血站采購與付款內控管理制度的構建探討

內部控制管理是行政事業(yè)單位經(jīng)營管理中非常重要的組成部分，血站屬于公益性事業(yè)單位，必須建立內部控制體系，而血站的采購以及付款環(huán)節(jié)是血站內部控制管理工作的重要內容，對保障血液安全和供應，提升血站管理水平具有非常重要的意義[1]。但在相關研究中發(fā)現(xiàn)，血站在采購以及付款工作中，沒有形成完善的內部控制管理體系，導致血站在實際管理過程中，存在很大的弊端，嚴重影響血站采供血工作的順利開展。通過對當前血站內部控制管理工作重要性以及血站采購以及付款業(yè)務中存在的問題進行分析，探究實現(xiàn)血站采購以及付款制度的構建，為實現(xiàn)血站采購以及付款工作的體系化建設，提供路徑支持。一、血站內部控制管理工作的重要性血站是經(jīng)各省市人民政府、衛(wèi)生主管部門批準的事業(yè)單位，血站分為一般血站和特殊血站[2]，本文所指的血站，包括血液中心、中心血站和中心血庫，其主要職責是獻血者招募、健康咨詢體檢、采血、成分制備、血液檢測、血液供應以及醫(yī)療用血的業(yè)務指導等。血站核心目標是保障血液供應及血液安全，在采供血管理工作中，需要對自身管理工作的質量以及效率負責，血站的采購供應以及付款工作是內部控制管理中的基礎內容，在血站經(jīng)營管理的過程中，對保障內部控制管理質量的提升，保障血站的正常運作具有支撐作用。內部控制管理是血站經(jīng)營管理中進行內部自我約束管理的一種方式，在管理的過程中對提升管理的質量以及管理的效率具有重要意義[3]。內部控制管理對約束事業(yè)單位內部管理流程、提升管理效率以及管理質量等具有保障性作用。血站作為我國醫(yī)療衛(wèi)生體系中非常關鍵的組成部分，強化內部控制管理，從制度層面為實現(xiàn)血站管理質量以及管理效率的提升創(chuàng)造條件，更好地為我國臨床醫(yī)學發(fā)展提供服務。強化內部控制管理工作，有助于實現(xiàn)對物資采購過程的全面了解和掌握，優(yōu)化程序，減少復雜繁瑣的審批流程，增強采購的計劃性和規(guī)范性，從而實現(xiàn)血站內部對采購以及付款業(yè)務的體系化管理。二、血站采購以及付款業(yè)務中的問題(一)采購及付款相關管理制度不健全采購以及付款是血站內部控制管理中非常重要的組成部分，在血站內部經(jīng)營管理的過程中，對提升管理的質量，實現(xiàn)管理效率的提升等具有保障性作用，但目前我國血站在采購以及付款業(yè)務開展的過程中，存在制度不健全、執(zhí)行不到位、改進不及時等情況[4]。一是由于在管理的過程中，沒有將采購以及付款業(yè)務進行精細化的劃分，導致制度在構建的過程中，存在制度不健全、管理細化程度不足的情況，沒有針對采購以及付款工作的實際情況進行制度的制定，導致相關制度在執(zhí)行的過程中存在實用性不足的情況。二是在內部控制管理的過程中，對其責任制管理制度制定不健全，血站內部相關人員在實際的工作過程中，沒有專人對采購以及付款業(yè)務進行負責，相關工作不能落到實處，存在管理效率低下以及管理能力不足的情況。責任制管理制度不健全，內部相關人員工作的積極性不高，嚴重阻礙管理的效率。(二)監(jiān)督管理制度不健全監(jiān)督管理制度在血站內部控制管理的過程中，能實現(xiàn)對采購以及付款工作的監(jiān)督管理，確保各項管理制度的落實，在管理中保障相關采購以及付款數(shù)據(jù)的準確性，實現(xiàn)管理質量以及管理效率的提升。但目前血站在采購以及付款工作的管理中，忽視監(jiān)督管理體系的構建，導致監(jiān)督管理體系不健全，相關管理制度不完善，直接影響管理效率以及管理水平的提升[5]。一是由于部分血站中心在管理的過程中，其監(jiān)督管理體系沒有根據(jù)血站管理制度的改進進一步完善，導致在實際的管理工作中，其監(jiān)督管理體系與血站內部控制管理工作之間存在配適度不高的情況，嚴重阻礙了血站內部控制管理質量的提升。二是部分血站在經(jīng)營管理的過程中，忽視監(jiān)督管理工作的重要性，忽視監(jiān)管管理體系的構建，導致監(jiān)督管理工作滯后于血站發(fā)展的實際情況，存在管理效率低下甚至監(jiān)督管理工作落實程度不高的情況。