科技公司財務系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃與實施

隨著新時代數(shù)字技術(shù)發(fā)展與應用，為積極響應國家關(guān)于加快建設(shè)世界一流企業(yè)財務管理體系的號召，進一步推動提升財務管理能力水平，科技公司應目標清晰、計劃明確地開展實施財務系統(tǒng)的規(guī)劃建設(shè)，建立自主可控的數(shù)字化與智能化財務體系，著力提高財務管理效能。同時，還需加強跨部門合作，推動業(yè)財信息全面對接和整合，實現(xiàn)信息互通共享，增強公司核心競爭力。一、科技公司財務系統(tǒng)建設(shè)主要過程（一）會計電算化第一，按照會計準則要求，根據(jù)公司經(jīng)濟業(yè)務，結(jié)合公司財務管理需要、成本費用核算要求，兼顧績效考核數(shù)據(jù)統(tǒng)計需求及以往工作經(jīng)驗，合理確定會計科目、現(xiàn)金流量項目，設(shè)置明細科目與輔助核算，設(shè)定財務報表格式與報表數(shù)據(jù)取值規(guī)則。第二，在財務系統(tǒng)中錄入會計科目期初余額等初始會計資料，設(shè)置資產(chǎn)類別及折舊攤銷政策，以及設(shè)定月末自動計提資產(chǎn)折舊攤銷、自動結(jié)轉(zhuǎn)研發(fā)支出-費用化支出至管理費用等自動賬務處理機制。為方便后續(xù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計及賬務查詢，也可將期初原始會計憑證逐筆錄入或使用會計憑證模板批量導入至財務系統(tǒng)，按會計期間逐期自動結(jié)轉(zhuǎn)科目余額后進行系統(tǒng)啟用期初余額復核。合理設(shè)置資產(chǎn)類別，按各類別資產(chǎn)在財務系統(tǒng)中分別設(shè)置折舊攤銷年限、殘值政策，使財務系統(tǒng)每月根據(jù)預設(shè)政策自動生成資產(chǎn)折舊攤銷憑證。第三，在財務系統(tǒng)中采集錄入其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，主要包括供應商檔案、客戶檔案、部門檔案、員工檔案、存貨檔案、存量資產(chǎn)卡片等，為工資發(fā)放、賬務輔助核算及資產(chǎn)折舊攤銷提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐[1]。（二）業(yè)務流程電子化設(shè)計業(yè)務流程時，科技公司可利用自有研發(fā)人員熟悉公司業(yè)務流程的優(yōu)勢，內(nèi)部自行開發(fā)滿足公司實際使用需求的電子業(yè)務流程，避免了聘請外部研發(fā)而增加需求溝通成本的問題。業(yè)務流程實現(xiàn)線上電子化后，通過財務系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務流程與財務流程暢通對接，使業(yè)務數(shù)據(jù)更加快捷、有效地轉(zhuǎn)化為財務數(shù)據(jù)，簡化財務核算，提高財務工作效率及準確度，使財務人員有更多的精力放在財務管理與分析工作上，提升財務工作價值，同時提高公司整體業(yè)務流程質(zhì)量和效率?？山㈦娮訕I(yè)務流程的業(yè)務場景包括但不限于費用報銷申請與審批、使用權(quán)資產(chǎn)登記與自動計算租賃負債利息、采購與銷售流程、工資計提與發(fā)放審批等。特別是對于科技公司，對外承接技術(shù)研發(fā)項目時，通常會產(chǎn)生大量差旅支出。差旅費報銷占日常費用報銷的比例較高，因此將差旅費申請、審批、審查、支付流程整合線上電子化，極大提高了公司費用報銷開支效率，為出差人員減輕費用報銷工作量，節(jié)約人力資源。出差人員只需填寫出差時間、地點等，通過系統(tǒng)實現(xiàn)自動判斷出差天數(shù)、計算差旅補助、火車/飛機等交通票據(jù)可抵扣增值稅進項稅額，填寫完成后自動生成報銷單據(jù)，通過設(shè)置用戶、審批權(quán)限建立電子審批流，電子報銷單據(jù)經(jīng)有權(quán)人審批后流轉(zhuǎn)至財務進行在線審查，審查通過后由出納完成支付。同時，還可通過在差旅報銷單上設(shè)置會計憑證方案及數(shù)據(jù)取值規(guī)則，實現(xiàn)自動生成會計憑證。（三）業(yè)財信息一體化第一，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。一是制定公共參數(shù)標準，包括機構(gòu)編碼、部門編碼、員工編碼等；二是制定業(yè)務參數(shù)標準，包括業(yè)務編碼、產(chǎn)品編碼、項目編碼等；三是制定財會參數(shù)標準，包括會計科目編碼、財會業(yè)務種類、資產(chǎn)種類、存貨種類等，確保公司內(nèi)部各部門、系統(tǒng)均使用標準統(tǒng)一的數(shù)據(jù)，減少編碼轉(zhuǎn)換，為業(yè)財信息一體化奠定基礎(chǔ)。第二，明確財務系統(tǒng)建設(shè)功能邊界，梳理與財務系統(tǒng)對接的業(yè)務系統(tǒng)，明晰與相關(guān)系統(tǒng)邊界。例如明確財務開支事項立項審批流程在業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)，還是納入財務系統(tǒng)建設(shè)；研發(fā)人員人工工時在業(yè)務系統(tǒng)按財務核算要求加工完成后傳輸至財務系統(tǒng)作為成本核算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)開展會計核算，還是傳輸至財務系統(tǒng)后再加工；薪酬計提與發(fā)放數(shù)據(jù)由薪酬管理系統(tǒng)傳輸至財務系統(tǒng)，還是由薪酬管理員在財務系統(tǒng)中制作計提單與發(fā)放單。第三，制定業(yè)財數(shù)據(jù)傳輸規(guī)則。業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換時，業(yè)務部門、財務部門應與財務系統(tǒng)研發(fā)人員就傳輸數(shù)據(jù)范圍、樣式、時間頻次以及數(shù)據(jù)加工處理方式進行溝通明確。制定數(shù)據(jù)傳輸規(guī)則時，應充分考慮系統(tǒng)承載能力、數(shù)據(jù)處理效率、系統(tǒng)功能邊界，避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余、處理效率低下或系統(tǒng)功能與定位不符的問題。二、財務系統(tǒng)建設(shè)前需要注意的問題（一）業(yè)務流程不確定初創(chuàng)或正處于重大重組時期的科技公司可能在業(yè)務、人員和管理上面臨著頻繁調(diào)整與急劇變化，穩(wěn)定成長的科技公司可能拓展了新業(yè)務需要制定新的業(yè)務規(guī)則與管理要求，導致業(yè)務流程電子化時不確定因素較多，業(yè)務流程頻繁變更可能對業(yè)務流程與財務流程對接造成影響，進而造成財務系統(tǒng)建設(shè)需求反復變化，不利于財務系統(tǒng)建設(shè)[2]。例如，科技公司對外承接多個研發(fā)項目時，某個項目的月研發(fā)成本按該項目研發(fā)人工工時占當月該項目研發(fā)人員總?cè)斯すr的比例分攤該研發(fā)人員當月薪酬后匯總合計的方法計算得出，因此若項目人工工時填報、統(tǒng)計、分攤等業(yè)務規(guī)則頻繁變化，將會影響項目間成本分攤規(guī)則及會計核算結(jié)果，進而影響財務會計系統(tǒng)相應功能研發(fā)建設(shè)。（二）財務管理需求不明晰財務管理需求是設(shè)計建設(shè)財務系統(tǒng)的重要考慮因素。一是在財務系統(tǒng)建設(shè)初期編制系統(tǒng)建設(shè)詳細需求時，未充分挖掘數(shù)據(jù)應用場景及需要，對于財務管理需求梳理不到位，例如績效考核指標計算所需數(shù)據(jù)統(tǒng)計需要、公司經(jīng)營情況分析數(shù)據(jù)需求未細化明確，導致財務系統(tǒng)建設(shè)目標不清晰，可能導致系統(tǒng)建設(shè)存在返工的情況。二是對財務管理制度相關(guān)要求理解不到位，導致在應收管理、應付管理、資產(chǎn)管理和存貨管理上的建設(shè)目標不明確。例如，財務制度要求定期開展應收款、應付款清理，當公司業(yè)務量大、應收應付款掛賬多的情況下，加大了手工清理難度。因此，如果未充分考慮制度要求的情況下，在建設(shè)財務系統(tǒng)時可能忽略了上述財務管理需求，未能通過在系統(tǒng)中設(shè)立應收應付登記簿的方式實現(xiàn)自動化清理。在該種情況下，科技公司難以通過財務系統(tǒng)實現(xiàn)高效的財務核算、報表分析，降低了財務系統(tǒng)使用效率。（三）內(nèi)部控制制度不健全內(nèi)部控制制度作為科技公司預測、防范經(jīng)營管理風險的重要保障，在公司財務系統(tǒng)的建設(shè)過程中，可根據(jù)內(nèi)部控制制度要求將審查、審批手續(xù)線上化，實現(xiàn)系統(tǒng)自動控制，有助于降低內(nèi)部控制風險并優(yōu)化業(yè)務審批效率。若內(nèi)部控制制度缺失，審批授權(quán)體系不規(guī)范，財務不相容崗位相互制約不到位，崗位設(shè)置不合理，財務系統(tǒng)將無法建立有效的風險控制機制，容易產(chǎn)生違規(guī)問題。