財(cái)務(wù)報(bào)銷新規(guī)制度作業(yè)流程

文件類別財(cái)務(wù)報(bào)銷制度步驟文件編號(hào)版本版次頁(yè)次指導(dǎo)文件B/11/1深圳能亮創(chuàng)新科技編制：審核：批準(zhǔn)：頒布日期：-01-01生效日期：-01-01受控情況:總則：第一條為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷行為,提倡一切以業(yè)務(wù)為重指導(dǎo)思想，合理控制費(fèi)用支出，特制訂本制度。第二條本制度依據(jù)相關(guān)財(cái)經(jīng)制度及企業(yè)實(shí)際情況，將財(cái)務(wù)報(bào)銷分為日常辦公費(fèi)用、工薪福利及相關(guān)費(fèi)用、稅費(fèi)支出、工程相關(guān)支出及專題支出等,以下分別說明報(bào)銷相關(guān)借款步驟及各項(xiàng)支出具體財(cái)務(wù)報(bào)銷制度和報(bào)銷步驟。第三條本制度適用企業(yè)全體職員。一、借款管理要求：1出差借款：出差人員憑審批后《出差申請(qǐng)表》按同意額度辦理借款，出差返回個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷還款手續(xù)。2其它臨時(shí)借款，如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)立即報(bào)帳，即費(fèi)用發(fā)生后回到企業(yè)里第一時(shí)間到財(cái)務(wù)報(bào)賬，除周轉(zhuǎn)金外其它借款標(biāo)準(zhǔn)上不許可跨月借支。3各項(xiàng)借款金額超出5000元應(yīng)提前一天通知財(cái)務(wù)部備款。4借款銷賬要求：(1)借款銷帳時(shí)應(yīng)以借款申請(qǐng)單為依據(jù)，據(jù)實(shí)報(bào)銷，超出申請(qǐng)單范圍使用，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不然財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳;(2)借領(lǐng)支票者標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。5借款未還者標(biāo)準(zhǔn)上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個(gè)人借款從工資中扣回。二、借款步驟：1借款人按要求填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。2審批步驟：主管部門經(jīng)理審核簽字→財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核→總經(jīng)理審批。3財(cái)務(wù)付款：借款憑審批后借款單到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。4日常費(fèi)用關(guān)鍵包含差旅費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)、辦公費(fèi)、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)等。在一個(gè)預(yù)算期間內(nèi)，各項(xiàng)費(fèi)用累計(jì)支出標(biāo)準(zhǔn)上不得超出預(yù)算。三、費(fèi)用報(bào)銷通常要求：1報(bào)銷人必需取得對(duì)應(yīng)正當(dāng)票據(jù)(相關(guān)要求見發(fā)票管理制度),且發(fā)票后面有經(jīng)辦人署名。2填寫報(bào)銷單應(yīng)注意:依據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫對(duì)應(yīng)單據(jù);嚴(yán)格按單據(jù)要求項(xiàng)目認(rèn)真寫，注明附件張數(shù);金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡(jiǎn)述費(fèi)用內(nèi)容或事由。3按要求審批程序報(bào)批。4報(bào)銷5000元以上需提前一天通知財(cái)務(wù)部方便備款。5費(fèi)用報(bào)銷通常步驟:報(bào)銷人整理報(bào)銷單據(jù)并填寫對(duì)應(yīng)費(fèi)用報(bào)銷單→須辦理申請(qǐng)或出入庫(kù)手續(xù)應(yīng)附同意后申請(qǐng)單或出入庫(kù)單→部門經(jīng)理審核簽字→財(cái)務(wù)部門復(fù)核→總經(jīng)理審批→到出納處報(bào)銷。四、差旅費(fèi)報(bào)銷制度及步驟：1.住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必需提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)成住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予賠償;超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由職員自行負(fù)擔(dān)。2.實(shí)際出差天數(shù)計(jì)算以所乘交通工具出發(fā)時(shí)間到返深時(shí)間為準(zhǔn)，12：00以后出發(fā)(或12：00以前抵達(dá))以半天計(jì)，12：00以前出發(fā)(或12：00以后抵達(dá))以一天計(jì)。