綜合部文秘崗位職能職責(zé)及作業(yè)流程

綜合部文秘崗職責(zé)及步驟一、綜合辦公平臺(tái)公文處理（每日收文約花費(fèi)30分鐘左右，發(fā)文不定時(shí)，一篇大約需要30分鐘）見紙質(zhì)檔案二、內(nèi)網(wǎng)信息報(bào)道（每篇信息報(bào)道大約需要一個(gè)小時(shí)，包含資料搜集、撰寫、領(lǐng)導(dǎo)審閱）見紙質(zhì)檔案三、公文、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等撰寫依據(jù)企業(yè)經(jīng)理室、上級(jí)企業(yè)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排撰寫，每七天最少有兩篇左右，每篇依據(jù)實(shí)際情況需要時(shí)間大約在30分鐘到3天不等?！静襟E】1、領(lǐng)導(dǎo)提出文章撰寫要求；2、依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，問(wèn)詢清楚文體、表現(xiàn)內(nèi)容等，撰寫好文章，遞交領(lǐng)導(dǎo)審閱；3、依據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行修改，完成。四、會(huì)議組織、統(tǒng)計(jì)（一）會(huì)議統(tǒng)計(jì)每七天需要參與會(huì)議包含晨會(huì)（固定）、中層會(huì)議（固定）、經(jīng)理室會(huì)議（大約一周一次）、上級(jí)企業(yè)或外單位來(lái)訪（不定時(shí)，大約30天一次），和其它會(huì)議【步驟】1、參與會(huì)議，依據(jù)會(huì)議內(nèi)容做好統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包含：時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、會(huì)議專題、提出問(wèn)題、講話內(nèi)容、處理策略等要素。（通常一個(gè)會(huì)議時(shí)間在兩個(gè)小時(shí)左右）2、整理會(huì)議紀(jì)要，依據(jù)會(huì)議需要，整理出會(huì)議反應(yīng)問(wèn)題、督辦部門、處理策略，并發(fā)送至參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)郵箱。（最少需要一個(gè)小時(shí)）（二）會(huì)議組織【步驟】1、會(huì)議通知：依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，撰寫郵件通知參與人員，同時(shí)發(fā)送短信，或打電話（比較緊急會(huì)議），因?yàn)槠髽I(yè)大家員不看郵件、短信，所以需要多個(gè)通知方法。（視參會(huì)人數(shù)，大約需要半個(gè)小時(shí)）2、會(huì)議室部署、設(shè)備調(diào)試、水果茶水等：由綜合部職員協(xié)調(diào)完成，由綜合部經(jīng)理安排實(shí)施。（通常時(shí)間為半小時(shí)）五、文明創(chuàng)建、青年文明號(hào)、政風(fēng)行風(fēng)、黨務(wù)行政量化考評(píng)等精神文明建設(shè)材料每十二個(gè)月檢驗(yàn)兩次，一次是中期檢驗(yàn)，最終一次是驗(yàn)收。日常材料搜集依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行，大約每日約需要10分鐘左右；每個(gè)季度會(huì)整理一次，一次大約需要3天時(shí)間；驗(yàn)收檢驗(yàn)前期需要準(zhǔn)備一周左右。【步驟】1、參考考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好文件夾（每項(xiàng)檢驗(yàn)?zāi)０寰灾朴喅鰜?lái)）；2、依據(jù)每項(xiàng)檢驗(yàn)要求，日常有相關(guān)材料（紙質(zhì)、照片等）就收錄進(jìn)去；3、收到上級(jí)相關(guān)通知、公文后，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)（先蘭總、再吳總）是否申報(bào)、怎樣處理后，填寫申報(bào)表；4、接到檢驗(yàn)通知后，提前準(zhǔn)備好迎檢材料，遞交領(lǐng)導(dǎo)審閱，需要修改、補(bǔ)充，進(jìn)行補(bǔ)充，完成；5、檢驗(yàn)時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)介紹工作開展情況，回復(fù)各類問(wèn)題。