檔案管理規(guī)范

檔案管理工作標準第一章總那么第一條為加強公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、科研、管理及經(jīng)營中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案實施方法》，結(jié)合公司實際情況，特制訂本管理標準。第二條****檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)和黨、政、工、團等管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，主要包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案等實物檔案或電子檔案。第三條本工作標準適用于公司及各機關(guān)職能部室的檔案管理工作。第四條檔案采用集中與分散共用，兼職與專職并存的管理模式。以“抓好根底管理“為原那么，采取“分散管理，統(tǒng)一制度，集中檢查，定期培訓(xùn)”的措施，逐步實現(xiàn)檔案管理的標準化、標準化、現(xiàn)代化。第二章檔案管理職責及人員要求第五條總經(jīng)辦負責公司檔案的管理工作，安排專人負責本公司各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、平安和有效利用，并指導(dǎo)各職能處室各自專業(yè)檔案的立卷、整理、歸檔工作，并妥善保管歸檔檔案。第六條檔案管理人員職責及上崗要求一、檔案管理人員要求大專以上學(xué)歷或同等知識水平，具有專業(yè)知識。遵紀守法、忠于職守，有高度的責任心和奉獻精神。二、認真貫徹執(zhí)行集團公司下發(fā)的檔案管理的各項規(guī)定，做好本專業(yè)檔案的收集、登記、整理、保管、提供利用等工作。三、加強業(yè)務(wù)學(xué)習，提高自身業(yè)務(wù)水平，不斷更新知識，接受新的檔案管理技術(shù)，提高解決實際工作中出現(xiàn)問題的能力。四、做好檔案庫房內(nèi)外的清潔衛(wèi)生和平安防護工作，保持庫房的整潔，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和平安的工作。第三章檔案的收集歸檔第七條歸檔范圍：企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料都應(yīng)納入歸檔范圍。第八條歸檔文件材料的主要來源有：—本企業(yè)形成的文件材料?！酒髽I(yè)引進工程、外購設(shè)備等接收的文件材料?！酒髽I(yè)參與的合作工程，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料?！酒髽I(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。第九條歸檔時間一、黨群、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的各類文書檔案在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。二、科技檔案在其工程鑒定前歸檔，工程工程竣工檔案在工程交工后3個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品檔案應(yīng)定期或按階段歸檔。三、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件材料應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進工程的文件材料應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。四、會計檔案由財務(wù)部門負責整理歸檔，保管一年后向本單位檔案室移交。五、磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。六、應(yīng)隨時歸檔的材料：更新、補充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；其他活動中形成的文件材料等。第十條歸檔要求一、實行部門及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件材料整理后歸檔。二、歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀等)的標稱質(zhì)量要求。三、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。四、非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文〔或少數(shù)民族文字〕材料假設(shè)有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。五、文書類歸檔文件材料一般一式一份。重點工程檔案一式兩份由總經(jīng)辦負責歸檔保管。六、兩個以上單位合作完成的工程，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件材料歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與所承當任務(wù)相關(guān)的正本。七、文件材料形成部門應(yīng)就歸檔文件材料準備詳細的文件目錄并填寫《檔案交接登記表》〔見附件1〕。重要文件材料歸檔時應(yīng)由部門編寫歸檔說明，并經(jīng)主要負責人審核簽字。第十一條檔案歸檔流程一、文件材料形成部門應(yīng)按期將上一年形成的歸檔文件材料進行整理隨同《檔案交接登記表》向總經(jīng)辦移交。二、總經(jīng)辦接收時應(yīng)認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保存一份。三、總經(jīng)辦定期組織檢查各職能處室保存的檔案是否平安、完整、標準。第四章檔案的管理工作第十二條檔案保管工作一、檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，紙質(zhì)檔案存放宜采用密集架，磁性載體應(yīng)選擇防磁柜，底圖不宜折疊，重要檔案應(yīng)異地備份。二、檔案入庫前一般應(yīng)仔細檢查。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。第十三條檔案根底設(shè)施的管理一、檔案柜架應(yīng)牢固耐用，紙質(zhì)檔案采用密集架，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。二、各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合集團統(tǒng)一要求。三、檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾等必要的設(shè)施。四、根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、空氣凈化器等設(shè)備。五、配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機、復(fù)印機等設(shè)備。六、配備信息化管理需要的計算機、效勞器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。七、庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等〔八防〕防護功能。八、庫房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類載體檔案的保管要求，并對庫房的溫濕度進行定期的測量填寫溫濕度記錄表〔見附見2〕。九、庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。十、庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符，庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。十一、做好檔案庫房平安檢查和要害部位檢查登記制度。第五章檔案的鑒定與銷毀第十四條檔案鑒定工作一、成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組〔或鑒定組〕，負責確定文件材料保管期限，提出保管期限到期檔案鑒定意見。二、檔案保管期限應(yīng)根據(jù)歸檔文件材料對企業(yè)現(xiàn)實和今后工作的查考、憑證以及歷史研究的價值確定。三、檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理方法》。四、永久保管檔案。但凡反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。五、定期保管檔案。但凡反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。六、各單位應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，一般5年組織1次。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限。第十五條檔案的銷毀對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊〔見附見4〕，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。第六章檔案的查詢利用及信息化建設(shè)第十六條檔案的查詢利用一、檔案管理部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效提供檔案利用效勞。二、應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者查詢檢索權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、查詢利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記〔見附見3、5〕。四、可采用直接查閱、調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件和電子檔案。五、對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。第十七條檔案信息化建設(shè)一、檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標，主要包括電子檔案的歸檔及信息化系統(tǒng)的建設(shè)。二、電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。三、電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上，歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。四、電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。五、加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。六、文件形成部門應(yīng)負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。七、超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。八、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、平安保密、系統(tