檔案密集架采購項(xiàng)目檔案管理

第一節(jié)檔案管理計(jì)劃 1一、檔案管理部門職責(zé) 1二、檔案管理人員職責(zé) 2第二節(jié)檔案管理流程 3一、立卷歸檔 3二、借閱管理 3三、收集整理 4四、鑒定銷毀 5第三節(jié)檔案管理制度 5一、檔案管理的重點(diǎn) 5二、檔案管理的條件 7三、檔案管理的思考 7第一節(jié)檔案管理計(jì)劃一、檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的技術(shù)圖書資料實(shí)行業(yè)務(wù)管理，并根據(jù)本單位經(jīng)營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。2.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。3.負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)各部門檔案人員和有關(guān)人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核計(jì)劃，會(huì)同有關(guān)部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。4.做好各類檔案的管理和統(tǒng)計(jì)工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案的復(fù)制、修裱及檔案庫房安全措施的落實(shí)，確保檔案的完整和安全。二、檔案管理人員職責(zé)1.人員職責(zé)：（1）在檔案管理部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，努力為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。（2）熟悉并認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計(jì)、鑒定工作。（3）保護(hù)檔案的安全，堅(jiān)持做好“七防”工作。（4）努力做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關(guān)匯編材料。（5）協(xié)助和指導(dǎo)各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。（6）嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容。（7）參加有關(guān)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、技術(shù)成果鑒定和設(shè)備、技術(shù)資料開箱檢驗(yàn)，并做好記錄。（8）負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復(fù)查、審批和監(jiān)銷關(guān)。（9）積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。2.人員配置表格：職務(wù)姓名持何種資格證件已承擔(dān)項(xiàng)目情況證書名稱級(jí)別共計(jì)人數(shù)第二節(jié)檔案管理流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱管理1.本單位人員借閱檔案：由本人提出書面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案：查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集整理1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理。8.編制檔號(hào)。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計(jì)。12.開展檔案的利用。13.進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。第三節(jié)檔案管理制度一、檔案管理的重點(diǎn)1.重視和完善庫房建設(shè)：檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障?？傮w上檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但一些單位不具備這樣的條件。在實(shí)際工作中應(yīng)注意，不是任何一間辦公室都可作為庫房，除了樓層的選擇要考慮安全性以外，庫房門窗等應(yīng)專門加固，增強(qiáng)防范功能。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室、閱覽室分開，指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。2.區(qū)分管理和日常管理：如果是保密級(jí)別很高的檔案，要與其他檔案分別保管，如有條件還應(yīng)該指定專人保管，并設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全，在檔案的日常管理中，涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)。3.涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。提高工作人員的保密素質(zhì)。檔案管理人員要時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。管理人員具有知密早、知密多、知密深特點(diǎn)，因此，涉密檔案管理人必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，把保守秘密作為神圣的職責(zé)和必盡的義務(wù)。4.認(rèn)真對(duì)待檔案的保管期限與保密期限：確定檔案保管期限，必須正確分析和監(jiān)別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而涉密的文件與檔案，在授權(quán)機(jī)關(guān)做出解密前，任何人和單位不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。二、檔案管理的條件1.領(lǐng)導(dǎo)重視：領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提條件，有人認(rèn)為檔案工作就是事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想表明了一些人對(duì)它缺乏了解，與信息時(shí)代的檔案管理需求不適應(yīng)。2.健全檔案管理制度：規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，與單位檔案管理工作相適應(yīng)。規(guī)章制度應(yīng)簡(jiǎn)明實(shí)用，具有可操作性，簡(jiǎn)便易行。要堅(jiān)持制約束的雙向性，既約束職工也約束管理層，要堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。3.加強(qiáng)管理力量，提高管理水平：要盡可能地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員在提升檔案管理水平和技能的同時(shí)，要不斷強(qiáng)化對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增加工作責(zé)任心和使命感。4.完善硬件環(huán)境設(shè)施：具備一定的檔案管理工作環(huán)境和配備必要的硬件，是做好工作的重要條件，要因地制宜地不斷改善檔案工作環(huán)境，完善工作設(shè)施。三、檔案管理的思考1.在檔案管理工作中，要積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為單位的建設(shè)和不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有效的檔察資源。2.改進(jìn)和完善檔案功能，采用信息化管理手段。要使檔案記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)，就要對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位，一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使檔案所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。3.注重細(xì)節(jié)，堅(jiān)持請(qǐng)示匯報(bào)。遵守檔案管理紀(jì)律，持向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示和匯報(bào)檔案工作，注重