公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)交流

公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)交流公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)交流1公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)交流

分享三方面的內(nèi)容：

一、公文的定義和分類

二、公文寫作的共性要求三、公文處理需要注意的常見問題公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)交流分享三方面的內(nèi)容：2一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運(yùn)載者，是機(jī)關(guān)實(shí)施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報(bào)和信息溝通的重要作用。公文貫穿機(jī)關(guān)管理工作的始終。一、公文的定義和分類（一）定義3一、公文的定義和分類

（二）分類1.按照制文機(jī)關(guān)的種類劃分：黨務(wù)機(jī)關(guān)公文、行政機(jī)關(guān)公文、司法機(jī)關(guān)公文、軍事機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會(huì)團(tuán)體公文。2.按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。3.按照保密程度劃分：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。涉密公文要根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限；涉及集團(tuán)敏感信息事項(xiàng)的，要標(biāo)注“集團(tuán)敏感信息”。一、公文的定義和分類（二）分類4一、公文的定義和分類

（二）分類4.按照緊急程度劃分：特急公文、加急公文、普通公文。按公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求，根據(jù)緊急程度，緊急公文要分別標(biāo)注“特急”“加急”。需在2日內(nèi)辦理的公文標(biāo)注“特急”，需在3日內(nèi)辦理的標(biāo)注“加急”?！疤丶薄惫纳饔?，在OA上，標(biāo)注“特急”的公文，在文件列表中其標(biāo)題會(huì)自動(dòng)變成紅色，非常醒目。5.按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等都是通用公文；司法類的公文、經(jīng)濟(jì)類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。一、公文的定義和分類（二）分類5一、公文的定義和分類

（二）分類6.按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。根據(jù)2012年7月1日起實(shí)施的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）規(guī)定，規(guī)范性公文有15種：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。非規(guī)范性公文：除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報(bào)告、工作計(jì)劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說明、講話稿、簡報(bào)信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。一、公文的定義和分類（二）分類6一、公文的定義和分類

（二）分類

集團(tuán)在用規(guī)范性公文有12種：1.決議。用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。2.決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或撤銷下級(jí)部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，任免人員。3.命令（令）。用于宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。一、公文的定義和分類（二）分類7一、公文的定義和分類

（二）分類集團(tuán)在用規(guī)范性公文有12種：

4.請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示只能一文一事。請(qǐng)示內(nèi)容涉及金額的，應(yīng)分別用阿拉伯?dāng)?shù)字和大寫中文表述清楚，屬預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目的應(yīng)注明預(yù)算編號(hào)和審定金額，屬預(yù)算外項(xiàng)目的應(yīng)標(biāo)注估算金額。請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送部門。當(dāng)多個(gè)部門聯(lián)合行文時(shí)，其他部門意見可由主辦部門在正文中闡述或作為附件附后。5.報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)詢問。報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。一、公文的定義和分類（二）分類8一、公文的定義和分類

（二）分類集團(tuán)在用規(guī)范性公文有12種：6.批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。7.通知。用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。8.通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。9.通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。一、公文的定義和分類（二）分類9一、公文的定義和分類

（二）分類集團(tuán)在用規(guī)范性公文有12種：10.意見。用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。11.函。用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。12.紀(jì)要。用于記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。紀(jì)要須載明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題、決議等內(nèi)容，要格式規(guī)范，簡明清晰，決議明確。一、公文的定義和分類（二）分類10一、公文的定義和分類

（三）機(jī)關(guān)公文要素機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成。詳見《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）。一、公文的定義和分類（三）機(jī)關(guān)公文要素11二、公文寫作的共性要求公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式來進(jìn)行。

（一）確定文種這是寫作公文首先要明確的。在寫作公文前，要弄清楚這個(gè)文件具有或者說應(yīng)該發(fā)揮什么作用，是在什么背景下寫這個(gè)文件材料。根據(jù)寫作的背景、目的、受文對(duì)象（為什么要寫這個(gè)文件；寫這個(gè)文件要達(dá)到什么目的，是安排工作、通報(bào)情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個(gè)部門，是上行、平行還是下行），確定采取哪個(gè)文種。二、公文寫作的共性要求公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發(fā)12二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”

