企業(yè)采購文件管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范與對策研究

摘要：企業(yè)采購作為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營的關(guān)鍵舉措，也是企業(yè)獲得經(jīng)濟(jì)效益的重要來源，采購文件管理工作貫穿始終，只有相關(guān)人才提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識，才能強(qiáng)化對采購全過程的管理和監(jiān)督，優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)管控工作，從根本上提高企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量，獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益?；诖?，文章首先介紹了企業(yè)采購文件管理的意義，接著分析企業(yè)采購文件管理中的風(fēng)險(xiǎn)識別方式，最后重點(diǎn)提出了一些有效的防范對策，以供參考。關(guān)鍵詞：企業(yè)采購；文件管理；風(fēng)險(xiǎn)防范；管理對策企業(yè)長期發(fā)展中，采購過程中會涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，而且各個(gè)階段有著不同的風(fēng)險(xiǎn)，這和企業(yè)本身的發(fā)展有著極為緊密的聯(lián)系。因此，管理企業(yè)的時(shí)候，要求經(jīng)營者采用有效的方法，做好采購文件的風(fēng)險(xiǎn)管控工作。文章則是按照企業(yè)采購業(yè)務(wù)的相關(guān)流程，從多個(gè)角度分析，圍繞著采購文件管理要點(diǎn)，提出有效的風(fēng)險(xiǎn)防范對策。一、企業(yè)采購文件管理的意義企業(yè)采購文件管理中面臨著許多不確定的風(fēng)險(xiǎn)，文件管理本身就是企業(yè)規(guī)范化管理的重要舉措，要求通過科學(xué)且合理的管理形式，明確認(rèn)識采購中存在的一系列風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)適應(yīng)現(xiàn)階段文件的相關(guān)款項(xiàng)，規(guī)避其風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)。區(qū)別于一般的采購文件，不僅對其質(zhì)量有著嚴(yán)格的要求，會直接影響工程進(jìn)度，所以簽訂文件的時(shí)候，要求按照文件要點(diǎn)進(jìn)行合理分析，確保資源管理的效率和質(zhì)量。二、企業(yè)采購文件管理中的風(fēng)險(xiǎn)識別（一）組織管理風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)采購文件管理要求從制度、人員、體系和系統(tǒng)等多個(gè)方面展開綜合論述，按照文件管理要點(diǎn)及時(shí)調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)要素，確保文件管理工作的順利進(jìn)行。對于采購文件管理制度的優(yōu)化，其流程比較復(fù)雜，所以需要更為準(zhǔn)確的管理體系。其一，綜合考慮采購活動(dòng)的多個(gè)角度，讓采購文件管理的流程、環(huán)節(jié)有規(guī)律可尋，在企業(yè)相關(guān)系統(tǒng)制定統(tǒng)一審批流程；其二，明確認(rèn)識責(zé)任人的職責(zé)范圍，參與采購文件管理人才和部門對實(shí)施的行為是否有合理判斷，避免出現(xiàn)職責(zé)不清的現(xiàn)象。但是，如若管理業(yè)務(wù)中包含了許多重要點(diǎn)，應(yīng)該避免管理職責(zé)的相互沖突，禁止同一件工作做兩次的情況，適當(dāng)降低工作效率。（二）文件簽訂風(fēng)險(xiǎn)采購文件的業(yè)務(wù)操作流程也是文件管理的重要體現(xiàn)形式，要求在實(shí)際管理的時(shí)候，及時(shí)和企業(yè)自身的行為緊密聯(lián)系，如若過于隨意，其風(fēng)險(xiǎn)性也會增加。按照文件自身的要點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，主動(dòng)規(guī)避其遺漏的要點(diǎn)，還能對風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃。例如在文件審核的時(shí)候，對其專業(yè)性和法律性的要求極為嚴(yán)格，而且其中的內(nèi)容非常復(fù)雜，面對一些重大文件，要求物資的相關(guān)部門按照正常的建設(shè)活動(dòng)優(yōu)化，依照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)ξ募?nèi)容進(jìn)行審查，確保文件正確簽訂。文件審核的時(shí)候，其中也會出現(xiàn)一些有可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，如文件審核人員自身的工作能力，以及工作態(tài)度，沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件中的錯(cuò)誤知識點(diǎn)，這就是隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。（三）簽約過程風(fēng)險(xiǎn)文件審批、會簽工作一般是在企業(yè)內(nèi)完成，而且文件簽訂要求和外界的供應(yīng)商取得聯(lián)系，代表雙方所簽訂的文件具有法律和經(jīng)濟(jì)效益。