工程建設部訪談提綱(0818)-內控資料文檔

第=1+11頁,共sectionpages11頁工程建設部訪談提綱引言深圳海吉星國際農產品物流管理有限公司內控自評項目已于2021年8月6日正式啟動，按照公司內控自評小組的工作計劃，我們將對貴部門相關人員進行訪談。訪談的目的在于方便內控自評小組進一步了解工程部的具體經營狀況及內控現(xiàn)狀，以及部門目前可能面臨的風險。您已被內控自評小組挑選為訪談對象，請按照部門的實際情況，根據您對業(yè)務的理解和經驗接受我們的訪談，您的誠懇意見對于不斷發(fā)展壯大中的海吉星物流園來說至關重要。訪談提綱所涉及的問題，如與您所負責的具體業(yè)務無關，您可以選擇忽略不作回答，我們將另行安排其他相關人員進行訪談；或者，如與您所負責的具體業(yè)務有所偏差，您可以進行修改，并將修改意見反饋給我們；再者，如未完全覆蓋你所負責的具體業(yè)務，您可以進行補充，提醒我們增加相關內容。感謝您的參與和大力支持！訪談內容一、部門概況工程部目前主要工作崗位有哪些？人員配備（包括數量與素質方面）能否滿足現(xiàn)有工作需求？人員配置有哪些方面的不足？工作崗位現(xiàn)狀：副經理2人；土建工程師3人林、高、李；電氣工程師3人雷、鄭、蔡；給排水工程師1人黃；暖通制冷工程師1人盧；技術員3人劉、熊、胡；資料報文1人；文秘內勤1人。目前人員缺口為：土建工程師3名，電氣工程師1名，給排水工程師1名，造價工程師1名。工程部目前主要業(yè)務包括哪些？這些業(yè)務的管理流程是怎樣的？您認為現(xiàn)有流程是否完善？如何監(jiān)督保障流程的落實到位？主要業(yè)務包括：項目前期立項、報建等手續(xù)；規(guī)劃方案、施工圖、景觀等設計；單體建筑、綜合管網、道路及景觀等施工；竣工驗收及移交；相關檔案資料歸檔等。管理流程按照公司工程項目管理制度執(zhí)行，已基本完善。在建項目管理流程均按照公司工程項目管理制度報總部審核批準后方可執(zhí)行?，F(xiàn)有的工程項目制度是否定期更新？審批流程如何？項目制度有定期更新，審批流程按公司工程管理授權制度執(zhí)行。二、項目前期策劃整個工程項目是否有年度投資計劃？是否都經過公司的審批流程？有年度投資計劃，有經過公司審批流程。審核過程是由財務部報總部，結果未有明確反饋。新項目立項前的事項流程有哪些？是否有組織相關部門進行前期調研？是否區(qū)分投資項目的大小而有對應不同的分析機制？由于海吉星物流園項目前期申報規(guī)劃時為整體規(guī)劃，并已進行前期調研，所以后期工作中未進行調研。新項目的立項申報有哪些工作？目前的工程項目的報建手續(xù)是否及時？有無存在滯后申報的情況？若滯后申報會存在什么風險？立項申報需擬定詳盡的工程項目投資計劃和投資估算，通過領導班子討論后，向總公司上報投資預算，總公司開發(fā)部及計財部審核后報預算委員會討論，總公司開發(fā)部以經審核討論通過的年度投資預算作為立項依據。目前工程項目的報建手續(xù)及時，不存在滯后申報的情況，涉及功能變更的項目因手續(xù)繁雜，報建會有相應滯后。若滯后申報會直接影響項目進展，導致項目不能按時交付使用，直接影響公司運營資金收入。工程項目是否都有可行性研究報告？有無相關制度規(guī)定？可行性研究報告是由部門專人編制還是委托外部咨詢公司編制？可行性研究報告包括哪些方面的內容？相關的評審流程是怎樣的？我司海吉星農產品物流園項目屬市重大項目，有按照市建設局相關制度提交可行性研究報告，該可行性研究報告是委托咨詢公司編制。包括總論；項目建設的必要性分析；市場分析與建設規(guī)模；項目選址及建設條件；工程技術方案；環(huán)境保護、勞動安全與衛(wèi)生；節(jié)能；組織機構及定員；項目實施計劃進度及工程招投標；投資估算與資金籌措；項目財務分析；社會效益分析；風險分析與對策；結論與建議。