3.伙食標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施包干制，依據(jù)實(shí)際出差天數(shù)結(jié)算，標(biāo)準(zhǔn)上采取額度內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷形式，特殊情況無相關(guān)票據(jù)時(shí)可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補(bǔ)助。4.宴請(qǐng)用戶需由總經(jīng)理同意后方可報(bào)銷招待費(fèi)，同時(shí)按百分比(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當(dāng)日伙食補(bǔ)助。5.出差時(shí)由對(duì)方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。五、報(bào)銷步驟1.出差申請(qǐng)：擬出差人員首先填寫《出差申請(qǐng)表》，具體注明出差地點(diǎn)、目標(biāo)、行程安排、交通工具及估計(jì)差旅費(fèi)用項(xiàng)目等，出差申請(qǐng)單由部門或總經(jīng)理同意。2.借支差旅費(fèi)：出差人員將審批過《出差申請(qǐng)表》交財(cái)務(wù)部,按借款管理要求辦理借款手續(xù)，出納按要求支付所借款項(xiàng)。3.購(gòu)票:出差人員持審批過出差申請(qǐng)復(fù)印件，到行政部訂購(gòu)火車，客車，飛機(jī)票(標(biāo)準(zhǔn)上機(jī)票一律用支票支付，特殊情況不能用支票，需事先書面說明情況，經(jīng)審批人簽字后報(bào)財(cái)務(wù)立案)。4.返回報(bào)銷：出差人員應(yīng)在回企業(yè)后兩個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷事宜，依據(jù)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，部門經(jīng)理審核簽字，財(cái)務(wù)部審核簽字，總經(jīng)理審批;標(biāo)準(zhǔn)上前款未清者不予辦理新借支。六、電話費(fèi)報(bào)銷制度及步驟(一)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.移動(dòng)通訊費(fèi)：為了兼顧效率和公平標(biāo)準(zhǔn)，職員手機(jī)費(fèi)用報(bào)銷采取和崗位相關(guān)制，即依據(jù)不一樣崗位，依據(jù)職員工作性質(zhì)和職位不一樣設(shè)定不一樣報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)見行政部相關(guān)管理制度要求。2.固定電話費(fèi)：企業(yè)為職員提供工作必需固定電話，并由企業(yè)統(tǒng)一支付話費(fèi)。不激勵(lì)職員在上班期間打私人電話。(二)報(bào)銷步驟1、企業(yè)人力資源部每個(gè)月將本月職員手機(jī)費(fèi)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)(含特批實(shí)施標(biāo)準(zhǔn))交財(cái)務(wù)部。2、財(cái)務(wù)部通知職員于每個(gè)月按話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)將發(fā)票交財(cái)務(wù)部集中辦理報(bào)銷手續(xù)。。3、固定電話費(fèi)由行政部指定專員按日常費(fèi)用審批程序及報(bào)銷步驟辦理報(bào)銷手續(xù)，若遇電話費(fèi)異常變動(dòng)情況應(yīng)到電信局查明原因，特殊情況報(bào)總經(jīng)理指示處理措施。七、交通費(fèi)報(bào)銷制度及步驟(一)標(biāo)準(zhǔn)要求：(1)職員出行盡可能使用公共交通設(shè)施，如公車，地鐵，輕軌，輪渡等;(2)職員因公確實(shí)需要用車,可依據(jù)企業(yè)相關(guān)要求申請(qǐng)企業(yè)派車;(3)市內(nèi)因公公交車費(fèi)應(yīng)保留對(duì)應(yīng)車票報(bào)銷。(二)報(bào)銷步驟1.職員整理交通車票(含因公公交車票)，在車票后面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車人員簽字確定，按要求填好《交通費(fèi)報(bào)銷單》。2.審批:按日常費(fèi)用審批程序?qū)徟?.職員持審批后報(bào)銷單到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)。八、辦公費(fèi)、低值易耗品等報(bào)銷制度及步驟(一)管理要求:為了合理控制費(fèi)用支出,這類費(fèi)用由企業(yè)行政部統(tǒng)一管理，集中購(gòu)置,并指定專員負(fù)責(zé)。(二)報(bào)銷步驟1.購(gòu)置申請(qǐng):企業(yè)行政部每個(gè)月或季度依據(jù)需求及庫(kù)存情況,按預(yù)算管理措施編制購(gòu)置預(yù)算，實(shí)際購(gòu)置時(shí)填寫購(gòu)置申請(qǐng)單按資產(chǎn)管理措施要求報(bào)批。2.報(bào)銷程序：報(bào)銷人先填寫費(fèi)用報(bào)銷單(附出入庫(kù)單)，按日常費(fèi)用審批程序報(bào)批。審批后報(bào)銷單及原始單據(jù)(包含結(jié)賬小票)交財(cái)務(wù)部，按日常費(fèi)用報(bào)銷步驟付款或沖抵借支。