對文件的簽約過程進(jìn)行管理，能最大程度確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。其中隱藏的風(fēng)險(xiǎn)則是文件簽訂后存在的問題，如份數(shù)以及印章不合理等不符合文件管理規(guī)定。（四）文件完結(jié)風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)采購文件管理工作極為重要，要求相關(guān)人員不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)出更多高水平，優(yōu)質(zhì)的文件管理者，這些都是事后發(fā)生糾紛的主要證據(jù)。文件移交的時(shí)候存在許多風(fēng)險(xiǎn)，沒有及時(shí)對相應(yīng)的文件資料進(jìn)行收集和管理，導(dǎo)致文件履行和跟蹤的時(shí)候也會產(chǎn)生許多新的素材，如文件跟蹤表、往來函件等，假設(shè)沒有做好文件資料的收集，就會容易出現(xiàn)文件丟失和濫用。還要注意移交文件的保密性，都要符合單位的相關(guān)規(guī)定。若文件管理混亂，則需要對文件資料進(jìn)行分類整合，若缺乏專人管理，導(dǎo)致查找的時(shí)候所需要的文件耗時(shí)過長，也不能體現(xiàn)重點(diǎn)，就會耗時(shí)耗力。三、企業(yè)采購文件管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范與對策（一）展現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)作用，完善文件管理的內(nèi)部控制企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)作為企業(yè)內(nèi)控的重要組成部門，應(yīng)該對文件管理的要點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)分析，堅(jiān)持對內(nèi)部工作進(jìn)行合理評價(jià)，促進(jìn)企業(yè)采購文件管理內(nèi)控水平的提升。1.制定完善的審計(jì)監(jiān)督方法結(jié)合文件管理工作要點(diǎn)，制定有效的內(nèi)審監(jiān)督方法，組織有效的文件管理升級工作，結(jié)合文件的法律性、合法性和經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行重點(diǎn)分析，文件的簽訂、履行工作，要求和內(nèi)控制度相符合，及時(shí)且有效審查、評價(jià)。而且文件管理、審查和監(jiān)督的時(shí)候，通過高效的制定策略，制定完善的審計(jì)監(jiān)督方法，嚴(yán)格按照相關(guān)的管理流程，優(yōu)化實(shí)踐內(nèi)容，選擇與之管理經(jīng)驗(yàn)相符合的溝通技巧，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的地方，為文件管理工作的順利實(shí)施奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2.各個(gè)階段審計(jì)工作的相互結(jié)合企業(yè)內(nèi)審不僅是對企業(yè)采購文件履行中的監(jiān)督和管理，還應(yīng)該認(rèn)識事前、事中和事后的管理工作，還要試著將審計(jì)的中心前移，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，起到一定的預(yù)防和管控效果。因此，內(nèi)審部門應(yīng)該對采購文件管理要點(diǎn)進(jìn)行集中管控，對各個(gè)階段的審計(jì)流程進(jìn)行合理優(yōu)化，將其作為有效的切入點(diǎn)，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)膶徲?jì)方法，從文件的簽訂、履行和終止等各個(gè)階段進(jìn)行全過程管理，及時(shí)提出有效的審計(jì)意見。通過這種形式，優(yōu)化企業(yè)采購文件管理形式，避免管理中存在的各種漏洞，最大程度提高企業(yè)采購文件內(nèi)部管理要點(diǎn)，降低采購成本。3.專項(xiàng)審計(jì)，強(qiáng)化文件管理控制對采購金額比較大的項(xiàng)目，要求內(nèi)審部門組織和優(yōu)化實(shí)施文件管理的要點(diǎn)，對文件管理情況進(jìn)行針對性檢查和監(jiān)督，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，提高風(fēng)險(xiǎn)防控能力。不僅主動(dòng)分析管理中存在的問題，還要針對性檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)不足，提示風(fēng)險(xiǎn)。認(rèn)識企業(yè)采購文件要點(diǎn)，確保文件目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，針對管理中的授權(quán)、組織、責(zé)任控制問題，及時(shí)做好相應(yīng)的評價(jià)和管控工作，提醒相關(guān)部門應(yīng)該及時(shí)修訂和優(yōu)化。對于文件管理軟件企業(yè)，采用針對性的信息化管理方法，為文件管理審計(jì)提供有效條件，確保其中的各項(xiàng)事件都處于可控范圍內(nèi)，促進(jìn)文件管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對于文件管理中組織、責(zé)任和目標(biāo)控制問題，應(yīng)該及時(shí)提醒相關(guān)的管理部門介入其中，做好修訂和完善工作。