房產(chǎn)中介門店接待

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秘書職責(zé)手冊

名目

一、秘書工作職責(zé)

二、秘書工作支配

三、與總部各部門的協(xié)作工作

第一章秘書工作職責(zé)

店務(wù)秘書為總部統(tǒng)一聘請、統(tǒng)一培訓(xùn)、統(tǒng)一管理的行政類管理人員，隸屬于總部運(yùn)營中心，總部給予秘書以管理者與執(zhí)行者并存的職能；既要管理單店行政事務(wù)，也要協(xié)作及監(jiān)督、上報(bào)單店的業(yè)務(wù)工作，同時作為單店與總部溝通的橋梁，協(xié)作總部各個部門做好相應(yīng)工作。

一、電腦管理與使用

1、各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新；幫助經(jīng)紀(jì)人在其個人使用網(wǎng)站上注冊賬號；

2、電腦基礎(chǔ)維護(hù)工作；

■確保公司電腦正常運(yùn)行

■監(jiān)督經(jīng)紀(jì)人使用網(wǎng)絡(luò)的狀況，制止登錄不良網(wǎng)站、看小說及在店內(nèi)打嬉戲，發(fā)覺一次對當(dāng)事人處以每次人民幣50元的懲罰；對嬉戲軟件等不良軟件賜予刪除，并對當(dāng)事人處以每次人民幣50元的懲罰；

■每臺電腦設(shè)置屏幕愛護(hù)程序，但不設(shè)置密碼，秘書電腦需設(shè)置密碼；■對店內(nèi)電腦消失的軟件硬件等問題進(jìn)行修復(fù)，如不能修復(fù)的，盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦的正常運(yùn)行；

3、秘書重要工作文檔的整理及備份，對涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼；

4、對于總部傳達(dá)的文件及通知，準(zhǔn)時做好歸檔、張貼、通知等工作；

5、店內(nèi)房友管理

■確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢；

■查閱公司網(wǎng)站及房友的通知（消息）并下載、傳達(dá)；

二、公司文件管理

文件須分門別類管理并準(zhǔn)時檢查與更新（全部文本需使用公司logo范本）。第一類：電子檔文件：定期做好存檔備份工作

第二類：工作中所需各類文件表格（不需要蓋公章或者合同章）：制成表格文件手冊，做好名目便于經(jīng)紀(jì)人自行取用，每周一檢查，對于缺少的表格，準(zhǔn)時補(bǔ)全；第三類：蓋章類文件；

1、關(guān)于制式文件的領(lǐng)用

■公司的制式文件：出租∕出售托付書、房地產(chǎn)買賣合同居間協(xié)議、房地產(chǎn)租賃居間協(xié)議、租賃合同、獨(dú)家托付書、限時獨(dú)家托付、傭金確認(rèn)單、看房單等由秘書統(tǒng)一在總部領(lǐng)取并妥當(dāng)保管。對于以上文件必需嚴(yán)格管理，做好領(lǐng)用登記、回收、統(tǒng)計(jì)等工作，總部將每月經(jīng)行檢查各項(xiàng)表單的使用明細(xì)表。對于秘書在保管過程中丟失的，由秘書擔(dān)當(dāng)相應(yīng)責(zé)任。

■居間協(xié)議的領(lǐng)用：每次領(lǐng)用50份∕店。秘書領(lǐng)用新居間協(xié)議時需上交上

次領(lǐng)用的居間協(xié)議，上交需附打印的領(lǐng)用登記單，未上交的居間協(xié)議原件，請經(jīng)理在領(lǐng)用登記單上注明緣由并簽字，需在一個月內(nèi)上交原件。另，居間協(xié)議需三聯(lián)齊全方換領(lǐng)，如遇不齊全的，需提交狀況說明。因客戶/業(yè)主遺失居住協(xié)議的，需提交客戶/業(yè)主的身份證復(fù)印件和有客戶/業(yè)主及銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)的狀況說明；因保管不當(dāng)造成遺失的，同制式文件遺失處理。

■收據(jù)的領(lǐng)用：秘書領(lǐng)用新收據(jù)本時需上交上次所領(lǐng)用的收據(jù)〔領(lǐng)用回收的收據(jù)必需是編號連號完整的，如收據(jù)開具的是意向金等非我司收益的款項(xiàng)，必需要收齊第三聯(lián)〕方可再次領(lǐng)用。如收據(jù)本有5份以上空白未用的一律不得領(lǐng)用新收據(jù)本。

租貸合同的領(lǐng)用：每次領(lǐng)用10套/店。秘書領(lǐng)用新租貸合同時需上交齊上次所領(lǐng)用的租貸合同〔上次的租貸合同如已簽約的，則必需帶上租貸相關(guān)的客戶資料及所需的復(fù)印件〕方可再次領(lǐng)用。

