財務報銷新規(guī)制度作業(yè)流程

文件類別財務報銷制度步驟文件編號版本版次頁次指導文件B/11/1深圳能亮創(chuàng)新科技編制：審核：批準：頒布日期：-01-01生效日期：-01-01受控情況:總則：第一條為了加強企業(yè)內(nèi)部管理，規(guī)范企業(yè)財務報銷行為,提倡一切以業(yè)務為重指導思想，合理控制費用支出，特制訂本制度。第二條本制度依據(jù)相關財經(jīng)制度及企業(yè)實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專題支出等,以下分別說明報銷相關借款步驟及各項支出具體財務報銷制度和報銷步驟。第三條本制度適用企業(yè)全體職員。一、借款管理要求：1出差借款：出差人員憑審批后《出差申請表》按同意額度辦理借款，出差返回個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。2其它臨時借款，如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應立即報帳，即費用發(fā)生后回到企業(yè)里第一時間到財務報賬，除周轉(zhuǎn)金外其它借款標準上不許可跨月借支。3各項借款金額超出5000元應提前一天通知財務部備款。4借款銷賬要求：(1)借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用，須經(jīng)主管領導同意，不然財務人員有權拒絕銷帳;(2)借領支票者標準上應在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。5借款未還者標準上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。二、借款步驟：1借款人按要求填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。2審批步驟：主管部門經(jīng)理審核簽字→財務經(jīng)理復核→總經(jīng)理審批。3財務付款：借款憑審批后借款單到財務部辦理領款手續(xù)。4日常費用關鍵包含差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內(nèi)，各項費用累計支出標準上不得超出預算。三、費用報銷通常要求：1報銷人必需取得對應正當票據(jù)(相關要求見發(fā)票管理制度),且發(fā)票后面有經(jīng)辦人署名。2填寫報銷單應注意:依據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù);嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù);金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費用內(nèi)容或事由。3按要求審批程序報批。4報銷5000元以上需提前一天通知財務部方便備款。5費用報銷通常步驟:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單→須辦理申請或出入庫手續(xù)應附同意后申請單或出入庫單→部門經(jīng)理審核簽字→財務部門復核→總經(jīng)理審批→到出納處報銷。四、差旅費報銷制度及步驟：1.住宿費報銷時必需提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達成住宿標準金額，不予賠償;超出住宿標準部分由職員自行負擔。2.實際出差天數(shù)計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返深時間為準，12：00以后出發(fā)(或12：00以前抵達)以半天計，12：00以前出發(fā)(或12：00以后抵達)以一天計。3.伙食標準、交通費用標準實施包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結算，標準上采取額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補助。4.宴請用戶需由總經(jīng)理同意后方可報銷招待費，同時按百分比(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當日伙食補助。5.出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。五、報銷步驟1.出差申請：擬出差人員首先填寫《出差申請表》，具體注明出差地點、目標、行程安排、交通工具及估計差旅費用項目等，出差申請單由部門或總經(jīng)理同意。2.借支差旅費：出差人員將審批過《出差申請表》交財務部,按借款管理要求辦理借款手續(xù)，出納按要求支付所借款項。3.購票:出差人員持審批過出差申請復印件，到行政部訂購火車，客車，飛機票(標準上機票一律用支票支付，特殊情況不能用支票，需事先書面說明情況，經(jīng)審批人簽字后報財務立案)。4.返回報銷：出差人員應在回企業(yè)后兩個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，依據(jù)差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經(jīng)理審核簽字，財務部審核簽字，總經(jīng)理審批;標準上前款未清者不予辦理新借支。六、電話費報銷制度及步驟(一)費用標準1.移動通訊費：為了兼顧效率和公平標準，職員手機費用報銷采取和崗位相關制，即依據(jù)不一樣崗位，依據(jù)職員工作性質(zhì)和職位不一樣設定不一樣報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度要求。2.固定電話費：企業(yè)為職員提供工作必需固定電話，并由企業(yè)統(tǒng)一支付話費。