行政公文管理制度

XZ-ZD-001第3頁共5頁行政公文管理制度一、目的為使公司的行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，進(jìn)一步提高行政公文處理的效率、質(zhì)量，加強(qiáng)密級公文的保密制度建設(shè)，同時(shí)做好對行政公文傳達(dá)、落實(shí)的督促檢查工作，提升執(zhí)行力，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于各職能部門、各子公司可參照本辦法制定相應(yīng)的行政公文處理及督查辦法。三、職責(zé)權(quán)限1、行政管理部是行政公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公司的公文處理、督查，并指導(dǎo)各部門及各分（子）公司的公文處理工作。2、各職能部門、分（子）公司負(fù)責(zé)本單位的公文處理及督辦。四、管控說明（一）定義1、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。2、督查工作指對集團(tuán)公司、各分（子）公司內(nèi)部公文、對外發(fā)文、外部來文辦理情況的督促檢查。（二）發(fā)文形式1、凡是制度性的、指導(dǎo)全公司工作的重要決定、決議、公告、通告、通報(bào)、通知等文件，都要以公司名義發(fā)文。2、凡是公司專業(yè)部門開展的日常性工作、組織開展的活動通知、專業(yè)體系內(nèi)的一般性工作通報(bào)及部門會議形成的會議紀(jì)要等，可以發(fā)部門文件，但部門文件一律不準(zhǔn)對外行文。（三）公文種類1、決定——適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等。2、決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。3、通告、通知（或公告）——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件、公開發(fā)布全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。（內(nèi)部通知用內(nèi)部文件格式、外部通知用公文格式并加蓋公章）通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。報(bào)告——適用于下級向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出申請或建議。請示——適用于下級向上級或政府部門請求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項(xiàng)。函——適用于對外溝通，對內(nèi)用于各公司之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項(xiàng)（工作函、聯(lián)系函）。規(guī)定（或辦法）——適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度。會議紀(jì)要——適用于記載、督辦、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。（四）公文格式及規(guī)則1、公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、主題詞、抄送單位、擬文部門、份數(shù)和印發(fā)日期等部分組成。（1）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級。（2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（3）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，統(tǒng)一使用標(biāo)宋字體。（4）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括代字、年份、序號。（5）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。（6）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（7）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（8）對外公文除“會議紀(jì)要”外，以紅頭文件下發(fā)的對外公文均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章（部門文件除外）。（9）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（10）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位（個(gè)人），應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。2、公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，雙面打印，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。3、部門之間對相關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對外行文。（五）發(fā)文辦理及督查1、發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。2、公文擬稿、發(fā)文（1）以公司名義擬發(fā)的文件，經(jīng)總裁簽發(fā)后，由行政管理部按發(fā)文規(guī)則編號、印制、用印、分發(fā)，同時(shí)做好文件簽收登記。文件起草部門在擬文稿紙中明確主送單位、所要發(fā)到的層面及文件中末說明的其它要求。（2）以公司各部門名義擬發(fā)的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由所在部門編號、印制、