采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理課件

采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理2024/4/16采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理13.1訂貨流程OrderProcess訂貨流程（訂單履行流程）：1.準(zhǔn)備并發(fā)送采購訂單2.訂單跟蹤或催貨3.貨物裝卸和運輸4.貨物接受及檢驗5.結(jié)清發(fā)票并支付貨款6.監(jiān)管及績效記錄訂單處理貨物交付后期采購采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理訂貨流程的信息流、物流、資金流訂貨信息流：1庫存或生產(chǎn)部門將購貨請求發(fā)到采購部；2采購部向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單；3將采購?fù)ㄖl(fā)給收貨部門；4將采購?fù)ㄖl(fā)給應(yīng)付款處理部門物流：

5供應(yīng)商將貨物運輸或發(fā)給收貨部門；資金信息流：6收到發(fā)票；7收貨通知發(fā)付款部門；8通知出納付款資金流：

9出納將支票發(fā)給供應(yīng)商采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理1.準(zhǔn)備并發(fā)送采購訂單1.請購確認(rèn)。確認(rèn)需求：買什么，買多少，何時買，誰決定？制定需求說明：品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸、檢驗及退回處理方式等；審核請購單：編號、申請部門、日期；物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、估價、用途、需求日期、備注（結(jié)算及資金來源）；申請人，申請部門、經(jīng)理批準(zhǔn)人。2.采購訂單準(zhǔn)備。制作訂單；訂單審批（approval）；訂單發(fā)送。3.供應(yīng)商簽訂采購訂單。供應(yīng)商接收采購訂單；簽字確認(rèn)；執(zhí)行訂單。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理2、訂單跟蹤與催貨采購訂單發(fā)給供應(yīng)商后，采購方會進行跟蹤后訂單催貨，一般在訂單發(fā)出的同時確定合適的跟蹤接觸日。跟蹤：對訂單所做的例行追蹤以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾，及時了解質(zhì)量、進度或發(fā)運方面的問題，以便采取相應(yīng)的行動。跟蹤方式：走訪、電話詢問、發(fā)送跟蹤單、互聯(lián)網(wǎng)通訊、供應(yīng)商主動報告進度等。催貨：對供應(yīng)商施加壓力以使其履行最初做出的發(fā)運承諾、提前發(fā)運貨物或加快已經(jīng)延誤的訂單的貨物發(fā)運。催貨活動只是訂單的一小部分，一般只在現(xiàn)貨訂購、物資匱乏的訂貨時，催貨活動確實有意義。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理3、組織運輸在采購周期中，本階段主要包括采購需求的實物轉(zhuǎn)移過程。選擇承運人貨物裝配組織運輸過程傳送單據(jù)：物料核發(fā)單（貨單）：由供應(yīng)商提供給采購方，表明物料已經(jīng)發(fā)出的憑證，貨單上載明所發(fā)運貨物的有關(guān)信息物料裝箱單：是由供應(yīng)商提供的，詳細記載了所運輸貨物的內(nèi)容，其中包括了運輸產(chǎn)品的描述和數(shù)量，買方收到貨物時裝箱單是重要的參考依據(jù)，裝箱單與核發(fā)單的物料數(shù)量應(yīng)該一致。提單：提單主要表明承運人的責(zé)任，承運人利用提單來記錄交到工廠的貨物數(shù)量。提單有利于保護承運人避免不合理行為的指控。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理4、貨物接收及檢驗（1）接收流程：正確接收有重要意義，許多企業(yè)貨物接收集中于一個部門，收貨部門與采購部門關(guān)系密切。但在JIT庫存管理系統(tǒng)中，已經(jīng)獲得認(rèn)證的供應(yīng)商的物料免除接受和檢查這兩道程序，并且直接送往使用部門。貨物接收的目的：確認(rèn)以往發(fā)出的訂單采購的貨物已經(jīng)到達；檢查到達的貨物是否完好無損；確保收到所訂購的貨物數(shù)量；確認(rèn)將貨物應(yīng)該送往俠義目的地（儲存、檢驗或使用）；確保有關(guān)手續(xù)或文件已經(jīng)登記或送交有關(guān)人員。接收的方式：收貨部門填寫采購單副本中的數(shù)量、使用可傳遞的專門的收貨單。接受貨物的過程應(yīng)該通過利用條形碼技術(shù)進行收貨并入庫。（2）貨物驗收：檢查的重點內(nèi)容：辨認(rèn)廠商和物料名稱，查驗貨物是否短缺（發(fā)運數(shù)量不足或運輸中的丟失）；物料損毀等質(zhì)量問題（當(dāng)質(zhì)量無法確保時，就會進行進貨檢查），確定運交日期，通知有關(guān)單位驗收結(jié)果。減少或消除檢查：采購商的想盡可能減少或消除對收貨的檢查環(huán)節(jié)。設(shè)計階段的質(zhì)量、供應(yīng)流程中的質(zhì)量、JIT生產(chǎn)環(huán)境下的質(zhì)量保證。驗收不符與退貨處理。數(shù)量與合約不符；運輸耗損的處理；拒收物料的退回；違約罰款的催收；特采或特別認(rèn)可。收貨誤差報告。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理5、結(jié)清發(fā)票和支付貨款貨款結(jié)算是整個采購業(yè)務(wù)過程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，能否按時支付貨款時供應(yīng)商最關(guān)心的問題，也是采購方的信譽所在。供應(yīng)商在交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，收貨方及時履行付款義務(wù)。付款時采購方應(yīng)該核查訂單、發(fā)票、倉庫收料單的一致性，財務(wù)部門審核采購核銷的單證，審核無誤后才能付清貨款采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理6、更新記錄和關(guān)系維持把與訂單有關(guān)的單據(jù)、文件副本進行組織和歸檔，并把采購部門想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。前者主要是一種例行公事，后者則涉及對保存什么樣的記錄以及保存多久進行判斷。要保存的記錄有以下幾種：采購訂單目標(biāo)采購定案卷宗關(guān)系維護記錄：對供應(yīng)商交付績效進行總結(jié)評定并記錄備冊在案。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理13.2采購訂單

