(2024年)新OA系統(tǒng)用戶簡易操作手冊(cè)

新OA系統(tǒng)用戶簡易操作手冊(cè)12024/3/26目錄contents系統(tǒng)概述與登錄個(gè)人設(shè)置與信息管理工作流程操作指南文檔管理與共享協(xié)作通訊錄與內(nèi)部溝通工具使用教程日程安排與會(huì)議管理功能介紹系統(tǒng)安全與數(shù)據(jù)維護(hù)建議22024/3/2601系統(tǒng)概述與登錄32024/3/26新OA系統(tǒng)是一款高效、便捷的辦公自動(dòng)化軟件，旨在提高企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公效率。該系統(tǒng)集成了多種常用辦公功能，包括公文管理、流程審批、任務(wù)分派、日程安排、通訊錄等。新OA系統(tǒng)支持多平臺(tái)使用，可在Windows、Mac、iOS、Android等操作系統(tǒng)上流暢運(yùn)行。新OA系統(tǒng)簡介42024/3/26用戶可通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或外網(wǎng)訪問新OA系統(tǒng)的登錄頁面。在登錄頁面輸入正確的用戶名和密碼，點(diǎn)擊“登錄”按鈕即可進(jìn)入系統(tǒng)。若用戶忘記密碼，可通過找回密碼功能或聯(lián)系系統(tǒng)管理員重置密碼。系統(tǒng)登錄方式52024/3/26新OA系統(tǒng)的界面采用簡潔、直觀的設(shè)計(jì)風(fēng)格，方便用戶快速上手。01界面布局與功能導(dǎo)航界面頂部為功能導(dǎo)航欄，列出了系統(tǒng)的主要功能模塊，如公文管理、流程審批等。02界面左側(cè)為任務(wù)列表區(qū)，顯示待辦任務(wù)、已辦任務(wù)等信息。03界面右側(cè)為內(nèi)容展示區(qū)，用于展示具體任務(wù)或公文的內(nèi)容。04界面底部為狀態(tài)欄，顯示當(dāng)前登錄用戶、系統(tǒng)時(shí)間等信息。0562024/3/2602個(gè)人設(shè)置與信息管理72024/3/26

修改個(gè)人密碼進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊右上角頭像或用戶名，選擇“個(gè)人設(shè)置”進(jìn)入個(gè)人設(shè)置頁面。在個(gè)人設(shè)置頁面中，找到“修改密碼”選項(xiàng)，點(diǎn)擊進(jìn)入密碼修改頁面。輸入當(dāng)前密碼和新密碼，確認(rèn)新密碼后點(diǎn)擊“保存”即可完成密碼修改。82024/3/26010204完善個(gè)人信息在個(gè)人設(shè)置頁面中，找到“個(gè)人信息”選項(xiàng)，點(diǎn)擊進(jìn)入個(gè)人信息編輯頁面。根據(jù)頁面提示，填寫或修改個(gè)人基本信息，如姓名、性別、聯(lián)系電話等。上傳個(gè)人頭像或照片，以便其他用戶更好地識(shí)別身份。確認(rèn)信息無誤后，點(diǎn)擊“保存”即可完成個(gè)人信息更新。0392024/3/26在個(gè)人設(shè)置頁面中，找到“界面風(fēng)格”選項(xiàng)，點(diǎn)擊進(jìn)入個(gè)性化設(shè)置界面。根據(jù)個(gè)人喜好，選擇不同的主題顏色、背景圖片等，打造獨(dú)特的界面風(fēng)格?？梢酝ㄟ^拖拽方式調(diào)整頁面布局，使得常用功能更加便捷地展示在顯眼位置。完成個(gè)性化設(shè)置后，點(diǎn)擊“保存”即可應(yīng)用新的界面風(fēng)格。01020304設(shè)定個(gè)性化界面風(fēng)格102024/3/2603工作流程操作指南112024/3/26登錄系統(tǒng)選擇工作流程填寫流程信息提交流程發(fā)起新工作流程01020304輸入用戶名和密碼，點(diǎn)擊登錄按鈕進(jìn)入系統(tǒng)。在首頁或工作流程頁面，選擇需要發(fā)起的工作流程類型。根據(jù)頁面提示，填寫流程的基本信息，如標(biāo)題、內(nèi)容、附件等。確認(rèn)信息無誤后，點(diǎn)擊提交按鈕，流程即被發(fā)起。122024/3/26查看待辦事項(xiàng)選擇待辦事項(xiàng)審批操作提交審批結(jié)果審批待辦事項(xiàng)在首頁或待辦事項(xiàng)頁面，可查看所有待審批的流程。