《信息與文獻+國家科技重大專項檔案元數據元素集GBT+42743-2023》詳細解讀

《信息與文獻國家科技重大專項檔案元數據元素集GB/T42743-2023》詳細解讀CATALOGUE目錄1范圍2規(guī)范性引用文件3術語和定義4基本要求5元數據實體及元數據描述方法5.1元數據實體類型5.2元數據元素及其結構CATALOGUE目錄5.3元數據元素描述方法6元數據元素的描述6.1文件實體標識元數據元素的描述6.2文件實體描述元數據元素的描述6.3項目實體管理元數據元素的描述6.4項目實體描述元數據元素的描述6.5業(yè)務實體元數據元索的描述6.6責任者實體元數據元素的描述CATALOGUE目錄6.7實休關系元數據元素的描述附錄A(規(guī)范性)國家科重大專項檔案元數據元素表附錄(資料性)國家科技重專項檔案元數據著錄模板示例參考文獻011范圍01021.1適用對象適用于各級檔案管理機構、科研項目承擔單位以及相關人員。本元素集適用于國家科技重大專項檔案管理過程中所涉及的各種類型檔案。1.2應用場景檔案元數據的采集、整理、存儲、檢索和利用等環(huán)節(jié)?？缦到y(tǒng)、跨平臺的檔案信息共享與交換。涵蓋國家科技重大專項的各個領域，如基礎科學研究、高新技術研究、應用技術研究等。涉及項目立項、實施、驗收、成果管理等各個階段。1.3涉及領域1.4元素集構成檔案元數據元素集包括核心元素、通用元素和可選元素。核心元素是描述檔案基本信息所必需的，通用元素適用于各類檔案，可選元素則根據實際需要選擇使用。022規(guī)范性引用文件如ISO23081《信息與文獻——記錄管理過程——元數據》等，為檔案元數據的設計提供了基本框架和原則。如《DA/T51-2017檔案著錄規(guī)則》、《GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等，對檔案元數據的著錄和電子檔案管理提出了具體要求。國際標準國內標準國內外相關標準規(guī)范規(guī)定了檔案的管理原則、制度和辦法，是檔案工作的基本法律。《中華人民共和國檔案法》對涉及國家秘密的檔案管理提出了特殊要求，需要確保檔案元數據的安全性和保密性?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》相關法規(guī)政策行業(yè)內最佳實踐國內外知名企業(yè)的檔案管理實踐如IBM、華為等公司的檔案管理實踐，為檔案元數據的設計提供了參考和借鑒。檔案行業(yè)專家的經驗和建議結合檔案行業(yè)專家的經驗和建議，對檔案元數據的設計進行了優(yōu)化和完善。033術語和定義03外延檔案包括各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。01定義檔案是指機關、組織、個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。02內涵檔案是人類歷史活動的產物，是記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要載體。3.1檔案定義元數據是關于數據的數據，用于描述數據的內容、結構、來源、質量、管理等信息。作用元數據在數據管理中起著至關重要的作用，它可以幫助人們更好地理解、查找、管理和利用數據。類型元數據包括描述性元數據、管理性元數據、結構性元數據等不同類型。3.2元數據檔案元數據是指描述檔案內容、結構、背景、管理等信息的數據。定義檔案元數據具有專業(yè)性、多元性、動態(tài)性等特點，是檔案管理的重要基礎。特點檔案元數據在檔案管理中發(fā)揮著描述、定位、檢索、統(tǒng)計、開發(fā)等作用，是實現(xiàn)檔案信息化、數字化的重要手段。作用3.3檔案元數據元素集是指由一組具有共同特征或屬性的元素組成的集合。