新形勢下科研事業(yè)單位依托信息化建設優(yōu)化資產基礎管理的思考

2021年4月1起，《行政事業(yè)性單位國有資產管理條例》(以下簡稱《條例》)正式頒布實施，該條例是我國行政事業(yè)性國有資產管理的第一部行政法規(guī)，是資產管理工作的里程碑，必將促進國有資產管理的法治化、規(guī)范化、科學化?！稐l例》共八章61條，涉及資產配置、使用和處置，預算管理，基礎管理等內容，其中基礎管理明確了建設方式配置資產的移交時效，突出了資產清查在落實資產賬實相符工作中的重要作用，同時明確相關責任，推動建立國有資產管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享?！稐l例》的出臺體現(xiàn)了黨和國家對國有資產管理的高度重視，不斷強化資產的基礎管理工作。但是當前科研事業(yè)單位在資產基礎管理工作中仍存在一些問題，影響資產管理的規(guī)范化、科學化運作。一、科研事業(yè)單位在基礎管理中存在的主要問題(一)資產管理責任意識不足，基礎管理不到位當前科研事業(yè)單位的資產管理和使用人員普遍存在“重購買、輕管理，重資金、輕資產”的狹義國有資產管理思想[1]，未有效堅持“科學合理、勤儉節(jié)約、從嚴控制”的工作原則。存在未充分發(fā)揮閑置固定資產最大效益的問題；對實物日常使用保養(yǎng)的關注度較低，導致儀器設備損壞率高；對資產處置的規(guī)范性認識不足，未經(jīng)批準隨意處置，造成國有資產流失，與當前貫徹落實“過緊日子”要求、明確將調劑作為資產配置的優(yōu)先方式不符。(二)固定資產管理隊伍薄弱，管理成效不佳目前科研事業(yè)單位中資產管理職責一般由財務部門負責，未設置單獨的資產管理部門；人員配置上多為兼職人員，專職力量配備不足。因此，兼職人員對資產管理的專業(yè)能力不足，在日常資產管理的精力上也不充沛，與當前日益增長的資產數(shù)量及資產精細化管理要求存在一定的矛盾。(三)資產信息透明化欠缺，信息流轉不夠暢通科研事業(yè)單位通常因上級部門資產管理需要及系統(tǒng)部署要求，統(tǒng)一使用上級部門指定的資產管理系統(tǒng)開展業(yè)務工作。此類系統(tǒng)在授權管理上通常僅限于單位資產管理部門層級，不再向單位內部延伸，由資產管理部門定期向各部門提供資產臺賬用于日常資產管理工作。由此帶來的一些問題，一是部門間缺乏多維度的信息展示渠道，無法實現(xiàn)資產的透明化管理，導致資產信息交流不足；二是在部門內部，除資產管理人員外，其他人員無法直接獲取部門或本人名下的資產明細，影響固定資產的維修和保養(yǎng)工作；三是資產信息更新存在滯后性，不能及時體現(xiàn)日常報廢或新增的資產信息，增加了資產日常管理工作的難度。(四)資產盤點方式傳統(tǒng)單一，年度資產清查工作繁重根據(jù)《條例》規(guī)定，行政事業(yè)單位需要定期對資產進行盤點和對賬，但當前實際資產盤點工作普遍采用傳統(tǒng)人工逐一清查的方式，占用部門資產管理人員大量的工作時間，如果部門存在資產管理人員配備不足、實物多地保存的情況，容易造成資產交接、實物報廢、標簽管理等基礎工作不到位，進一步增加資產清查工作的難度，導致各部門實際清查工作開展程度不一，無法真正落實《條例》中對資產基礎管理工作的要求。二、對資產基礎管理存在問題的解決辦法為更好地落實《條例》要求，加強對行政事業(yè)性國有資產的管理與監(jiān)督，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提升，筆者認為，推動信息化在資產管理領域的不斷深入應用是解決上述問題的關鍵手段。通過信息化建設，將逐步實現(xiàn)資產的閉環(huán)管理，將內控規(guī)則固化于信息系統(tǒng)中，可以有效提升單位資產管理效率，降低單位運行風險。以Z研究所為例，目前已經(jīng)通過加強制度宣傳、開展信息化建設、對相關人員進行專業(yè)化培訓等舉措，有效地優(yōu)化資產基礎管理。(一)深化人員教育管理，增強責任意識規(guī)范資產使用部門的管理意識，是做好資產管理工作的重要一環(huán)。目前，研究所已經(jīng)建立起較為系統(tǒng)的人員培訓體系。