（PurchasingOrder，PO）供貨合同與采購訂單：在選擇供應(yīng)商、簽訂合同后簽發(fā)采購訂單。采購部門應(yīng)在采購合同框架內(nèi)擬定采購訂單，采購訂單與采購合同有同樣的法律效力。供應(yīng)商收到采購訂單正本和一份復(fù)本，供應(yīng)商在正本中簽字，并將其發(fā)送給買方，以證明供應(yīng)商收到采購訂單并同意訂單內(nèi)容。從法律角度講，采購訂單的發(fā)出稱為合同要約，供應(yīng)商的簽字認(rèn)可構(gòu)成了合同承諾，要約和承諾是受法律約束的有效協(xié)議的兩個要件。訂單中的條款項目包括內(nèi)容類似合同條款。但是如果對方?jīng)]有表示接受，發(fā)出的采購訂單并不能構(gòu)成一項合同。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理采購訂單的格式采購訂單描述了采購所需的重要信息，任何使用的采購訂單所必備的要素有：訂單序列編號、發(fā)單日期接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址所需物品的數(shù)量和描述包括物料數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求交貨日期、交貨方式、運輸要求、送達地址價格：單價和總價支付條款訂單到期日其他對訂單有約束的各種條件。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理采購訂單的形式總括訂單：總括訂單一般包括了許多項目，大量使用并頻繁采購的生產(chǎn)線上的需求可以采用這一方式：所有協(xié)商條件都包括在原始訂單中，然后按這個總訂單再根據(jù)特定的數(shù)量發(fā)出具體的物料訂單。開放式訂單：開放式訂單則允許增加采購項目或?qū)r間進行展期?？偫ㄓ唵位蜷_放式訂單使用1年以上也很正?！，F(xiàn)貨采購訂單：普通訂單只表明每次采購所需要的貨物種類、數(shù)量、規(guī)格、價格、交付等因素。有時訂單可以與生產(chǎn)計劃過程結(jié)合起來，甚至可以由生產(chǎn)計劃部門直接發(fā)給供應(yīng)商。系統(tǒng)訂貨單：將訂貨與庫存加以合并的形式，系統(tǒng)合同依靠定期支付程序有效運行允許非采購人員發(fā)送訂單直接給供應(yīng)商，合同中也不具體指明必須購買項目的數(shù)量，但采用特殊的項目清單。通常需要供應(yīng)商保持最低的庫存水平，采購單被供應(yīng)商用于提庫、包裝、開發(fā)票、發(fā)運單等，該程序減少采供雙方的文書處理，有助于多頻次小批量的訂單問題。第三方代理訂貨：有些公司與第三方（供應(yīng)商或代理商）簽訂合同，有其代理或保證提供企業(yè)所需要的維護、修理和輔助材料的供應(yīng)。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理采購訂單的傳遞與歸檔訂單份數(shù)和傳遞路徑：原件發(fā)往供應(yīng)商（有時隨單附副本一份為供應(yīng)商返回作為接受訂貨合約的證明）；副本方面各不相同，一般會有4-9份復(fù)本：采購部門留存、供應(yīng)商保管、需求部門、會計部門、運輸部門、收貨和倉儲部門等。副本1原件供應(yīng)商采購部門收貨部門會計部門采購訂單副本2副本3采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理緊急訂單和小額訂單臨時或緊急訂單的處理：緊急訂單的出現(xiàn)有正當(dāng)?shù)睦碛?，也可能沒有站得住腳的理由，但緊急訂單的出現(xiàn)時不可避免的。無論原因為何，處理這些緊急訂單的成本都是極高的，同時緊急訂單也會給供應(yīng)商帶來負(fù)擔(dān)。因此應(yīng)該改善采購流程，減少緊急訂單，盡量降低這一問題帶來的不良后果。小額訂單的處理：全部采購中70%的訂單只占采購金額的10%，處理小額訂單而付出的成本運這些訂單金額之間應(yīng)該配比。