(三)采購以及付款計劃性管理能力不足采購以及付款工作是內部財務管理的重要組成部分，在管理的過程中，對實現(xiàn)內部資源的合理控制具有基礎性作用。但在實際管理的過程中，血站存在對采購以及付款計劃性管理能力不足的情況[6]。血站在內部控制管理的過程中針對經(jīng)營管理中的實際情況，為采購以及付款工作制定計劃性的方案，導致采購工作存在計劃性管理能力不足的情況，在申報以及采購工作中，存在資源浪費的情況，增加血站不必要的開支，增加了管理的風險。(四)信息化管理能力不足大部分血站在采購以及付款管理的過程中，仍采用傳統(tǒng)的方式對采購以及付款等工作進行記錄和管理，在信息記錄中采用人為紙質版記錄，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)準確性不足以及保存時效較短的情況，且在對相關采購數(shù)據(jù)以及信息查詢的過程中，時間較長，效率較低，不利于管理質量以及管理效率的提升。同時在預算管理中，傳統(tǒng)管理模式難以形成對財務數(shù)據(jù)的綜合性分析，容易造成數(shù)據(jù)準確性不足的情況，同時不同部門之間信息共享機制不健全，數(shù)據(jù)不對等導致血站預算管理工作滯后。三、血站采購與付款內控管理制度的構建(一)健全血站采購、付款管理制度1.實現(xiàn)血站采購、付款工作的精細化管理血站在內部控制管理的過程中，實現(xiàn)對采購以及付款工作的精細化管理，在管理的過程中才能更好地落實相關管理制度，實現(xiàn)管理質量以及管理效率的提升。在財務物品的管理中，強化精細化管理模式，應用請購申請以及物品驗收等層面制定精細化的管理方案[7]。比如在血站采購的請購申請中，組織開展相關部門的會議，協(xié)調溝通，集中獲取采購需求部門的信息，對需要進行采購的物品進行核對，制定精細化的采購流程，指定各部門的采購人員，明確責任制管理，對采購過程中的流程、驗收以及入庫等工作進行明確，特別是要建立驗收制度，強化驗收工作，保障采購物品的質量，對需要的產(chǎn)品進行變更或退貨處理，設定采購負責人，實現(xiàn)專人專項管理，確保采購管理工作的落實[8]。在物資的驗收中，明確驗收的時間、數(shù)量以及生產(chǎn)日期，并對相關的信息進行記錄，有驗收人員確認后簽字，并同意發(fā)放至庫，同時健全回收管理制度，明確回收的方式、變更或退款后的差價，對符合退貨要求的產(chǎn)品標準進行明確。在付款管理的過程中，明確付款的時間、方式以及金額，并對其付款憑證進行保存，及時核對付款數(shù)額與憑證，對已完成付款的項目加蓋“已付款”的標識，實現(xiàn)與未付款內容的區(qū)別化管理。2.健全崗位責任制在血站內部控制管理制度構建的過程中，為進一步保障相關管理工作的落實，提升相關人員工作的積極性，在內部經(jīng)營管理的過程中，應健全崗位責任制管理，實現(xiàn)管理質量以及管理效率的提升。在血站內部經(jīng)營管理中，實現(xiàn)責任制管理，應健全崗位責任制管理制度，將具體的責任以及義務同崗位管理的相關工作以及內容明確，由專人負責相關工作的開展，對開展工作的結果負責，制定健全的崗位責任制度，采用責權分離的方式，對責任人的義務和權力進行明確，在管理的過程中，強化管理效率的提升。在血站采購以及付款工作的開展中，做到采購和驗收工作相分離，實現(xiàn)申報與審批相分離，并對不同的環(huán)節(jié)、不同的部門設置責任負責人，由責任負責人對相關工作負責。在管理的過程中構建科學的激勵機制，實現(xiàn)薪酬水平與崗位付出的協(xié)調發(fā)展，確保責任管理人員個人價值能得到發(fā)揮，穩(wěn)定員工工作的心態(tài)，用以調整企業(yè)成本結構。內部整體協(xié)調發(fā)展，才能更好地推動企業(yè)的前行。健全人力資源激勵機制，激勵責任管理人員提高責任管理工作的積極性，更加重視相應崗位的工作，不斷提升個人的工作能力，不斷提升自我專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務水平。