目前，部分企業(yè)選擇采用逐級上報(bào)的形式，而采購部門則是匯總一線部門相關(guān)信息，安排專人領(lǐng)取物資，容易浪費(fèi)時(shí)間，出現(xiàn)重復(fù)性采購的情況。因此，采用信息化的文件管理形式，要求也在各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置對應(yīng)的供應(yīng)點(diǎn)，基于一體化的管理平臺，將其有效納入材料供應(yīng)的范圍內(nèi)，幫助相關(guān)部門及時(shí)領(lǐng)取物資，實(shí)現(xiàn)信息化的統(tǒng)一管理?；蛘呤抢脵n案信息合理管控，收集和整合相關(guān)設(shè)備的時(shí)候，完成信息的錄入工作，從而真正了解和認(rèn)識采購物資的基本情況，做到對采購文件的信息化管理。（二）優(yōu)化組織管理體系，完善采購文件管理制度企業(yè)采購文件管理內(nèi)控制度則是以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)為重點(diǎn)，按照企業(yè)采購文件管理要點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，確保物資采購文件管理優(yōu)化，促進(jìn)文件管理工作的有效性、合理性，這是提高其文件管理效率的有效手段。企業(yè)應(yīng)該制定完善的文件管理制度，對文件的承包制度、審查制度、委托制度等進(jìn)行明確規(guī)定，確保組織和管理的系統(tǒng)化發(fā)展。要求財(cái)務(wù)部門和行政部門積極參與其中，按照文件法律規(guī)定、管理制度和管理方法等嚴(yán)格執(zhí)行，確保文件管理的有效性和規(guī)范性，以及后續(xù)管控工作的合理性，避免出現(xiàn)文件簽訂、執(zhí)行和管理不完善的情況。企業(yè)采購文件管理應(yīng)該對管理部門的設(shè)置和相關(guān)人員的工作職能進(jìn)行詳細(xì)劃分，優(yōu)化組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的時(shí)候，必須有完善的控制策略，且具有防錯(cuò)糾正的效果。組織機(jī)構(gòu)要相互牽制和監(jiān)督，要在自己職責(zé)范圍內(nèi)工作，不受到外界限制，采購文件要求不同部門簽證并確保相關(guān)部門之間互相監(jiān)督和管理。文件管理的審批和控制，應(yīng)該在企業(yè)采購活動(dòng)發(fā)生前，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合理分析，及時(shí)對各個(gè)部門的相關(guān)人員進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)處理和管控，確保文件管理的合法性，規(guī)定性，確保各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)生合理，而且部門之間的分工明確，能有效規(guī)避企業(yè)采購文件管理中的風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率和質(zhì)量。（三）優(yōu)化簽約前的文件管理工作，履行職責(zé)企業(yè)所需要的物資多，而且供應(yīng)商也多，許多特殊的物資，無論是生產(chǎn)，或者是經(jīng)營要求獲得相應(yīng)的審批，并建立完善的網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)系統(tǒng)，及時(shí)對供應(yīng)商的基本情況進(jìn)行有效管控。企業(yè)則是通過征集、登記、檢查、核對、評價(jià)等形式，采用分級管理的方法，采用良性定價(jià)的形式及時(shí)和供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，文件簽訂的時(shí)候，開始進(jìn)行相應(yīng)的定價(jià)和管控，及時(shí)對其進(jìn)行簽約考核，按照文件執(zhí)行要點(diǎn)進(jìn)行合理分析，從根本上確定產(chǎn)品的質(zhì)量，并對其進(jìn)行綜合評定，讓供應(yīng)商的管理結(jié)構(gòu)更為科學(xué)、合理化，切實(shí)提高企業(yè)采購文件的管理質(zhì)量。企業(yè)采購文件管理貫穿于企業(yè)發(fā)展和建設(shè)的整個(gè)過程，應(yīng)該加強(qiáng)對文件的履行和管理工作，按照采購文件約定的生產(chǎn)日期，以及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理分析。而且企業(yè)采購文件履行的時(shí)候，必須做好相應(yīng)的資料管理和分析工作，構(gòu)建完善的資料分析體系，按照設(shè)備的生產(chǎn)和發(fā)展情況，做好相應(yīng)的記錄和整合，遇到糾紛問題，如若在協(xié)商下仍是不能解決，此時(shí)需要利用法律途徑提供相應(yīng)的證據(jù)材料，起到風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的效果。（四）優(yōu)化采購文件流程，完善審計(jì)和監(jiān)督工作企業(yè)的采購文件管理本身就是動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程，無論是從文件簽約的準(zhǔn)備工作，或者是履行終止活動(dòng)，采購文件的管理始終是不斷變化和發(fā)展的。