大學(xué)本科生檔案管理規(guī)定（暫行）

XXXX大學(xué)本科生檔案管理規(guī)定（暫行）校辦字〔2011〕39號(hào)為做好我校本科生檔案管理工作，促使本科生檔案管理工作的規(guī)范化、制度化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》文件精神，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本規(guī)定。一、本科生檔案的管理部門與管理范圍學(xué)校檔案館是本科生檔案的管理部門。各學(xué)院及相關(guān)職能部門配合做好本科生檔案管理工作。本規(guī)定所指本科生檔案為我校全日制普通本科學(xué)生檔案。二、本科生檔案管理部門的工作職責(zé)（一）接收、鑒別和整理本科生檔案材料；（二）辦理本科生檔案的查詢、借閱；（三）做好本科生檔案的安全、保密、保管工作，向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供學(xué)生相關(guān)情況；（四）辦理本科生檔案的轉(zhuǎn)遞；（五）辦理其他有關(guān)本科生檔案事項(xiàng)。三、本科生檔案的收集（一）本科生檔案的收集范圍：第一類：高中階段檔案材料；第二類：本科生入學(xué)登記表、畢業(yè)登記表；第三類：學(xué)年鑒定、考核、考察材料；第四類：加入中國共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)或其他黨派、團(tuán)體等組織的材料；第五類：獎(jiǎng)懲材料；第六類：本科生在校期間學(xué)習(xí)成績材料、學(xué)籍異動(dòng)材料；第七類：本科生入學(xué)及畢業(yè)體檢材料；第八類：有工作經(jīng)歷的個(gè)人檔案材料。（二）各學(xué)院在每年10月31日前完成新生檔案的核準(zhǔn)、建檔工作。檔案袋封面應(yīng)填寫學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、學(xué)院名稱、班級(jí)及專業(yè)，于每年11月15日之前向檔案館移交完畢。（三）本科生檔案形成部門重視檔案的日常收集、積累工作。檔案信息記載真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，并按要求及時(shí)歸檔。（四）本科生檔案管理人員要對歸檔材料認(rèn)真核對，并進(jìn)行登記、分類、編號(hào)，更換統(tǒng)一規(guī)范的檔案袋后入庫并按規(guī)定合理排架。四、本科生檔案管理的要求（一）本科生檔案設(shè)專門庫房，保持庫房清潔和庫房內(nèi)適宜的溫、濕度。配備防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。（二）本科生檔案存放或移出，均由檔案管理人員專門負(fù)責(zé)辦理。檔案利用完畢要及時(shí)入庫。（三）休學(xué)、留級(jí)本科生的檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處通知后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)到學(xué)生新到班級(jí)，并登記入冊。（四）退學(xué)本科生的檔案，按有關(guān)規(guī)定將檔案轉(zhuǎn)至學(xué)生入學(xué)前居住地教育管理部門。（五）本科生在校期間受刑事處罰和勞動(dòng)教養(yǎng)處罰的，該本科生檔案由檔案館暫行保管。在該本科生刑滿釋放、解除勞動(dòng)教養(yǎng)后，檔案館將該本科生檔案轉(zhuǎn)至入學(xué)前居住地人事部門。（六）本科生在校期間出現(xiàn)出國不歸、失蹤等情形的，該本科生檔案由檔案館暫行保管。五、本科生檔案材料的利用（一）因工作需要，單位和個(gè)人須持有效介紹信到檔案館辦理查閱手續(xù)，獲得批準(zhǔn)后方可查閱檔案。（二）本科生檔案原則上不外借。確因特殊情況查閱不能解決需求的，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，可以借用。借用期不得超過7天，超期必須辦理續(xù)借手續(xù)。（三）本科生個(gè)人不得查閱本人的檔案材料。確需出具以檔案材料為基礎(chǔ)的證明，本科生本人持學(xué)生證和身份證向檔案館申請，檔案館按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理。（四）查閱本科生檔案必須遵守保密制度和查閱規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案材料。未經(jīng)檔案管理人員允許，不得摘抄或復(fù)制本科生檔案內(nèi)容。六、本科生檔案的轉(zhuǎn)遞（一）本科生檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全、保密。檔案館根據(jù)學(xué)校學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心出具的《畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證》，2周內(nèi)將本科生檔案以機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞至本科生就業(yè)單位的檔案管理部門。本科生檔案的轉(zhuǎn)遞不允許公開郵寄或本人自帶。（二）學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心應(yīng)向檔案館提供準(zhǔn)確、有效的畢業(yè)生檔案接收單位和轉(zhuǎn)遞地址。（三）本科生檔案轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入，要做好出入庫登記工作。轉(zhuǎn)入的本科生檔案，經(jīng)檔案管理人員核對無誤后在回執(zhí)上簽名蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)寄出；轉(zhuǎn)出的本科生檔案，自轉(zhuǎn)遞之日起超過1個(gè)月未收到回執(zhí)的，應(yīng)發(fā)函問詢，索取回執(zhí)。（四）本科生考取碩士研究生后，應(yīng)憑錄取單位的調(diào)檔函辦理調(diào)檔、轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（五）本科生離校后，因各種原因未能轉(zhuǎn)出的本科生檔案，檔案館免費(fèi)