物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（3篇范文）

第第頁(yè)物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（3篇范文）【第1篇】物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（五）1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。2.0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門(mén)辦公區(qū)的日常管理工作。3.0職責(zé)3.1行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。3.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。3.3管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。3.4各部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公區(qū)域的日常管理工作。3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。4.0程序要點(diǎn)4.1物品擺放。4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨便調(diào)整。4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告,并采取相應(yīng)的挽救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面乾凈、有序,不允許擺放與工作無(wú)關(guān)的其他用品。4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。4.1.5遇到雨天,管理處部客戶(hù)服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門(mén)前明顯位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識(shí)。4.1.6辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。4.2常用辦公設(shè)備的使用。常用辦公設(shè)備包含:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話(huà)及其他設(shè)備。4.2.1電腦。a）經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪伴下使用。b）啟動(dòng)與的一般程序:——啟動(dòng)電源插座開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)穩(wěn)壓器開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)電腦主機(jī)開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)顯示器開(kāi)關(guān)（電腦開(kāi)始正常操作）；——電腦程序:首先在'開(kāi)始'欄選擇'計(jì)算機(jī)'對(duì)話(huà)框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊'計(jì)算機(jī)',然后按開(kāi)啟程序的反方向操作。c）電腦應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)程序,短時(shí)間不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。d）正確使用電腦的認(rèn)真程序按有關(guān)電腦操作工具書(shū)的引導(dǎo)進(jìn)行操作。e）財(cái)務(wù)、行政人事等專(zhuān)用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。4.2.2打印機(jī)。a）聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無(wú)須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。b）打印機(jī)啟動(dòng)與的一般程序、——啟動(dòng)打印機(jī)開(kāi)關(guān)；——放好所需打印的紙張；——在電腦對(duì)話(huà)框進(jìn)行打印操作；——程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。c）打印機(jī)應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)機(jī)操作。d）正確使用打印機(jī)的認(rèn)真程序按有關(guān)打印機(jī)操作說(shuō)明書(shū)的引導(dǎo)進(jìn)行操作。e）打印文稿須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。f）打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門(mén)/人校對(duì),然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。g）為節(jié)省紙張,文稿未進(jìn)行校對(duì)之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的后面打印。4.2.3復(fù)印機(jī)。a）管理人員應(yīng)在開(kāi)始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源:——開(kāi)啟復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān),復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱；——檢查復(fù)印紙是否放好（可以開(kāi)始工作）；——復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān)；——復(fù)印機(jī)電源插座；——正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。b）復(fù)印程序:——全部需復(fù)印的文件、資料必需先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再?gòu)?fù)印；——復(fù)印頁(yè)數(shù)在五份（含）以上或10頁(yè)以上的,須部門(mén)負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印；——復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按'開(kāi)始'鍵復(fù)??；——復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn)；——假如復(fù)印機(jī)出差錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。c）復(fù)印機(jī)一般情況下每天開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避開(kāi)頻繁開(kāi)關(guān)。d）為節(jié)省紙張,不緊要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張后面復(fù)印。4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開(kāi)機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。a）接收傳真:——傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定；——收到傳真件后,由文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門(mén)、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)；——10分鐘以?xún)?nèi)通知接收部門(mén)/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時(shí)間。b）發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度:部門(mén)傳真件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包含:——傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包含:發(fā)送部門(mén)、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等；——文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過(guò)去；——文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。——傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。4.2.5碎紙機(jī):a）碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷(xiāo)毀的工具,普通文稿無(wú)須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷(xiāo)毀；b）碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書(shū)釘或膠紙等）取出,以免損壞機(jī)器；c）依照碎紙機(jī)要求,一次不得超出最大放入量,一般情況下,不得超出三張復(fù)印紙的厚度；d）操作人員按以上要求,打開(kāi)碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張；e）當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿(mǎn)后,操作人員須將碎紙清理出來(lái)后方能連續(xù)操作；f）正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。4.2.6電話(huà):正確使用電話(huà)機(jī)的程序按電話(huà)機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。a）為有效掌控電話(huà)費(fèi),一般情況下,電話(huà)應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。b）除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話(huà)外,其他電話(huà)均須取消長(zhǎng)途直撥功能,須打長(zhǎng)途電話(huà)的部門(mén)/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。c）公司全部電話(huà)均應(yīng)取消聲訊電話(huà)功能。d）上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話(huà),特殊情況須經(jīng)部門(mén)主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話(huà)費(fèi)從工資中扣除。e）個(gè)別部門(mén)因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能,部門(mén)主管需指定人員做好登記記錄,次月i日?qǐng)?bào)行政人事部備案。