辦公自動化高級應(yīng)用案例教程（微課版）課件 任務(wù)4 多部門協(xié)同處理公司總結(jié)報告文檔

任務(wù)4多部門協(xié)同處理公司總結(jié)報告文檔辦公軟件高級應(yīng)用案例教程任務(wù)4多部門協(xié)同處理公司總結(jié)報告文檔1-任務(wù)情境2-任務(wù)分析3-任務(wù)實施4-拓展實訓(xùn)5–綜合實踐任務(wù)情境又到一年歲尾，也到了各單位忙著年終總結(jié)的時候。作為公司總經(jīng)理助理的小孔準(zhǔn)備著手每年一度的年終工作總結(jié)。作為年銷售額過億、員工上千人的公司，公司下設(shè)多個部門，每年的工作總結(jié)都是讓各個部門寫好各自的總結(jié)然后由小孔提出修改意見、返回部門按意見修改、然后再匯總……。這個過程需要多部門甚至同一部門內(nèi)多人協(xié)同才能完成，需要添加自己的想法和修改意見，并且能保留修改痕跡等等。鑒于這個情況，小孔想到了使用Word為用戶提供的審閱功能來完成。任務(wù)分析此報告需由總經(jīng)理辦公室起草文檔初稿后下發(fā)至各部門，各部門將各自工作報告填入格式文檔后返回至總經(jīng)理辦公室。經(jīng)總經(jīng)理助理提出修改意見后返還至各部門修改。各部門按照修改意見整理后遞交總經(jīng)理助理，由總助匯總并上報總經(jīng)理，具體流程如下

圖所示。3.1公文格式基本要求任務(wù)分析各環(huán)節(jié)如圖所示：自動生成三個部門的子文檔起草初稿創(chuàng)建主控文檔，生成子文檔將子文檔分發(fā)給各部門填寫各自的工作總結(jié)對收回的各部門總結(jié)，通過批注的形式提出修改意見（以銷售部為例）接受或拒絕修訂123任務(wù)分析各環(huán)節(jié)如圖所示：生成總文檔上交總經(jīng)理接受或拒絕修訂45知識與能力目標(biāo)知識目標(biāo)

了解主控文檔的作用，掌握主控文檔的創(chuàng)建和使用方法

了解批注和修訂在文檔編輯中的作用，掌握其使用和編輯方法

掌握比較文檔和合并文檔的方法

掌握文檔的編輯限制保護(hù)方法能力目標(biāo) 能夠根據(jù)需要創(chuàng)建主控文檔，生成子文檔 能夠使用批注和修訂功能對文檔進(jìn)行編輯審閱 能夠進(jìn)行文檔的比較和合并操作 能夠多人協(xié)同處理文檔任務(wù)實施任務(wù)實施1--創(chuàng)建主控文檔,生成子文檔2—批注3—修訂4—合并與比較文檔7—標(biāo)記文檔的最終狀態(tài)5—接受或拒絕修訂6—轉(zhuǎn)為普通文檔4.1創(chuàng)建主控文檔,生成子文檔任務(wù)實施1.主控文檔及作用4.1創(chuàng)建主控文檔,生成子文檔任務(wù)實施2.創(chuàng)建主控文檔新建一個名為“年度工作總結(jié)（主控文檔）.docx”的Word文檔，輸入如圖所示文本內(nèi)容，設(shè)置標(biāo)題“公司各部門年度工作總結(jié)”為“標(biāo)題”樣式，設(shè)置各部門工作總結(jié)標(biāo)題為“標(biāo)題1”樣式。設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式設(shè)置為“標(biāo)題”樣式4.1創(chuàng)建主控文檔,生成子文檔任務(wù)實施

