科技檔案概念與分類

科技檔案管理1可編輯ppt科技檔案概念和種類一、科技檔案的概念科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。二、科技檔案的基本種類主要包括基建、設(shè)備、產(chǎn)品、科研等專業(yè)技術(shù)檔案。2可編輯ppt三、科技檔案代字、代號表以拼音縮寫首字母為代字序號科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ2設(shè)備檔案SB3科研檔案KY4產(chǎn)品檔案CP3可編輯ppt第一節(jié)基建檔案管理一、基建檔案定義基建檔案是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。即一個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。其特點是建設(shè)項目成套，一個建設(shè)項目的檔案是有機聯(lián)系的整體。4可編輯ppt二、基建檔案收集工作（一）基建檔案收集歸檔范圍主要包括：基建管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等材料。5可編輯ppt（二）收集要求：1、基建檔案的管理工作必須納入項目的工作計劃，待項目竣工驗收后三個月內(nèi)整理齊全、裝訂整齊，移交檔案部門，并辦理移交手續(xù)。2、周期長的工程項目，可按階段分期進行歸檔，大項目可在各小項目主管單位工程結(jié)束后分期歸檔。

3、竣工圖是工程實際反映，是工程的重要檔案，要做到字跡工整，圖樣清晰，嚴禁用圓珠筆、鉛筆或易褪色的書寫材料書寫。4、基建檔案的歸檔材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，底圖要按規(guī)定繪制，不得有污垢、受潮、破裂等現(xiàn)象。5、檔案人員要參加工程項目的竣工驗收工作。6可編輯ppt（三）收集方法：1、按基建檔案歸檔范圍的規(guī)定接收基建文件材料2、將基建檔案工作納入計劃管理（1）把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度；納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖；納入科技人員的職責(zé)范圍；納入有關(guān)承包合同；納入經(jīng)濟責(zé)任制。（2）把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補充納入工作計劃。7可編輯ppt三、基建檔案整理工作（一）基建檔案整理的原則1、遵循自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系2、充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對基建檔案進行分門別類的整理3、便于保管和利用8可編輯ppt（二）基建檔案整理步驟1、歸檔鑒定鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒有保存價值的文件；二是剔除重份文件。

9可編輯ppt2、分類基建檔案分類方法一般采用工程項目分類組卷，一個工程項目組成一卷或數(shù)卷；例如：某單位新建辦公樓項目，歸檔時設(shè)置分類為“辦公樓工程”，后又建了一棟職工宿舍樓，其歸檔時設(shè)置分類為“職工宿舍樓工程”。10可編輯ppt3、組卷（1）對圖紙進行折疊，統(tǒng)一幅面為A4紙大?。?97mm×210mm），形式為“手風(fēng)琴式”。（2）組織案卷案卷的基本特征：案卷是一組具有有機聯(lián)系的文件材料；案卷內(nèi)的文件應(yīng)齊全、完整；案卷內(nèi)的文件有一個相對的數(shù)量界限（以卷盒厚度為準）；案卷應(yīng)采用規(guī)范的卷皮、卷盒兩種形式的裝具。11可編輯ppt（3）卷內(nèi)文件排列圖樣材料的排列：有圖紙目錄的按圖紙目錄排列，沒有圖紙目錄的按總體與局部的關(guān)系順序排列。文字材料的排列基本方法：按重要程度、時間、邏輯關(guān)系和譯文在前，原文在后四種排列方法。圖文混合材料的排列：文字材料在前，圖樣材料在后。12可編輯ppt（4）編寫件號、頁號裝訂案卷以每卷為單位編寫頁號，不裝訂案卷先以每卷為單位編寫每份文件的件號，再以每件為單位從“1”開始編寫頁號。卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律要編寫頁號，正面在右下角，反面在左下角。13可編輯ppt（5）加蓋檔號章、填寫檔號基建檔號的編制：由基建代字+項目名稱或編號+案卷編號組成，最好設(shè)置三個層次，力求簡明。JJ·10·1基建檔案代字工程項目名稱編號案卷順序號示例一：某單位基建檔號JJ·辦公樓工程·1基建檔案代字工程項目名稱示例二：某單位基建檔號案卷順序號14可編輯ppt在案卷內(nèi)每一件文件首頁右上角空白處加蓋“檔號章”。檔號章格式如下：檔號件號JJ·10·1115可編輯ppt檔號：JJ·10·1（6）抄寫卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫，卷內(nèi)目錄應(yīng)放在文件最前邊，用鋼筆填寫。卷內(nèi)文件目錄包括以下項目，如圖：

