采購驗收管理制度

采購驗收管理制度版本狀態(tài)：A/0編號：簡潔規(guī)范實用下載即用采購驗收管理制度1.目的規(guī)范采購驗收管理程度，確保所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容符合公司要求。2.適用范圍適用于公司采購貨物品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等驗收管理。3.職責3.1質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，并出具驗收證明。3.2驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應當立即向采購部或有關(guān)部門報告，采購部或有關(guān)部門應查明原因，及時處理。3.3貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。4.管理程序和內(nèi)容4.1收貨準備4.1.1貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準的“訂購單”時，按供應商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。4.1.2對于需要按重量、長度、體積等方面計量的物資，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。4.2待驗貨物處理已經(jīng)到貨、等待驗收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應與已驗收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出“待驗區(qū)”以示區(qū)分。4.3實施驗收4.3.1貨物到貨后，貨物驗收人員應會同使用部門根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。4.3.2質(zhì)量管理部門應當使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應采購申請的商品或勞務(wù)，一律不得簽收。4.3.3質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務(wù)應當編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務(wù)部門。4.3.4驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進行處理。4.3.5驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。4.3.6公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務(wù)部門及采購部門辦理。4.4超交處理4.4.1交貨數(shù)量超過訂購量的部分應退回供貨商。4.4.2屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進行收貨，并通知采購人員。4.5短交處理交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應商進行處理。4.6急用品驗收緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗收人員應先與采購部核對，確認無誤后，按收貨作業(yè)辦理。4.7貨物驗收規(guī)范質(zhì)量管理部門應當根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗收規(guī)范”作為采購及驗收的依據(jù)。4.8貨物檢驗結(jié)果處理根據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。4.8.1檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。4.8.2驗收不合標準的貨物，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于“材料檢驗報告單”上注明不合格原因，經(jīng)負責人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。4.9退換貨作業(yè)4.9.1檢驗不合格的貨物退貨時，采購員應開立“貨物交運單”并附有關(guān)“貨物檢驗報告單”呈采購經(jīng)理簽字確認后辦理退貨。4.9.2貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。4.9.3對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量