電子檔案管理規(guī)定

電子檔案治理規(guī)定四篇第一篇:電子檔案治理規(guī)定1.02.0公司、部門、治理處檔案治理。檔案治理人事、行政內(nèi)部治理檔案由公司、治理處設(shè)專人統(tǒng)一治理。檔案治理員要依據(jù)檔案治理規(guī)定，通過有關(guān)部門收集入檔材料，有關(guān)部門應(yīng)樂觀協(xié)作。檔案治理人員對歸檔材料應(yīng)準(zhǔn)時歸檔。凡歸檔材料，均應(yīng)認(rèn)真鑒別，材料應(yīng)詳實(shí)、完整。檔案必需分類明確，編排有序、名目清楚、裝訂整齊,質(zhì)量記錄按月裝訂,相關(guān)行政檔案分年度裝訂。檔案應(yīng)存放入專用檔案柜，檔案室必需穩(wěn)固適用，有防火、防盜、防潮等平安措施。檔案移交要填寫移交清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。嚴(yán)禁任何人私自保存公司、部門、治理處及他人的檔案材料，對造成泄密或其他后果的，視情節(jié)輕重賜予嚴(yán)峻處理。檔案的查閱和借用外來單位前來查閱有關(guān)檔案須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，必要時報(bào)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。檔案治理人員應(yīng)依據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示供給有關(guān)材料。檔案一般不外借，特別狀況，經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱，但須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按期歸還。私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。查閱必需嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁復(fù)印、涂改、圈畫、拆換檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。如確需復(fù)制檔案材料須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。違反者視情節(jié)輕重賜予嚴(yán)峻處理。檔案工作人員守那么認(rèn)真學(xué)習(xí)國家的勞動人事政策、檔案治理規(guī)定，不斷提高工作水平。寵愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平和工作力量，努力為人事工作效勞。保護(hù)檔案平安，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)用火、吸煙或存放易燃、易爆等危急物品。嚴(yán)格遵守保密制度，不得向他人供給或泄露檔案內(nèi)容，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。堅(jiān)持，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格依據(jù)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。其次篇:電子檔案治理規(guī)定審計(jì)檔案治理規(guī)定一、審計(jì)檔案主要分為：文件檔案、審計(jì)事項(xiàng)檔案和其它檔案。第三篇:電子檔案治理規(guī)定第一章總那么第一條為推動電子檔案科學(xué)治理，規(guī)電子檔案治理系統(tǒng)建設(shè)，明確電子檔案治理系統(tǒng)根本功能，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用與平安，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)，制定本規(guī)定。其次條本規(guī)定所稱電子檔案治理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)展接收、整理、保存和供給利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。第三條本規(guī)定明確了電子檔案治理系統(tǒng)〔以下簡稱系統(tǒng)〕必備的功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進(jìn)、有用、平安、開展的。第四條本規(guī)定適用于國家各級各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。其次章系統(tǒng)總體要求第五條系統(tǒng)構(gòu)造應(yīng)具備開放性，可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。第六條系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴(kuò)展性，應(yīng)滿足當(dāng)前及可預(yù)見的時間的業(yè)務(wù)需求，可便利地進(jìn)展功能擴(kuò)展。第七條系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)具備敏捷性，支持電子檔案治理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)構(gòu)造等的敏捷定義與部署。第八條系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)平安牢靠，保存電子檔案治理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，依據(jù)需要實(shí)行電子簽名、數(shù)字加密和平安認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案平安，防止非授權(quán)訪問。第九條系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。第十條系統(tǒng)應(yīng)能夠治理符合國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案。第十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對實(shí)體檔案進(jìn)展關(guān)心治理的功能。第三章檔案接收第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)性等進(jìn)展檢查的功能，對不合格的進(jìn)展標(biāo)注。第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)展登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賜予電子檔案唯一標(biāo)識。第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)展治理的功能。第四章檔案整理第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案名目，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和供給利用的電子檔案。