采購流程與標準制度

采購流程與標準制度1.前言本制度的目的是規(guī)范公司的采購流程，確保采購活動的透亮性、公正性和高效性，以確保公司取得高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)，并管理采購本錢。本制度適用于全部涉及采購活動的部門和員工。2.定義采購：指向外部供應(yīng)商購買產(chǎn)品和服務(wù)的過程。采購審批：指在進行采購前，需要經(jīng)過授權(quán)人員的批準程序。供應(yīng)商評估：指對潛在供應(yīng)商進行評估，綜合考慮其質(zhì)量、價格、交貨本領(lǐng)、售后服務(wù)等方面指標，以確定合適的供應(yīng)商合作。采購合同：指采購活動的結(jié)果，包含雙方商定的產(chǎn)品/服務(wù)、價格、交貨期限、質(zhì)保條款等內(nèi)容。3.采購流程3.1采購需求確認采購需求發(fā)起人負責供應(yīng)認真的采購需求說明，并提交給采購部門。采購部門審核需求，并在符合要求的情況下予以通過。3.2供應(yīng)商評估與選擇采購部門依據(jù)采購需求，立刻動手進行供應(yīng)商調(diào)研，并建立供應(yīng)商備選名單。采購部門在供應(yīng)商備選名單的基礎(chǔ)上，進行供應(yīng)商評估，綜合考慮各項指標，并選擇最符合要求的供應(yīng)商。3.3采購計劃編制采購部門依據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，訂立認真的采購計劃，包含采購數(shù)量、預(yù)算、交貨時間等信息。采購計劃需要經(jīng)過相關(guān)部門的審批，確保計劃合理。3.4采購活動執(zhí)行采購部門依照采購計劃的要求，與選擇的供應(yīng)商進行洽談，并達成最終的采購協(xié)議。采購部門負責對合作過程進行監(jiān)督和管理，確保供應(yīng)商依照合同履約。3.5采購審批采購部門向授權(quán)人員提交采購審批申請。授權(quán)人員依據(jù)采購金額和類型的不同，進行相應(yīng)級別的審批。審批流程包含初審、復審和終審。3.6采購合同簽署采購部門負責編制采購合同草案，并將其發(fā)送給供應(yīng)商。供應(yīng)商對合同草案進行評審，并提出修改看法。雙方在充分協(xié)商后達成全都，并簽署正式采購合同。3.7采購驗收與付款采購部門負責對采購的產(chǎn)品和服務(wù)進行驗收，確保其符合合同要求。完成驗收后，財務(wù)部門按商定付款給供應(yīng)商。4.采購標準4.1供應(yīng)商選擇標準品質(zhì)標準：供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的質(zhì)量體系，能夠供應(yīng)高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)。價格標準：供應(yīng)商的價格應(yīng)具有市場競爭力，且符合合理的本錢效益。交貨標準：供應(yīng)商應(yīng)能定時按量交貨，保證貨物的及時性和有效性。售后服務(wù)標準：供應(yīng)商應(yīng)具備良好的售后服務(wù)本領(lǐng)，包含產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決和相關(guān)技術(shù)支持等。4.2采購合同標準產(chǎn)品/服務(wù)描述：認真描述所采購的產(chǎn)品或服務(wù)，包含規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等。價格及支出方式：明確產(chǎn)品/服務(wù)的價格以及付款方式。交貨期限：指定供應(yīng)商必需定時交付產(chǎn)品或供應(yīng)服務(wù)的期限。質(zhì)保條款：商定供應(yīng)商對產(chǎn)品或服務(wù)供應(yīng)的質(zhì)保期限和質(zhì)保內(nèi)容。違約責任：明確供應(yīng)商因違約行為產(chǎn)生的責任和賠償方式。5.監(jiān)督與管理5.1內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對采購流程進行審計，查找潛在的風險和問題，并提出改進建議。5.2風險管理針對風險較高的采購項目，公司應(yīng)建立相應(yīng)的風險管理機制，確保采購的可控性和穩(wěn)定性。5.3培訓與提升公司應(yīng)定期開展采購流程和采購管理相關(guān)的培訓，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)和意識水平。6.違規(guī)處理6.1違規(guī)行為定義未經(jīng)批準，擅自進行采購活動。與供應(yīng)商勾結(jié)，利用職務(wù)之便謀取私利。虛報采購需求或采購金額，謊報供應(yīng)商評估結(jié)果等違反事實的行為。6.2處理方式依據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定，對違規(guī)行為進行調(diào)查，并依據(jù)情況予以相應(yīng)的紀律處分，包含警告、停職、降職、辭退等。7.附件員工培訓記錄表采購審批流程圖供應(yīng)商評估表格本制度自實施之日起生效，如有需要修訂的地方，應(yīng)及時經(jīng)審批程序進行修訂并重新公布。