同時，若忽視對計算機軟件程序的控制，也可能發(fā)生相關(guān)自動化控制失效導致財務風險與經(jīng)營風險的問題。（四）內(nèi)部制度與經(jīng)營管理目標偏離一般情況下，公司內(nèi)部管理制度更新頻率不高，這也使得在建設(shè)財務系統(tǒng)之前，容易發(fā)生前期制定的制度要求與當下公司經(jīng)營管理目標相偏離的問題，阻礙公司經(jīng)營目標實現(xiàn)。例如，為了搶占市場先機，擴大市場占有率，科技公司對外承接研發(fā)項目立項標準進行了簡化，由雙方簽署合同才可發(fā)生投入優(yōu)化調(diào)整為收到甲方公司項目承建函即可發(fā)生項目投入，旨在爭取市場與客戶。若上述調(diào)整未及時進行業(yè)務流程相關(guān)的制度修訂，開展財務系統(tǒng)建設(shè)時未能及時關(guān)注上述變化，導致財務系統(tǒng)中自動成本核算起點設(shè)計不符合業(yè)務流程制度要求。因此，建設(shè)財務系統(tǒng)前，需對內(nèi)部制度要求與經(jīng)營管理目標的一致性進行重點審查。三、科技公司財務系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)劃與實施方法為取得良好的財務系統(tǒng)建設(shè)效果，需在會計電算化的基礎(chǔ)上，對公司業(yè)務流程進行梳理，細化明確財務管理需求，健全內(nèi)部控制體系，以達到既定的財務系統(tǒng)建設(shè)目標。（一）制定系統(tǒng)建設(shè)方案財務系統(tǒng)建設(shè)涉及公司業(yè)務部門、財務部門、系統(tǒng)研發(fā)部門，涉及范圍廣，系統(tǒng)需求多，研發(fā)工作量大。為保障財務系統(tǒng)如期上線投產(chǎn)，應制定財務系統(tǒng)建設(shè)工作方案，以跟蹤并加快推進系統(tǒng)建設(shè)工作。財務系統(tǒng)建設(shè)工作方案應至少包含三方面內(nèi)容：首先，應明確系統(tǒng)建設(shè)目標及投產(chǎn)上線時間；其次，應明確會計電算化基礎(chǔ)功能研發(fā)、個性化需求功能研發(fā)、系統(tǒng)測試、投產(chǎn)上線、配套制度制定、開展業(yè)務培訓等各階段工作任務，同時形成具體工作及計劃安排表，該表應主要包括各階段工作任務、具體工作內(nèi)容、執(zhí)行部門、配合部門、任務開始及結(jié)束日期；最后，應對組織實施提出具體要求，包括設(shè)立系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導小組、實施小組、監(jiān)督小組，明確各小組成員、工作任務及職責，在各小組協(xié)同配合下，優(yōu)質(zhì)高效完成財務系統(tǒng)建設(shè)。（二）梳理業(yè)務流程經(jīng)濟業(yè)務是財務核算的基礎(chǔ)和起點，對業(yè)務流程進行梳理，有助于推動業(yè)務流程對接財務流程，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)整合轉(zhuǎn)化為財務數(shù)據(jù)，從而保證財務核算的準確性、高效性，推動業(yè)財信息一體化。財務系統(tǒng)建設(shè)初期，業(yè)務部門、財務部門、系統(tǒng)研發(fā)部門應進行充分溝通，業(yè)務部門梳理并提出業(yè)務流程及業(yè)務規(guī)則，財務部門明確并提出會計核算要求及財務管理需求，研發(fā)部門根據(jù)業(yè)務部門及財務部門要求提供系統(tǒng)實現(xiàn)邏輯及實現(xiàn)效果的研發(fā)方案。通過各部門有效對接，明確業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)建設(shè)邊界，明確各自系統(tǒng)職責，同時尋找到不同職能部門之間的信息連接點，并建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)參數(shù)標準，構(gòu)建起有效的信息數(shù)據(jù)共享平臺，進而打通業(yè)務到財務的信息傳輸通道，優(yōu)化信息傳遞方式，提高信息傳遞效率。業(yè)務、財務、人力資源、實物資產(chǎn)管理等部門需要根據(jù)業(yè)務流程、財務管理與會計核算要求整理準備各項存量數(shù)據(jù)。財務系統(tǒng)建設(shè)有利于促進業(yè)務流程的合理優(yōu)化，增強公司各部門協(xié)同配合，疏通業(yè)財一體化的難點、堵點和痛點，整體提升公司信息化建設(shè)水平與經(jīng)營管理水平。在梳理業(yè)務流程的過程中，還應適時開展管理導向的流程改造。