3.費(fèi)用歸集：財(cái)務(wù)部按月依據(jù)行政部提供各部門領(lǐng)用金額統(tǒng)計(jì)表，歸集核實(shí)各部門相關(guān)費(fèi)用。庫(kù)存用具作為公共費(fèi)用，待實(shí)際領(lǐng)用時(shí)分?jǐn)?。九、招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)及其它報(bào)銷制度及步驟(一)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.招待費(fèi)：為了規(guī)范招待費(fèi)支出，大額招待費(fèi)應(yīng)事前取得總經(jīng)理同意。2.培訓(xùn)費(fèi):為了便于企業(yè)依據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費(fèi)用由企業(yè)人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓(xùn)需求應(yīng)立即報(bào)送人力資源。人力資源依據(jù)實(shí)際需要編制培訓(xùn)計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理審批。3.資料費(fèi)：在確保滿足需要前提下，盡可能節(jié)省成本，注意資源共享。各部門在購(gòu)置資料前必需先填寫《資料申請(qǐng)表》，在報(bào)銷前必需到行政部資料管理人員處進(jìn)行登記(資料管理人員在資料發(fā)票后面簽字)。4.其它費(fèi)用：依據(jù)實(shí)際需要據(jù)實(shí)支付。(二)報(bào)銷步驟：1.招待費(fèi)由經(jīng)辦人按日常費(fèi)用報(bào)銷通常要求及通常步驟辦理報(bào)銷手續(xù)。2.培訓(xùn)費(fèi)由人力資源部人員依據(jù)審批程序及報(bào)銷程序辦理報(bào)銷手續(xù)。3.資料費(fèi)在報(bào)銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟髨?bào)銷單及申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)。4.其它費(fèi)用報(bào)銷參考日常費(fèi)用報(bào)銷制度及步驟辦理。十、專題支出財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及步驟(一)費(fèi)用范圍：專題支出包含其它全部專門立項(xiàng)費(fèi)用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動(dòng)費(fèi)、企業(yè)職員活動(dòng)費(fèi)用、辦公室裝修及其它專題費(fèi)用)支出。(二)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：這類費(fèi)用通常金額較大，由主管部門經(jīng)理依據(jù)實(shí)際需要向總經(jīng)理提交請(qǐng)示匯報(bào)(含項(xiàng)目可行性分析、費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)收益估計(jì)表等)，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報(bào)董事長(zhǎng)及其授權(quán)人審批。(三)財(cái)務(wù)報(bào)銷步驟1.審批后匯報(bào)文件到財(cái)務(wù)部立案，方便財(cái)務(wù)備款。2.簽署協(xié)議：由直接負(fù)責(zé)部門和合作方簽署正式合作協(xié)議，(協(xié)議簽署前由企業(yè)法律顧問審核，協(xié)議應(yīng)注明付款方法等)。3.付款步驟：(1)由經(jīng)辦人整剪發(fā)票等資料并填寫費(fèi)用報(bào)銷單(填寫規(guī)范參考日常費(fèi)用報(bào)銷通常要求);(2)按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字→財(cái)務(wù)復(fù)核→總經(jīng)理審批;(3)財(cái)務(wù)部依據(jù)審批后報(bào)銷單金額付款;(4)若需提前借款，應(yīng)按借款要求辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。十一、報(bào)銷時(shí)間具體要求為了協(xié)調(diào)企業(yè)對(duì)內(nèi)、對(duì)外業(yè)務(wù)工作安排，方便職員費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部將報(bào)銷時(shí)間具體安排以下：1.財(cái)務(wù)報(bào)銷：企業(yè)財(cái)務(wù)部每七天四為財(cái)務(wù)報(bào)銷日。若當(dāng)月最終一個(gè)報(bào)銷日在該月28日以后，為了便于財(cái)務(wù)部集中時(shí)間月末結(jié)賬，該報(bào)銷日停止財(cái)務(wù)報(bào)銷。2.借支及其它業(yè)務(wù)不受以上時(shí)間限制，可隨時(shí)辦理。3.全部當(dāng)月發(fā)生費(fèi)用應(yīng)于當(dāng)月報(bào)銷,最遲不能超出10日,不然需由經(jīng)手人直接報(bào)部門經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)給予報(bào)銷。4.全部填制報(bào)銷單據(jù)，應(yīng)字跡清楚、不能涂改，不然財(cái)