秘書人員如何干好秘書工作

PAGE2PAGE5秘書人員如何干好秘書工作【摘要】：秘書工作具有很強(qiáng)的職能性和特殊性，一個好的秘書工作者要在領(lǐng)導(dǎo)身邊發(fā)揮參謀輔助的職能，為領(lǐng)導(dǎo)排優(yōu)解難，當(dāng)好合格的助手；找準(zhǔn)工作的特點：機(jī)要性、輔助性、綜合性，圍繞中心工作做到全面而細(xì)致?！娟P(guān)鍵詞】：秘書工作秘書工作特點參謀工作綜合服務(wù)秘書是在社會確定的對應(yīng)從屬范圍內(nèi)，為特定負(fù)責(zé)對象主導(dǎo)性事務(wù)的權(quán)力和責(zé)任，進(jìn)行以日常管理為主的知識性服務(wù)的一類職司人員。秘書的主要職能作用是助手、參謀、綜合服務(wù)，秘書工作者要緊緊圍繞秘書工作的中心工作，充分調(diào)動積極性、不斷提升自身素質(zhì)，才能發(fā)揮好秘書的職能作用。秘書工作盡管紛繁復(fù)雜，有時會出現(xiàn)“計劃趕不上變化”的情況，但是只要我們緊緊圍繞秘書工作的中心工作，充分發(fā)揮好秘書職能，相信對于搞好秘書工作會起到很大的促進(jìn)作用。一、秘書工作所具有的特點秘書作為一種職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上有著明顯的不同，這也就是秘書工作的特點。全面、透徹地認(rèn)識秘書工作的特點，是我們做好秘書工作的一個重要前提。理解秘書工作的特點，更有利于開展工作。從這個意義上說，秘書工作與其他職業(yè)工作最主要的本質(zhì)區(qū)別，是秘書工作具有機(jī)要性、輔助性、綜合性。(一)機(jī)要性機(jī)要性：顧名思義是指工作的機(jī)密性和重要性。秘書身處領(lǐng)導(dǎo)、上司身邊，秘書部門是最貼近領(lǐng)導(dǎo)中樞的部分，秘書工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、上司進(jìn)行管理決策和公務(wù)活動，所以秘書工作中，有相當(dāng)?shù)膬?nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)、上司的工作范圍，因為工作需要，秘書必須了解掌握，甚至在需要的時候，代替領(lǐng)導(dǎo)、上司臨時實施管理和開展公務(wù)活動。這對于秘書來說，既要對各方面工作了如指掌，又要明確哪些是需要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的內(nèi)容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐一字，以避免失誤，避免節(jié)外生枝。不必知道的，決不好奇、不打聽，自覺減少失密的可能。秘書工作的機(jī)要性要求秘書準(zhǔn)確把握所辦事務(wù)的分寸，具體問題，具體分析，恰當(dāng)解決。（二）輔助性輔助性：秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：其一，所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，秘書工作范圍就要擴(kuò)大到或延伸到哪里。其二，現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會議或共同研究問題，甚至有機(jī)會提出解決問題的方案，但秘書參加會議的主要責(zé)任是辦理會議事務(wù)，要慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)。其三，現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。協(xié)助幫忙，而不必主動做主角，不必主動主持。比如就召開一次會議來說，秘書工作的輔助性特點體現(xiàn)在秘書要做的是會前準(zhǔn)備材料，搜集領(lǐng)導(dǎo)講話所需要的信息資料、布置會場、召集與會人員、準(zhǔn)備會議場地等，還包括會上的組織服務(wù)、會后的逐一落實等。響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。作為領(lǐng)導(dǎo)的近身助手，當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化、透明化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事順理成章的思維定勢，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻(xiàn)策者就不是好的秘書人員的新觀念。（四）、秘書工作使秘書人員應(yīng)具有綜合服務(wù)的職能秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上情下達(dá)、左右溝通、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。使主觀符合客觀，變被動為主動，培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力。秘書的地位和職能決定了秘書工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門人員的點點滴滴。作為機(jī)關(guān)管理的一員，就要求秘書工作事無巨細(xì)，都能收放自如。收，要求秘書的工作微觀上不丟不落，見微知著。放，要求秘書的工作宏觀上控制到位，相互銜接。收放自如，要求能把紛繁復(fù)雜的秘書工作條分縷析，用現(xiàn)代科學(xué)管理方法統(tǒng)籌解決具體問題。這就要求秘書具備一定的工作技巧和工作藝術(shù)：一是全局性思維、站在大局的角度爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是不同時期爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握不同時期的重點工作，能夠分清工作的輕重緩急，理清主次高效率完成任務(wù)；三是弄清工作思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以完善和落實，四是及時歸檔、存檔，積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。具備這樣的工作技巧，培養(yǎng)了這樣的工作藝術(shù)，在工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)有一致的認(rèn)識，才有共同觀點和語言，落實任務(wù)和辦事時，才能使工作高效運轉(zhuǎn)。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進(jìn)行分解、立項，畫出一個辦事時間順序圖，先做急而重要的，后做急的，再做重要的。秘書工作具有的輔助管理、綜合服務(wù)的職能決定秘書在處理事情上將“沒完沒了、沒昏沒曉、沒饑沒飽”，作為不管部的一員，要大事能承擔(dān)，小事不推辭。秘書工作既平常化又具有一定的特殊性。改革開放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化。現(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。秘書人員在管理中要明白工作的特殊性、自身具有的職能性，要起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強(qiáng)自身的職能訓(xùn)練,以適應(yīng)市場經(jīng)