論文-淺談新形勢(shì)下的檔案信息化建設(shè)

1檔案信息化建設(shè)的重要性所謂檔案信息化,是指由國(guó)家檔案管理部門負(fù)責(zé),在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下,充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理,并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過(guò)程。一般而言,檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容?！蛾P(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》(中辦發(fā)[2014]15號(hào))以及《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》(魯辦發(fā)[2014]40號(hào))兩個(gè)重要文件都強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)的重要性,提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化等特點(diǎn),明確了推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設(shè)的目標(biāo),通過(guò)科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會(huì)價(jià)值,推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用,從而為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。具體而言,檔案信息化建設(shè)具有以下重要價(jià)值:一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來(lái),我國(guó)檔案管理采用的是以檔案實(shí)體管理為重點(diǎn)的模式,工作人員都是通過(guò)手工進(jìn)行檔案的收集、整編、管理、提供利用的,這種模式不僅工作量大,而且工作人員的效率很低;而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后,檔案管理工作變得數(shù)字化、自動(dòng)化、一體化、共享化,檔案管理工作變得省時(shí)省力,只需一次錄入檔案信息就可以多次利用,極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如,對(duì)于高職院校檔案管理而言,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后,學(xué)校各部門就可以根據(jù)特定權(quán)限,通過(guò)校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息,從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是保護(hù)檔案紙質(zhì)載體。對(duì)于檔案管理而言,紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù),而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體,不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且經(jīng)過(guò)反復(fù)翻閱、反復(fù)拆裝后,紙質(zhì)載體很容易受損;而檔案信息化建設(shè)后,檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取相關(guān)信息,極大減少了對(duì)紙質(zhì)檔案資料的接觸,從而保護(hù)了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式,在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時(shí),可以為我國(guó)檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動(dòng)力,并使我國(guó)檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范,從而推動(dòng)我國(guó)盡快建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。2新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題2.1思想認(rèn)識(shí)不到位伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用,我國(guó)檔案信息化建設(shè)取得了一定成績(jī);但是,受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響,檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管,重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí),沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性,所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒,這嚴(yán)重阻礙了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。2.2基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時(shí)間較短,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善,一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中,對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高,既要有外部硬件設(shè)施同時(shí)還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施,如專業(yè)化檔案管理軟件。2.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低新形勢(shì)下,檔案信息化管理要求更高,但是對(duì)于實(shí)施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻缺乏統(tǒng)一,各地在檔案信息化管理方面多是各自實(shí)施,標(biāo)準(zhǔn)不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標(biāo)準(zhǔn),有利于實(shí)現(xiàn)檔案之間的有效銜接,減少檔案管理的難度,因此標(biāo)準(zhǔn)化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。2.4缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才檔案信息化建設(shè)的深入實(shí)施,對(duì)于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過(guò)去對(duì)于檔案的管理多以人工管理為主,信息化水平較低,而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力,能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來(lái)處理檔案管理工作,因此,專業(yè)人才的缺乏對(duì)檔案管理信息化造成了很大的阻礙,不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。3推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策3.1加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度檔案管理信息化已經(jīng)成為未來(lái)的趨勢(shì),因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認(rèn)識(shí)觀念,提高對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度。為不斷加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),可以通過(guò)舉辦培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)實(shí)施。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對(duì)檔案管理重要性、檔案管理未來(lái)趨勢(shì)以及未來(lái)檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細(xì)講解與培訓(xùn),幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念,真正重視信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要意義,能夠積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí),加深理解,從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。3.2加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障,因此,加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面,檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購(gòu)進(jìn)專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備,確保信息化處理工作能夠順利進(jìn)行;另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實(shí)際情況,綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容,努力開發(fā)特色管理功能,體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時(shí),檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系,努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的全民共享,可以通過(guò)建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來(lái)整合相關(guān)的檔案信息資源,并充分運(yùn)用信息化處理技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。3.3加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不僅能夠?yàn)闄n案管理信息化提供有力的依據(jù),同時(shí)還能夠有效克服因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而帶來(lái)的一些的工作阻礙。比如說(shuō),在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié),如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異,而不同格式的信息文件之間往往很難實(shí)現(xiàn)無(wú)差錯(cuò)的轉(zhuǎn)變,這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系過(guò)程中,既要從整個(gè)行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容,同時(shí)還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。比如說(shuō),對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個(gè)準(zhǔn)確的界定等等。3.4加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)工作的有效推進(jìn),能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)的用人理念,對(duì)于檔案管理人員來(lái)講,應(yīng)該明確提出對(duì)其工作的要求,多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才,提升自身人才隊(duì)伍建設(shè)的水平。一方面,檔案管理部門應(yīng)加大外部?jī)?yōu)秀人才的引進(jìn),借助一些人才招聘渠道引進(jìn)一批能力水平較高的檔案管理人員;另一方面,檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn),通過(guò)開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程幫助現(xiàn)有管理