3.生成子文檔將圖4-3中標(biāo)題1內(nèi)容生成三個子文檔。（1）單擊【視圖】→【視圖】→【大綱視圖】按鈕切換到大綱視圖。（2）選中左圖中所示標(biāo)題1內(nèi)容，單擊【主控文檔】選項組中的【顯示文檔】按鈕，在展開的命令項中單擊【創(chuàng)建】按鈕。將大綱中的標(biāo)題1指定為子文檔。（3）關(guān)閉大綱視圖，回到頁面視圖。（4）重新保存文檔后，打開主控文檔所在文件夾，發(fā)現(xiàn)已生成三個以標(biāo)題1內(nèi)容為文件名的子文檔，如右圖所示。生成三個子文檔4.1創(chuàng)建主控文檔,生成子文檔任務(wù)實施

4.限制子文檔格式設(shè)置保護(hù)文檔中的限制格式編輯功能，設(shè)置方法如下：（1）打開“財務(wù)部年度工作總結(jié)”文檔，設(shè)置標(biāo)題和正文格式，并更新樣式庫中的標(biāo)題和正文樣式。（2）單擊【審閱】→【保護(hù)】→【限制編輯】按鈕，右側(cè)彈出【限制編輯】窗格，勾選【1.格式設(shè)置限制】下的【限制對選定的樣式設(shè)置格式】復(fù)選項；單擊其下【設(shè)置…】選項，彈出【格式設(shè)置限制】對話框，在此可以勾選當(dāng)前允許使用的樣式，此處選擇【無(N)】選項，單擊【確定】按鈕后彈出“該文檔可能包含不允許的格式或樣式，您是否希望將其刪除？”對話框，選擇【否(N)】。4.1創(chuàng)建主控文檔,生成子文檔任務(wù)實施

4.限制子文檔格式設(shè)置（3）如果想現(xiàn)在就啟動強制保護(hù)，單擊【1.啟動強制保護(hù)】下的【是，啟動強制保護(hù)】按鈕，在彈出的【啟動強制保護(hù)】對話框中輸入保護(hù)密碼，如左圖所示，單擊【確定】即可。即可看到當(dāng)前文檔的格式選項變?yōu)榛疑?，顯示已被鎖定，如右圖所示。若想解除格式設(shè)置限制，單擊【限制編輯】窗格下方的【停止保護(hù)】按鈕，輸入保護(hù)密碼即可。4.2批注任務(wù)實施

4.限制子文檔格式設(shè)置各部門填寫好各自的年度總結(jié)后，提交給總經(jīng)理助理，總經(jīng)理助理根據(jù)公司相關(guān)要求對提交上來的年度總結(jié)進(jìn)行審閱并提出修改意見。為了不對文檔本身進(jìn)行修改，可以使用“批注”功能對文檔進(jìn)行注釋說明，提出自己的修改意見，添加批注后效果如圖所示。4.2批注任務(wù)實施

1.批注與修訂相關(guān)設(shè)置在對文檔進(jìn)行批注和修訂之前，可以根據(jù)需要設(shè)置批注與修訂的用戶名、位置、外觀等內(nèi)容。（1）設(shè)置批注或修訂者名稱4.2批注任務(wù)實施

1.批注與修訂相關(guān)設(shè)置（2）設(shè)置批注與修訂的位置1.在批注框中顯示修訂（默認(rèn)設(shè)置）修訂和批注同時顯示在頁面右側(cè)批注框中,圖1所示。2.以嵌入方式顯示所有修訂使用批注框顯示批注和修訂時，由于批注框顯示在頁面右側(cè)的頁邊距區(qū)域內(nèi)，會使得頁面寬度增加。如果不想頁面寬度改變，可以選擇“以嵌入方式顯示所有修訂”，同時將批注和修訂在正文中嵌入顯示，圖2所示。3.僅在批注框中顯示批注和格式修訂顯示于正文中，批注顯示于批注框中，圖3所示。圖1圖2圖34.2批注任務(wù)實施

1.批注與修訂相關(guān)設(shè)置（3）設(shè)置批注和修訂外觀單擊【審閱】選項卡【修訂】組中右下方的對話框啟動框，在打開的對話框中單擊【高級選項】按鈕，彈出【高級修訂選項】對話框，可以根據(jù)個人對顏色的喜好，對批注和修訂標(biāo)記的顏色等進(jìn)行設(shè)置。4.2批注任務(wù)實施