一方面，借助年度科研助理培訓和財務宣講會等平臺，由資產管理部門定期宣講資產管理制度要求和實際案例，培養(yǎng)相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，幫助理清其對資產管理工作的具體內容。另一方面，開展個別約談。針對某些部門在資產管理中存在的不規(guī)范行為，對相關負責人進行個別約談，告知其風險和問題，提出相應的整改意見并監(jiān)督其落實改進。(二)加強管理隊伍建設，提高專業(yè)能力打鐵還需自身硬，研究所努力加強資產管理隊伍的建設。一方面，增加配置專職管理人員，改變過去以兼職人員為主的現(xiàn)狀，集中精力解決過去沒有覆蓋的事項，減少想管又管不了的現(xiàn)象；另一方面，加強管理隊伍自身培訓力度，提升管理意識和能力。充分利用走出去的機會，參加資產管理相關的主題培訓，深入學習各項資產管理制度要點，切實提升管理能力；同時加強與外單位的交流，取長補短，積累實際管理經(jīng)驗。(三)開展信息化建設，實現(xiàn)高效管理目前研究所資產管理主要依托某軟件公司的“行政事業(yè)單位資產管理信息系統(tǒng)”網(wǎng)絡版和泛微的OA資產模塊。通過資產管理信息系統(tǒng)，研究所建立了資產基礎數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)單位資產基本信息的電子化管理；同時能夠完成向上級部門申請資產出租出借、資產報廢處置等流程。通過泛微的OA資產模塊，研究所實現(xiàn)對單位內部的資產閉環(huán)管理，包括資產的申請、驗收、調整、報廢。以資產報廢為例，OA將報廢申請人、部門負責人、資產管理部門、資產回收人等工作人員納入流程，各個節(jié)點按職能審核，確保報廢實物從使用部門轉移到倉庫，并自動形成相關報表，提高了報廢數(shù)據(jù)的準確性，做到資產報廢賬實相符。資產管理流程的完善及內控制度嵌入，進一步增強了資產管理和使用人員的意識，同時提升了研究所的整體運行效率。資產配置做到申請在前、采購在后，信息在管采之間自動流轉，減少資產的重復配置，明確各類資產的采購方式。報廢資產做到不隨意丟棄，在處置工作上不僅需要完成部門領導審批，還要切實做好實物資產的轉移工作。三、如何進一步依托信息化建設提升資產基礎管理能力資產清查工作是資產管理環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，需要進一步強化。當前資產清查僅僅依托于資產標簽條碼及電子表格，費時費力，難以真正確保該項工作的準確性。引入RFID技術對資產管理進行升級改造將是未來工作的重要抓手。(一)RFID技術概述RFID技術又稱電子標簽、無線射頻識別，是一種可通過無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數(shù)據(jù)，而無需建立機械或光學接觸的通訊技術[2]。作為傳統(tǒng)條碼標簽的下一代版本，RFID技術具備條形碼所不具備的多標簽識別、大數(shù)據(jù)容量、遠距離讀寫、耐高溫、防水、防磁等特性。1.RFID系統(tǒng)構成要素電子標簽、終端數(shù)據(jù)采集器、應用軟件、專用標簽打印機。電子標簽由耦合元件和芯片組成，標簽含有內置天線；終端數(shù)據(jù)采集器用于讀取、修改標簽所攜帶的數(shù)據(jù)信息；應用軟件用于處理反饋數(shù)據(jù)信息；專用標簽打印機用于與計算機連通，將資產信息寫入電子標簽。2.RFID系統(tǒng)基本工作原理在資產表面粘貼電子標簽，標簽中標明約定格式的資產信息；終端數(shù)據(jù)采集器通過射頻天線發(fā)送特定頻率的射頻信號，當電子標簽進入采集器工作范圍內，電子標簽獲得能量激活，將解碼后的數(shù)據(jù)信息通過內置天線發(fā)送出來；終端數(shù)據(jù)采集器將電子標簽發(fā)送的信號接收后，通過應用程序進行分析展示[3]。(二)RFID技術實施準備及系統(tǒng)對接1.前期準備工作資產管理部門依托單位已有的資產數(shù)據(jù)庫，對資產卡片信息進行梳理，對資產編號、資產名稱、資產價值、管理部門等內容進行核實，確保賬賬相符，及時整理需要拆分的資產卡片；與資產使用部門進行溝通，了解資產的實際使用存放環(huán)境、存放位置，確定電子標簽的適用范圍及適用型號；與資產模塊運維部門溝通，確定軟件開發(fā)的可行性。2.