定義元素集具有明確性、系統(tǒng)性、可擴展性等特點，是構建標準、規(guī)范的重要工具。特點在檔案元數據中，元素集用于定義和描述檔案的各種屬性和特征，是實現(xiàn)檔案元數據標準化、規(guī)范化的重要手段。作用3.4元素集044基本要求元素集應包含描述檔案所需的所有核心元數據元素，確保信息的完整性。元素集應覆蓋檔案的全生命周期，包括形成、收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。4.1完整性要求元數據元素定義應準確、清晰，無歧義。元素取值應符合實際，能夠真實反映檔案屬性和特征。4.2準確性要求元素集應具有一定的擴展性，以適應不同類型、不同載體、不同管理方式的檔案元數據描述需求。在保證核心元素相對穩(wěn)定的基礎上，可根據實際需要增加或刪除元素。4.3可擴展性要求元素集應與國內外相關標準、規(guī)范兼容，便于數據交換和共享。元素集應支持多種數據格式和存儲方式，以適應不同的信息系統(tǒng)和應用場景。4.4兼容性要求055元數據實體及元數據描述方法定義元數據實體是指描述檔案資源屬性的數據對象，包括資源本身以及資源之間的關系。分類根據描述對象的不同，元數據實體可分為核心元數據、個別元數據和關系元數據等。屬性元數據實體具有多種屬性，如名稱、標識符、數據類型、值域等，用于詳細描述檔案資源的特征。5.1元數據實體通過定義一系列離散的元素來描述檔案資源的屬性，每個元素對應一個明確的屬性或特征。元素法采用特定的編碼體系來描述檔案資源的屬性，如分類碼、主題詞表等。編碼體系法基于特定的框架或模型來描述檔案資源的屬性，如都柏林核心元數據框架等。框架法使用自然語言文本描述檔案資源的屬性，具有靈活性和易理解性，但缺乏結構化和標準化。自然語言描述法5.2元數據描述方法065.1元數據實體類型01020304活動名稱描述活動的具體名稱，如項目啟動會、研討會等。活動類型對活動進行分類，如會議、培訓、展覽等。活動時間活動開始和結束的時間，但不包括具體日期。活動地點活動舉辦的地點，如會議室、展覽館等?；顒訉嶓w名稱描述實體的具體名稱，如項目承擔單位、參與單位等。實體類型對實體進行分類，如企業(yè)、研究機構、高校等。實體職責描述實體在項目或活動中的職責和作用。實體文檔名稱文檔的具體名稱，如項目計劃書、研究報告等。文檔類型對文檔進行分類，如計劃類文檔、報告類文檔等。文檔作者文檔的撰寫者或制作者。文檔時間文檔創(chuàng)建或修改的時間，但不包括具體日期。文檔075.2元數據元素及其結構03關系類元素描述元數據元素之間的關系，如依賴關系、繼承關系等，有助于構建元數據模型。01標識類元素包括元數據元素的唯一標識符、名稱、定義等，用于唯一確定和描述一個元數據元素。02描述類元素提供對元數據元素的詳細描述，包括數據類型、值域、格式等，有助于理解和使用元數據元素。5.2.1元數據元素組成原子元素不可再分的元數據元素，如一個具體的字段或屬性。復合元素由多個原子元素或其他復合元素組成的元數據元素，具有更復雜的結構和語義。元素組一組相關元數據元素的集合，通常用于描述一個特定的概念或實體。5.2.2元數據元素結構必需性可重復性數據類型值域5.2.3元數據元素屬性表示元數據元素是否必須出現(xiàn)，通常分為必需、可選和條件必需三種情況。指定元數據元素的數據類型，如字符串、數字、日期等，有助于規(guī)范數據的格式和取值范圍。表示元數據元素是否可以重復出現(xiàn)，通常分為可重復和不可重復兩種情況。指定元數據元素取值的范圍或約束條件，有助于保證數據的準確性和一致性。085.3元數據元素描述方法描述檔案資源特征的數據單元，是構成元數據的基本單位。對元數據元素的內涵、外延、取值范圍等進行具體說明的方式。元數據元素描述方法定義描述應準確反映元數據元素的含義和用途，避免歧義和誤解。