第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成局部及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。其次十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。第五章檔案保存其次十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其名目數(shù)據(jù)庫進(jìn)展備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)展登記、檢測與治理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)展恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。其次十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間缺乏、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等狀況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過程。其次十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)展真實(shí)性、完整性、可用性和平安性等檢查功能。其次十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。第六章檔案利用其次十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠?yàn)槔谜吖┙o符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。其次十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)展多條件的模糊檢索、準(zhǔn)確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)展局部掃瞄和有選擇性地進(jìn)展輸出。其次十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對檔案編研成果進(jìn)展治理。其次十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并實(shí)行技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。第七章檔案鑒定與處置第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和治理功能，依據(jù)電子檔案的處置規(guī)那么，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提示功能。第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀治理功能，對實(shí)施銷毀處理的電子檔案進(jìn)展徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的名目信息和銷毀處理記錄。第八章檔案統(tǒng)計(jì)第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，可依據(jù)檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)展統(tǒng)計(jì)。第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對肯定時間期限的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作狀況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)的功能。第三十六條系統(tǒng)應(yīng)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第三十七條系統(tǒng)應(yīng)供給報(bào)表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第九章系統(tǒng)治理第三十八條系統(tǒng)應(yīng)供給電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲構(gòu)造的定義與配置功能。第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類目構(gòu)造的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對會計(jì)、業(yè)務(wù)類等特地檔案分類體系的設(shè)置。第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和名目數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息治理的功能，支持系統(tǒng)治理員、系統(tǒng)平安員和系統(tǒng)平安審計(jì)員的三員分立的平安掌握功能，支持電子檔案治理用戶的分組、分類治理，以及依據(jù)功能和數(shù)據(jù)進(jìn)展授權(quán)等功能。第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類治理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案治理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項(xiàng)進(jìn)展審計(jì)、跟蹤的功能，記錄覺察問題。第十章附那么第四十四條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。202365公布的《檔案治理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止。抄送：各副省級市檔案局、館，檔案館、武警部隊(duì)參謀部辦公室。國家檔案局辦公室秘書處20231229第四篇:電子檔案治理規(guī)定公司檔案治理規(guī)定1.0為加強(qiáng)公司的各類檔案的治理，實(shí)現(xiàn)對公司文件的歸檔、立卷、保管、借閱全過程的掌握，以確保公司經(jīng)營活動的需要，特制訂本規(guī)定。2.0定義及職責(zé)檔案：是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營治理、科技研發(fā)、技術(shù)改進(jìn)、文化活動等活動中形成的文件，表達(dá)為蓋有公司公章的以書面形式存在的各類章程、合同、協(xié)議、備忘錄、證書、公函規(guī)定等原件、復(fù)印件、件以及E-mail、光盤、電子檔案等?？傓k：負(fù)責(zé)公司的檔案治理工作，并對檔案的治理進(jìn)展監(jiān)視檢查。檔案治理員：負(fù)責(zé)對公司的檔案進(jìn)展歸檔、保管、借閱等全過程的治理。部門檔案治理人員：負(fù)責(zé)對分管的部門檔案進(jìn)展歸檔、保管、借閱等全過程進(jìn)展治理，樂觀協(xié)作公司的檔案治理工作，完善公司檔案治理制度。