f）行政部每季度至少進(jìn)行一次電話(huà)費(fèi)查詢(xún)?！诫娦啪执蛴‰娫?huà)費(fèi)清單。——逐項(xiàng)核對(duì)登記記錄?！獙⑽吹怯浀拈L(zhǎng)途電話(huà)登記在《長(zhǎng)途電話(huà)登記表》內(nèi),報(bào)行政人事部主管審核,內(nèi)容包含:日期、部門(mén)、姓名、所撥號(hào)碼、給他打個(gè)電話(huà)時(shí)間、通話(huà)時(shí)間、通話(huà)費(fèi)用、備注等；偷打長(zhǎng)途電話(huà)的,除雙倍扣罰電話(huà)費(fèi)外,還將予以警告處分?！吭码娫?huà)費(fèi)用掌控情況作為考核各部門(mén)工作的指標(biāo)之一、g）電話(huà)接打技巧詳見(jiàn)《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。4.2.7常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維護(hù)和修理:a）常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)方法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說(shuō)明書(shū):——防塵；——防曬；——防潮；——防腐蝕；——其他需要防備的事項(xiàng)。b）保養(yǎng)與維護(hù)和修理:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。——評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維護(hù)和修理單位；——簽署保養(yǎng)與維護(hù)和修理協(xié)議書(shū)；——按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維護(hù)和修理。4.3環(huán)境管理。4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見(jiàn)《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。a）行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢核辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生情形,要求墻壁無(wú)灰塵、污跡,地面無(wú)垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無(wú)異味；b）各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔情形,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見(jiàn)《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。4.3.2.1行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢核辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化情形,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無(wú)病、枯現(xiàn)象；4.4安全管理。4.4.1工程維護(hù)和修理部應(yīng)檢核辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。4.4.2保安部應(yīng)檢核辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無(wú)損壞、丟失現(xiàn)象。4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將緊要資料放人安全地方,鎖好抽屜,關(guān)好電源及門(mén)窗。4.4.4客戶(hù)服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與保安部搭配注意防火、防盜工作。4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé),值班保安人員應(yīng)定時(shí)巡查以下緊要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見(jiàn)《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:a）消防設(shè)施、配電房；b）領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室；c）水源、空調(diào)的情況；d）加班情況。5.0記錄5.1《打印/復(fù)印審批表》。5.2《復(fù)印記錄表》。5.3《接收傳真登記表》。5.4《發(fā)送傳真登記表》。5.5《長(zhǎng)途電話(huà)登記表》。6.0相關(guān)支持文件6.1《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.2《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.3《文書(shū)處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.4《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.5《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.6《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》?！镜?篇】物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（五）1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。2.0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門(mén)辦公區(qū)的日常管理工作。3.0職責(zé)3.1行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。3.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。3.3管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。3.4各部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公區(qū)域的日常管理工作。3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。4.0程序要點(diǎn)4.1物品擺放。4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨便調(diào)整。4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告,并采取相應(yīng)的挽救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面乾凈、有序,不允許擺放與工作無(wú)關(guān)的其他用品。4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。4.1.5遇到雨天,管理處部客戶(hù)服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門(mén)前明顯位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。4.1.6辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。4.2常用辦公設(shè)備的使用。常用辦公設(shè)備包含:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話(huà)及其他設(shè)備。4.2.1電腦。a）經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪伴下使用。b）啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序:——啟動(dòng)電源插座開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)穩(wěn)壓器開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)電腦主機(jī)開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)顯示器開(kāi)關(guān)（電腦開(kāi)始正常操作）；——關(guān)閉電腦程序:首先在'開(kāi)始'欄選擇'關(guān)閉計(jì)算機(jī)'對(duì)話(huà)框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊'關(guān)閉計(jì)算機(jī)',然后按開(kāi)啟程序的反方向操作。c）電腦應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)程序,短時(shí)間不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。d）正確使用電腦的認(rèn)真程序按有關(guān)電腦操作工具書(shū)的引導(dǎo)進(jìn)行操作。e）財(cái)務(wù)、行政人事等專(zhuān)用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。4.2.2打印機(jī)。a）聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無(wú)須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。b）打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序、——啟動(dòng)打印機(jī)開(kāi)關(guān)；——放好所需打印的紙張；——在電腦對(duì)話(huà)框進(jìn)行打印操作；——關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。c）打印機(jī)應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)機(jī)操作。d）正確使用打印機(jī)的認(rèn)真程序按有關(guān)打印機(jī)操作說(shuō)明書(shū)的引導(dǎo)進(jìn)行操作。e）打印文稿須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。f）打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門(mén)/人校對(duì),然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。g）為節(jié)省紙張,文稿未進(jìn)行校對(duì)之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的后面打印。4.2.3復(fù)印機(jī)。