1.主題規(guī)范。主題是文章所要表達(dá)的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標(biāo)準(zhǔn)，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個(gè)主題，主題鮮明突出。主張什么，反對(duì)什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產(chǎn)生歧義。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力13二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”

2.使用材料規(guī)范。公文材料的選用標(biāo)準(zhǔn)必須是真實(shí)典型，新鮮有力。所謂真實(shí)，就是實(shí)實(shí)在在存在的、反映當(dāng)前事物本質(zhì)規(guī)律的真實(shí)。我們分析問題時(shí)，所列舉的現(xiàn)象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現(xiàn)象和個(gè)別現(xiàn)象。所謂典型，就是既是個(gè)性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，提出的辦法，必須是符合當(dāng)前實(shí)際的，必須是有說服力的。公文的選材標(biāo)準(zhǔn)與文學(xué)作品不同，公文強(qiáng)調(diào)真實(shí)，強(qiáng)調(diào)掌握最基礎(chǔ)最真實(shí)的材料，屏棄想象（合理的推測(cè)可以），而想象則是文學(xué)作品的核心和靈魂。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力14二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”

3.文章格式規(guī)范。公文普遍的結(jié)構(gòu)格式是：公文標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—正文—結(jié)尾—成文時(shí)間。公文格式包括寫作格式和印制格式兩個(gè)方面，這里主要講公文的寫作格式，寫作格式包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾三個(gè)部分。標(biāo)題：公文標(biāo)題的寫法一般是：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。如：曲靖卷煙廠關(guān)于舉辦文秘培訓(xùn)的通知（關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)：一般在集團(tuán)內(nèi)部行文直接用曲靖卷煙廠，可能對(duì)外的行文用紅云紅河集團(tuán)曲靖卷煙廠）二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力15二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”

主送機(jī)關(guān)的寫法：

一是只寫受文機(jī)關(guān)的名稱，不寫領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名字（領(lǐng)導(dǎo)特別要求的除外）；

二是只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，其他需要送達(dá)的受文機(jī)關(guān)采取抄送方式；

三是用統(tǒng)稱或者規(guī)范的簡稱，不能隨意寫，如我們集團(tuán)的規(guī)范簡稱是“紅云紅河集團(tuán)”；廠內(nèi)發(fā)文，一般主送機(jī)關(guān)統(tǒng)稱“各部門”或“各黨總支（支部）”。

四是只能逐級(jí)行文，一般不能越級(jí)行文，如曲煙要上報(bào)云南中煙的文件，一般只能由紅云紅河集團(tuán)轉(zhuǎn)報(bào)。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力16二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”

正文的寫法：正文是主送機(jī)關(guān)以下、結(jié)束語之前的部分，是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機(jī)關(guān)之后，先寫一段或幾句導(dǎo)語，說明寫這篇公文的原因、根據(jù)或者目的，導(dǎo)入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序，表述簡潔準(zhǔn)確，用語符合規(guī)范。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力17二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”

結(jié)尾：正文寫完后，一般要寫幾句號(hào)召的話（一般針對(duì)下行文），或者表決心、態(tài)度的話（上行文）。《請(qǐng)示》一般以“當(dāng)否，請(qǐng)批示”結(jié)尾；《通知》和《報(bào)告》可以不要結(jié)尾，說完就落款結(jié)束；講話稿類的一般有鼓勁、號(hào)召的話語；匯報(bào)材料一般有表示感謝和今后打算、態(tài)度的話。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力18二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”