評審流程按照公司工程項目管理制度上報海吉星公司及總公司審批。公司是否有投資決策責任追究制度？若出現(xiàn)決策失誤，將如何處理？公司對外投資管理規(guī)定（2021年修訂）制度第五章有對外投資的責任追究制度，公司經營班子有權對責任人給予行政、經濟處罰；情節(jié)嚴重構成犯罪的，依法移交司法機關處理。三、項目設計與規(guī)劃工程項目的施工圖設計是由公司專人設計還是聘請設計公司設計？如果是聘請設計公司，是如何選擇合適的工程設計公司的？對工程設計方案又是如何審核的？是否有二次會審機制？聘請設計公司設計。按照公司工程項目管理制度實施細則規(guī)定，按照項目投資規(guī)模標準選擇聘請方式，上報公司領導確定設計單位。對工程設計方案在報建前會委托專業(yè)審圖公司進行審圖，報建時針對政府部門意見進行修改。工程造價預算書是由工程師編制還是聘請外部咨詢機構編制？是否按照項目金額的大小區(qū)別選擇編制主體？對工程造價預算書的審核流程是怎樣的？最后會形成什么形式的文稿，造價方案才能生效？工程標底會委托專業(yè)咨詢公司進行編制，標底編制單位編制出的預算文件會委托第三方進行審核后交總部再行審核，走OA流程進行定稿方能生效。部門是否有編制項目進度計劃方案，是否需要經過公司領導的審批？是否定期調整進度計劃？有編制進度計劃并經公司領導審批，有定期調整進度計劃四、工程外包哪類型工程項目必須實行招投標方式？招標文件是如何制定及審批？新建工程項目：1、一般施工項目單項合同估算價在100萬以上的；2、設計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢、招標代理、商業(yè)策劃咨詢等服務項目單項合同估算價在50萬以上的；3、重要設備、材料等貨物的采購及園林綠化工程項目單項合同估算價在50萬以上的；4、項目單項合同價在30萬以上但不滿足1、2、3中標準的，應按照招標程序進行邀請招標。改擴建工程項目：1、一般施工項目單項合同估算價在50萬以上的；2、修繕或者園林綠化單項工程合同估算價在20萬以上的；3、設計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢等服務項目，單項合同估算價在20萬以上的；4、重要設備、材料等貨物的采購單項合同估算價在20萬以上的。一般由具有相應資質的招標代理機構編制招標文件，按照預算（或標底）投資額在100萬元以上的項目，應將招標文件報送總公司，總公司開發(fā)部及相關業(yè)務部門、總公司法務專員審核并出具意見后，根據分級審批權限進行上報審批，通過審批后，再組織工程招標評標工作。工程招標（邀標）的開標流程是怎樣的？邀請招標與公開招標有何區(qū)別？流程：1、投標人代表遞交投標文件；2、評標委員會依照招標文件要求對投標人的資質文件進行審查，對投標人投標文件對招標文件的響應進行評審；3、評標委員會對投標人投標報價、技術投標文件、商務文件進行評審并打分；4、將評標委員會個人打分進行匯總并計算各投標人最后綜合得分，并按照投標人的得分高低順序依次確定并公布本次招標的“第一、第二、第三候選人”；5、根據評標情況寫出評標報告，并由評標委員會簽字確認。公開招標，是依法以招標公告的方式邀請不特定的單位參加投標。邀請招標，是依法從符合相應資格條件的單位中隨機邀請3家或以上單位，并以投標邀請書的方式，邀請其參加投標。邀請招標與公開招標的評標、定標流程分別是怎樣的？是否有專門的評標小組？是如何成立的？針對一般施工項目單項合同估算價在100萬以下或應急項目，會進行邀請招標，評標小組由海吉星招投標領導小組擔任，此小組為海吉星發(fā)文成立。公開招標的一系列流程執(zhí)行深圳市建設局規(guī)定。