《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

工程檔案工作為

“保增長、擴(kuò)內(nèi)需、調(diào)結(jié)構(gòu)、促振興”

提供支撐遼寧省檔案局葛仁軍:23252711

《企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》

主要內(nèi)容的宣傳和貫徹

盤錦市檔案局李海龍

:2836045

一.綜述二.設(shè)計(jì)原那么與內(nèi)容結(jié)構(gòu)三.適用范圍、引用文件與名詞術(shù)語四.根本要求五.組織建設(shè)六.制度建設(shè)七.業(yè)務(wù)建設(shè)八.信息化建設(shè)九.設(shè)施設(shè)備主要內(nèi)容

中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T42—2009國家檔案局2009年11月2日發(fā)布2010年1月1日實(shí)施特點(diǎn)：1.《標(biāo)準(zhǔn)》全面、系統(tǒng)：檔案業(yè)務(wù)工作政策法規(guī)環(huán)境領(lǐng)導(dǎo)與員工責(zé)任規(guī)章制度和組織建設(shè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)2.四個(gè)創(chuàng)新：管理創(chuàng)新。《標(biāo)準(zhǔn)》第一次系統(tǒng)、全面地提出企業(yè)建立和開展檔案工作的根本要求，填補(bǔ)了我國檔案工作整體建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化方面的空白，結(jié)束了企業(yè)檔案工作只有單項(xiàng)業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)的歷史。觀念創(chuàng)新。2001年，國際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489.1《檔案管理通那么》中首先正式提出檔案的資產(chǎn)屬性概念。2002年的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中只是將檔案作為是“有保存價(jià)值的文件材料”。經(jīng)驗(yàn)根底。明確了檔案工作制度的體系構(gòu)成及各項(xiàng)制度的主要內(nèi)容，提出了檔案工作的各項(xiàng)要求，明確了可供企業(yè)參考的文件材料歸檔范圍與保管期限參照表〔指工業(yè)企業(yè)〕。都是基于我國企業(yè)檔案工作多年的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)。信息化方向。將檔案信息化建設(shè)作為對企業(yè)檔案工作的方向性要求，對企業(yè)檔案信息化提出了目標(biāo)和原那么，對電子文件的歸檔存儲、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化效勞，電子檔案平安保管等提出了原那么性要求。第二章設(shè)計(jì)原那么《標(biāo)準(zhǔn)》的設(shè)計(jì)理念與根底是系統(tǒng)管理思想和檔案資產(chǎn)的價(jià)值觀念：檔案資源——資產(chǎn)觀。組織制度——領(lǐng)導(dǎo)先。全員責(zé)任——全覆蓋。過程方法——重前端。戰(zhàn)略方向——信息化。系統(tǒng)管理——全程兼。這些原那么及其所代表的觀念，集中反響和表達(dá)了多年來企業(yè)檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代管理的理念與原那么。

第二章內(nèi)容結(jié)構(gòu)共九章和兩個(gè)附錄內(nèi)容包括適用范圍、標(biāo)準(zhǔn)性引用文件、術(shù)語和定義、檔案工作原那么、檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備以及附錄。第三章之適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。雖然《企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》主要是依據(jù)工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)類型企業(yè)的檔案管理實(shí)踐而制定，但是有關(guān)企業(yè)檔案工作的方法與技術(shù)指南等，具有普遍的指導(dǎo)意義，因此其它類型企業(yè)〔如交通運(yùn)輸、金融證券、電信電力、設(shè)計(jì)研究等〕及事業(yè)單位可參照使用。第三章標(biāo)準(zhǔn)性引用文件標(biāo)準(zhǔn)性引用文件主要有兩類：一類是標(biāo)準(zhǔn)，另一類是標(biāo)準(zhǔn)性文件。標(biāo)準(zhǔn)中包括國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)性文件主要是國家有關(guān)主管部門制發(fā)的、要求有關(guān)組織機(jī)構(gòu)貫徹執(zhí)行的方針、政策及管理文件。按照標(biāo)準(zhǔn)起草的標(biāo)準(zhǔn)要求，通常將標(biāo)準(zhǔn)列入“標(biāo)準(zhǔn)性引用文件”，而其他“標(biāo)準(zhǔn)性文件”一般放在標(biāo)準(zhǔn)的最后，作為參考文件。本標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)性引用文件有以下22項(xiàng)，其中17項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，列在本章。還有5項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)性文件，作為參考文獻(xiàn)列在標(biāo)準(zhǔn)最后。對《標(biāo)準(zhǔn)》的標(biāo)準(zhǔn)性引用文件要注意一般而言，標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)以及標(biāo)準(zhǔn)性引用文件，其內(nèi)容要求表達(dá)國家的法律法規(guī)的要求，因此，貫徹《企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》就意味著依照法律法規(guī)要求標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案工作。〔法規(guī)遵從〕企業(yè)在實(shí)施《企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》時(shí)，除了了解所引用的標(biāo)準(zhǔn)性引用文件的章節(jié)要求，更應(yīng)通過全面學(xué)習(xí)這些標(biāo)準(zhǔn)性引用文件，了解和掌握國家對檔案工作的根本要求，從而在依法標(biāo)準(zhǔn)管理中實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的法規(guī)遵從。第三章之名詞術(shù)語3.1企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》：“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料”《標(biāo)準(zhǔn)》與《規(guī)定》的變化主要是：〔1〕增加了“研發(fā)”；〔2〕去掉了“有保存價(jià)值”前“對國家、社會和企業(yè)”的限定詞；〔3〕將“文件材料”簡化為“文件”。。

