(yīng)約定由我方所在地法院管轄。9.根據(jù)銷售合同性質(zhì)與客觀需要，銷售合同內(nèi)容還可以有保修、保密、權(quán)利歸屬等條款。二、銷售合同標準文本：銷售合同標準文本指公司為重復使用而就某類業(yè)務(wù)預先擬定的銷售合同文本，包括標準條款和補充條款兩部分內(nèi)容。補充條款在標準文本中為空白部分，由具體業(yè)務(wù)的銷售合同雙方當事人協(xié)商加入。1.銷售合同標準文本（主要是標準條款）由相關(guān)業(yè)務(wù)部門起草，報法務(wù)會同相關(guān)部門共同討論修改，由法務(wù)綜合各部門意見確定最終文本后交經(jīng)辦部門，報公司審批后執(zhí)行。2.公司簽訂的銷售合同，有標準文本的，應(yīng)采用標準文本。采用標準文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對標準條款進行修改，也可增加補充條款。3.公司尚未制定或不宜采用銷售合同標準文本的，應(yīng)參照以往的銷售合同或最相類似的銷售合同標準文本或銷售合同示范文本另行擬定銷售合同。三、格式銷售合同文本：參加招投標時，客戶招標文件中明確指定銷售合同文本的，應(yīng)在投標前就銷售合同文本進行評審。如需調(diào)整更改的，業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)與客戶協(xié)商，最大限度滿足評審意見；如未能與客戶就銷售合同文本修改達成一致的，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可參與投標。第五章銷售合同定立一、調(diào)研準備定立銷售合同前，銷售合同承辦部門負責對銷售合同相對方的訂約資格與履約能力進行審查。審查項目包括但不限于以下事項：1.銷售合同相對方為法人的，應(yīng)提供真實有效的營業(yè)執(zhí)照、法人證明、開戶信息，非法定代表人簽約的需要提供法人授權(quán)委托書原件及委托代理人的身份證明；銷售合同相對方為自然人的，應(yīng)提供身份證明。以上資料除授權(quán)委托書外應(yīng)查驗原件后留存復印件。2.銷售合同標的應(yīng)與供方營業(yè)執(zhí)照載明的經(jīng)營范圍相符，涉及專營限制許可的，應(yīng)要求對方出示相應(yīng)的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證或者資質(zhì)證明。3.銷售合同相對人具有相應(yīng)的履約能力，應(yīng)正常運營且現(xiàn)金流健康，具有與銷售合同標的相稱的支付能力、生產(chǎn)能力或運輸能力等。必要時應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負債表、資金證明、資信證明等履約能力證明文件。4.有擔保的銷售合同，要審查擔保人的擔保能力、擔保資格、授權(quán)委托書。5.具有履約信用：重銷售合同、守信用，現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟案件。小額銷售合同，主要審查1、2、3項；其他銷售合同，須嚴格審查對方的主體資格和資信。對于與長期合作的公司，每年應(yīng)至少審查一次1、2、3項。二、洽談簽約：1.采用公司標準文本銷售合同、格式銷售合同的，由簽約承辦人根據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果填寫完整。2.其他銷售合同條款的起草、磋商原則上由承辦人負責，必要時與其他相關(guān)部門、法務(wù)會商擬定。3.重大銷售合同或其他重要銷售合同，由公司指定部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)共同負責起草、磋商。必要時可由公司法律顧問根據(jù)談判要點起草和修正。4.銷售合同洽談的過程中，承辦人應(yīng)在合理合法的范圍內(nèi)，力爭做到公司利益的最大化。在招投標、協(xié)商或談判過程中，凡對方承諾的各種對公司有利的事項必須寫入銷售合同條款。