檔案分類、編碼及責(zé)任部門經(jīng)營決策類檔案〔編碼為A-ZB-0001〕：股東會文件、董事會文件、人事任命文件、融資文件、對外投資文件、重大業(yè)務(wù)合作文件、訴訟/仲裁法律事務(wù)文件等，由總辦負(fù)責(zé)治理。資質(zhì)證明類檔案〔編碼為B-ZB-0001〕：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、政府文件等，由總辦負(fù)責(zé)治理。合同類檔案〔編碼為C-ZB-0001〕：選購合同、市場銷售合同、業(yè)務(wù)合作合同、外商代理合作協(xié)議及其他與合同簽署有關(guān)的文件，由總辦負(fù)責(zé)治理。運(yùn)作治理類檔案〔編碼為E-ZB-0001〕：公司制度文件、流程標(biāo)準(zhǔn)等檔案，由總辦負(fù)責(zé)治理。人事檔案〔編碼為F-HR-0001〕：人事檔案、員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議及其他與人事治理有關(guān)的文件，由人力資源部負(fù)責(zé)治理。工程申報(bào)類〔編碼為G-ZL-0001〕：公司申請的相關(guān)資質(zhì)及工程所留的備份檔案，由戰(zhàn)略開展部負(fù)責(zé)治理。爭論開發(fā)檔案〔編碼為H-YF-0001〕：產(chǎn)品檔案、設(shè)計(jì)文件、源程序、技術(shù)方案等檔案，由研發(fā)中心負(fù)責(zé)治理。生產(chǎn)治理類檔案(編碼為J-SC-0001)：物料治理、設(shè)備臺賬、設(shè)備操作標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備檢修、工作流程、車間綜合作業(yè)治理，由生產(chǎn)治理部負(fù)責(zé)治理。生產(chǎn)選購檔案(K-CG-0001)：原材料編碼、供給商治理、原材料檢測報(bào)告等，由選購部負(fù)責(zé)治理。編碼為4.13M-CW-0001〕：銀行開戶文件、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、貸款合同、稅務(wù)、海關(guān)和外匯登記證書及文件、重要財(cái)務(wù)憑證及其他與財(cái)務(wù)有關(guān)的文件，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)治理。4.15O-某Z-0001〕：公司各類日常通知文件、辦公區(qū)域的后勤治理檔案、各類行政憑證及單據(jù)、行政標(biāo)準(zhǔn)、辦公用品檔案等檔案，由行政部負(fù)責(zé)治理。包括：◆公司制定的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營工程等經(jīng)營決策；◆公司工程合作的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告；◆公司驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告；◆公司招標(biāo)工程的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；◆融資貸款工程的合同、協(xié)議書、擔(dān)保書、意向書；包括：包括：◆公司內(nèi)部公開的一般性打算、通告、通知等內(nèi)部文件；◆部門的內(nèi)部工作例會的會議紀(jì)要。6.0檔案室大門鑰匙由總辦檔案治理專員總管，非檔案室治理人員未經(jīng)同意不得進(jìn)入。各分類檔案柜鑰匙由文檔負(fù)責(zé)人保管，嚴(yán)禁借與其他人開啟。由公司檔案治理員統(tǒng)一備份。檔案室進(jìn)出需在總辦檔案治理人處做好登記工作。6.2案治理員以備存檔，并日常負(fù)責(zé)該類檔案的全部治理維護(hù)工作?？傓k最少每年年終全面檢查、清點(diǎn)或翻頁一次。如覺察蟲蛀、發(fā)霉、喪失等現(xiàn)象或發(fā)生可疑、意外狀況，應(yīng)準(zhǔn)時檢查，檢查清點(diǎn)狀況和覺察的問題或隱患，應(yīng)做好記錄并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合〞的方針，切實(shí)做好“八防〞即防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強(qiáng)光等工作。檔案室治理人員變開工作崗位時，必需辦妥清點(diǎn)交接手續(xù)，在交接登記本上簽名，并有一證明人簽名。檔案治理流程2文檔負(fù)責(zé)人歸檔，文檔負(fù)責(zé)人在接收文件時，應(yīng)認(rèn)真檢查文件的正文及附件是否齊全，以保持歸檔文件的完整性，并以電子方式建立電子檔案。歸檔依據(jù)以下方式：Word標(biāo)注“絕密〞、“機(jī)密〞、“隱秘〞字樣，字體為宋體，尺寸為標(biāo)準(zhǔn)，顏色為灰色〔半透亮〕，輸出為斜線。紙張性檔案：加蓋保密章。其他電子檔案：由檔案制作人在文件的顯著位置標(biāo)注檔案的密級，無法在檔案上直接標(biāo)注的，實(shí)行其他方式另行明示。圖表：由于圖表可能被抽出來使用，由檔案制作人在圖表的顯著位置單獨(dú)標(biāo)注密級。建檔：文件一經(jīng)歸檔，檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)馬上辦理立卷手續(xù)，填入宗卷名目，宗卷名目應(yīng)包括移交人、接收人的親筆簽名、文檔名稱、交卷期、份數(shù)、頁數(shù)等重要內(nèi)容。宗卷名目交總辦檔案治理員實(shí)行備份治理。各部門檔案依據(jù)檔案柜存放，要求存放的檔案依據(jù)密級、類別擺放清楚、可查?？傓k檔案治理員負(fù)責(zé)組織部門檔案治理人員每半年對檔案進(jìn)展一次清理。檔案借閱及歸還：檔案借閱應(yīng)填寫對應(yīng)的表單，通過對應(yīng)檔案審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批前方可借閱。7.4.2位置存放歸還檔案；延期另行辦理續(xù)借手續(xù)。對逾期不還檔案或喪失檔案的人員，檔案室將停頓對其借案，直至原借檔案歸還或喪失檔案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)處理前方可恢復(fù)借閱檔案。檔案借閱時必需當(dāng)面檢查清楚，不得自行外借或轉(zhuǎn)借，不得隨便更改、摘抄和復(fù)制經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)摘抄和復(fù)印的要履行登記手續(xù)，對摘抄和復(fù)印的檔案進(jìn)展核對，檢查無誤后，方可帶走。檔案歸還時，經(jīng)雙方核對無誤前方可辦理歸還手續(xù)。如發(fā)生喪失、泄密狀況，應(yīng)馬上報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行相應(yīng)措施，妥當(dāng)處理。檔案借用登記表上記錄歸還日期；去除電子檔案表中“借用記錄〞一欄內(nèi)容。凡檔案查閱借閱者，均應(yīng)承擔(dān)檔案的平安、保密之責(zé)。查閱檔案時嚴(yán)禁吸煙。凡自行轉(zhuǎn)借檔案或以個人名義為親友借閱檔案，自行摘抄、復(fù)制檔案或在檔案上填注、涂劃、拆卷和抽取，將檔案帶至不適宜的地方，因以上行為造成檔案損壞的，賜予批判教育