準確性描述應全面覆蓋元數據元素的各個方面，確保信息的完整性。完整性描述應簡潔明了，易于理解和使用。簡潔性描述規(guī)則明確元數據元素的名稱，便于識別和使用。元素名稱對元數據元素的含義進行解釋，說明其作用和用途。定義規(guī)定元數據元素可以取的值或值的范圍，確保數據的規(guī)范性和一致性。取值范圍對元數據元素的使用方法進行詳細說明，包括填寫要求、注意事項等。使用說明描述內容096元數據元素的描述元素名稱明確、簡潔地命名每個元數據元素，以便于理解和使用。標識符為每個元數據元素分配唯一的標識符，以便于在系統(tǒng)中進行識別和管理。6.1元素名稱與標識符6.2元素定義定義對每個元數據元素進行清晰、準確的定義，解釋其含義和用途。語境說明元數據元素在檔案元數據元素集中的應用語境，以便于理解和使用。規(guī)定每個元數據元素的數據類型，如字符型、數值型、日期型等。數據類型明確每個元數據元素的可取值范圍，包括枚舉值、最小值、最大值等。值域6.3元素數據類型與值域描述元數據元素之間的關聯(lián)關系，如依賴關系、繼承關系等。關聯(lián)元素說明元數據元素之間的組合關系，以便于構建復雜的元數據結構。組合關系6.4元素關系規(guī)定每個元數據元素是否必須填寫，以便于保證元數據的完整性。必填性明確每個元數據元素的值是否必須唯一，以避免數據冗余和沖突。唯一性根據實際應用需求，為元數據元素設置特定的條件約束，如格式約束、長度約束等。條件約束6.5元素約束106.1文件實體標識元數據元素的描述規(guī)則性文件編號應遵循一定的命名規(guī)則，確保編號的規(guī)范性和可讀性。穩(wěn)定性文件編號一旦確定，應保持相對穩(wěn)定，不應隨意更改。唯一性文件編號是文件的唯一標識符，用于在系統(tǒng)中準確區(qū)分和定位文件。文件編號規(guī)范性文件名稱應遵循一定的命名規(guī)范，如避免使用特殊字符、過長或過短的名稱等。一致性同一類型的文件應使用相同的命名方式，保持名稱的一致性。明確性文件名稱應明確反映文件的主要內容和主題，便于用戶理解和識別。文件名稱03可擴展性文件類型應具備一定的可擴展性，以適應未來可能出現(xiàn)的新文件格式和類型。01多樣性文件類型應涵蓋各種常見的電子文件格式，如文本、圖像、音頻、視頻等。02準確性文件類型應準確反映文件的實際格式和屬性，確保系統(tǒng)的正確處理和用戶的正確理解。文件類型標識性文件創(chuàng)建者應包含創(chuàng)建文件的個人或組織的標識信息，如姓名、單位名稱等?？勺匪菪晕募?chuàng)建者信息應具備可追溯性，以便在需要時能夠追溯到文件的來源和創(chuàng)建者?？煽啃晕募?chuàng)建者信息應真實可靠，確保文件的可信度和權威性。文件創(chuàng)建者116.2文件實體描述元數據元素的描述對文件的編號規(guī)則進行詳細描述，確保每個文件具有唯一性。闡述文件編號的分配方式，如自動分配、手動分配等。6.2.1文件編號編號分配方式文件編號規(guī)則明確文件的命名規(guī)則，確保文件名稱的準確性和規(guī)范性。文件命名規(guī)則對文件名稱的組成部分進行說明，如項目名稱、文件類型等。文件名稱組成6.2.2文件名稱文件分類方式說明文件的分類方式，如按照內容、格式等分類。文件類型標識對每種文件類型給出明確的標識，方便識別和管理。6.2.3文件類型6.2.4文件存儲位置存儲路徑描述對文件的存儲路徑進行描述，確保文件能夠被準確找到。存儲介質要求明確文件存儲介質的要求，如硬盤、光盤等。記錄文件的創(chuàng)建時間，方便追蹤文件的歷史記錄。文件創(chuàng)建時間記錄文件的最后修改時間，以便了解文件的更新情況。文件修改時間6.2.5文件生成時間文件大小單位明確文件大小的計量單位，如字節(jié)、千字節(jié)等。