3.2企業(yè)檔案工作企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。按照管理活動的原那么，有些涉及面很廣的管理，其管理的有效性往往不是僅限于具體從事這項(xiàng)工作的崗位和人員。由于企業(yè)檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規(guī)要求其真實(shí)性，因而“企業(yè)檔案工作”不僅是指檔案人員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而且從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。3.3電子檔案具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。本《標(biāo)準(zhǔn)》將電子形成的文件歸檔管理后稱為電子檔案〔electronicrecords〕，以區(qū)別于正在形成和使用的電子文件及數(shù)據(jù)庫文件〔electronicdocuments〕。《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》“指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件”。3.4檔案信息化運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用效勞的檔案管理提升過程和工作方式。

“提升過程”，說明運(yùn)用信息技術(shù)形成、管理和利用檔案，是一個(gè)開展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過程。“工作方式”，說明這種技術(shù)的創(chuàng)新和進(jìn)步的進(jìn)程中正在形成一種新的工作模式，使過去的幾十年來所形成的管理慣例、模式、方法正在進(jìn)行著根本性轉(zhuǎn)變；同時(shí)也說明，信息化的持續(xù)推進(jìn)過程，將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念、方法、技術(shù)、規(guī)那么、流程的全新的檔案工作模式。第四章企業(yè)檔案工作總那么〔根本要求〕4.1企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成局部。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的根底性管理工作。資源是處于靜態(tài)、潛在的，需要開發(fā)才有效益；而資產(chǎn)本身就具有價(jià)值，處于動態(tài)，管理得當(dāng)隨時(shí)都可產(chǎn)生效益。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)歷史記錄，更具有資源、資產(chǎn)的雙重屬性。資產(chǎn)與資源相近而不同。《標(biāo)準(zhǔn)》首先確定了企業(yè)檔案的性質(zhì)，但強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)性不代表否認(rèn)檔案價(jià)值和屬性的多樣性，過去對檔案的認(rèn)識依然是開展檔案業(yè)務(wù)工作的根底?！稑?biāo)準(zhǔn)》將其定位在“企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的根底性管理工作?！彪m然企業(yè)檔案工作不直接對社會提供產(chǎn)品和效勞，但企業(yè)所有產(chǎn)品、效勞及其形成過程得都需要檔案工作的支撐，否那么，所有追溯、查證、確認(rèn)責(zé)任都將無法實(shí)現(xiàn)。4.2企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這一條確定了企業(yè)檔案工作的管理體制。以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶：說明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍。企業(yè)〔集團(tuán)公司〕的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應(yīng)是企業(yè)〔集團(tuán)公司〕檔案工作的組成局部。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：說明在企業(yè)資產(chǎn)管理范圍內(nèi)，企業(yè)對所屬單位的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。統(tǒng)一管理：這里的管理是廣義的管理，包括企業(yè)對檔案的直接管理與間接管理。如，企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)〔含境外機(jī)構(gòu)〕的檔案工作，就屬于間接管理。統(tǒng)一制度與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：是對統(tǒng)一管理要求中關(guān)于制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)一致性的要求。主要也是間接管理，即對所屬單位有關(guān)檔案工作制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)要統(tǒng)一要求。這“四個(gè)統(tǒng)一”與“資產(chǎn)為紐帶”的管理要求相輔相成：“資產(chǎn)為紐帶”說明企業(yè)是一家，需要統(tǒng)一；而“四個(gè)統(tǒng)一”那么是輔助企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)“資產(chǎn)為紐帶”的整體效應(yīng)和企業(yè)法人的責(zé)權(quán)一致。4.3企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)開展提供有效效勞。企業(yè)檔案工作任務(wù)：是為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)開展提供有效效勞。企業(yè)檔案工作目標(biāo)：是滿足企業(yè)證據(jù)、法律責(zé)任和信息的需求。企業(yè)檔案工作的方法、技術(shù)和手段：運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，是對企業(yè)檔案工作開展的新要求。資源整合是新提法，只有借助信息化，資源的整合與開發(fā)才有可能。4.4企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與平安。明確了企業(yè)依法管理檔案的責(zé)任，反映企業(yè)檔案工作遵循市場經(jīng)濟(jì)法制經(jīng)濟(jì)的法規(guī)要求。市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)與企業(yè)之間競爭與合作，企業(yè)為顧客提供的產(chǎn)品與效勞，都要符合法律法規(guī)的要求，即依法經(jīng)營。解決糾紛，必須以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩來解決。而事實(shí)依據(jù)與法律證據(jù)，就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生的檔案記錄。第五章檔案工作組織一是建立企業(yè)檔案工作組織體系。二是明確檔案工作職責(zé)。