a）管理人員應(yīng)在開(kāi)始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源:——開(kāi)啟復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān),復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱；——檢查復(fù)印紙是否放好（可以開(kāi)始工作）；——復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān)；——關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座；——正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。b）復(fù)印程序:——全部需復(fù)印的文件、資料必需先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再?gòu)?fù)印；——復(fù)印頁(yè)數(shù)在五份（含）以上或10頁(yè)以上的,須部門(mén)負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印；——復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按'開(kāi)始'鍵復(fù)?。弧獜?fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn)；——假如復(fù)印機(jī)出差錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。c）復(fù)印機(jī)一般情況下每天開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避開(kāi)頻繁開(kāi)關(guān)。d）為節(jié)省紙張,不緊要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張后面復(fù)印。4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開(kāi)機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。a）接收傳真:——傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定；——收到傳真件后,由文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門(mén)、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)；——10分鐘以?xún)?nèi)通知接收部門(mén)/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時(shí)間。b）發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度:部門(mén)傳真件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包含:——傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包含:發(fā)送部門(mén)、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等；——文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過(guò)去；——文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)?！獋髡鏅C(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。4.2.5碎紙機(jī):a）碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷(xiāo)毀的工具,普通文稿無(wú)須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷(xiāo)毀；b）碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書(shū)釘或膠紙等）取出,以免損壞機(jī)器；c）依照碎紙機(jī)要求,一次不得超出最大放入量,一般情況下,不得超出三張復(fù)印紙的厚度；d）操作人員按以上要求,打開(kāi)碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張；e）當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿(mǎn)后,操作人員須將碎紙清理出來(lái)后方能連續(xù)操作；f）正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。4.2.6電話(huà):正確使用電話(huà)機(jī)的程序按電話(huà)機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。a）為有效掌控電話(huà)費(fèi),一般情況下,電話(huà)應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。b）除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話(huà)外,其他電話(huà)均須取消長(zhǎng)途直撥功能,須打長(zhǎng)途電話(huà)的部門(mén)/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。c）公司全部電話(huà)均應(yīng)取消聲訊電話(huà)功能。d）上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話(huà),特殊情況須經(jīng)部門(mén)主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話(huà)費(fèi)從工資中扣除。e）個(gè)別部門(mén)因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能,部門(mén)主管需指定人員做好登記記錄,次月i日?qǐng)?bào)行政人事部備案。f）行政部每季度至少進(jìn)行一次電話(huà)費(fèi)查詢(xún)?！诫娦啪执蛴‰娫?huà)費(fèi)清單?！痦?xiàng)核對(duì)登記記錄?！獙⑽吹怯浀拈L(zhǎng)途電話(huà)登記在《長(zhǎng)途電話(huà)登記表》內(nèi),報(bào)行政人事部主管審核,內(nèi)容包含:日期、部門(mén)、姓名、所撥號(hào)碼、給他打個(gè)電話(huà)時(shí)間、通話(huà)時(shí)間、通話(huà)費(fèi)用、備注等；偷打長(zhǎng)途電話(huà)的,除雙倍扣罰電話(huà)費(fèi)外,還將予以警告處分?！吭码娫?huà)費(fèi)用掌控情況作為考核各部門(mén)工作的指標(biāo)之一、g）電話(huà)接打技巧詳見(jiàn)《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。4.2.7常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維護(hù)和修理:a）常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)方法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說(shuō)明書(shū):——防塵；——防曬；——防潮；——防腐蝕；——其他需要防備的事項(xiàng)。b）保養(yǎng)與維護(hù)和修理:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)?！u(píng)審、選擇保養(yǎng)與維護(hù)和修理單位；——簽署保養(yǎng)與維護(hù)和修理協(xié)議書(shū)；——按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維護(hù)和修理。4.3環(huán)境管理。4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見(jiàn)《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。a）行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢核辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生情形,要求墻壁無(wú)灰塵、污跡,地面無(wú)垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無(wú)異味；b）各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔情形,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見(jiàn)《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。4.3.2.1行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢核辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化情形,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無(wú)病、枯現(xiàn)象；4.4安全管理。4.4.1工程維護(hù)和修理部應(yīng)檢核辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。4.4.2保安部應(yīng)檢核辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無(wú)損壞、丟失現(xiàn)象。4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將緊要資料放人安全地方,鎖好抽屜,關(guān)好電源及門(mén)窗。4.4.4客戶(hù)服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與保安部搭配注意防火、防盜工作。4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé),值班保安人員應(yīng)定時(shí)巡查以下緊要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見(jiàn)《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:a）消防設(shè)施、配電房；b）領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室；c）水源、空調(diào)的關(guān)閉情況；d）加班情況。5.0記錄5.1《打印/復(fù)印審批表》。5.2《復(fù)印記錄表》。5.3《接收傳真登記表》。5.4《發(fā)送傳真登記表》。5.5《長(zhǎng)途電話(huà)登記表》。6.0相關(guān)支持文件6.1《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.2《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.3《文書(shū)處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.4《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.5《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》?！镜?篇】物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程2物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（二）1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。