時間管理與工作組織技巧

時間管理與工作組織技巧2009-12-27

第一部分：建立時間管理意識第二部分：時間管理原理第三部分：有效管理時間的技巧課程內(nèi)容

第一部分：建立時間管理意識關(guān)于時間“我們的時間”我們的時間管理現(xiàn)狀診斷第二部分：時間管理原理第三部分：有效管理時間的技巧“時間”的特點：供給量固定；無法積蓄；無法取代；無法失而復(fù)得；年收入（萬元）年工作時間（天）日工作時間（小時）每天價值（元）每小時價值（元）每分鐘價值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你的時間價值是多少？你算過嗎？小組討論請閱讀故事，思考以下問題： 1、 小王夫婦的問題原因是什么？ 2、 他們是如何解決這個問題的？時間管理，是一種態(tài)度。CaseStudy誰偷了我們的時間？－－小葉的故事建立時間管理意識日常工作中常見的時間管理障礙：沒有目標(biāo)，沒有計劃有計劃，但總被變化打破不速之客找不到東西缺乏自律拖延不會說“不”

會議時間管理＝事件管理建立時間管理意識

第一部分：建立時間管理意識第二部分：時間管理原理4D原則如何減少被人約束的時間要事第一第三部分：有效管理時間的技巧4D原則

不緊迫緊迫重要第二象限

第一象限不重要第四象限第三象限

4D原則小組討論：每個小組討論一個象限，描述特點及舉例4D原則

不緊急緊急重要I:危機(jī)，緊急狀況逼切的問題有期限的任務(wù)會議不重要IV:瑣碎忙碌的事情浪費時間的活動III:干擾（不速之客）許多湊熱鬧的活I(lǐng)I:準(zhǔn)備事項提升自己的能力計劃，長遠(yuǎn)規(guī)劃人際關(guān)系的建立4D原則

不緊迫緊迫重要長遠(yuǎn)規(guī)劃生活工作平衡自律壓力自我爆炸危機(jī)救火不重要無責(zé)任心失去工作事事依賴別人事事需要指派短期行為重點看不到長期目標(biāo)失控、危機(jī)壓力人從容人無用人懶人練習(xí)按職能分組，將日常工作列入時間四象限20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%<1%2%~3%不緊急重要不重要期望實際緊急重要不重要IIIIIIIV期望實際

做正確的事，比正確的做事更重要如何減少受人約束的時間

不緊迫緊迫重要Ⅱ.DoitlaterⅠ.Doitnow不重要Ⅳ.Don’tdoitⅢ.Delegation如何減少受人約束的時間 國外的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出，人們在工作中：平均每10分鐘會受到1次干擾；平均每次打擾大約是5分鐘；80%（約3小時）的干擾是沒有意義或低價值的；同時，人被干擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘；每天因干擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時如何減少受人約束的時間E-mail/OA電話如何減少受人約束的時間關(guān)于E-mail/OA：1.你一天花多少時間在看傳閱及郵件？2.你看郵件的時間是連續(xù)的，還是片斷的？3.你是否對郵件進(jìn)行分類？4.你回信時是邊看邊回，還是分類后集中回復(fù)？5.你查閱傳閱，會不會看一些好玩的或者是搞笑的內(nèi)容？查收郵件時，會否看一些廣告？如何減少受人約束的時間關(guān)于E-mail/OA：一打開OA的第一個動作就是把所有的傳閱主題詞瀏覽一邊，然后做一些分類養(yǎng)成習(xí)慣，一天只有三個時間段看傳閱除了急件之外，集中時間段回信如何減少受人約束的時間關(guān)于電話：事先的約定與準(zhǔn)備保持簡單而明確的開場白 控制通話時間、保持通話主題：“你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么？”要事第一二八原則(帕雷托原則)?二八原則(帕雷托原則)思考：1.我認(rèn)為多做或少做哪些事情，能夠明顯改進(jìn)個人生活？2.我認(rèn)為多做或少做哪些事情，能夠明顯改進(jìn)工作？要事第一化零為整；擴(kuò)大第二象限第一部分：建立時間管理意識第二部分：時間管理原理第三部分：有效管理時間的技巧優(yōu)先管理系統(tǒng)并行工作模式文件處置系統(tǒng)優(yōu)先管理系統(tǒng)