5.1組織系統(tǒng)建設(shè)包括四個(gè)方面：領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、人員、工作網(wǎng)絡(luò)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在三個(gè)層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)各職能或承辦部門、工程工作部門負(fù)責(zé)人檔案部門的負(fù)責(zé)人5.1.2檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)：檔案室〔處、科〕或檔案資料信息中心；有條件的特大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。規(guī)模較小的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；5.1.3檔案人員配備企業(yè)應(yīng)配備專職檔案人員；企業(yè)各部門、各工程應(yīng)配備專職或兼職檔案人員；企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。檔案工作體系:企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能部門、各工程專兼職檔案人員為根底的企業(yè)檔案工作體系。建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)：建立文件材料控制體系:企業(yè)檔案管理模式信息一體化管理模式信息中心〔檔案、圖書、情報(bào)的一體化管理〕檔案集中統(tǒng)一管理模式檔案相對集中統(tǒng)一管理模式信息集中〔大型企業(yè)或集團(tuán)〕托管模式５.2企業(yè)管理職責(zé)《文件〔檔案〕管理國際標(biāo)準(zhǔn)》ISO15489第6章方針與職責(zé)：(P361)“機(jī)構(gòu)應(yīng)該制訂并記錄其文件管理方針，文件管理方針的目標(biāo)是形成并保存真實(shí)、可靠和可用的文件，以便在整個(gè)文件保存時(shí)間內(nèi)能對業(yè)務(wù)職能和活動提供支持。同時(shí)，要確保文件管理方針在機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有層次上都得到貫徹和執(zhí)行”?！拔募芾矸结槕?yīng)該得到最高決策層的采納和批準(zhǔn)并在機(jī)構(gòu)上下進(jìn)行公布。相關(guān)責(zé)任應(yīng)有明確分工和承諾”?！皺C(jī)構(gòu)應(yīng)該對文件管理職責(zé)和權(quán)力進(jìn)行明確劃分，并在整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)公布”。企業(yè)管理職責(zé)五個(gè)方面：納入企業(yè)開展規(guī)劃和工作方案，為檔案工作持續(xù)開展提供保障；1.將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核；2.采取必要的措施確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和平安；完整：一項(xiàng)科技活動應(yīng)當(dāng)能夠完整地反映該工程科技活動的全部內(nèi)容和歷史面貌，既有原始依據(jù)性文件，又有過程性和成果性文件；準(zhǔn)確：一是科技文件應(yīng)該同它所記載和反映的科技對象或科技過程相一致。二是同一對象不同類別科技文件之間的圖形、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確一致。如底圖和藍(lán)圖是否一致；更改通知單與圖紙更改情況是否一致等等。系統(tǒng)：分類科學(xué)、排列合理、編目有序等3.在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動時(shí)做好檔案的處置；〔依據(jù)檔發(fā)【1998】6號〕基建、設(shè)備儀器檔案隨實(shí)體歸屬；產(chǎn)品、科研檔案按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理。生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，也可隨黨群工作行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或存放所在地國家檔案館。企業(yè)職工檔案要妥善保管?！?.對檔案管理獎(jiǎng)成績、懲損失。５.3企業(yè)部門職責(zé)ISO15489.1第七章：檔案應(yīng)該如實(shí)地反映所采取的行動及其決策。應(yīng)該能夠滿足相關(guān)業(yè)務(wù)的需要，并支持其責(zé)任目標(biāo)。ISO15489.2機(jī)構(gòu)內(nèi)的權(quán)力部門及其責(zé)任機(jī)構(gòu)應(yīng)該明確各類員工參與檔案管理的權(quán)力和責(zé)任。這些員工包括以下類型：高級管理層；檔案管理專業(yè)人員；業(yè)務(wù)部門或機(jī)構(gòu)團(tuán)體的管理者；機(jī)構(gòu)內(nèi)部的其他人員。檔發(fā)【2002】5號是國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計(jì)委的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》。第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。四個(gè)方面：1.部門或工程負(fù)責(zé)人的責(zé)任；2.文件形成者的責(zé)任；3.專兼職檔案員的責(zé)任；4.職能或承辦部門的責(zé)任。5.4企業(yè)檔案部門管理職責(zé)一、統(tǒng)籌規(guī)劃，制定規(guī)章制度〔文件歸檔、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等〕。二、負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用。三、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各部門、工程、所屬單位〔派出機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股企業(yè)〕四、移交檔案?！矁煞N情況：1.屬于國家檔案館接收范圍；2資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，依據(jù)“處置方法”移交檔案〕第六章檔案工作制度工作規(guī)章〔企業(yè)制定〕管理制度〔主管檔案部門制定〕業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)〔檔案部門指定〕三個(gè)不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度，構(gòu)成企業(yè)檔案工作的制度體系。6.1企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂〔1〕建立企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制。明確文件形成、歸檔責(zé)任。包括分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；辦公室主任〔行政工作部部長或總工辦主任〕職責(zé)；檔案部門負(fù)責(zé)人職責(zé)；各職能部門〔工程部門〕分管檔案工作負(fù)責(zé)人職責(zé)；檔案部門專職檔案人員職責(zé)；各部門兼職檔案人員職責(zé)；有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、管理人員職責(zé)?！?