案卷立卷的程序及規(guī)范

司法行政案卷

立卷的程序及規(guī)范司法行政案卷立卷的程序及規(guī)范立卷的程序二、年終調(diào)整定卷

三、卷內(nèi)文件的排列與編目一、平時歸卷五、案卷的排列與編目四、案卷的裝訂

司法行政案卷立卷的程序及規(guī)范一、平時歸卷平時歸卷，是指現(xiàn)行組織的文書工作人員（或負(fù)責(zé)立卷人員）在本組織立卷計劃的指導(dǎo)下，將處理完畢的文件隨時或定期收集集中，進行初步鑒定、分類，放入卷夾（盒、柜）進行妥善保管的活動。司法行政案卷的程序及規(guī)范平時歸卷程序1、做好歸卷的準(zhǔn)備工作。在上年度底或下一年度初，文書人員設(shè)置一個或多個卷家或卷盒，在每個卷夾或卷盒上標(biāo)明條款名稱（類名）、類別、順序號，將其排列在文件柜中，平時已辦理完畢的文件，隨時就可以將其“對號入座”地歸入相應(yīng)的卷夾或卷盒中。2、收集文件。平時歸卷工作實質(zhì)上就是對文件進行平時收集和積累。收集文件時應(yīng)盡量做到齊全完整。3、認(rèn)真核查。在收集文件時，應(yīng)認(rèn)真檢查核實所收集的文件是否是本組織文件立卷范圍和計劃所要求的文件，對不符合要求的應(yīng)及時剔除，以免增加文件數(shù)量，給平時查找和管理帶來不必要的阻礙。司法行政案卷的程序及規(guī)范4、歸入卷夾。文件收集到文書部門（立卷部門或承辦部門等），經(jīng)過認(rèn)真核查確認(rèn)后，最好能夠隨即歸入相應(yīng)的條款卷夾（盒、柜）中，進行分類保管。

在平時歸卷的過程中，有關(guān)某一主題（或問題）的文件已收集齊全完整，已不再產(chǎn)生歸卷文件，可以先行立卷，這項工作稱為“平時立卷”。平時歸卷與平時立卷是兩項工作，平時歸卷是將同類別的文件歸并、匯集在卷夾中，平時立卷是對已符合立卷條件的文件經(jīng)過系統(tǒng)化整理編目組成案卷的過程；平時歸卷是平時立卷的基礎(chǔ)，沒有平時歸卷，平時立卷就無法進行。二、年終調(diào)整定卷