(二)強化血站內部控制監(jiān)督管理機制建立健全相應的監(jiān)督管理制度，制度是血站內部實現(xiàn)穩(wěn)健運營的關鍵，為進一步提高內部控制管理質量和效率，首先應建立健全相應的監(jiān)督管理體系。一是在管理中健全監(jiān)督管理制度，協(xié)調血站采購以及付款內部之間各部門的關系，明確監(jiān)督管理的內容，制度制定以各部門實際工作情況為基礎，以保障監(jiān)督管理制度符合各部門之間業(yè)務流程以及相應的管理活動。二是在制度健全的過程中，為保障監(jiān)督管理制度得以真正的落實和實施，應完善責任制管理體系，以各科室、部門的主要負責人為責任制主要對象，采用自上而下的管理模式，將具體的監(jiān)督管理責任落實在各部門負責人身上，由部門管理者針對各自部門具體的業(yè)務流程進行下級責任制劃分，以便具體的監(jiān)督管理制度能落實到各組織部門具體的管理工作中，方便各項業(yè)務活動的開展。三是在內部監(jiān)管的過程中，構建健全的內部監(jiān)管體系，明確各級部門組織架構，方便血站在經(jīng)營管理的過程中能規(guī)范監(jiān)管流程，從組織架構層面形成系統(tǒng)性的監(jiān)督管理體系。(三)強化采購以及付款計劃性管理計劃性管理是指血站在對采購工作以及付款業(yè)務進行管理的過程中，針對血站發(fā)展的實際情況，制定預見性的管理方案，提前對采購以及付款工作的開展制定計劃性的管理內容。采購以及付款業(yè)務的計劃性管理，是內部控制管理中實現(xiàn)全面預算管理的重要表現(xiàn)形式。血站在經(jīng)營管理的過程中，應對以往采購以及付款管理中的數(shù)據(jù)進行針對性的分析，制定預見性的管理方案，實現(xiàn)對資源的優(yōu)化配置，在管理的過程中實現(xiàn)管理質量以及管理效率的提升。(四)引進信息化管理平臺，構建信息化管理模式隨著計算機科學技術和數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展，各行各業(yè)全面引進信息化管理。血站采供血業(yè)務工作也已基本實現(xiàn)信息化智能化管理，因此，為進一步實現(xiàn)血站全面管理質量以及管理效率的提升，在血站采購以及付款工作開展的過程中，應引進信息化的管理平臺，在管理的過程中，將管理的相關信息數(shù)據(jù)，輸入到信息化管理平臺中，提升管理的效率以及管理的質量，有效避免手工管理造成疏漏，規(guī)范工作流程，使采購供應和付款工作更加高效和便捷。在信息化管理平臺中，引進安全信息管理程序，確保相關信息數(shù)據(jù)的準確性以及安全性。采購信息化工程要始終把信息安全放在至關重要的位置，貫徹“積極防御、綜合防范”的指導方針，堅持快速發(fā)展與安全可控相結合，進一步加強安全監(jiān)控體系、密鑰管理體系、網(wǎng)絡信任體系的構建和完善，為保障采購、付款工作的信息化管理和發(fā)展提供安全保障。其次，在管理的過程中，加強對血站內部相關采購、付款人員信息化管理能力的培訓，人力資源管理是血站內部經(jīng)營管理中非常重要的組成部分，強化對人力資源管理能力的培養(yǎng)，使相關人員在實際的工作中，能更好地掌握信息化操作的技能，實現(xiàn)采購以及付款工作的信息化管理。最后將信息化管理技術應用于血站預算管理中，利用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)對財務數(shù)據(jù)的整合，避免人為預算管理造成的數(shù)據(jù)誤差，此外，創(chuàng)建血站部門信息共享平臺，提升信息共享效率，保障預算數(shù)據(jù)的準確性。四、結語行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范是機關行政事業(yè)單位為實現(xiàn)財務管理控制目標，通過制定制度、實施措施和制定程序，對經(jīng)濟活動的風險進行防范和管控。血站是衛(wèi)生部或省、市人民政府衛(wèi)生行政部門根據(jù)國家有關規(guī)定，結合本行政區(qū)域人口、醫(yī)療資源、臨床用血需求等實際情況，結合當?shù)貐^(qū)域衛(wèi)生發(fā)展規(guī)劃，設立