4.文字表述規(guī)范。公文的用語用字要求簡明、準(zhǔn)確、樸實(shí)、得體、通俗、易懂，體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義，講求陳述性、寫實(shí)性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據(jù)事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學(xué)作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細(xì)致的描寫。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努19二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”5.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)范。該用逗號(hào)用逗號(hào)，該用句號(hào)用句號(hào)。需要慢慢積累琢磨。要注意：轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或下級(jí)文件時(shí)，標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（有書名號(hào)的，取消書名號(hào)）；此外，標(biāo)題中不要過多出現(xiàn)“通知”兩個(gè)字，比如云南中煙、集團(tuán)層層轉(zhuǎn)發(fā)國家局一個(gè)文件的通知，到我們廠里，可直接說：曲靖卷煙廠關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家煙草專賣局***文件的通知。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力20二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力做到“七個(gè)規(guī)范”6.數(shù)字和計(jì)量單位使用規(guī)范。公文中的數(shù)字一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字。前后要統(tǒng)一，不能一時(shí)用大寫，一時(shí)用小寫。7.印制規(guī)范。包括印制格式、排版、用紙規(guī)格，緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、印制份數(shù)、發(fā)送單位、印制機(jī)關(guān)等要素標(biāo)識(shí)。二、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作：公文寫作要努力21三、公文處理需要注意的常見問題（一）數(shù)字和數(shù)值范圍規(guī)范表述的問題1.百分?jǐn)?shù)與分?jǐn)?shù)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。如20%不應(yīng)寫為漢字表述的“百分之二十”，3/4不應(yīng)寫為“四分之三”。2.數(shù)值范圍表述：數(shù)值范圍就是百分之幾到百分之幾的數(shù)值比較，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%-8%”，不能寫成“3-8%”，不能省略3后的百分號(hào)；用分?jǐn)?shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時(shí)，也同理不能省略第一個(gè)數(shù)字后的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。3.表述時(shí)間時(shí)段，一般不要表述為去年、今年、明年等，應(yīng)表述出具體的年份，如2012年、2013年。三、公文處理需要注意的常見問題（一）數(shù)字和數(shù)值范圍規(guī)22三、公文處理需要注意的常見問題（二）規(guī)范用字用詞的問題在公文寫作中，有許多字、詞長期被混用，造成不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題，要加強(qiáng)甄別和規(guī)范。如截止（到現(xiàn)在告一段落）和截至（事情還在繼續(xù)發(fā)展）的使用；在表述“其它”、“通訊”時(shí)，應(yīng)為“其他”、“通信”；制定與制訂：制訂突出擬訂、草擬、創(chuàng)制，對(duì)象多為方案、計(jì)劃等，注重的是過程；制定突出確定下來、正式實(shí)施，多指路線、方針、政策、法令、規(guī)章等，注重的是結(jié)果；三、公文處理需要注意的常見問題（二）規(guī)范用字用詞的問23三、公文處理需要注意的常見問題（二）規(guī)范用字用詞的問題做出與作出：前為口語，強(qiáng)調(diào)具體的事，后者多為書面語；

急待和亟待：前者指時(shí)間上的緊迫性，后者表示意義上的緊迫性，表明問題已經(jīng)嚴(yán)重到了極點(diǎn)。規(guī)范表述是一個(gè)長期學(xué)習(xí)積累的過程，要在工作中時(shí)時(shí)留心、總結(jié)。三、公文處理需要注意的常見問題（二）規(guī)范用字用詞的問24三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題1.行文層次序數(shù)的寫法及排版一個(gè)正式的文件材料，總標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋簡體（不加粗）。除總標(biāo)題外一般有四個(gè)層次：第一個(gè)層次用3號(hào)黑體（不加粗），寫成一、二、三；第二個(gè)層次用（一）、（二）、（三）來表示，3號(hào)楷體GB-2312；第三個(gè)層次用阿拉百數(shù)字表示，即1.2.3.（注：數(shù)字后用圓點(diǎn)而不是頓號(hào)），用3號(hào)仿宋GB-2312（也可以加粗以醒目）；第四個(gè)層次用（1）、（2）、（3）表示。三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題25三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題2.行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。3.發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，一般居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入（不是[]或【】）；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。如：紅云紅河曲煙廠〔2013〕33號(hào)

上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題26三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題4.標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋簡體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

5.附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題27三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。自2012年7月1日起，在“成文日期”之上署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，同時(shí)不再寫主題詞。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題28三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題7.附注如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。8.抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。三、公文處理需要注意的常見問題（三）規(guī)范排版的問題29三、公文處理需要注意的問題（三）規(guī)范排版的問題9.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。三、公文處理需要注意的問題（三）規(guī)范排版的問題30三、公文處理需要注意的問題