評標小組是否對投標人進行資質審核？審核內容包括哪些方面？有進行資質審核，審核內容包括招標文件所要求投標單位必須達到的最低資質要求，如營業(yè)執(zhí)照、資格證書、身份證、第三方認證、“注冊資本”要求、企業(yè)規(guī)模、經營許可證、榮譽證書、財務報表要求等等。不進行招投標方式的工程合同主體是如何選擇？是否同樣需要審核相應的資質？按照公司制度上報公司領導審批通過，上報同時附相應資質給領導審查。工程合同的談判人員如何選擇？相應的流程由哪些？談判的內容一般包括哪些方面？工程合同一般采用標準文本，同時借鑒之前項目合同版本，合同談判人員一般為工程部經理以及總工程師，必要時會提請總部開發(fā)部召開會議進行洽商。談判內容包括合同專用條款以及協(xié)議書等內容。工程合同的擬定及審核流程是怎樣的？是否都經過了公司法務人員的審核并出具了意見？目前公司相關的工程合同包括哪些？按照公司項目管理制度實施細則第三十八條審批程序執(zhí)行，有經過公司法務人員審核并出具意見。目前公司相關的工程合同包括土地使用合同、規(guī)劃和施工圖設計合同、勘察合同、測量合同、招標代理合同、監(jiān)理合同、造價咨詢合同、施工合同、設備材料采購合同等。五、工程建設工程項目的施工進度是如何控制的？是否有施工進度計劃表？是按照月份編制還是季度/年度？回復：工程項目的施工進度是按照合同工期進行綜合考慮合理控制的。有施工進度計劃表，并按實際需求進行不定期調整。施工進度計劃表一般是按季度編制，根據項目的具體情況，可細劃到周報。什么類型的工程項目，必須聘請監(jiān)理單位？監(jiān)理單位的具體的監(jiān)控流程包括哪些？若沒有聘請監(jiān)理單位的工程項目，工程師是如何監(jiān)控工程的進度及成本的？回復：下列建設工程必須聘請監(jiān)理單位：（一）國家重點建設工程；（二）大中型公用事業(yè)工程；（三）成片開發(fā)建設的住宅小區(qū)工程；（四）利用外國政府或者國際組織貸款、援助資金的工程；（五）國家規(guī)定必須實行監(jiān)理的其他工程。監(jiān)理單位的具體的監(jiān)控流程包括：（一）工序或單元工程質量控制工作程序；（二）質量評定監(jiān)理工作程序；（三）進度控制監(jiān)理工作程序；（四）工程款支付監(jiān)理工作程序；（五）變更監(jiān)理工作程序；（六）索賠處理工作程序；（七）工程質量控制程序；（八）工程質量事故處理程序；（九）分部工程驗收程序；（十）項目竣工驗收程序。沒有聘請監(jiān)理單位的工程項目，工程師根據審核過的施工方案和進度計劃進行進度控制；根據招投標當月信息價以及相關合同文件進行成本控制。監(jiān)理單位是否定期召開監(jiān)理協(xié)調會議？會議頻率如何？是否形成監(jiān)理會議紀要交予部門存檔？回復：監(jiān)理單位基本上每周召開一次監(jiān)理協(xié)調會議。會形成監(jiān)理會議紀要。工程項目的質量是如何監(jiān)管的？施工涉及的材料物資采購是是施工方自行采購還是由公司另行采購？對于施工方采購的生產物料，是否要求其出具《檢驗報告》等質量證明文件？工程師及監(jiān)理單位是否有對生產材料的質量進行檢查？檢查的方式如何？回復：工程項目是嚴格按國家和地方相關規(guī)定加強工程質量管理，施工單位對工程施工質量負有全部責任。另尚聘請相關資質的監(jiān)理單位進行協(xié)助現(xiàn)場質量管理。施工涉及的材料物資采購要根據施工合同的具體情況來決定是自行采購還是由公司另行采購。對于施工方采購的生產物料，不僅要求其出具《檢驗報告》等質量文件，在材料等進場投入使用前還要根據進場材料的多少按比例進行抽檢。工程師及監(jiān)理單位對生產材料的質量進行初步檢查，檢查的方式有目測、實測和安全并督促施工方送檢以及相差資質的復查，嚴禁不合格產品投入工程項目建設。公司是否有相關的工程施工安全管理制度和“應急預案”？是否與施工單位簽訂《施工安全責任書》？目前為止，工地是否出現(xiàn)過施工安全事故？若出現(xiàn)過，是如何解決的？公司是否組織過關于施工安全的培訓及應急演練？回復：是；是；沒有出現(xiàn)過安全事故。是。工程是否存在設計變更的情況？設計變更的具體流程有哪些？是否通過公司領導的審批之后方執(zhí)行？公司是否有相關的管理制度？回復：工程過程中存在設計變更的情況。設計變更的具體流程：現(xiàn)場問題的提出——工程師現(xiàn)場核實圖紙、現(xiàn)場及相關規(guī)范等——遞交設計院進行核實——建設方同意設計變更——施工方執(zhí)行設計變更。不是全部通過公司領導的審批，而是根據工程變更可能產生的現(xiàn)場簽證的工程估算值由不同層次的工作人員進行確認，參見第25條。什么情況下需要現(xiàn)場簽證？對于簽證工程量的審批權限是如何劃分的，是否有相關管理制度？回復：主要因施工過程中設計變更而引起現(xiàn)場簽證或者單價合同中招投標過程工程量有較大變化等情況需要簽證。簽證工程量（每一宗或每一單項）估算在1萬元以下的須有兩位或兩位以上現(xiàn)場工程師簽字(必要時造價工程師、總工程師（或企業(yè)分管副總經理）參與會簽)生效；簽證估算金額1萬元以上10萬元以下的須報本企業(yè)總工程師（或主管副總經理）簽署(必要時本企業(yè)總經理參與會簽)生效；簽證估算金額10萬元以上100萬元以下的簽證須經過本企業(yè)相關決策機構一致同意確認后生效；簽證估算金額100萬元以上的需根據總公司分級審批權限報總公司審批后生效。相關管理制度詳見《深圳市農產品股份有限公司工程項目管制度》實施細則對于公司自行購置的工程物資，是否有采購計劃及審批流程？有沒相關的工程物資出入庫登記管理，是否及時建立及更新臺賬管理？會按照公司制度進行固定資產申報或耗材申報審批流程，購置后由行政部登記入庫。公司是否有工程進度款的支付申請及審批制度？具體流程如何？部門是否有建立工程進度款支付的臺賬？現(xiàn)有的臺賬主要包括哪些內容？工程進度款的申請及審批按照公司財務制度執(zhí)行，由工程部門制表申請、經相關部門領導逐級審批后由財務部支付。有建立支付臺賬，主要內容包括：項目名稱、單位名稱、合同金額、支付明細、已支付合計、已支付比例、結算金額、尾款等。六、工程驗收工程項目的驗收流程如何？是分部分驗收還是整體驗收？相關的驗收人員包括哪些？是否會形成相關的驗收證明文件？回復：一般

竣工驗收流程：發(fā)送竣工驗收通知書→組織單項工程驗收及全部建設項目驗收→進行工程質量評定，簽發(fā)竣工驗收證明書→辦理“工程檔案資料”移交→辦理工程移交手續(xù)，簽署移交驗收證書，發(fā)送保修書→工程項目決算和總結→工程項目回訪保修。分部驗收和整體驗收均收，貫穿整個工程過程。相關的驗收人員包括：建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、設計單位、勘察單位及當地建設主管部門（質監(jiān)站）等到現(xiàn)場進行驗收。會形成想關的驗收證明文件。工程結算書是由施工方編制還是委托咨詢中介公司編制？審核及審批流程如何？回復：（一）工程結算的編制按投資額、項目性質分為須對外委托和由企業(yè)自行編制審核兩部分。1、須對外委托的工程結算項目：企業(yè)應按國家和地方的相關規(guī)定，委托具備相應專業(yè)資質的造價咨詢機構(以下簡稱“造價中介”)進行工程造價的結算審核，造價中介由各企業(yè)選定，單項造價咨詢費用達到《深圳市農產品股份有限公司工程項目管制度》實施細則規(guī)定必須招標的，應通過招標確定。