2.0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門(mén)辦公區(qū)的日常管理工作。3.0職責(zé)3.1行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。3.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。3.3管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。3.4各部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公區(qū)域的日常管理工作。3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。4.0程序要點(diǎn)4.1物品擺放。4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨便調(diào)整。4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告,并采取相應(yīng)的挽救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面乾凈、有序,不允許擺放與工作無(wú)關(guān)的其他用品。4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。4.1.5遇到雨天,管理處部客戶(hù)服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門(mén)前明顯位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識(shí)。4.1.6辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。4.2常用辦公設(shè)備的使用。常用辦公設(shè)備包含:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話(huà)及其他設(shè)備。4.2.1電腦。a）經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪伴下使用。b）啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序:——啟動(dòng)電源插座開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)穩(wěn)壓器開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)電腦主機(jī)開(kāi)關(guān)；——啟動(dòng)顯示器開(kāi)關(guān)（電腦開(kāi)始正常操作）；——關(guān)閉電腦程序:首先在'開(kāi)始'欄選擇'關(guān)閉計(jì)算機(jī)'對(duì)話(huà)框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊'關(guān)閉計(jì)算機(jī)',然后按開(kāi)啟程序的反方向操作。c）電腦應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)程序,短時(shí)間不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。d）正確使用電腦的認(rèn)真程序按有關(guān)電腦操作工具書(shū)的引導(dǎo)進(jìn)行操作。e）財(cái)務(wù)、行政人事等專(zhuān)用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。4.2.2打印機(jī)。a）聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無(wú)須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。b）打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序、——啟動(dòng)打印機(jī)開(kāi)關(guān)；——放好所需打印的紙張；——在電腦對(duì)話(huà)框進(jìn)行打印操作；——關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。c）打印機(jī)應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)機(jī)操作。d）正確使用打印機(jī)的認(rèn)真程序按有關(guān)打印機(jī)操作說(shuō)明書(shū)的引導(dǎo)進(jìn)行操作。e）打印文稿須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。f）打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門(mén)/人校對(duì),然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。g）為節(jié)省紙張,文稿未進(jìn)行校對(duì)之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的后面打印。4.2.3復(fù)印機(jī)。a）管理人員應(yīng)在開(kāi)始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源:——開(kāi)啟復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān),復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱；——檢查復(fù)印紙是否放好（可以開(kāi)始工作）；——復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān)；——關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座；——正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。b）復(fù)印程序:——全部需復(fù)印的文件、資料必需先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再?gòu)?fù)?。弧獜?fù)印頁(yè)數(shù)在五份（含）以上或10頁(yè)以上的,須部門(mén)負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)?。弧獜?fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按'開(kāi)始'鍵復(fù)?。弧獜?fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn)；——假如復(fù)印機(jī)出差錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。c）復(fù)印機(jī)一般情況下每天開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避開(kāi)頻繁開(kāi)關(guān)。d）為節(jié)省紙張,不緊要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張后面復(fù)印。4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開(kāi)機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。a）接收傳真:——傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定；——收到傳真件后,由文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門(mén)、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)；——10分鐘以?xún)?nèi)通知接收部門(mén)/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時(shí)間。b）發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度:部門(mén)傳真件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包含:——傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包含:發(fā)送部門(mén)、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等；——文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過(guò)去；——文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)?！獋髡鏅C(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。4.2.5碎紙機(jī):a）碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷(xiāo)毀的工具,普通文稿無(wú)須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷(xiāo)毀；b）碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書(shū)釘或膠紙等）取出,以免損壞機(jī)器；c）依照碎紙機(jī)要求,一次不得超出最大放入量,一般情況下,不得超出三張復(fù)印紙的厚度；d）操作人員按以上要求,打開(kāi)碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張；e）當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿(mǎn)后,操作人員須將碎紙清理出來(lái)后方能連續(xù)操作；f）正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。4.2.6電話(huà):正確使用電話(huà)機(jī)的程序按電話(huà)機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。a）為有效掌控電話(huà)費(fèi),一般情況下,電話(huà)應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。b）除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話(huà)外,其他電話(huà)均須取消長(zhǎng)途直撥功能,須打長(zhǎng)途電話(huà)的部門(mén)/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。c）公司全部電話(huà)均應(yīng)取消聲訊電話(huà)功能。d）上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話(huà),特殊情況須經(jīng)部門(mén)主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話(huà)費(fèi)從工資中扣除。e）個(gè)別部門(mén)因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能,部門(mén)主管需指定人員做好登記記錄,次月i日?qǐng)?bào)行政人事部備案。f）行政部每季度至少進(jìn)行一次電話(huà)費(fèi)查詢(xún)?！诫娦啪执蛴‰娫?huà)費(fèi)清單?！痦?xiàng)核對(duì)登記記錄。—