2.添加與管理批注（1）建立批注在文檔中選擇要進(jìn)行批注的內(nèi)容，單擊【審閱】→【批注】→【新建批注】按鈕，將在頁面右側(cè)顯示一個批注框。直接在批注框中輸入批注，再單擊批注框外的任何區(qū)域，即可完成批注建立。對于同一文檔，可以由多名審閱者同時添加批注。（2）編輯批注如果批注意見需要修改，單擊批注框，進(jìn)行修改后再單擊批注框外的任何區(qū)域即可。4.2批注任務(wù)實施

2.添加與管理批注（3）查看批注

1)指定審閱者2)查看批注在【審閱】選項卡的【批注】選項組中，單擊【上一條】、【下一條】按鈕對所顯示的批注進(jìn)行逐條查看。4．刪除批注對于已查看并接納的批注可以刪除?？梢杂羞x擇性地進(jìn)行單個或部分刪除，也可以一次性刪除所有批注。（1）刪除單個批注。（2）刪除所有批注。（3）刪除指定審閱者的批注。4.3修訂任務(wù)實施總經(jīng)理助理將做好批注的文檔重新分發(fā)給各部門，各部門收到后需要根據(jù)批注意見進(jìn)行文檔的修改訂正。為了便于批注者（總經(jīng)理助理）能夠看到對文檔都做了哪些修改操作，需要使用修訂功能來標(biāo)記這些操作，批注者也可以根據(jù)需要接受或拒絕每處的修訂，只有接受修訂，文檔的編輯才能生效，否則文檔將保留原內(nèi)容。1．打開/關(guān)閉文檔修訂功能4.3修訂任務(wù)實施

2．各部門根據(jù)批注意見進(jìn)行修訂打開修訂功能后，就可以對文檔進(jìn)行修訂操作。以行政部的修訂操作為例，修訂后效果如圖4-20所示。4.3修訂任務(wù)實施

2．各部門根據(jù)批注意見進(jìn)行修訂原內(nèi)容、修訂、修訂后內(nèi)容前后對比如下圖所示。4.4合并與比較文檔任務(wù)實施如果有多個修訂者針對同一文檔進(jìn)行了修訂處理工作，那么如何將所有修訂者所做的修改組合到同一文檔中，以及一定情況下如何比較修訂前后文檔都做過哪些修改？審閱中的比較與合并文檔功能為此提供了更好的支持，利用它可實現(xiàn)對所有修定者所做修改的記錄和標(biāo)記，以方便閱讀者進(jìn)行查看。1．合并文檔合并文檔是將多位修訂者的修訂組合到一個文檔中。例如本任務(wù)中，財務(wù)部小王和小劉分別對文檔進(jìn)行了修訂，修訂后文檔分別為“王.docx”和“劉.docx”。怎樣將兩個修訂文檔合并為一個文檔，這就用到了合并文檔功能。

4.4合并與比較文檔任務(wù)實施2．比較文檔有時需要對同一篇文章進(jìn)行多次修改，或者不同人對同一篇文章進(jìn)行修改，修改的次數(shù)多了，難免會雜亂。有沒有簡單的方法進(jìn)行比較兩個文檔的差異呢？Word提供了比較文檔功能。本任務(wù)中，兩個文檔“財務(wù)部年度工作總結(jié).docx”和“修后-財務(wù)部年度工作總結(jié).docx”分別為原文檔和修訂后的文檔，利用比較文檔功能進(jìn)行文檔的比較。如右圖所示

4.4合并與比較文檔任務(wù)實施2．比較文檔有時需要對同一篇文章進(jìn)行多次修改，或者不同人對同一篇文章進(jìn)行修改，修改的次數(shù)多了，難免會雜亂。有沒有簡單的方法進(jìn)行比較兩個文檔的差異呢？Word提供了比較文檔功能。本任務(wù)中，兩個文檔“財務(wù)部年度工作總結(jié).docx”和“修后-財務(wù)部年度工作總結(jié).docx”分別為原文檔和修訂后的文檔，利用比較文檔功能進(jìn)行文檔的比較。如右圖所示