所有你要做的事情清單長期和短期都列出來大任務(wù)列出分布（細(xì)項）或留出足夠空間列出清單評估時間取舍事件分析性質(zhì)

分配時段

及時總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)

完成任務(wù)所需時間完成期限沒有期限就不是工作！交辦事項：定下期限，按時跟蹤承辦事項：自定期限，限時前提報

列出清單

評估時間取舍事件分析性質(zhì)

分配時段

及時總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)問你自己： -我今天必做的重要的事是什么？ -哪件事現(xiàn)在最重要？二八原則

列出清單評估時間

取舍事件分析性質(zhì)

分配時段

及時總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)判斷出輕重緩急（4D法則）依重要性排出順序來相關(guān)任務(wù)，一并處理

列出清單

評估時間取舍事件

分析性質(zhì)

分配時段

及時總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)時間大餅的分割控制計劃出20%彈性時間處理突發(fā)事件休息時間

列出清單

評估時間取舍事件分析性質(zhì)

分配時段

及時總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)今日事，今日畢每天總結(jié)

列出清單

評估時間取舍事件分析性質(zhì)

分配時段

及時總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)工作組織的時間：早上Or下班后？一日之計在于昨天TO-DO事項需時優(yōu)先次序安排時間備注To-Do清單Follow-Up事項跟進(jìn)人期限備注Follow-Up清單時間工作項目占用時間優(yōu)先次序評語20分4可在午飯時讀，頭20分鐘浪費掉了15分1時間運用得當(dāng)；發(fā)現(xiàn)兩個要海倫注意的問題5分1時間運用得當(dāng)15分4總機(jī)小姐可以留言15分3總機(jī)小姐可以留言45分2口述得不是很有條理30分4海倫可做此事，要她分類，排出優(yōu)先次序，并回一些信時間工作項目占用時間優(yōu)先次序評語8：10檢查電子郵件8：30檢討今日計畫8：45寫便條給海倫8：50魏特來電9：05BB來電談預(yù)算之事9：20要海倫聽寫信件10：05讀信并將信件分類范例：工作日志今日目標(biāo)次序目標(biāo)完成時間完成會議檢討10:00向老板做業(yè)務(wù)摘要13:00向老板做服務(wù)報告14:00干部會議11:00加緊處理信件16:00解決布朗的問題17:00評估日志所在工作的優(yōu)先次序指數(shù)1.是急迫又重要的事—必須做2.重要但不急迫的事—應(yīng)該做3.急迫但不重要的事—可以做4.不急迫又不重要的事—何必做第一部分：建立時間管理意識第二部分：時間管理原理第三部分：有效管理時間的技巧優(yōu)先管理系統(tǒng)并行工作模式文件處置系統(tǒng)并行工作模式ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某物資

帶新入職的同事與客戶見面和在該城市工作的同學(xué)聚餐一次搞掂并行工作模式ABCD主要領(lǐng)導(dǎo)不到場會議不能開要充分考慮工作的連續(xù)性會議沒結(jié)束形不成工作決議決議沒有下達(dá)工作無法開展工作尚未結(jié)束無法進(jìn)行考核 想喝茶，開水壺不洗，不能燒開水，因而洗開水壺是燒開水的先決問題，沒開水、沒茶葉、不洗壺杯，我們不能泡茶。因而這些又是泡茶的先決問題。如果要縮短工時、提高工作效率，主要抓的是燒開水這一環(huán)節(jié)，而不是拿茶葉這一環(huán)節(jié)。同時，洗壺杯、拿茶葉總共不過4分鐘，大可利用“等水開”的時間來做。并行工作模式 思考：在我們的日常工作中，如何利用“并行工作模式”？并行工作模式利用空