采購驗(yàn)收管理制度

采購驗(yàn)收管理制度版本狀態(tài)：A/0編號(hào)：簡潔規(guī)范實(shí)用下載即用采購驗(yàn)收管理制度1.目的規(guī)范采購驗(yàn)收管理程度，確保所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容符合公司要求。2.適用范圍適用于公司采購貨物品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等驗(yàn)收管理。3.職責(zé)3.1質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對(duì)所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收證明。3.2驗(yàn)收人員對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向采購部或有關(guān)部門報(bào)告，采購部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。3.3貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會(huì)同倉儲(chǔ)部門、使用部門和采購部共同驗(yàn)收，對(duì)收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。4.管理程序和內(nèi)容4.1收貨準(zhǔn)備4.1.1貨物驗(yàn)收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購單”時(shí)，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。4.1.2對(duì)于需要按重量、長度、體積等方面計(jì)量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗(yàn)收，不得虛估。4.2待驗(yàn)貨物處理已經(jīng)到貨、等待驗(yàn)收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的貨物分開儲(chǔ)存，并規(guī)劃出“待驗(yàn)區(qū)”以示區(qū)分。4.3實(shí)施驗(yàn)收4.3.1貨物到貨后，貨物驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對(duì)貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購單”。同時(shí)，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單并在上面簽字。4.3.2質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號(hào)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)那些沒有對(duì)應(yīng)采購申請(qǐng)的商品或勞務(wù)，一律不得簽收。4.3.3質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后，對(duì)驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號(hào)等，作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購部門和財(cái)務(wù)部門。4.3.4驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。4.3.5驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。4.3.6公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，送財(cái)務(wù)部門及采購部門辦理。4.4超交處理4.4.1交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。4.4.2屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時(shí)在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請(qǐng)購部門主管同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。4.5短交處理交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。4.6急用品驗(yàn)收緊急貨物到貨后，若尚未收到“請(qǐng)購單”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購部核對(duì)，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理。4.7貨物驗(yàn)收規(guī)范質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時(shí)召集使用部門及其他有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗(yàn)收規(guī)范”作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。4.8貨物檢驗(yàn)結(jié)果處理根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個(gè)方面處理。4.8.1檢驗(yàn)合格的貨物，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。4.8.2驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于“材料檢驗(yàn)報(bào)告單”上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。4.9退換貨作業(yè)4.9.1檢驗(yàn)不合格的貨物退貨時(shí)，采購員應(yīng)開立“貨物交運(yùn)單”并附有關(guān)“貨物檢驗(yàn)報(bào)告單”呈采購經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。4.9.2貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。4.9.3對(duì)于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量