〕制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。主要內(nèi)容：檔案工作原那么及管理體制、文件的形成，積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處理原那么，解釋權(quán)限等〔3〕要建立責(zé)任追究制度；〔4〕要制訂應(yīng)急預(yù)案。6.2企業(yè)檔案管理制度的制訂共有八個(gè)方面的制度：歸檔：范圍、時(shí)間、質(zhì)量要求、控制措施保管：“八防”、監(jiān)控報(bào)警；一般：溫14-24℃、濕45-60%;電子：溫17——20℃；濕度35—45%鑒定銷毀：組織、職責(zé)、原那么、方法、時(shí)間統(tǒng)計(jì)：內(nèi)容、要求、數(shù)據(jù)分析利用：利用的方式、方法、查閱權(quán)限和審批手續(xù)保密：形成者、管理者、利用者承擔(dān)的保密責(zé)任電子檔案管理：提出歸檔、管理、利用要求檔案管理系統(tǒng)操作制度：操作人員職責(zé)、系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求6.3企業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂文件、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)；檔案分類方案；(課件56頁〕文件歸檔范圍和保管期限表；〔參見附錄A)特殊載體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)第七章檔案業(yè)務(wù)工作7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動：企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。完整的檔案管理包含三個(gè)階段：文件〔即未來的檔案〕形成階段、檔案室保存階段、檔案館保存階段。“文件的檔案化管理”一.企業(yè)檔案在不同時(shí)段的管理職責(zé)分工：文件形成部門：承擔(dān)文件形成階段的管理；檔案人員：承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理；信息技術(shù)人員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。二.企業(yè)各層級對檔案工作的責(zé)任：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層：企業(yè)的中層：企業(yè)的基層：“三參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定和根本建設(shè)工程驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)?！八耐瑫r(shí)”：企業(yè)下達(dá)工程方案任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出工程文件的歸檔要求；檢查工程方案進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查工程文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定工程成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定工程文件歸檔情況；工程總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好工程文件歸檔交接。7.2文件的形成、積累對文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求。兩方面的要求：文件記錄載體和記錄方式的要求；〔耐久、可靠〕文件內(nèi)容的要求。7.3文件整理與歸檔四個(gè)方面的要求：文件的整理、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。文件整理管理類文件〔黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理〕的整理應(yīng)該符合《文書檔案案卷格式》GB/T9705和《歸檔文件整理規(guī)那么》DA/T22的要求；文書立卷多媒體教學(xué)片科技文件的整理應(yīng)該符合《科技檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/T11822的要求；根本建設(shè)工程文件的整理應(yīng)該符合或可以參照《國家重大建設(shè)工程文件歸檔要求與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》DA/T28的要求；1.以件為單位整理，其根本保管單位是件，前提是辦公自動化或使用計(jì)算機(jī)為條件2.以卷為單位，根本保管單位為卷。傳統(tǒng)方法。會計(jì)文件的整理應(yīng)該符合《會計(jì)檔案管理方法》財(cái)會字[1998]32號文件的要求；職工文件的整理應(yīng)該符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》勞力字[１９９２]３３號文件的要求；照片文件的整理應(yīng)該符合《照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》GB/T11821的要求；錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》DA/T15的要求；電子文件的整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》GB/T18894和《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么》DA/T32的要求；計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T17678.1的要求。〔1〕管理類文件〔文書檔案〕的整理管理類〔文書檔案〕的整理可以使用兩種方法進(jìn)行整理：文書立卷方法；歸檔文件的整理方法。整理方法要相對穩(wěn)定*介紹以件為單位的歸檔文件整理方法：“件”確實(shí)定：文件正本與不同稿本，正文與附件，正文與文件辦理單，原件與復(fù)制件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，報(bào)表、名冊、圖冊，來文與復(fù)文等此類文件可以作為一件。保管期限—年度—問題〔機(jī)構(gòu)〕分類法分類方案為：永久：2001年……黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理…2002年……黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理……2003年……30年：2001年……黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理……2002年……黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理……2003年……10年：2001年……黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理……2002年……黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理……2003年……排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