16可編輯ppt卷內(nèi)文件目錄說明：序號：卷內(nèi)文件的順序號，從1開始流水編制。文號：即文件的發(fā)文字號，圖紙為圖號。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織，即文件的發(fā)文機關(guān)。文件名稱：文件的標題。沒有標題或標題不規(guī)范時須重新擬制標題，并加“[]”號。日期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。頁數(shù)：每份文件的總頁數(shù)。備注：文件需要說明的情況。17可編輯ppt（7）填寫卷內(nèi)備考表注：備考表放在卷內(nèi)文件的最后18可編輯ppt（8）填寫案卷封面JJ·10·119可編輯ppt基建檔案案卷封面的填寫項目及要求：檔號：即本卷基建檔案的編號（具體見編號方法）；檔案館（室）號：不填；縮微號：不填；案卷題名：即案卷的標題。擬寫時要求題名結(jié)構(gòu)完整，包括工程名稱、分項名稱和文種，一般不超過50個字；編制單位：本卷內(nèi)所有文件的形成單位，編制單位必須用全稱或通用簡稱；多個編制單位的可按照其重要程度有選擇地填寫兩到三個；編制時間：本卷內(nèi)文件形成時間跨度；保管期限：基建檔案的保管期限根據(jù)《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》確定；密級：基建檔案的密級一般為“秘密”；20可編輯ppt（9）檔案盒脊背填寫檔案盒脊背所填項目與案卷封面一致JJ·10·121可編輯ppt（10）基建案卷排列一般采用流水號排列法，即按工程先后順序進行大流水編號。22可編輯ppt（11）編制基建檔案案卷目錄

目錄所填項目與案卷封皮項目相同23可編輯ppt四、基建檔案歸屬問題基建檔案隨其實體歸屬。即其建筑物產(chǎn)權(quán)是哪個單位，其基建檔案就應(yīng)該屬于哪個單位。24可編輯ppt第二節(jié)設(shè)備檔案管理一、設(shè)備檔案定義設(shè)備檔案是指各種機器設(shè)備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。其特點是型號成套，同一型號的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個有機聯(lián)系的整體。25可編輯ppt二、設(shè)備檔案收集工作（一）設(shè)備檔案收集范圍：主要包括儀器設(shè)備購置文件材料、隨機文件材料，設(shè)備儀器安裝、使用、維修形成的材料。注：辦公設(shè)備及用品、機動車等的采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車的調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料歸入文書檔案。

26可編輯ppt（二）收集方法及要求1、歸檔的文件材料要求齊全、完整；2、設(shè)備開箱驗收時必須有檔案員在場履行簽字手續(xù)，保證文件材料完整、準確、系統(tǒng)；3、設(shè)備檔案在開箱驗收和正式運轉(zhuǎn)后三個月內(nèi)，由承擔(dān)部門的兼職檔案員負責(zé)積累，按材料的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)進行系統(tǒng)整理，組成保管單位，填好目錄，向檔案室移交，并辦理交接手續(xù)。27可編輯ppt三、設(shè)備檔案整理工作（一）分類設(shè)備檔案分類方法一般采用型號分類法，即同一型號的設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套。設(shè)備比較多的單位可采用性質(zhì)/工序—型號分類法，例如按照設(shè)備性質(zhì)歸類，如金屬切削設(shè)備、鍛壓設(shè)備、起重設(shè)備等，然后在每一個類別內(nèi)，以型號為單元劃分檔案類別。28可編輯ppt（二）組卷1、設(shè)備檔案組卷工作參照基建檔案整理。2、設(shè)備檔案檔號編制：SB·

T2000·

01設(shè)備檔案代字設(shè)備型號案卷順序號分類號29可編輯ppt3、設(shè)備檔案題名擬寫例：東芝satelliteL10筆記本電腦使用說明書、合格證等。第一部分設(shè)備名稱：東芝satelliteL10筆記本電腦第二部分科技文件的名稱：使用說明書、合格證等注：產(chǎn)品檔案案卷題名的編制與設(shè)備檔案相同。30可編輯ppt4、設(shè)備檔案保管期限設(shè)備檔案保管期限劃分參照《設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。31可編輯ppt四、設(shè)備檔案歸屬問題設(shè)備檔案隨其實體歸屬。即設(shè)備儀器所有權(quán)歸哪個單位，其設(shè)備檔案就應(yīng)該屬于哪個單位。32可編輯ppt第三節(jié)科研檔案管理一、科研檔案定義科研檔案是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)字和聲像等各種形式和載體的文件材料。其特點是課題成套。33可編輯ppt二、科研檔案收集工作（一）科研檔案收集的內(nèi)容：包括科研準備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應(yīng)用階段形成的各類材料。34可編輯ppt（二）收集要求及方法：1、科研檔案的歸檔時間應(yīng)在課題完成經(jīng)過鑒定并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后三個月內(nèi)立卷歸檔，歸檔材料要求齊全完整。2、歸檔的文件材料不能用鉛筆、彩筆、圓珠筆和藍復(fù)寫紙。如復(fù)寫應(yīng)采用單面黑復(fù)寫紙。3、凡屬秘密級以上的科技檔案涉及專利與對外技術(shù)轉(zhuǎn)讓的項目資料不準對外公開，專利實施與轉(zhuǎn)讓事宜統(tǒng)一由科技部門經(jīng)辦。4、課題組長負責(zé)對歸檔文件材料的齊全、完整、審核簽字，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核歸檔。

