論文-淺談新形勢下的檔案信息化建設

1檔案信息化建設的重要性所謂檔案信息化,是指由國家檔案管理部門負責,在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下,充分利用現(xiàn)代化的信息技術進行檔案管理,并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言,檔案信息化建設主要包括信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案標準和規(guī)范建設以及檔案信息化的應用系統(tǒng)建設四方面內(nèi)容?！蛾P于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》(中辦發(fā)[2014]15號)以及《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》(魯辦發(fā)[2014]40號)兩個重要文件都強調(diào)了檔案信息化建設的重要性,提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡化、共享化等特點,明確了推動檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設的目標,通過科學整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值,推動檔案資源科學配置和高效利用,從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。具體而言,檔案信息化建設具有以下重要價值:一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來,我國檔案管理采用的是以檔案實體管理為重點的模式,工作人員都是通過手工進行檔案的收集、整編、管理、提供利用的,這種模式不僅工作量大,而且工作人員的效率很低;而檔案管理實現(xiàn)信息化以后,檔案管理工作變得數(shù)字化、自動化、一體化、共享化,檔案管理工作變得省時省力,只需一次錄入檔案信息就可以多次利用,極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如,對于高職院校檔案管理而言,實現(xiàn)檔案管理信息化后,學校各部門就可以根據(jù)特定權限,通過校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息,從而可以為高職院校的科學決策提供便捷、準確的依據(jù)。二是保護檔案紙質(zhì)載體。對于檔案管理而言,紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù),而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復查閱紙質(zhì)載體,不僅費時費力,而且經(jīng)過反復翻閱、反復拆裝后,紙質(zhì)載體很容易受損;而檔案信息化建設后,檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關信息,極大減少了對紙質(zhì)檔案資料的接觸,從而保護了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動檔案管理標準規(guī)范體系的建設。檔案信息化建設改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式,在實現(xiàn)檔案信息共享的同時,可以為我國檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動力,并使我國檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范,從而推動我國盡快建立檔案管理標準規(guī)范體系的建設。2新形勢下檔案管理信息化建設面臨的問題2.1思想認識不到位伴隨信息技術的快速發(fā)展和普遍應用,我國檔案信息化建設取得了一定成績;但是,受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響,檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管,重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設的正確認識,沒有認識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性,所以在檔案信息化建設中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒,這嚴重阻礙了我國檔案信息化建設的進程。2.2基礎設施建設不完善檔案信息化建設由于發(fā)展時間較短,基礎設施建設方面還不夠完善。由于基礎設施建設不完善,一些地區(qū)的檔案信息化建設水平較低。檔案信息化建設中,對于基礎設施的要求比較高,既要有外部硬件設施同時還應具備內(nèi)部的軟件設施,如專業(yè)化檔案管理軟件。2.3檔案管理的標準化水平低新形勢下,檔案信息化管理要求更高,但是對于實施的檔案管理標準卻缺乏統(tǒng)一,各地在檔案信息化管理方面多是各自實施,標準不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標準,有利于實現(xiàn)檔案之間的有效銜接,減少檔案管理的難度,因此標準化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉變。2.4缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才檔案信息化建設的深入實施,對于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主,信息化水平較低,而信息化管理必然要求管理人員應該具備熟練的信息化處理能力,能夠熟練的操作信息化設備及軟件來處理檔案管理工作,因此,專業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙,不利于檔案管理信息化建設水平的有效提升。3推進檔案管理信息化建設的對策3.1加強檔案管理信息化建設的重視程度檔案管理信息化已經(jīng)成為未來的趨勢,因此檔案管理相關部門及人員應該及時轉變傳統(tǒng)的思想認識觀念,提高對于檔案信息化建設的重視程度。為不斷加強檔案管理人員對于檔案信息化建設的認識,可以通過舉辦培訓活動來實施。人員培訓工作應該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細講解與培訓,幫助管理人員成功轉變管理思維與管理理念,真正重視信息化建設對于檔案管理工作的重要意義,能夠積極主動的學習相關管理知識,加深理解,從而更好的適應新型管理工作的要求。3.2加強檔案管理信息化的基礎設施建設基礎施設建設是檔案信息化建設的基礎和重要保障,因此,加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設十分必要。在基礎設施建設方面,檔案管理部門一方面應該努力購進專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設備,確保信息化處理工作能夠順利進行;另一方面檔案管理人員應該圍繞自身檔案管理工作的實際情況,綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容,努力開發(fā)特色管理功能,體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時,檔案管理還應努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系,努力實現(xiàn)檔案信息的全民共享,可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關的檔案信息資源,并充分運用信息化處理技術推進相關工作的順利開展。3.3加強檔案管理信息化的標準體系建設檔案管理信息化的標準體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據(jù),同時還能夠有效克服因為標準不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說,在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡傳輸?shù)拳h(huán)節(jié),如果標準不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異,而不同格式的信息文件之間往往很難實現(xiàn)無差錯的轉變,這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設檔案管理信息化標準體系過程中,既要從整個行業(yè)領域去規(guī)范檔案信息化的相關標準和內(nèi)容,同時還應該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)當中。比如說,對于檔案信息的存儲格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個準確的界定等等。3.4加強檔案管理信息化的人才隊伍建設人才隊伍建設工作的有效推進,能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門應該建立科學的用人理念,對于檔案管理人員來講,應該明確提出對其工作的要求,多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才,提升自身人才隊伍建設的水平。一方面,檔案管理部門應加大外部優(yōu)秀人才的引進,借助一些人才招聘渠道引進一批能力水平較高的檔案管理人員;另一方面,檔案管理部門應該加大對內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓,通過開設相關的培訓課程幫助現(xiàn)有管理