由于科技公司在數(shù)字化技術(shù)應用方面具有得天獨厚的技術(shù)優(yōu)勢，更加需要思考如何運用數(shù)字化技術(shù)改造、重組業(yè)務及財務管理流程，確保財務系統(tǒng)功能建設(shè)能夠滿足經(jīng)營管理需要，符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標定位，同時也可使公司各項工作更加規(guī)范化、流暢化，提高工作質(zhì)效。（三）細化完善財務管理要求在科技公司財務系統(tǒng)的建設(shè)過程中，需明確財務管理要求，以提高財務系統(tǒng)建設(shè)成效。第一，細化會計核算體系搭建需求，確定成本費用核算的精細度、顆粒度要求，據(jù)此設(shè)置會計明細科目、輔助核算維度，根據(jù)財務管理要求實現(xiàn)系統(tǒng)自動會計核算，為后續(xù)財務分析、績效考核等奠定數(shù)據(jù)運用基礎(chǔ)。第二，明確全面預算管理的要求及預算管控規(guī)則與方式，設(shè)定預算項目（科目預算或事項/業(yè)務預算）、預警方式、控制方案、執(zhí)行情況報表，根據(jù)財務管理要求實現(xiàn)系統(tǒng)自動預算監(jiān)測，發(fā)揮系統(tǒng)全過程控制作用，以降低公司財務風險、優(yōu)化經(jīng)營決策。第三，完善管理會計、財務分析、績效考核、業(yè)績評價等財務管理數(shù)據(jù)需求，根據(jù)財務管理要求實現(xiàn)系統(tǒng)自動生成各項管理用報表，輔助財務人員及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營問題與經(jīng)營風險。第四，確定資金收付相關(guān)財務管理要求，通過財務系統(tǒng)實現(xiàn)資金與流動性風險預警控制。例如，借助財務系統(tǒng)建設(shè)契機對公司業(yè)務流程與財務流程進行重組，通過與采購部門、銷售部門進行數(shù)據(jù)與流程交互，串聯(lián)對接采購與應付、銷售與應收環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息互通互享，根據(jù)財務管理要求設(shè)置應收與應付款登記簿，實現(xiàn)系統(tǒng)自動采集資金收付情況并自動進行賬齡分析，防范資金與流動性風險。第五，梳理復雜業(yè)務的財務處理流程，借助財務系統(tǒng)實現(xiàn)自動化處理，以節(jié)約人力、提高財務處理效率。例如：完善資產(chǎn)政策，制定固定資產(chǎn)類別與折舊政策、無形資產(chǎn)類別與攤銷政策實現(xiàn)系統(tǒng)自動計提折舊攤銷；根據(jù)租賃準則梳理使用權(quán)資產(chǎn)與租賃負債及利息計算邏輯，根據(jù)財務管理要求實現(xiàn)系統(tǒng)自動計算使用權(quán)資產(chǎn)原值、租賃負債現(xiàn)值、每月計提利息值，簡化復雜業(yè)務的財務處理流程[3]。第六，兼顧集團并表及數(shù)據(jù)報送需求，通過財務系統(tǒng)實現(xiàn)自動化處理。明確采用表并或賬并方式開展集團合并報表：若采用賬并方式，母子公司可能處于不同行業(yè)，適用會計科目有差異，可在財務系統(tǒng)中建立母子公司會計科目映射關(guān)系，實現(xiàn)會計賬務逐筆自動轉(zhuǎn)換，然后通過母子公司財務系統(tǒng)對接實現(xiàn)自動并賬或轉(zhuǎn)換后導出再并賬。如涉及內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易，還需要考慮抵消業(yè)務自動化處理需求。（四）健全內(nèi)部控制體系健全的內(nèi)部控制體系是實現(xiàn)業(yè)務流程電子化的重要前提，不僅能夠幫助科技公司有效識別關(guān)鍵風險點并加以監(jiān)控，規(guī)避內(nèi)部經(jīng)營管理風險，而且還能進一步明確各職能部門在業(yè)務流程中所承擔的責任、擁有的權(quán)利，為財務系統(tǒng)用戶權(quán)限配置起到指導作用?？萍脊驹诮?nèi)部控制體系時，需結(jié)合不同職能部門的工作內(nèi)容與要求，明確部門在完成工作時所需的權(quán)限、部門工作風險監(jiān)督要點，避免出現(xiàn)問題時各部門推諉責任。例如：科技公司可制定完善的線上電子審批制度、嚴格按審批授權(quán)配置各用戶權(quán)限，從而彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)審批程序容易被篡改的缺陷，保留審批痕跡，明確審批責任。同時，在開展財務系統(tǒng)建設(shè)時，還應配套制定或修訂公司各項管理制度，使得各項業(yè)務活動開展有章可循、有據(jù)可依，引導各項業(yè)務活動合法合規(guī)開展。（