4.5接受或拒絕修訂任務(wù)實施總經(jīng)理助理將各部門修訂過的文檔復(fù)制到原位置（生成子文檔時的文件夾），覆蓋原同名文件（注意一定要保持文件名不變）。接下來需要根據(jù)修訂情況進(jìn)行接受或拒絕修訂處理。

1．接受修訂

打開文檔，單擊【審閱】→【更改】→【接受】按鈕，選擇“接受此修訂”、“接受所有顯示的修訂”或“接受所有修訂”等命令，分別接受單個修訂、某個審閱者的修訂和所有審閱者的修訂。當(dāng)接受修訂后，它將修訂轉(zhuǎn)為常規(guī)文字或格式應(yīng)用的最終文本，修訂標(biāo)記自動刪除。接受修訂前后效果下圖所示。

4.5接受或拒絕修訂任務(wù)實施總經(jīng)理助理將各部門修訂過的文檔復(fù)制到原位置（生成子文檔時的文件夾），覆蓋原同名文件（注意一定要保持文件名不變）。接下來需要根據(jù)修訂情況進(jìn)行接受或拒絕修訂處理。

2．拒絕接受修訂單擊【審閱】→【更改】→【拒絕】按鈕，選“拒絕更改”、“拒絕所有顯示的修訂”或“接受所有修訂”等命令，分別接受單個修訂、某個審閱者的修訂和所有審閱者的修訂。4.6轉(zhuǎn)為普通文檔任務(wù)實施2．拒絕接受修訂報告完成后需要交給老板審閱，考慮到主文檔打開時不會自動顯示內(nèi)容且必須附上所有子文檔等問題，顯然不宜直接上交主文檔。因此還需要把編輯好的主文檔轉(zhuǎn)成一個普通文檔再上交老板審閱。打開主文檔“公司各部門年度工作總結(jié).docx”，如下圖所示。在大綱視圖下單擊【大綱】選項卡中的【展開子文檔】以完整顯示所有子文檔內(nèi)容。單擊【大綱】選項卡中的【顯示文檔】展開【主控文檔】區(qū)，將光標(biāo)依次放置在各個子文檔中，單擊【取消鏈接】即可。最后將當(dāng)前文檔另存為一個新文件，即可得到合并后的一般文檔。4.7標(biāo)記文檔的最終狀態(tài)任務(wù)實施如果文檔已經(jīng)確定修改完成，用戶可以將文檔標(biāo)記成最終狀態(tài)，即最終版本。該操作可以將文檔設(shè)置為只讀，并禁用使用相關(guān)的內(nèi)容編輯命令。將文檔標(biāo)記成最終狀態(tài)的操作步驟如下：單擊左上角【文件】→【信息】按鈕，在打開的中間窗口中單擊【保護(hù)文檔】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“標(biāo)記為最終狀態(tài)”，完成設(shè)置，如右圖所示。拓展實訓(xùn)實訓(xùn)1：多人協(xié)作編輯商業(yè)計劃書實訓(xùn)2：云端在線文檔協(xié)同處理實訓(xùn)多人協(xié)作編輯商業(yè)計劃書最近策劃部起草了一份項目設(shè)計方案，完成后交給項目組討論。討論會上，大家針對設(shè)計方案七嘴八舌的發(fā)表自己的意見，而負(fù)責(zé)記錄的小雅根本來不及記錄清楚。此時最好的解決方法就是組里的全體成員，自己動手對設(shè)計方案進(jìn)行修改，添加自己的想法，并且保留修改痕跡，最后由小雅簡單匯總整理就可以了。為了更真實地模擬這個情境，本實訓(xùn)設(shè)置了4個角色：記錄人小雅、項目組小青、項目組小薛、項目組小文，并由四個不同的讀者充當(dāng)這4個角色。[實訓(xùn)要求]1．由小雅把項目設(shè)計方案原稿分發(fā)給每個人。2．項目組成員使用不同顏色各自對