以件為單位整理，每份文件必須加蓋歸檔章。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。歸檔文件目錄及填寫(2)科技檔案的整理:

新的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》有哪些變化：1.增加了“案卷目錄編制”，強(qiáng)調(diào)案卷內(nèi)以“件”為單位編寫頁號，已有頁號的可不再編，案卷封面刪除了檔案館號；案卷脊背取消了色標(biāo)；卷內(nèi)目錄改為頁數(shù)?！苍韮?nèi)目錄〕2.增加了一般性文件的排列要求、科研類“成果和知識產(chǎn)權(quán)申報(bào)”和建設(shè)工程類“后評估”；3.增加了插卷方法和建設(shè)工程的組卷方法；4.裝訂方法改為以卷裝訂和以件裝訂兩個(gè)方法；檔號章改為蓋在首頁空白處；提出超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)折疊，圖紙折疊按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。7.3.2文件歸檔范圍(不同企業(yè)歸檔范圍不同〕

1.歸檔范圍:要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動、直至注銷，各個(gè)階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的開展歷程；歸檔“以我為主”的原那么(而不是“上三級文件”為主)1.本企業(yè)形成的。2.本企業(yè)引進(jìn)工程、外購設(shè)備等接收文件。3.所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件，4.本企業(yè)參與的合作工程、合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件。5.本企業(yè)執(zhí)行辦理的外來文件。2.制訂歸檔范圍的根本方法：掌握依據(jù)，調(diào)查研究；擬定初稿廣泛征求意見；各立檔部門負(fù)責(zé)人審核修改完善后報(bào)批；主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行；納入相關(guān)制度。各類企業(yè)應(yīng)該在制訂歸檔范圍時(shí)，重點(diǎn)列出能夠反映本企業(yè)特點(diǎn)的文件材料：1、制造業(yè)企業(yè)。各類科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。2、交通運(yùn)輸企業(yè)?；ê驮O(shè)備文件材料對于正常運(yùn)營和平安生產(chǎn)具有重要的保障作用。3、建筑安裝企業(yè)。以工程工程為單位的成套性特點(diǎn)較為突出；由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時(shí)間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期限。4、金融企業(yè)。內(nèi)容相對專一；作用具有多功能性；數(shù)量增長速度快，會計(jì)和信貸文件量大。5、流通企業(yè)。經(jīng)營管理性文件材料是主體，擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件材料，文件材料呈現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)間性和工程性等特征。6、郵電通訊企業(yè)。業(yè)務(wù)文件材料的日生產(chǎn)量較大，設(shè)備文件材料內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當(dāng)一局部文件材料是由多個(gè)企業(yè)共同形成。7、農(nóng)業(yè)企業(yè)。經(jīng)營性文件材料為主，具有綜合性、情報(bào)性特點(diǎn)。需要注意的問題：1、對容易無視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。將與職工有關(guān)的文件、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作文件、非紙質(zhì)〔如音像、實(shí)物、電子等〕文件，以及合同、知識產(chǎn)權(quán)、法律事務(wù)、信用等文件列入歸檔范圍。2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善。3、在確定科技檔案的歸檔范圍時(shí)，也應(yīng)注意表達(dá)“以人為本”的原那么。