■領(lǐng)換任何制式文件都必需提前一天通知相關(guān)人員，方可到總部領(lǐng)換。

2、關(guān)于制式文件的管理

■一般托付書、看房單：每個經(jīng)紀(jì)人每次最多領(lǐng)取5份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認(rèn)，秘書準(zhǔn)時回收。

■居間協(xié)議、傭金確認(rèn)書、獨(dú)家托付書、限時獨(dú)家托付書：每組經(jīng)理每次領(lǐng)取2份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認(rèn)，領(lǐng)用文件，秘書準(zhǔn)時回收。簽訂有效則上交復(fù)印件、作廢則上交原件；

■租賃合同：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管、使用登記造冊。領(lǐng)用文件，秘書準(zhǔn)時回收，簽訂有效則上交房東及客戶身份證復(fù)印件、產(chǎn)證復(fù)印件，作廢則上交原件。

3、關(guān)于制式文件的責(zé)罰

如遇制式文件遺失，責(zé)任人擔(dān)當(dāng)相應(yīng)責(zé)罰。

■看房單、出租∕出售托付協(xié)議，責(zé)任人擔(dān)當(dāng)罰款50元∕份；

■除看房單、出租∕出售托付協(xié)議以外的其他制式文件遺失，責(zé)任人擔(dān)當(dāng)罰款500元∕份，如遇責(zé)任人無法明確，則秘書擔(dān)當(dāng)罰款200元∕份，經(jīng)理擔(dān)當(dāng)300元∕份。

三、鑰匙管理

1、由秘書對店門鑰匙(含公配、私配鑰匙)統(tǒng)一建檔管理，負(fù)責(zé)對管理的鑰匙的數(shù)量、編號及使用等內(nèi)容逐一進(jìn)行確認(rèn)，并制定《鑰匙領(lǐng)用簿》，做好鑰匙的借用登記入簿管理工作；

2、秘書應(yīng)定期對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號進(jìn)行檢查，如發(fā)覺標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時，應(yīng)準(zhǔn)時跟新改進(jìn)；

3、借用人員辦理鑰匙退還手續(xù)時，秘書應(yīng)在核對鑰匙標(biāo)識、數(shù)量后，在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還時間，并將鑰匙整齊有序地放置回鑰匙柜內(nèi)；

4、本門店人員領(lǐng)用鑰匙，借用人員應(yīng)準(zhǔn)時登記入簿；

5、領(lǐng)用人看房完畢后，應(yīng)于借用當(dāng)日準(zhǔn)時歸還門店，嚴(yán)禁發(fā)生將鑰匙在個人身邊無故滯留、攜帶回家等情形；

6、嚴(yán)格做好鑰匙的外借登記，內(nèi)部與外部借鑰表格分開，借鑰匙方填寫《鑰匙

外借登記表》，直營店內(nèi)部人員借用鑰匙，秘書應(yīng)要求借用人員供應(yīng)名片、身份證原件并簽字確認(rèn)；直營店以外的人借用鑰匙，應(yīng)由本門店對接人員做相應(yīng)擔(dān)保簽字確認(rèn)，同時秘書應(yīng)要求借用人員供應(yīng)名片、身份證原件并簽字確認(rèn)；

7、當(dāng)發(fā)生鑰匙丟失、損壞等情形時，秘書應(yīng)急時記錄大事經(jīng)過，急時報(bào)備門店經(jīng)理；

8、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未準(zhǔn)時登記簿的，相應(yīng)責(zé)任人賜予20元∕次懲罰；

9、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未在當(dāng)日返還的，相應(yīng)責(zé)任人賜予50元∕次懲罰；

10、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙發(fā)生丟失、損壞等無法歸還等情形，相應(yīng)責(zé)任人賜予100元∕次懲罰；

11、直營店以外人員借用鑰匙發(fā)生未在當(dāng)日準(zhǔn)時返還、丟失、損壞等無法歸還等情形，列入黑名單管理，直營店鑰匙一律不得借用給該責(zé)任者，同時直營店相應(yīng)擔(dān)保責(zé)任人賜予100元∕次懲罰；

12、每月15日對鑰匙箱進(jìn)行一次清理，取出已售∕已租的房源鑰匙，收好并表明詳細(xì)信息；

四、財(cái)務(wù)管理

1、收據(jù)：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管并登記造冊。每一周交由財(cái)務(wù)部審核并供應(yīng)收據(jù)使用狀況統(tǒng)計(jì)表。收據(jù)的使用必需做好登記，無特別狀況必需由秘書開具，如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀(jì)人需外出收取意向金或傭金之情形，每次只能限領(lǐng)一份，并做好領(lǐng)用登記記錄（必需注明物業(yè)地址、金額、用途），事后必需歸還其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應(yīng)的款項(xiàng)，作廢需交回原件。對于收據(jù)丟失、或開具收據(jù)無收款回來的，對責(zé)任人處以500元∕份的罰款，詳細(xì)責(zé)任人無法確定的，秘書擔(dān)當(dāng)罰款事人的法律責(zé)任。