對外委托的造價項目包括：屬國債或財政性資金投入的項目；需辦理產權證書類工程項目的竣工結算；已發(fā)生合同或經濟糾紛的工程項目結算；不屬于自審范圍的招標工程項目的預算(或標底)；國家規(guī)定的其他需經各地市建設工程造價管理站審定的項目和其他應對外委托的項目。2、可由企業(yè)自行審計工程結算造價的項目，由各企業(yè)工程管理部門具備相應專業(yè)資質人員進行工程造價預算(或標底)編制和結算審核，如專業(yè)技術人員不足時，應委托當地有資質的單位或造價中介編制和審核。（二）投資額在100萬元以下的結算造價項目審核：1、由各企業(yè)進行審核后出具審核意見并妥善存檔，及時上報總公司開發(fā)部進行備案。造價文件編制人、審核人、負責人不能相同且至少兩人以上簽字確認，未簽名可視為無效資料。2、結算的造價成果文件須由至少兩方(建設方、施工方)的相關工程管理人員以及總工程師（或分管副總經理）以上領導的簽字并加蓋單位公章，總公司主要以文件抽查方式進行監(jiān)管。（三）投資額在100萬元以上的結算造價項目審核：各企業(yè)編制完成的結算應通過OA上報總公司開發(fā)部審核，出具審核意見后上報總公司領導審批（按照分級審批權限進行審批）。對投資額在1000萬以上的重大項目，其上報的結算由總公司開發(fā)部委托與我司建立框架合作協(xié)議的造價咨詢機構進行復核，總公司開發(fā)部對復核后的結算造價進行復查。其造價咨詢費用由各企業(yè)承擔，造價咨詢費用的標準按總公司已簽訂的框架合作協(xié)議中相關費率執(zhí)行。企業(yè)組織對賬；總公司開發(fā)部跟進對賬過程，參與處理對賬中的爭議。對賬完成后由造價中介或企業(yè)出具結算終審價初稿企業(yè)負責收集完整的結算資料，審核由施工方提交資料的完整性。并統(tǒng)計其報價，將統(tǒng)計結果報總公司開發(fā)部備案企業(yè)對外委托（交造價中介）或自行審核結算。造價中介或企業(yè)出具完整的結算初審價后，企業(yè)將結算初審價以及后期對賬進度安排及時報總公司開發(fā)部備案（四）審批流程：企業(yè)組織對賬；總公司開發(fā)部跟進對賬過程，參與處理對賬中的爭議。對賬完成后由造價中介或企業(yè)出具結算終審價初稿企業(yè)負責收集完整的結算資料，審核由施工方提交資料的完整性。并統(tǒng)計其報價，將統(tǒng)計結果報總公司開發(fā)部備案企業(yè)對外委托（交造價中介）或自行審核結算。造價中介或企業(yè)出具完整的結算初審價后，企業(yè)將結算初審價以及后期對賬進度安排及時報總公司開發(fā)部備案企業(yè)將結算簽章的成果文件或其電子版交總公司開發(fā)部備存企業(yè)根據得到的OA批復意見，出具經審核的結算成果文件并簽字蓋章。對外委托的，結算成果文件由企業(yè)、造價中介、施工方簽字蓋章；由企業(yè)自行審計的，結算成果文件由企業(yè)、開發(fā)部、施工方簽字蓋章企業(yè)將結算簽章的成果文件或其電子版交總公司開發(fā)部備存企業(yè)根據得到的OA批復意見，出具經審核的結算成果文件并簽字蓋章。對外委托的，結算成果文件由企業(yè)、造價中介、施工方簽字蓋章；由企業(yè)自行審計的，結算成果文件由企業(yè)、開發(fā)部、施工方簽字蓋章企業(yè)將結算終審價初稿通過OA平臺報送總公司開發(fā)部復查，開發(fā)部出具審查意見，并等待其復查意見（達到條例規(guī)定金額的，由總公司開發(fā)部委托與我司建立框架合作協(xié)議的造價咨詢機構進行復核工作）工程竣工決算的編制及審核流程如何？是否要求專業(yè)審計？公司目前是否有竣工決算的工程項目？竣工決算按照公司工程項目管理制度執(zhí)行，有專業(yè)審計。目前已