4、編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點(diǎn)‘將歸檔范圍和保管期限表細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。5、國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門備案。6、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。7、檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計(jì)檔案執(zhí)行《會計(jì)檔案管理方法》。定期保管檔案的年限分為30年和10年。新保管期限的執(zhí)行從一個(gè)新的年度開始，以前的不要改變。7.3.3文件歸檔時(shí)間文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：定期歸檔隨時(shí)歸檔應(yīng)該隨時(shí)歸檔的其它文件：1、需要嚴(yán)加控制的核心文件；2、機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件；3、應(yīng)清退的文件；〔調(diào)動、離崗〕4、非紙質(zhì)載體文件；5、外來文件。6、更新補(bǔ)充文件〔產(chǎn)品換代、改擴(kuò)建、設(shè)備使用產(chǎn)生的文件，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動中的文件〕7.3.4文件歸檔要求七個(gè)方面的要求：第一，部門立卷；第二，歸檔文件的質(zhì)量；第三，歸檔原件；第四，非紙質(zhì)文件〔與文字說明〕；外文材料〔與譯文〕一同歸檔；第五，歸檔文件的份數(shù)〔一式一份〕；第六，合作工程文件；〔主辦單位全套，協(xié)辦保存所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件〕第七，填寫《檔案交接登記表》。

7.4檔案收集工作兩個(gè)要求：做好文件歸檔的交接工作；〔檔案交接登記表〕企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。收集工作有兩種形式：一是對內(nèi)收集。接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；二是對外收集。對外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購置或接收。7.5檔案整理工作(分類、排列、編目〕全宗：一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人在各項(xiàng)活動中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體，是檔案部門管理館〔室〕藏檔案的根本單位?？梢院唵蔚乩斫鉃椋阂粋€(gè)立檔單位的全部檔案。全宗原那么：尊重全宗，強(qiáng)調(diào)全宗不可分散，保持全宗內(nèi)文件的歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系。全宗構(gòu)成者：形成檔案全宗的單位，即立檔單位。對企業(yè)來說，構(gòu)成立檔單位的條件：1.具有企業(yè)法人資格；2.屬于獨(dú)立經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)核算實(shí)體。檔案分類方案〔1〕劃分大類，確定類別。如設(shè)置經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、工程建設(shè)、設(shè)備儀器、會計(jì)業(yè)務(wù)、干部職工等10個(gè)一級類目。(適當(dāng)增減)〔2〕劃分屬類，形成類系。(根據(jù)數(shù)量設(shè)二級、三級類目〕如黨群類下設(shè)黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢與監(jiān)察工作、工會工作、共青團(tuán)工作等?！?〕確定排列順序。將反映主體內(nèi)容的企業(yè)檔案放在大類之首，然后根據(jù)各類之間的關(guān)系，排列其它大類次序。〔4〕明確代字、代號。對每一個(gè)類目給以固定的類目代字或代號?！?〕將類目體系用文字或圖表的形式表達(dá)出來，就形成一個(gè)完整的企業(yè)檔案分類方案?！?〕撰寫“分類方案編制說明”，指出分類方案編制依據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、類目代字和代號的使用方法。檔案分類(工業(yè)企業(yè)十大類為例〕

一級類目二級類目三級類目：〔1〕按組織機(jī)構(gòu)或問題分類〔管理類文書檔案〕〔2〕按工程工程分類〔根本建設(shè)工程檔案〕〔3〕按產(chǎn)品型號分類〔產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案〕〔4〕按科研課題分類〔科研檔案〕〔5〕按專業(yè)性質(zhì)分類〔通用性較大的產(chǎn)品檔案和工藝裝備檔案以及標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)檔案、通用設(shè)計(jì)檔案的分類〕經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理產(chǎn)品類科技研究會計(jì)類設(shè)備儀器根本建設(shè)黨群工作行政管理干部職工檔號的檔號也稱檔案號，是企業(yè)檔案部門在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予企業(yè)檔案實(shí)體的一組代碼。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號的結(jié)構(gòu)形式為：1.管理類：全宗號—類別號-件號2.科技類：全宗號—類別號-案卷號*全宗號：是檔案館〔室〕給定每個(gè)全宗的代碼。*類別號:〔或工程代號或目錄號-案卷目錄順序號〕檔案類目號，是表示檔案類別的一組代碼。工程代號由所反映的產(chǎn)品、課題、工程、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定。案卷號：在一個(gè)類別內(nèi)案卷的流水號。DA/T13檔號編制規(guī)那么科技檔案單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。1.管理類文件：歸檔章2.科技類檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。

歸檔章樣式長45mm，寬16mm

，為6格。檔案部門應(yīng)對每個(gè)全宗建立全宗卷?！?〕全宗卷的主要內(nèi)容①檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。②檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。③檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀清冊等。④檔案保管：檔案平安檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。⑤檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷根本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。⑥檔案利用：全宗指南〔全宗介紹〕，開放利用和控制使用范圍說明材料。

7.6檔案保管工作三個(gè)方面的要求：檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案入庫前的修護(hù)要求；庫房管理要求。

磁性載體文件的保管：防磁;磁帶要平放;定期檢查；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；要及時(shí)對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。7.7檔案鑒定工作7.7.1企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員組成的檔案鑒定委員會〔或小組〕，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。按鑒定時(shí)段包括歸檔鑒定到期鑒定按鑒定內(nèi)容包括價(jià)值鑒定質(zhì)量鑒定利用范圍鑒定《標(biāo)準(zhǔn)》對鑒定工作提出六條要求：成立鑒定組織；確定檔案的保管期限；對企業(yè)檔案保管期限的劃分；對永久檔案的界定；〔有長遠(yuǎn)利用價(jià)值〕對定期檔案的界定；〔有參考利用價(jià)值〕對到期檔案的鑒定。7.8檔案統(tǒng)計(jì)工作