不激勵職員在上班期間打私人電話。(二)報銷步驟1、企業(yè)人力資源部每個月將本月職員手機費實施標準(含特批實施標準)交財務部。2、財務部通知職員于每個月按話費標準將發(fā)票交財務部集中辦理報銷手續(xù)。。3、固定電話費由行政部指定專員按日常費用審批程序及報銷步驟辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經(jīng)理指示處理措施。七、交通費報銷制度及步驟(一)標準要求：(1)職員出行盡可能使用公共交通設施，如公車，地鐵，輕軌，輪渡等;(2)職員因公確實需要用車,可依據(jù)企業(yè)相關要求申請企業(yè)派車;(3)市內(nèi)因公公交車費應保留對應車票報銷。(二)報銷步驟1.職員整理交通車票(含因公公交車票)，在車票后面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車人員簽字確定，按要求填好《交通費報銷單》。2.審批:按日常費用審批程序?qū)徟?.職員持審批后報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。八、辦公費、低值易耗品等報銷制度及步驟(一)管理要求:為了合理控制費用支出,這類費用由企業(yè)行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專員負責。(二)報銷步驟1.購置申請:企業(yè)行政部每個月或季度依據(jù)需求及庫存情況,按預算管理措施編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理措施要求報批。2.報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后報銷單及原始單據(jù)(包含結賬小票)交財務部，按日常費用報銷步驟付款或沖抵借支。3.費用歸集：財務部按月依據(jù)行政部提供各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核實各部門相關費用。庫存用具作為公共費用，待實際領用時分攤。九、招待費、培訓費、資料費及其它報銷制度及步驟(一)費用標準1.招待費：為了規(guī)范招待費支出，大額招待費應事前取得總經(jīng)理同意。2.培訓費:為了便于企業(yè)依據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由企業(yè)人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應立即報送人力資源。人力資源依據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。3.資料費：在確保滿足需要前提下，盡可能節(jié)省成本，注意資源共享。各部門在購置資料前必需先填寫《資料申請表》，在報銷前必需到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票后面簽字)。4.其它費用：依據(jù)實際需要據(jù)實支付。(二)報銷步驟：1.招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷通常要求及通常步驟辦理報銷手續(xù)。2.培訓費由人力資源部人員依據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟髨箐N單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。4.其它費用報銷參考日常費用報銷制度及步驟辦理。十、專題支出財務報銷制度及步驟(一)費用范圍：專題支出包含其它全部專門立項費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、企業(yè)職員活動費用、辦公室裝修及其它專題費用)支出。(二)費用標準：這類費用通常金額較大，由主管部門經(jīng)理依據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示匯報(含項目可行性分析、費用預算及相關收益估計表等)，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。(三)財務報銷步驟1.審批后匯報文件到財務部立案，方便財務備款。2.簽署協(xié)議：由直接負責部門和合作方簽署正式合作協(xié)議，(協(xié)議簽署前由企業(yè)法律顧問審核，協(xié)議應注明付款方法等)。3.付款步驟：(1)由經(jīng)辦人整剪發(fā)票等資料并填寫費用報銷單(填寫規(guī)范參考日常費用報銷通常要求);(2)按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字→財務復核→總經(jīng)理審批;(3)財務部依據(jù)審批后報銷單金額付款;(4)若需提前借款，應按借款要求辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。十一、報銷時間具體要求為了協(xié)調(diào)企業(yè)對內(nèi)、對外業(yè)務工作安排，方便職員費用報銷，財務部將報銷時間具體安排以下：1.財務報銷：企業(yè)財務部每七天四為財務報銷日。若當月最終一個報銷日在該月28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。2.借支及其它業(yè)務不受以上時間限制，可隨時辦理。3.全部當月發(fā)生費用應于當月報銷,最遲不能超出10日,不然需由經(jīng)手人直接報部門經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，財務給予報銷。4.全部填制報銷單據(jù)，應字跡清楚、不能涂改，不然財