小額訂單涉及的物料本身的價值很小，但是短缺所造成的損失將是巨大的，因此確保這些物料的供應(yīng)是首要的目標(biāo)。解決小額訂單問題的方法有很多，通常涉及到通過采購過程簡化、自動化，合并采購以便減少采購周期時間，節(jié)約工作時間，提高效率和減少管理費用。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理13.3交付物流貨物交付管理是采購部門的一項重要工作，也就是采購中的物流管理。交付管理包括交付方式（運輸方式、包裝方式、送貨方式）、交貨地點、交貨時間（交貨期）等管理內(nèi)容。貨物交付管理交付方式交貨地點交貨時間運輸方式包裝方式送貨方式按時交貨提前期壓縮采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理運輸物流決策大型企業(yè)都設(shè)有獨立的物流部門，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)選擇承運商、安排運輸路線、催促裝貨、監(jiān)督包裝，同時處理在裝卸和運輸過程中發(fā)生的損毀和滅失的索賠。中小型企業(yè)采購運輸決策一般是由采購員或采購主管制定的，這也就要求采購人員應(yīng)具備物流決策所需要的各種知識，如離岸價格條款（FOB）、選擇承運商和安排運輸路線、確定運輸費率、準(zhǔn)備必要的單據(jù)文件、催促和跟蹤貨物的裝運、提出或解決運輸過程中對貨物損毀和滅失的索賠，以及對所得到的運輸服務(wù)進行支付的程序等。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理運輸方式的選擇①空中運輸：時間短，運費高；②陸上運輸：分鐵路和公路二種；③水上運輸：時間長，運費低。例如：從武漢到北京發(fā)運一批貨物，采用普通郵包需要8天時間，采用快件郵包需要2天時間，二種運輸方式的運費如下表，每年的單位庫存費為單位貨物價值的30%，采用哪種運輸方式較好？采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理解題思路：快件郵包的運費增加與其庫存費節(jié)約平衡，或普通郵包運費的節(jié)省與其庫存費增加的平衡，就是這二種運輸方式的平衡點。用普通郵包節(jié)省運費=用普通郵包增加的庫存費用普通郵包節(jié)省運費=[貨物價值×0.30×（8-2）]/365所以，貨物價值=365×用普通郵包節(jié)省運費/（0.3×6）當(dāng)裝運重量為1千克，其價值為1944.64元時，用普通郵包運輸和快件郵包運輸?shù)幕ㄙM是持平的。當(dāng)貨物價值超過1944.64元時，用快件運輸比較有利；當(dāng)貨物價值低于1944.64元時，用普通郵件比較有利。用同樣的方法，可以計算不同裝運重量下的物品價值平衡點。結(jié)果如下表：采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理13.4支付結(jié)算1、采購應(yīng)知的財務(wù)知識2、貨款支付和結(jié)算流程3、支付方式：現(xiàn)金與賬期采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理1.采購應(yīng)明確的財務(wù)知識財務(wù)部門結(jié)算貨款支付和應(yīng)付賬款（票據(jù)、單據(jù)處理）決算預(yù)算總結(jié)和支出匯總（編制財務(wù)報表）采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理2.付款操作程序（1）查詢和核對物料入庫信息（2）準(zhǔn)備付款申請單據(jù)（3）付款審核和審批（4）資金平衡（5）向供應(yīng)商付款（6）供應(yīng)商收款采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理采購資金審批和授權(quán)采購金額授權(quán)表職別授權(quán)金額采購項目