2、意向金：秘書統(tǒng)一保管意向金專用卡，經(jīng)理使用時必需向秘書申請使用此卡，秘書同時應(yīng)準(zhǔn)時做好此卡的金額出入記賬工作。收取意向金時開具意向金收據(jù)，秘書通過意向金收據(jù)的使用狀況，準(zhǔn)時把握意向金的走向，必需保證意向金收據(jù)三聯(lián)完整，不行缺少任何一聯(lián)。

3、傭金：由秘書統(tǒng)一收取并開具收據(jù)，假如客戶需要發(fā)票，則用收據(jù)換取發(fā)票。收到傭金后24個小時內(nèi)必需存入公司賬戶。

4、房款：房款只能由公司財(cái)務(wù)部門收取，不得有經(jīng)紀(jì)人或者門店自己代收，違反者，公司將追究其法律責(zé)任。

5、經(jīng)理罰款：秘書協(xié)作總部收取經(jīng)理各項(xiàng)罰款，并準(zhǔn)時上交總部。

6、其他：團(tuán)隊(duì)基金、罰款的管理，全部費(fèi)用的進(jìn)出，做好現(xiàn)金日記賬，保留發(fā)票，做好單店報(bào)銷工作。

7、成交記錄單：合同簽訂后，督促業(yè)務(wù)人員填寫好成交記錄單、經(jīng)理簽字，制作《成交記錄匯總表》，每周一給總部運(yùn)營中心上報(bào)《成交記錄匯總表》并傳真上周全部的成交記錄單。假如與其他單店合作，準(zhǔn)時傳真到其他單店并確認(rèn)收到，成交雙方均簽字確認(rèn)后，由成交方傳真至總部運(yùn)營中心。當(dāng)日做好房友中的交易合同及收傭記錄，總部將依據(jù)成交記錄單及房友中的數(shù)據(jù)確認(rèn)最終的獎金；客源需在成交之日的三天前錄入房友系統(tǒng)，入未準(zhǔn)時登記，將扣除成交方經(jīng)紀(jì)人10%業(yè)績，如遇特別狀況，需提交書面說明提前備案。

a)財(cái)務(wù)報(bào)表的制作：依據(jù)財(cái)務(wù)要求每月做好相應(yīng)財(cái)務(wù)報(bào)表，在規(guī)定時間上報(bào)公司財(cái)務(wù)部。

b)工資提成核算：每月8日、18日做好薪資、提成核對，做到與經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人確認(rèn)無誤并簽字。因個人過失造成公司損失的，由當(dāng)事人擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的賠償責(zé)任。詳見公司財(cái)務(wù)管理制度。

五、人事管理

1、應(yīng)聘：有人來應(yīng)聘，填表，支配初試。初試合格者將雇員信息表上報(bào)公司人事部，并確認(rèn)收到。

2、入職：通知復(fù)試合格者按時入職，并根據(jù)公司人事部要求填寫人事類表格。支配入職人員在規(guī)定時間內(nèi)，攜相關(guān)資料，來公司人事部辦理入職手續(xù)。

3、離職：準(zhǔn)時向人事部反饋門店人員離職信息，并填寫《員工房友賬號變動申請單》提交運(yùn)營中心刪除其房友賬號。監(jiān)督全部離職人員填寫離職相關(guān)表格，經(jīng)審批后確認(rèn)離職勝利。員工離職當(dāng)天秘書必需在房友情報(bào)站中發(fā)布離職通告，同時立刻處理其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的房源。秘書離職，需做好移交工作，照實(shí)填寫《交接清單》，否則不予辦理離職手續(xù)。

4、調(diào)動：填寫《員工房友賬號變動申請單》。

5、晉級：填寫晉級申請表，讓經(jīng)理簽字后上報(bào)人事部報(bào)批。

6、考勤：每月底依據(jù)考勤卡做好考勤表，每月1日將上月的考勤表發(fā)到公司的人事部。

7、值班：月底支配下一個月的業(yè)務(wù)員值班狀況，做到公正。

8、培訓(xùn)：房友使用的簡潔培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)房源發(fā)布及更新的培訓(xùn)

注：詳見《人力資源管理制度》

六、保密工作

秘書為單店的核心管理，需要有高度的責(zé)任意識、嚴(yán)明的組織紀(jì)律要求、高度的職業(yè)精神，保證做到公司房源信息不對任何非公司制度許可的第三人透露，對損害到第三方利益的行為要做到公正公證。