六、企業(yè)文化活動(dòng)負(fù)責(zé)各類企業(yè)文化活動(dòng)策劃、前期準(zhǔn)備、組織實(shí)施等?；顒?dòng)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排進(jìn)行，也能夠依據(jù)職員提議、自己想法策劃組織。通常包含十二個(gè)月一次年會(huì)、登山比賽、演講比賽、體育文化活動(dòng)等?！静襟E】1、依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，撰寫活動(dòng)策劃方案（一個(gè)方案需要一天左右，大型、復(fù)雜需要兩三天）；2、將方案遞交領(lǐng)導(dǎo)審閱，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行修改；3、方案確定后，組織相關(guān)人員進(jìn)行前期工作準(zhǔn)備；（需要2天至30天不等）4、活動(dòng)開展時(shí)，負(fù)責(zé)整個(gè)步驟實(shí)施；（需要半天至一天不等）5、活動(dòng)完成后進(jìn)行總結(jié)。（需要半天）七、讀書會(huì)、企業(yè)內(nèi)刊每個(gè)季度固定一次?！咀x書會(huì)步驟】1、每個(gè)季度第30天4日前向職員征集本季度閱讀書目，遞交經(jīng)理室同意后確定本季度閱讀書目；（2個(gè)小時(shí)）2、經(jīng)過(guò)短信、郵件向全體發(fā)出參與讀書會(huì)通知，在第30天15日前統(tǒng)計(jì)參與人員名單；（1個(gè)小時(shí)）3、上網(wǎng)購(gòu)置書籍，通常是當(dāng)當(dāng)網(wǎng)，在第30天22日前確保將書發(fā)到每個(gè)人手中；（10分鐘）4、向財(cái)務(wù)借款支付書款，用購(gòu)書發(fā)票報(bào)銷；（1個(gè)小時(shí)）5、在下一個(gè)季度第30天10日前經(jīng)過(guò)短信、郵件向參與讀書會(huì)職員發(fā)通知，要求遞交本季度讀書心得體會(huì)；（5分鐘）6、在下一個(gè)季度第30天30日前督促各部門參與讀書會(huì)人員交齊全部心得體會(huì)，未交在晨會(huì)上通報(bào)，并把整理好心得體會(huì)合集發(fā)送給內(nèi)刊編輯人員。（最少2天時(shí)間，一是統(tǒng)計(jì)整理需要時(shí)間，二是需要數(shù)次打電話、發(fā)郵件督促）【內(nèi)刊編輯步驟】1、依據(jù)內(nèi)刊編輯輪番表，在本季度第30天5日前通知本季度內(nèi)刊編輯部門成立編委會(huì)；（5分鐘）2、由編委會(huì)發(fā)通知號(hào)召大家投稿；（5分鐘）3、在下一季度第30天30日前將搜集全部心得體會(huì)發(fā)送給編委會(huì)；（10分鐘）4、督促編委會(huì)立即編輯，并將合作廣告企業(yè)聯(lián)絡(luò)方法等情況通知編委會(huì)；（2天，需要不間斷地通知督促，不然會(huì)一直拖延）5、編委會(huì)和廣告企業(yè)聯(lián)絡(luò)，完成內(nèi)刊編輯，將初稿遞交經(jīng)理室審核；6、經(jīng)理室審核經(jīng)過(guò)后，通知廣告企業(yè)印刷，并在晨會(huì)上向全員展示；（10分鐘）7、依據(jù)編委會(huì)提供稿件采取名單，制作內(nèi)刊稿費(fèi)清單，遞交綜合部經(jīng)理、總經(jīng)理審核簽字，從工資發(fā)放稿費(fèi)；（半小時(shí)）8、內(nèi)刊印刷好后，通知各部門前來(lái)領(lǐng)取。（一天，大家全部是斷斷續(xù)續(xù)來(lái)領(lǐng)?。┌?、各類行政事務(wù)包含上級(jí)企業(yè)下發(fā)文件、郵件要求處理表格、通知、文件等，企業(yè)內(nèi)部電話接聽、通知等，大約天天約有二分之一工作時(shí)間花費(fèi)在此?！