調(diào)整定卷，是指立卷部門（或人員）將平時已收集歸卷的文件，于本年年底或次年年初進行認(rèn)真全面的核對和檢查、調(diào)整和加工，最后確定立卷文件的工作活動。司法行政案卷的程序及規(guī)范調(diào)整定卷工作的內(nèi)容：4、部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)查簽字。1、檢查歸卷文件是否齊全完整。根據(jù)本機關(guān)制定的立卷范圍，檢查歸卷文件是否齊全、完整無缺。2、檢查歸卷按文件的質(zhì)量。3、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，酌情適當(dāng)分卷或并卷。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范調(diào)整定卷，是指立卷部門（或人員）將平時已收集歸卷的文件，于本年年底或次年年初進行認(rèn)真全面的核對和檢查、調(diào)整和加工，最后確定立卷文件的工作活動。司法行政案卷的程序及規(guī)范1、卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件的排列，就是對組合到案卷的文件進行認(rèn)真分析，仔細(xì)研究，尋找出他們之間的主要聯(lián)系，并按照其主要聯(lián)系來排定它們的順序，從而固定每份文件的卷內(nèi)文件中的位置。（1）按時間順序排列時間特征是最常用的排序方法。這種方法適用于嚴(yán)格按照地區(qū)、名稱、作者或某一具體問題等構(gòu)成的案卷。（2）按重要程度排列適用于各種特征組成的案卷。其常規(guī)模式是：重要的文件排在前面次要的文件排在后面。司法行政案卷的程序及規(guī)范一些具體的文件和文件類型在卷內(nèi)排列適應(yīng)采用如下排列方法：請示與批復(fù)：批復(fù)在前，請示在后；正件與附件：正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件：轉(zhuǎn)發(fā)性文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件在后；案件文件：結(jié)論材料在前，依據(jù)性材料在后；合同文件：按合同訂立程序的自然聯(lián)系排列；信訪文件：信訪處理文件在前，上訪信件在后；總之，卷內(nèi)文件的排列，應(yīng)該遵循這樣的一個原則，即要以文件材料自然形成的聯(lián)系為基礎(chǔ)，結(jié)合文件的時間順序和重要程度來合理地排列，使卷內(nèi)文件成為一個系統(tǒng)有序的整體。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范2、卷內(nèi)文件的編目（1）編頁（件）號為了固定卷內(nèi)文件的位置，應(yīng)按其排定的順序依次編寫頁（或件）號。在給文件編頁號時應(yīng)注意遵循以下原則：（1）整體性和連續(xù)性原則。（2）唯一性原則。（3）實用原則。頁號，凡是卷內(nèi)文件以“卷”為單位裝訂成冊的均需編寫。頁號的位置，在每頁文件的右上角（背面的左上角）處。頁號編寫的原則是凡有圖文均需編寫頁號（空白頁不編頁號）。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范2、卷內(nèi)文件的編目（2）填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄，是揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計卷內(nèi)文件。一般情況下，永久、長期保存的案卷均需寫卷內(nèi)文件目錄，而短期保存的案卷可根據(jù)各單位情況酌情考慮是否編卷內(nèi)文件目錄。在個別情況下，如案卷中文件較少，案卷標(biāo)題已能揭示卷內(nèi)文件的具體內(nèi)容和成分的，亦可不填卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄主要包括順序號、發(fā)文號、責(zé)任者、文件題名、頁號、備注等項目，其式樣如下：三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范2、卷內(nèi)文件的編目（2）填寫卷內(nèi)文件目錄其中，頁號：是卷內(nèi)文件所在頁面的編號，是立卷人為案卷中所有文件編寫的統(tǒng)一大流水號。編寫頁號時前面的每份文件可只填寫起始的頁號（查找文件總是先看文件首頁），最后一份填寫起止兩個頁號，起止號中的止號即為本卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明使用。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范3、填寫卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表，是用以注明卷內(nèi)文件內(nèi)容修改和補充、頁碼重號、移動、殘缺等各種狀況、以備文件人員、檔案人員以及利用者的日后查考。其位置位于卷內(nèi)文件的末尾處，卷內(nèi)備考表主要包括：（1）本卷情況說明（2）立卷人，編立案卷的人員（3）檢查人：案卷質(zhì)量審核人員（4）立卷時間：立卷人最后完成編立案卷的時間如果現(xiàn)無情況說明，也應(yīng)放一張備考表在文件最末，以供日后檔案部門記述案卷情況之用，同時簽上立卷人、檢查人的姓名，并注明立卷時間。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范3、填寫卷內(nèi)備考表

四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、線裝法

卷宗裝訂要求結(jié)實、整齊、美觀、采用三孔一線裝訂法，長度160毫米，結(jié)頭打在背部。裝訂圖例：（1）將所要裝訂的卷宗材料整理齊。（2）用夾子夾住卷宗右側(cè)，用錐子在卷宗左側(cè)的裝訂線上標(biāo)記的三個孔位鉆孔。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、線裝法

裝訂圖例：（3）將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從卷宗背面穿入中間孔。注意裝訂繩要在卷宗背面留出一定長度，以便打結(jié)。（4）將兩個繩頭分別穿入兩邊的孔中，并在背面由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、線裝法

裝訂圖例：（5）用力拉緊兩個繩頭，使裝訂線緊縛在卷宗之上，之后將兩個繩頭打結(jié)。（6）將卷宗正面朝上放置，取封條沿卷宗左側(cè)裝訂線按圖中所示進行粘貼。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、膠圈裝訂法

四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范2、膠圈裝訂法

裝訂圖例：（1）根據(jù)裝訂文本大小，選擇定紙塊和裝訂邊距位置。（2）將手柄抬起，插入文本準(zhǔn)備打孔。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范2、膠圈裝訂法

裝訂圖例：（3）插入文本后，將手柄下壓再抬起手柄，打孔完成。（4）將膠環(huán)置于梳齒板后面，開口向上。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范2、膠圈裝訂法

裝訂圖例：（5）向后推手柄，拉開膠環(huán)，將打孔后的文本套在膠環(huán)上。（6）將手柄拉回，裝訂完成。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

裝訂圖例：（1）插好電源，打開電源開關(guān)。（2）機器預(yù)熱，待顯示屏顯示“待機模式請按鍵”，將鉚管插入鉚管孔內(nèi)。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

裝訂圖例：（3）按“下降”鍵，確定打孔位置。（4）將鉆刀復(fù)位，按“打孔”鍵，進行文本打孔。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

裝訂圖例：（5）將截好的鉚管從鉚管盒內(nèi)取出，插入到已打好的文本。（6）按“下降”鍵，將定位針下降到鉚管內(nèi)，確定定位針的位置準(zhǔn)確。四、