35可編輯ppt三、科研檔案整理工作（一）分類科研檔案適用于按課題法進行分類，即在全部科研檔案范圍內(nèi)，以各個獨立的研究課題為分類單元劃分檔案。其特點是便于實現(xiàn)一個研究課題檔案材料的成套集中管理。36可編輯ppt（二）組卷1、科研檔案組卷工作參照基建檔案整理。2、科研檔案檔號編制：KY·1·01科研檔案代字課題代號案卷順序號分類號37可編輯ppt3、科研檔案題名擬寫例：新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究科研課題計劃任務(wù)書、結(jié)題報告等。第一部分科研課題名稱：新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究第二部分科研文件材料名稱：計劃任務(wù)書、結(jié)題報告38可編輯ppt4、科研檔案保管期限科研檔案保管期限劃分參照《科研檔案歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。39可編輯ppt第四節(jié)產(chǎn)品檔案管理一、產(chǎn)品檔案定義產(chǎn)品檔案又叫生產(chǎn)技術(shù)檔案，是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計、研制和生產(chǎn)制造活動中形成的科技檔案。其基本特點是型號成套，一個型號產(chǎn)品的檔案材料是有機聯(lián)系的整體。40可編輯ppt二、產(chǎn)品檔案收集工作（一）產(chǎn)品檔案收集的內(nèi)容：一般包括產(chǎn)品檔案、工藝檔案和標準檔案。1、產(chǎn)品檔案主要內(nèi)容有：技術(shù)協(xié)議書、委托書及合同，技術(shù)任務(wù)書、可行性研究報告、行業(yè)調(diào)查報告、專題分析報告，產(chǎn)品設(shè)計計算材料，圖樣材料，技術(shù)條件，產(chǎn)品試制鑒定材料，產(chǎn)品定型報告，說明書，合格證，質(zhì)量證書，產(chǎn)品樣本，裝箱單等；41可編輯ppt2、工藝檔案主要內(nèi)容有：產(chǎn)品工藝方案，工藝流程圖，生產(chǎn)流程圖，工藝規(guī)程，技術(shù)操作規(guī)程，工藝裝備圖樣（包括刃具、夾具、量具、模具圖等）及說明書、技術(shù)定額，工藝技術(shù)總結(jié)等；3、標準檔案從等級上包括國際標準、國家標準、部頒標準和企業(yè)標準；從類型上則包括基礎(chǔ)標準、產(chǎn)品設(shè)計標準、工藝標準、工藝裝備標準、原材料標準等。42可編輯ppt（二）收集工作方法及要求1、產(chǎn)品檔案的歸檔一般是在該項目完成之后，由科技人員進行系統(tǒng)整理，移交到檔案室保管；2、產(chǎn)品檔案一般歸檔一份，特別重要的、使用頻繁的則需要歸檔一至幾份副本供日常借閱使用；3、歸檔的產(chǎn)品檔案要做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰、有利于長久保存；4、產(chǎn)品文件在進行歸檔和移交時，要編寫歸檔文件簡要說明和移交清單。43可編輯ppt三、產(chǎn)品檔案整理工作（一）分類產(chǎn)品檔案最基本的分類方法是按照產(chǎn)品型號進行分類，即型號分類法。其特點是同一型號的產(chǎn)品檔案集中在一起，保持其完整成套，反應(yīng)一個產(chǎn)品的全貌及其內(nèi)部組件、部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于成套地利用產(chǎn)品檔案。44可編輯ppt（二）組卷1、產(chǎn)品檔案組卷工作參照基建檔案整理。2、產(chǎn)品檔案檔號編制：CP·

M6014·

01產(chǎn)品檔案代字產(chǎn)品型號案卷順序號分類號45可編輯ppt3、產(chǎn)品檔案保管期限產(chǎn)品檔案保管期限劃分