三、銷售合同編號：銷售合同草擬完成報審前應(yīng)進行編號，編號規(guī)則：按照“公司部門-日期+三位數(shù)字”的形式進行順序編號（示例：XHYX-20170705001）。銷售合同簽訂后針對原銷售合同的補充協(xié)議、采購訂單等，在原銷售合同的編號上加“–三位數(shù)字”順序編號（示例：XHYX-20170705001-002）。四、簽字蓋章：1.原則上要求所有的銷售合同由對方先行蓋章，我方加蓋“合同專用章”。2.銷售合同審批通過后，由銷售合同承辦人或公司指定人員在銷售合同的我方簽字處簽字，需蓋公司印鑒的，憑《銷售合同評審單》至行政中心加蓋合同專用章。第六章銷售合同審批一、審批流程：1、采用公司標準文本銷售合同、法定或政府審定的格式銷售合同的：原則上由承辦部門經(jīng)理負責審核，行政中心會同業(yè)務(wù)負責人進行監(jiān)督檢查。部門經(jīng)理可酌情與相關(guān)部門、法務(wù)會商。但是補充條款中增加我方違約責任的、銷售合同金額（或客戶信用額度）超過20萬的或者部門經(jīng)理認為有必要的，應(yīng)按照普通銷售合同審批流程進行報批。2、公司專門制定有評審流程或者需要前置審核的銷售合同，按照相應(yīng)的規(guī)定進行評審。3、未采用公司標準文本、格式銷售合同的：銷售合同起草完成后，銷售合同承辦人員填寫《銷售合同評審單》連同銷售合同文本、對方證照復印件等相關(guān)資料按如下流程進行報送審批：序號合同類別流程合同終審1小額合同承辦人→承辦部門負責人→審計→分管領(lǐng)導→分管領(lǐng)導2普通合同承辦人→承辦部門負責人→審計→法務(wù)→分管領(lǐng)導→集團總經(jīng)理→集團總經(jīng)理3重大合同承辦人→承辦部門負責人→會簽→審計→法務(wù)→分管領(lǐng)導→集團總經(jīng)理→集團總經(jīng)理評審流程說明：1、分管領(lǐng)導根據(jù)我方簽訂部門的不同進行界定：分公司簽訂的銷售合同分管領(lǐng)導為分公司總經(jīng)理。2、銷售合同審核流程中，因承辦部門不同等原因?qū)е履骋粛徫回撠熞粋€以上審核、審批環(huán)節(jié)的，在其負責的任一環(huán)節(jié)進行一次審批即可。3、到期續(xù)簽的銷售合同或補充銷售合同等銷售合同核心條款（交貨付款方式、違約責任等涉及雙方權(quán)責界定的條款）已經(jīng)法務(wù)審核的銷售合同，核心條款未作更改的（減少我方違約責任的可視同未作更改），可不經(jīng)法務(wù)審核。4、銷售合同審核過程中，審核部門應(yīng)在《銷售合同評審單》中簽署評審意見，也可以單獨出具審查意見書附于《銷售合同評審單》后。單獨出具審核意見的，需在《銷售合同評審單》中注明“審查意見后附”并簽字、注明評審時間。5、銷售合同如需根據(jù)評審意見進行修改的，由銷售合同承辦人就條款修改事宜與對方進行磋商。經(jīng)磋商仍無法滿足評審要求的，承辦部門可提出處理方案，報請銷售合同終審審批。6、需要加蓋公司印鑒的銷售合同，銷售合同審批通過后交行政中心負責人簽批蓋章。二、其他事項：銷售合同審批人員如遇出差、請假等不能參與銷售合同審批的，應(yīng)授權(quán)其他人代為審批。如遇公司緊急銷售合同需審批時，銷售合同承辦人可與審批人電話溝通后先送下一部門審批，銷售合同承辦人應(yīng)在審批表上注明原因并簽名確認，未審核部門在事后補簽。第七章銷售合同的履行銷售合同簽訂后，由承辦部門負責組織、協(xié)調(diào)我方義務(wù)的全面履行；及時跟進、督促檢查，確保銷售合同對方義務(wù)的履行。一、銷售合同承辦部門在銷售合同履行過程中所做的工作，均應(yīng)完整記錄并保留有效憑證。支付銷售合同款項的、交付貨物的，應(yīng)要求對方提供有效的收款、收貨憑證等。二、銷售合同承辦部門應(yīng)及時催告對方按約定履行義務(wù)。發(fā)現(xiàn)對方的交付不符合約定的，應(yīng)及時向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h。