根據(jù)頁面提示和流程要求，選擇同意、拒絕或轉(zhuǎn)交他人審批等操作。點(diǎn)擊待辦事項(xiàng)標(biāo)題，進(jìn)入審批頁面。確認(rèn)審批操作無誤后，點(diǎn)擊提交按鈕，審批結(jié)果即被記錄。132024/3/26在首頁或已辦事項(xiàng)頁面，可查看所有已完成的流程。查看已辦事項(xiàng)選擇已辦事項(xiàng)查看歷史記錄導(dǎo)出歷史記錄點(diǎn)擊已辦事項(xiàng)標(biāo)題，進(jìn)入查看頁面。在查看頁面，可查看該流程的所有歷史記錄，包括發(fā)起人、審批人、審批結(jié)果等信息。如需保存或分享歷史記錄，可點(diǎn)擊導(dǎo)出按鈕，將歷史記錄導(dǎo)出為Excel或PDF格式。查看已辦事項(xiàng)及歷史記錄142024/3/2604文檔管理與共享協(xié)作152024/3/26點(diǎn)擊系統(tǒng)界面左上角的“上傳”按鈕，選擇需要上傳的文檔資料，點(diǎn)擊“確定”即可完成上傳。上傳文檔在文檔列表中找到需要下載的文檔，點(diǎn)擊文檔名稱右側(cè)的“下載”按鈕，選擇保存路徑即可完成下載。下載文檔上傳和下載文檔資料162024/3/26雙擊需要編輯的文檔，系統(tǒng)將自動(dòng)打開在線編輯器，用戶可以直接進(jìn)行編輯操作，編輯完成后保存即可。系統(tǒng)支持文檔版本控制功能，用戶可以查看文檔的歷史版本記錄，并可以選擇恢復(fù)到某一歷史版本。在線編輯與版本控制版本控制在線編輯172024/3/26共享文件夾設(shè)置用戶可以創(chuàng)建共享文件夾，將需要共享的文檔資料放入共享文件夾中，方便團(tuán)隊(duì)成員共享和協(xié)作。權(quán)限管理系統(tǒng)支持對(duì)共享文件夾進(jìn)行權(quán)限管理，用戶可以設(shè)置不同成員對(duì)共享文件夾的訪問權(quán)限和編輯權(quán)限，確保文檔資料的安全性和保密性。共享文件夾設(shè)置及權(quán)限管理182024/3/2605通訊錄與內(nèi)部溝通工具使用教程192024/3/26在通訊錄界面點(diǎn)擊“添加聯(lián)系人”按鈕，輸入姓名、職位、聯(lián)系方式等信息，點(diǎn)擊保存即可。添加聯(lián)系人編輯聯(lián)系人刪除聯(lián)系人在通訊錄界面找到需要編輯的聯(lián)系人，點(diǎn)擊其姓名進(jìn)入編輯頁面，修改相關(guān)信息后點(diǎn)擊保存。在通訊錄界面找到需要?jiǎng)h除的聯(lián)系人，點(diǎn)擊其姓名進(jìn)入詳情頁面，點(diǎn)擊右上角的刪除按鈕進(jìn)行刪除。030201添加、編輯和刪除聯(lián)系人信息202024/3/26點(diǎn)擊系統(tǒng)頂部的郵件圖標(biāo)，進(jìn)入郵箱界面，點(diǎn)擊“寫郵件”按鈕，輸入收件人、主題、正文等信息，點(diǎn)擊發(fā)送即可。發(fā)送郵件當(dāng)有新的郵件到達(dá)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在頂部提示欄顯示未讀郵件數(shù)量，點(diǎn)擊提示欄或進(jìn)入郵箱界面即可查看新郵件。接收郵件在郵箱界面可以對(duì)郵件進(jìn)行標(biāo)記、刪除、歸檔等操作，以便更好地管理郵件。郵件管理發(fā)送和接收內(nèi)部郵件212024/3/26在系統(tǒng)頂部找到即時(shí)通訊工具的圖標(biāo)，點(diǎn)擊進(jìn)入登錄頁面，輸入用戶名和密碼進(jìn)行登錄。登錄即時(shí)通訊工具在即時(shí)通訊工具界面點(diǎn)擊“添加好友”按鈕，輸入對(duì)方的用戶名或手機(jī)號(hào)進(jìn)行搜索并添加。添加好友與同事雙擊好友或同事的頭像即可打開聊天窗口，輸入文字或發(fā)送表情、圖片等進(jìn)行在線交流。在線交流在即時(shí)通訊工具的設(shè)置頁面，可以進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，如修改昵稱、頭像、簽名等，以及調(diào)整消息提醒方式和聲音等。