因此，企業(yè)應(yīng)該按照內(nèi)部審計(jì)要點(diǎn)，以及日常工作的基本情況，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)其中的不足，按照文件管理和內(nèi)控規(guī)定，進(jìn)行周期性優(yōu)化和改進(jìn)，確保文件的簽訂、執(zhí)行、付款和結(jié)算等工作能納入統(tǒng)一管理的范疇，嚴(yán)格按照相應(yīng)的文件管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要優(yōu)化和更新。而在此基礎(chǔ)上，文件管理的層次足夠清楚且清晰，要求部門的基本職責(zé)足夠明確，按照相關(guān)部門的實(shí)際情況進(jìn)行全過程跟蹤，確保文件的履行、考核等工作能始終處于可控狀態(tài)，從而提高文件管理的規(guī)律性和效率性。對于企業(yè)采購文件而言，應(yīng)該依照相應(yīng)的法律規(guī)定擬定文件，降低其中存在的隱藏風(fēng)險(xiǎn)，還能對文件管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行強(qiáng)化和監(jiān)督。首先，則是企業(yè)采購部門依法履行嚴(yán)格的審計(jì)工作，對于相關(guān)部門和人員而言，提前對供應(yīng)商展開調(diào)查和分析，還要對供貨商的生產(chǎn)情況，保障情況進(jìn)行總結(jié)。對于供應(yīng)商而言，則是滿足ISO9000規(guī)范開始考核評定，優(yōu)化審判評定工作。而在考評工作內(nèi)，關(guān)鍵點(diǎn)是對每項(xiàng)工作要點(diǎn)進(jìn)行合理分析，按照供貨的數(shù)量和基本情況進(jìn)行有效評定，這樣才能在全面總結(jié)和認(rèn)識的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和總結(jié)，選擇更好的供應(yīng)商，建立有效且可行的文件。對于采購招標(biāo)是否符合程序，還要分析其中是否存在著違法行為，最后則是對文件管理中的相關(guān)指標(biāo)和規(guī)格進(jìn)行總結(jié)和分析，按照文件管理的要點(diǎn)進(jìn)行考核，確保企業(yè)采購文件管理的可行性、標(biāo)準(zhǔn)性，最終達(dá)成審批的規(guī)范性要求。有效預(yù)防企業(yè)采購文件管理風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，制定相應(yīng)的監(jiān)督和審查機(jī)制，其中也包含了風(fēng)險(xiǎn)的評估和分析，要求在采購的時(shí)候明確認(rèn)識其中的關(guān)鍵要點(diǎn)，避免風(fēng)險(xiǎn)的擴(kuò)大。（五）提高文件管理人員的綜合素質(zhì)，保證管理的專業(yè)性企業(yè)管理部門應(yīng)該招聘專業(yè)的財(cái)會、法律、技術(shù)人員，組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，對文件管理部門的相關(guān)人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，提高他們的文件管理水平，只有當(dāng)各級人員增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理意識的時(shí)候，才能有效防范和規(guī)避企業(yè)采購文件管理風(fēng)險(xiǎn)，起到有效預(yù)防和管控的效果。通過重點(diǎn)培訓(xùn)的形式，打造一支專業(yè)化、個(gè)人水平高的企業(yè)采購文件管理隊(duì)伍，能清楚相關(guān)的工作流程，保證工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性，這是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的有效舉措之一。同時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)該重視人員知識更新和優(yōu)化，定期開始一定的知識培訓(xùn)，確保文件管理和經(jīng)辦人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)隨意指派等問題的發(fā)生。首先，則是采用教育培訓(xùn)的形式，重視績效考核。企業(yè)采購文件管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，對于管理人員也有著極為嚴(yán)格的要求，為確保采購文件管理的合理性，要求對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，增強(qiáng)他們的法律意識和觀念。重視將職業(yè)道德建設(shè)和團(tuán)隊(duì)精神巧妙結(jié)合，按照工作人員的基本素質(zhì)進(jìn)行量化考核，從而起到一定的激勵(lì)作用。其次，采用定期的崗位輪換，適當(dāng)降低人為風(fēng)險(xiǎn)。定期的崗位輪換，能讓采購人員和供應(yīng)商之間構(gòu)建更為和諧、緊密的聯(lián)系，避免出現(xiàn)回扣等腐敗問題。通過對員工業(yè)務(wù)路程的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)長效化的管理。最后，擬定工作準(zhǔn)則，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的守則，禁止員工以各種形式接受賄賂，避免出現(xiàn)文件作假的情況，強(qiáng)制