對方延期付款或有可能不履行或不能履行付款義務(wù)的，首先應(yīng)以對帳等方式取得對方對債務(wù)的書面確認，然后以法律許可的方式積極予以催收并保留催收的證據(jù)。三、對應(yīng)驗收的標的物，應(yīng)由有關(guān)部門驗收后簽署驗收證明。對驗收不合格或與銷售合同規(guī)定不符的標的物，應(yīng)由承辦部門在即日提出書面意見，按國家規(guī)定或銷售合同約定的時間向?qū)Ψ教岢霎愖h，采取適當措施解決；四、凡不按銷售合同規(guī)定的結(jié)算方式辦理收款和支付手續(xù)的，財務(wù)部有權(quán)拒絕辦理。財務(wù)部應(yīng)隨時督促銷售合同承辦部門保障銷售合同雙方按時全額履行銷售合同的收付款義務(wù)。第八章銷售合同的變更及解除變更或解除銷售合同應(yīng)采用書面形式，由銷售合同承辦部門負責辦理。一、銷售合同履行過程中，銷售合同各方需變更、補充或解除銷售合同的，按銷售合同簽訂程序辦理。二、銷售合同的變更或補充經(jīng)審查通過后，原銷售合同簽字人員應(yīng)在變更或補充的銷售合同上簽字并辦理用印手續(xù)，原則上簽字人員前后不得更換，確需變更的需在變更或補充的條款中有所說明。三、因變更、解除銷售合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律規(guī)定應(yīng)免除責任的，相對方均應(yīng)承擔賠償責任，并在變更、解除銷售合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。四、變更、解除銷售合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原銷售合同仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第九章銷售合同爭議的處理一、銷售合同各方在銷售合同履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按實事求是的原則，平等協(xié)商解決。二、在一定期限（一般為一周）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意見或?qū)Ψ綗o意協(xié)商解決的，承辦人員應(yīng)及時書面報告部門領(lǐng)導、法務(wù)人員，相關(guān)人員回上海后提出處理方案，報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。三、涉及銷售合同糾紛已提起訴訟或仲裁的，銷售合同主辦部門應(yīng)及時將銷售合同的簽訂、履行、糾紛的成因以及處理情況整理成書面材料連同所有有關(guān)證據(jù)原件，移交公司行政中心，由行政中心提出應(yīng)對方案，報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。四、對于重大疑難的案件，確需聘請律師代理的，由行政負責與外聘律師的溝通。第十章銷售合同歸檔管理一、行政中心法務(wù)負責對銷售合同承辦部門的銷售合同歸檔工作進行檢查、指導、監(jiān)督。二、行政中心負責重大銷售合同的歸檔保管工作；其他銷售合同由銷售合同承辦部門安排專人負責歸檔保管，銷售合同保管人應(yīng)負起保密責任，嚴格按照公司保密制度要求做好保密工作。三、銷售合同的歸檔保管部門須建立銷售合同臺賬，對本部門組織簽訂和履行的銷售合同作詳細的記錄，并妥善保管銷售合同文本資料。銷售合同檔案內(nèi)容包括：1.客戶資質(zhì)證明等相關(guān)資料；2.銷售合同、補充變更協(xié)議、訂購單、附件、審查意見書等原件；3.銷售合同履行記錄：客戶出具的收貨回執(zhí)、收據(jù)發(fā)票回執(zhí)等原件；4.銷售合同糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。5.其他銷售合同相關(guān)的資料原件、復印件。第十一章獎懲一、對于積極推進公司銷售合同管理，遵守銷售合同管理相關(guān)規(guī)章規(guī)范的，獎勵如下：1.