確認系統(tǒng)建設目標依據(jù)研究所實際管理的需求和RFID技術的要求，同時結合研究所固定資產管理制度及前期工作中對固定資產現(xiàn)狀的梳理，據(jù)此形成系統(tǒng)建設的目標為：(1)實現(xiàn)高效、精準、可靠的固定資產盤點，完成資產實物、資產卡片、資產賬務的一致性管理要求。(2)預留與其他業(yè)務系統(tǒng)接口，實現(xiàn)信息共享，充分挖掘數(shù)據(jù)信息，為進一步提升單位資產管理提供支撐。3.確定系統(tǒng)核心任務，搭建任務流程圍繞RFID系統(tǒng)建設目標，結合研究所資產采購實際情況，存在分散采購、政府集中采購、自行采購等多種采購方式，儀器設備通常直接在使用部門完成了出入庫管理，沒有通過集中統(tǒng)一的倉庫來進行資產的出入庫，因此流程設計就集中在資產盤點任務設計。任務流程主要包括：(1)資產盤點計劃管理。資產管理系統(tǒng)能夠根據(jù)研究所盤點任務清單，自動下發(fā)到對應的負責人員，負責人員可以將任務清單下載到各自的數(shù)據(jù)終端。(2)任務狀態(tài)管理。根據(jù)任務狀態(tài)設置“執(zhí)行中”“已完成”，方便負責人員和管理人員掌握盤點進度[4]。(3)資產卡片狀態(tài)管理。設置資產卡片狀態(tài)為“正?！薄氨P盈”“盤虧”，能根據(jù)電子標簽信號反饋，系統(tǒng)自動對資產卡片完成標記。4.打通數(shù)據(jù)信息流開發(fā)OA資產管理模塊接口，根據(jù)OA資產管理模塊接口規(guī)則，設定接收數(shù)據(jù)終端信息格式，實現(xiàn)資產管理模塊與終端數(shù)據(jù)采集器的連通，資產盤點任務下達后，動態(tài)實時采集部門實物資產盤點情況。5.設計分析報表一是根據(jù)實際盤點情況，形成盤點報表，幫助使用人員和管理者掌握資產運行狀況，及時了解資產盤虧盤盈情況，與相關責任人進行溝通，明確責任后完成后續(xù)賬務處理。二是根據(jù)資產實際存量情況，形成多角度資產信息展示報表，特別提高大型儀器設備在內部的信息公開程度，推動資產的共享利用[5]。(三)引入RFID技術預計效果及可能遇到的問題及建議1.預計效果首先，RFID技術突破傳統(tǒng)資產二維碼標簽信息單一的局限，具備通信及感知能力，切實提高資產盤點效率，大大降低定期資產盤點的工作強度。資產使用人員在較短的時間內即可完成資產盤點。其次，提高盤點準確性，精準反饋資產的數(shù)據(jù)信息。電子標簽與資產實物為一對一綁定狀態(tài)，盤點系統(tǒng)中資產卡片標記為正常的，就表明資產實物為存續(xù)狀態(tài)未遺失，真正落實賬實相符[6]。再次，縮短資產盤點統(tǒng)計時間。摒棄傳統(tǒng)人工梳理合并資產使用部門盤點表的模式，通過系統(tǒng)報表快速生成匯總盤點結果，展現(xiàn)資產實際差異情況，及時跟蹤反饋。最后，增強資產管理部門的監(jiān)管能力，真實掌握資產存量狀態(tài)，也為開展精細化資產管理提供可能，切實將資產管理制度落到實處。2.存在問題及建議(1)存量資產初始化問題。在系統(tǒng)初始化時期，首先面對的是原有存量資產的處理。部分資產使用部門存有大量存量資產，要用新的標簽實現(xiàn)對原有資產標簽的逐一替換將是一項繁重的任務。建議資產管理部門加大新技術應用宣傳，選取試點部門，在定期資產盤點期間，開展標簽迭代工作，做好示范引導工作。同時新增資產粘貼新標簽，逐步消化報廢存量資產的方式，在較長的一段期間內完成替換工作。(2)資產基礎管理不到位問題。引入RFID系統(tǒng)后，資產盤點過程中減少了資產實物與人的直接接觸，進而使電子標簽的管理工作就更為重要，一旦資產使用人未及時將電子標簽與資產進行綁定，而是單獨另行存放，就會出現(xiàn)盤點結果不準確、資產實際狀態(tài)不明的問題。建議資產管理部門在引入RFID系統(tǒng)后，進一步加強資產基礎管理工作，確保完成電子標簽與資產的一對一綁定工作。(3)成本控制問題。RFID系統(tǒng)涉及管理軟件、PDA及打印設備、標簽等，初始成本較大，且單位存量及增量資產數(shù)量較大情況下，標簽開支不易控制。建議根據(jù)單位部門數(shù)量及固定資產類型，合理配置各項設備數(shù)量及標簽品類，不盲目選用高價產品，有利于降低初始成本開支[7]。(4)缺少成熟案例。市場上數(shù)據(jù)終端、標簽打印機品牌紛雜，相關參數(shù)、