設(shè)置與個(gè)性化使用即時(shí)通訊工具進(jìn)行在線交流222024/3/2606日程安排與會(huì)議管理功能介紹232024/3/26查看日程安排用戶可以通過點(diǎn)擊“我的日程”查看自己的所有日程安排，系統(tǒng)支持按日期、按周、按月等多種查看方式。創(chuàng)建日程安排用戶可以在OA系統(tǒng)中點(diǎn)擊“日程安排”按鈕，選擇日期和時(shí)間，填寫日程標(biāo)題和內(nèi)容，創(chuàng)建新的日程安排。修改日程安排用戶可以在“我的日程”中選擇需要修改的日程安排，點(diǎn)擊“編輯”按鈕進(jìn)行修改，修改完成后保存即可。創(chuàng)建、查看和修改個(gè)人日程安排242024/3/26用戶可以在OA系統(tǒng)中點(diǎn)擊“發(fā)起會(huì)議”按鈕，填寫會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員等信息，創(chuàng)建新的在線會(huì)議。系統(tǒng)支持視頻會(huì)議和語音會(huì)議兩種模式。發(fā)起在線會(huì)議用戶收到會(huì)議邀請(qǐng)后，可以通過點(diǎn)擊會(huì)議鏈接或輸入會(huì)議ID和密碼的方式加入在線會(huì)議。參會(huì)人員可以在會(huì)議中進(jìn)行文字、語音或視頻交流。參加在線會(huì)議在會(huì)議過程中，主持人可以管理參會(huì)人員（如靜音、解除靜音、移出會(huì)議等），也可以進(jìn)行屏幕共享、錄制會(huì)議等操作。會(huì)議管理功能發(fā)起或參加在線會(huì)議252024/3/26撰寫會(huì)議紀(jì)要01在線會(huì)議結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成會(huì)議紀(jì)要初稿。用戶可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行編輯和補(bǔ)充，添加會(huì)議討論的重點(diǎn)內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)和下一步行動(dòng)計(jì)劃等。分享會(huì)議紀(jì)要02用戶可以將會(huì)議紀(jì)要分享給參會(huì)人員或指定人員，以便他們了解會(huì)議內(nèi)容和后續(xù)工作安排。分享方式可以是郵件、短信或直接在OA系統(tǒng)中查看。會(huì)議紀(jì)要存檔與檢索03所有會(huì)議紀(jì)要都會(huì)自動(dòng)存檔在OA系統(tǒng)中，用戶可以通過關(guān)鍵字搜索或按時(shí)間、主題等條件進(jìn)行檢索，方便后續(xù)查閱和參考。會(huì)議紀(jì)要撰寫及分享262024/3/2607系統(tǒng)安全與數(shù)據(jù)維護(hù)建議272024/3/26建議用戶每周或每月定期備份重要數(shù)據(jù)，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期備份數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的外部存儲(chǔ)設(shè)備或云存儲(chǔ)服務(wù)中，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。備份存儲(chǔ)位置在需要恢復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，用戶應(yīng)按照系統(tǒng)提供的恢復(fù)指南逐步操作，確保數(shù)據(jù)完整恢復(fù)?；謴?fù)操作步驟數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)操作指南282024/3/2603防范網(wǎng)絡(luò)攻擊用戶應(yīng)定期更新防病毒軟件，避免打開未知來源的郵件和鏈接，以防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。01加強(qiáng)密碼管理用戶應(yīng)設(shè)置復(fù)雜且不易被猜測(cè)的密碼，并定期更換密碼，避免使用弱密碼。02注意保密操作在處理敏感信息時(shí)，用戶應(yīng)注意保密操作，避免在公共場(chǎng)合泄露信息。防止信息泄露注意事項(xiàng)292024