静襟E】該類工作無(wú)固定步驟，依據(jù)實(shí)際情況處理“反思——這類工作花費(fèi)時(shí)間較多原因有”：1、上級(jí)企業(yè)常常下發(fā)各類通知，全部是反復(fù)在做無(wú)用功，之前已經(jīng)做過(guò)事情、統(tǒng)計(jì)過(guò)材料等，反復(fù)要求上報(bào)；或政策朝令夕改，造成時(shí)間浪費(fèi)很多；2、企業(yè)內(nèi)部實(shí)施力不夠，很多事情全部需要反復(fù)、數(shù)次通知，才能督促完成，花費(fèi)了大量打電話、發(fā)短信、郵件和事情處理時(shí)間；3、個(gè)人工作能力不足，考慮問(wèn)題不夠周到，工作效率不夠高；4、企業(yè)內(nèi)部步驟不順、權(quán)責(zé)不清楚，各部門、各崗位職責(zé)不明朗，分工不均，工作推諉造成延誤。九、教育培訓(xùn)配合通常每十二個(gè)月最少有一次新員培訓(xùn)，其它還有企業(yè)部分零碎培訓(xùn)活動(dòng)，每十二個(gè)月大約有十次左右?！静襟E】1、依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，編寫年度職員培訓(xùn)計(jì)劃、新員培訓(xùn)計(jì)劃；（大約需要2天）2、提前和培訓(xùn)老師溝通，準(zhǔn)備培訓(xùn)課件，和領(lǐng)導(dǎo)溝通后安排培訓(xùn)時(shí)間、場(chǎng)地、人員；（大約需要1天）3、經(jīng)過(guò)郵件、電話、短信等方法通知參訓(xùn)人員培訓(xùn)事宜；（10分鐘）4、培訓(xùn)工作中組織實(shí)施；（依據(jù)培訓(xùn)時(shí)間長(zhǎng)短從半天到2個(gè)月不等）5、培訓(xùn)后意見征集，反思總結(jié)等；（半天至一天）6、年底統(tǒng)計(jì)年度老師講課情況，遞交經(jīng)理室審批后，交送至財(cái)務(wù)室發(fā)放培訓(xùn)課時(shí)費(fèi)。十、會(huì)議費(fèi)制作（不定時(shí)，每個(gè)月約兩次）【步驟】1、財(cái)務(wù)提供會(huì)議費(fèi)發(fā)票，明確會(huì)議地點(diǎn)、承接部門、時(shí)間等要素；（5分鐘）2、依據(jù)要求，結(jié)合企業(yè)會(huì)議召開情況，根據(jù)會(huì)議費(fèi)制作模板，確定參會(huì)人員名單、會(huì)議預(yù)算表、會(huì)議審批表、會(huì)議通知四個(gè)材料。尤其注意：會(huì)議預(yù)算要和發(fā)票金額基礎(chǔ)吻合，參會(huì)人員名單要和會(huì)議專題匹配。（3小時(shí)）反思——會(huì)議費(fèi)制作很頭疼：一是上級(jí)企業(yè)數(shù)次退，造成一張發(fā)票要做好幾次會(huì)議；二是很多會(huì)議費(fèi)金額太大，或全部是餐費(fèi)，極難做出符合實(shí)際情況會(huì)議。提議以后金額太大會(huì)議費(fèi)分成幾次會(huì)議出，既符合實(shí)際顯得真實(shí)，可能也更輕易經(jīng)過(guò)上級(jí)審核。十一、職場(chǎng)部署依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排及工作需要進(jìn)行職場(chǎng)部署，不定時(shí)進(jìn)行，規(guī)模大小不一?！静襟E】1、領(lǐng)導(dǎo)提出整修要求，或自己向領(lǐng)導(dǎo)提出；2、聯(lián)絡(luò)廣告企業(yè)，問(wèn)詢價(jià)格，向綜合部經(jīng)理匯報(bào)；（價(jià)格高須總經(jīng)理審批）3、確定好制作后，通知廣告企業(yè)排版，確定版面后開始制作；4、廣告企業(yè)制作后，安排進(jìn)行更換、部署；5、在文件夾中登記好制作清單，到年底和廣告企業(yè)查對(duì)，結(jié)算費(fèi)用。十二、組工、工會(huì)信息寫作組工信息通常寫黨務(wù)方面信息，每個(gè)月25日前上交一篇；工會(huì)信息寫企業(yè)職員動(dòng)態(tài)，每個(gè)月一篇。工會(huì)活動(dòng)較多，上面會(huì)有些人督辦。十三、政府來(lái)文接收和辦理今年三城同創(chuàng)，活動(dòng)較多。尤其是文明辦。通常是投票，拿文件，通知領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，優(yōu)異優(yōu)異人物推薦表寫作。還有就是志愿者活動(dòng)，該類活動(dòng)可和企業(yè)工會(huì)幫扶活動(dòng)相結(jié)合，既節(jié)省成本，又節(jié)省時(shí)間。十四、幫扶活動(dòng)幫扶方案制作，活動(dòng)實(shí)施，物品購(gòu)置。十五、金融同業(yè)協(xié)會(huì)每個(gè)月5日在同