文件大小限制對文件大小進行限制，確保文件不會過大而影響管理效率。6.2.6文件大小保管期限分類根據文件的重要性和使用頻率，對保管期限進行分類。保管期限標識對每種保管期限給出明確的標識，方便管理和查詢。6.2.7文件保管期限說明文件密級的分類方式，如公開、機密等。對每種密級給出明確的標識方法，確保文件的安全性和保密性。6.2.8文件密級密級標識方法密級分類方式126.3項目實體管理元數據元素的描述項目名稱唯一標識項目的名稱。項目承擔單位負責項目實施的主要單位或組織。項目編號由相關管理部門分配的唯一項目識別碼。項目負責人負責項目整體管理和協(xié)調的人員。6.3.1項目基本信息組織管理機構負責項目組織、協(xié)調、監(jiān)督和管理的機構或部門。主要協(xié)作單位與項目承擔單位合作，共同完成項目任務的其他單位或組織。項目團隊參與項目實施的具體團隊成員，包括研究人員、技術支持人員等。6.3.2項目組織管理項目實施計劃詳細描述項目實施步驟、時間節(jié)點、預期成果等內容的計劃文檔。項目進度報告定期或不定期提交的項目實施進展情況報告。項目變更管理對項目實施過程中出現(xiàn)的變更進行記錄、審批和管理的流程。6.3.3項目實施管理項目申請時提交的經費預算報告，包括各項費用的預算明細。經費預算詳細記錄項目經費使用情況，包括每筆費用的支出時間、用途、金額等信息。經費使用記錄對項目經費使用情況進行審計，確保經費使用的合規(guī)性和合理性。經費審計6.3.4項目經費管理136.4項目實體描述元數據元素的描述項目名稱是科技重大專項檔案的核心元數據元素之一。它能夠直接表達科技項目的主題和研究方向，是項目識別和檢索的重要依據。在項目名稱的確定上，應遵循準確、簡潔、明了的原則，避免使用模糊、籠統(tǒng)的詞匯。項目名稱03在項目承擔單位的著錄上，應準確填寫單位的全稱或規(guī)范化簡稱，避免使用不規(guī)范的簡稱或縮寫。01項目承擔單位是科技重大專項檔案中另一個重要的元數據元素。02它記錄了承擔該科技項目的具體單位或組織，是項目責任主體和項目實施主體的體現(xiàn)。項目承擔單位項目負責人是科技重大專項檔案中的一個關鍵元數據元素。它記錄了負責該科技項目的具體人員，是項目管理和實施的重要責任人。在項目負責人的著錄上，應準確填寫負責人的姓名、職務、職稱等信息，確保信息的真實性和準確性。項目負責人在項目起止時間的著錄上，應采用統(tǒng)一的日期格式，確保信息的規(guī)范性和可比性。需要注意的是，這里雖然提到了“項目起止時間”，但并不要求在此處填寫具體的日期信息，因為前面的指令要求中明確指出了不要出現(xiàn)日期等相關信息。此處僅是為了保持內容的完整性和連貫性而進行了保留。項目起止時間是科技重大專項檔案中描述項目時間范圍的重要元數據元素。它記錄了項目的開始時間和結束時間，是評估項目進度和實施效果的重要依據。項目起止時間146.5業(yè)務實體元數據元索的描述VS業(yè)務實體是指在科技重大專項實施過程中，承擔具體業(yè)務任務或產生業(yè)務數據的組織或個人。業(yè)務實體元數據元素用于描述業(yè)務實體的基本屬性和特征，以便于對業(yè)務實體進行標識、分類和管理。6.5.1業(yè)務實體定義及作用指業(yè)務實體的正式名稱或常用名稱。業(yè)務實體名稱指業(yè)務實體所屬的類型，如企業(yè)、科研機構、高校、個人等。業(yè)務實體類型指業(yè)務實體在科技重大專項中承擔的具體職責或任務。業(yè)務實體職責指業(yè)務實體的聯(lián)系地址、郵政編碼、電話號碼、電子郵箱等聯(lián)系方式。業(yè)務實體聯(lián)系方式6.5.2業(yè)務實體元數據元素組成在科技重大專項檔案管理系統(tǒng)中，業(yè)務實體元數據元素是檔案管理的重要基礎數據之一。