在公司履約過程中，主動進行風險管理，發(fā)生履約風險時積極上報、協(xié)調(diào)處理，挽回公司經(jīng)濟損失的，獎勵200-2000元。2.發(fā)生銷售合同違約后，積極搜集證據(jù)，挽回公司損失者，獎勵200-2000元。3.表現(xiàn)突出、挽回公司損失款項巨大的由所在部門報請公司給予額外獎勵。二、除有明確規(guī)定的條款，如有違反本管理規(guī)定的，相關(guān)責任人處罰如下：1.銷售合同未經(jīng)審批直接簽訂的，罰款500元。2.未對新開發(fā)客戶進行訂約資格、履約能力調(diào)查的，罰款200元。3.對長期合作客戶未按要求定期對其進行訂約資格、履約能力復查的罰款200元。4.銷售合同標的、質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號、交貨時間、付款節(jié)點、違約責任等關(guān)鍵事項約定不明的，罰款200元。5.銷售合同臺賬登記不全、更新不及時的，罰款50元；銷售合同原件、資質(zhì)、相關(guān)憑據(jù)未按規(guī)定上交存檔的，罰款100元；丟失、損毀銷售合同原件及相關(guān)憑據(jù)的，罰款200元。6.因違反本制度的有關(guān)規(guī)定給公司造成損失的，應(yīng)賠償公司的全部損失。三、對于負有領(lǐng)導責任的部門領(lǐng)導、分管領(lǐng)導：1.員工違反本管理規(guī)定的，其部門領(lǐng)導應(yīng)制定并落實整改措施；違規(guī)次月起三個月內(nèi)，本部門有員工違反同一規(guī)定被罰款的，給予直屬領(lǐng)導同等處罰。2.部門員工月累計違反本管理規(guī)定三次及以上的，從員工第三次違規(guī)開始，對負有領(lǐng)導責任的直屬領(lǐng)導、上級部門負責人，處以同等處罰。3.部門員工違反本管理規(guī)定給公司造成較大損失的，對負有領(lǐng)導責任的直屬領(lǐng)導、上級部門負責人分別罰款200-1000元。部門員工違反本管理規(guī)定給公司造成巨大損失的，對負有領(lǐng)導責任的直屬領(lǐng)導、分管領(lǐng)導罰款1000元以上，并視情節(jié)輕重給予調(diào)崗、降職直至辭退。營業(yè)部門與顧客洽談投標意向營業(yè)部門組織相關(guān)部門識別顧客需求進行投標書準備營業(yè)部門組織對投標書進行評審營業(yè)部門與顧客洽談投標意向營業(yè)部門組織相關(guān)部門識別顧客需求進行投標書準備營業(yè)部門組織對投標書進行評審是否中標結(jié)束識別顧客需求準備合同草案是否常規(guī)合同有無現(xiàn)貨營業(yè)部門組織相關(guān)部門對產(chǎn)品要求審評無不確定條款與顧客協(xié)商解決總經(jīng)理批準產(chǎn)品要求評審表簽訂合同公司訂單管理制度1、目的：1.1為更好地規(guī)范訂單管理流程的編制、改訂與執(zhí)行，特制訂本制度文件。1.2為提高訂單管理的效率和協(xié)同工作，為使公司銷售部工作正常有序地運行，為公司帶來更高的經(jīng)濟效益，根據(jù)需要明確并細化銷售部人員的各項工作職責及內(nèi)容。2、范圍：2.1本制度適用于有限公司的訂單的發(fā)注、訂購及審核的管理。2.2本制度適用于銷售部各級人員（包括總監(jiān)、各科長、具體擔當及負責者）。3、職責：3.1銷售部相關(guān)負責人負責訂單受注、并監(jiān)控到審核和到貨整個過程。3.2銷售部總監(jiān)負責召集：工廠長、總經(jīng)理、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、品質(zhì)各部門負責人訂單的有效性，進行評審并最終確認。3.3生產(chǎn)管理根據(jù)訂單內(nèi)容制定加工、出貨計劃；3.4銷售部相關(guān)負責人負責訂單貨款的請付；4、主要內(nèi)容：4.1根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容劃分成：采購訂單、加工訂單，共兩部分。5、具體職責：5