各

單

位部長主任各單位經(jīng)理廠長采購人員采購部長采購經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理董事長備注及說明（1）XXX

（2）XXX

（3）

（4）

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（6）

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（9）（10）采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理3.支付途徑和手段支付途徑：企業(yè)直接支付銀行轉(zhuǎn)賬支付網(wǎng)上電子支付支付手段：現(xiàn)金支付票據(jù)支付：支票、商業(yè)匯票、銀行匯票信用支付：信用卡、信用證采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理支付方式：現(xiàn)金與賬期關(guān)于帳期：帳期是貨款支付的延遲時間，即延期支付形式，同時延期支付要額外計算資金時間價值。賬期也是采購方的一種資金運作模式，實質(zhì)在于占用供應(yīng)商一段時間的資金。帳期方式主要有：①按銷售計算帳期，這是普遍采取的結(jié)算方法，優(yōu)點是公司無經(jīng)營風(fēng)險，又能占用對方資金，缺點是對供應(yīng)商無吸引力，不能取得最好的采購條件。②按商品入庫計算帳期，這是現(xiàn)在采取的結(jié)算方式。優(yōu)點是對供應(yīng)商來說經(jīng)營風(fēng)險小，有吸引力，能取得最好的采購條件。怎樣計算帳期？帳期有15天、30天、45天、60天、90天等，主要由采購和供應(yīng)商談判時確定，當(dāng)然越長越對采購有利。采購管理教學(xué)第13講訂貨交付與物流管理13.4訂貨流程改進一般來說，對于低價值物品的采購，應(yīng)盡可能簡化采購程序：1、非在線方式向用戶分發(fā)采購卡（procurementcard）：提供給內(nèi)部用戶的信用卡，由用戶自行作出采購決定。長期采購協(xié)議：一般為1-5年，省去每年重簽協(xié)議的手續(xù)。重新設(shè)計采購流程：繪制流程圖、流程再設(shè)計、簡化子流程允許用戶與供應(yīng)商直接取得聯(lián)系：低價值產(chǎn)品采購系統(tǒng)允許需求部門直接訂貨，如生產(chǎn)部門直接訂貨2、在線方式（電子化、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)）從用戶到采購部門的在線請購系統(tǒng)（請購電子化）采購部門向供應(yīng)商的在線訂購系統(tǒng)終端用戶向