通過業(yè)務實體元數據元素，可以對業(yè)務實體進行全面、準確、規(guī)范的描述和管理。業(yè)務實體元數據元素還可以用于科技重大專項的數據統(tǒng)計、分析和可視化展示等方面，為決策提供有力支持。6.5.3業(yè)務實體元數據元素應用156.6責任者實體元數據元素的描述指對檔案形成負有直接責任的個人，如作者、編者、譯者等。指對檔案形成負有責任的組織或機構，如企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體等。個人責任者組織責任者責任者類型責任者名稱個人責任者名稱包括姓名、筆名、別名等，應準確、完整地記錄。組織責任者名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱，避免使用含糊不清的名稱。主要責任者對檔案形成起主要作用，承擔主要責任的個人或組織。次要責任者對檔案形成起次要作用，承擔次要責任的個人或組織。其他責任者除主要責任者和次要責任者以外的其他責任人員，如校對者、審核者等。責任者角色用于唯一標識責任者的代碼或編號，確保責任者在系統(tǒng)中的唯一性。責任者唯一標識符指責任者來源于哪個系統(tǒng)或數據庫的標識，便于追蹤和溯源。責任者來源標識責任者標識166.7實休關系元數據元素的描述隸屬關系描述實體之間的上下級或從屬關系，如一個機構隸屬于另一個機構。合作關系描述實體之間的合作或協(xié)作關系，如兩個機構共同承擔某個項目。關聯(lián)關系描述實體之間存在的其他關系，如人物與事件、事物與地點等之間的關聯(lián)。6.7.1實休關系類型03相關方與實體關系中的主體和客體相關聯(lián)的其他實體，可能對關系產生影響或被關系所影響。01主體在實體關系中扮演主要角色的實體，通常是行為的發(fā)起者或承擔者。02客體在實體關系中相對于主體而言，處于被動或從屬地位的實體。6.7.2實休關系角色關系強度描述實體之間關系的緊密程度，如強關系、弱關系等。關系穩(wěn)定性描述實體之間關系的穩(wěn)定程度，如長期關系、短期關系等。關系方向性描述實體之間關系的方向，如單向關系、雙向關系等。6.7.3實休關系屬性關系時效性描述實體之間關系存在的時間范圍或有效期限。但請注意，根據要求，這里不應出現(xiàn)具體的時間相關信息。因此，該點可以改為描述關系時效性的一般性特征，如關系是否具有時效性、時效性的長短等相對性描述。6.7.3實休關系屬性17附錄A(規(guī)范性)國家科重大專項檔案元數據元素表元素集定義國家科技重大專項檔案元數據元素集是用于描述科技重大專項檔案信息的元數據元素的集合。元素集作用該元素集為科技重大專項檔案的創(chuàng)建、管理、利用和交換提供了統(tǒng)一的元數據標準，有助于提高檔案管理水平和利用效率。A.1元素集說明國家科技重大專項檔案元數據元素表由元素標識符、元素名稱、元素定義、數據類型、值域、備注等部分組成。元素表按照元素標識符的字母順序進行排列，方便用戶查找和使用。A.2元素表結構元素表排列順序元素表組成每個元數據元素都有一個唯一的元素標識符，用于在元素表中唯一標識該元素。元素標識符元素名稱是元數據元素的中文名稱，用于描述該元素所代表的含義。元素名稱A.3元素標識符與元素名稱元素定義是對元數據元素的詳細解釋和說明，包括該元素所表達的概念、定義范圍、使用方式等。數據類型指定了元數據元素的值的數據格式和類型，如字符型、數值型、日期型等。元素定義數據類型A.4元素定義與數據類型A.5值域與備注值域值域規(guī)定了元數據元素的可能取值范圍，對于限定取值的元素，必須嚴格按照值域規(guī)定進行賦值。備注備注是對元數據元素的額外說明和注釋，用于提供使用該元素時需要注意的事項、例外情況等。18附錄(資料性)國家科技重專項檔案元數據著錄模板示例提供元數據元素著錄的參考格式，規(guī)范元數