三個(gè)要求：及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺賬；要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。7.9檔案利用工作(共８款要求)加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；科技檔案要建立總目錄、分類目錄、底圖目錄。文書檔案建立歸檔文件目錄。電子檔案建立電子文件目錄。會計(jì)檔案目錄.要設(shè)定利用者權(quán)限；要進(jìn)行利用登記；〔借閱登記和效果登記〕應(yīng)采取多種方式；編制各種實(shí)用匯編；編寫初加工的專題材料；編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽。檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合以下要求：檢索信息要覆蓋全部庫藏。檢索功能要匹配合理。檢索功能要適合庫藏特點(diǎn)和特定的利用需要。要保持根本檢索工具的穩(wěn)定企業(yè)檔案資源開發(fā)編研中，注意兩個(gè)方面的問題：檔案資源的開發(fā)編研工作屬于檔案公布的范疇，開發(fā)編研時(shí)要注意檔案公布的法律規(guī)定?？梢宰⒁忉槍χR產(chǎn)權(quán)的時(shí)空特點(diǎn)，對不同時(shí)空范圍實(shí)施不同的開發(fā)利用策略。第八章企業(yè)檔案信息化建設(shè)1、檔案信息化的目標(biāo)與原那么；2、電子文件歸檔要求；3、檔案數(shù)字化要求；4、電子檔案的保管；5、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化效勞；6、檔案管理軟件要求8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。這一條明確了企業(yè)檔案信息建設(shè)的“總目標(biāo)”：促進(jìn)、完善企業(yè)信息化；提升檔案管理現(xiàn)代化水平。應(yīng)當(dāng)明確，沒有檔案的信息化，企業(yè)信息化是有缺陷的；企業(yè)檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進(jìn)和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標(biāo)之一。同時(shí)，檔案信息化也是檔案工作開展的方向和趨勢，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為目標(biāo)。8.1.2企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原那么。企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持技術(shù)與管理并重。信息化不僅是技術(shù)問題，更是一個(gè)管理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實(shí)現(xiàn)與信息化的良性互動。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的開展和最新成果的應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用要服從和效勞于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體要求。8.1.3企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。這一條主要是要求企業(yè)在開發(fā)和實(shí)施各種信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮檔案管理的要求。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)〔如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、管理、效勞等〕相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，應(yīng)遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原那么。2、電子文件的歸檔要求電子文件歸檔是檔案信息化資源建設(shè)的重要內(nèi)容，而資源建設(shè)又是檔案信息化建設(shè)的根底和核心。因此，在檔案信息化建設(shè)中，必須將電子文件的歸檔作為重要內(nèi)容，列入建設(shè)規(guī)劃。8.2.1電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。電子文件的元數(shù)據(jù)〔metadata〕指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。背景信息〔context〕那么指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對維護(hù)電子文件真實(shí)性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子文件歸檔時(shí)應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。8.2.3歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB／T18894第6章。所謂“易于識讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下翻開并閱讀。所謂“遷移〔migration〕”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程?！耙子谶w移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。要做到“易于識讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時(shí)使用通用格式。《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》〔GB／T18894〕第6章規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。8.2.6文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性?？砂凑铡禖AD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一局部：電子文件歸檔與檔案管理》〔GB/T17678.1-1999〕和《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》〔GB／T18894—2002〕的有關(guān)要求，對電子文件鑒定、整理和歸檔。關(guān)于對歸檔電子文件應(yīng)具備的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，也可參見15489第七章關(guān)于檔案的特點(diǎn)的描述。電子文件的整理：

①歸檔要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，存儲到脫機(jī)載體上。一式3套，封存異地利用

②電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類方案相一致。不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲到不同的脫機(jī)載體上。歸檔的電子文件以件為單位整理。③保管要求：防寫處理，防止擦、劃觸摸記錄涂層；單片載體裝盒豎放，防止擠壓；遠(yuǎn)離磁場、強(qiáng)熱源、與有害氣體隔離；溫度17——20℃；濕度在35——45%④《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》〔GB／T18894〕第6章規(guī)定通用格式：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。3、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求8.3.1企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。傳統(tǒng)載體檔案并非都有必要進(jìn)行數(shù)字化。充分考慮以下因素：一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶效勞質(zhì)量；提供效勞方式和手段是否更加靈活。二是企業(yè)檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；具有特色嗎？是否更方便存取、檢索。三是企業(yè)檔案工作狀況。是否有足夠的資金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機(jī)構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊(duì)伍支撐。四是預(yù)期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大??；對完成預(yù)定目標(biāo)影響力大??；是否有利于發(fā)揮資源價(jià)值；檔案館〔室〕藏是否得到了優(yōu)化。在具體的實(shí)施過程中，由于檔案自身存在狀態(tài)、保存和利用價(jià)值等各方面情況非常復(fù)雜，各個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際需求和館〔室〕藏檔案的情況，依據(jù)信息化的根本要求，將這些要素進(jìn)行綜合考察，制定符合本企業(yè)要求的數(shù)字化原那么和標(biāo)準(zhǔn)。8.3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T43的要求。2005年4月30日，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》〔DA/T31—2005〕，規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。2009年11月國家檔案局發(fā)布《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》〔DA/T43—2009〕數(shù)字化對象確實(shí)定原那么：

符合國家法律法規(guī)的原那么；價(jià)值性原那么〔實(shí)用性、開放性、特色性、價(jià)值性〕“利用優(yōu)先，分步實(shí)施”

根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，立足當(dāng)前、著眼長遠(yuǎn)，制定檔案數(shù)字化的先后次序，確定輕重緩急的工作方案。集中力量，優(yōu)先整理編目、優(yōu)先數(shù)字化那些與利用頻繁、與企業(yè)開展關(guān)系最密切的各類檔案。內(nèi)容：包括紙張、膠片、錄音帶、錄像帶等傳統(tǒng)載體8.3.3照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。DA/T32《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么》是用于公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等標(biāo)準(zhǔn)化程序與管理的規(guī)那么。其附錄B《公務(wù)電子郵件存儲格式》規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、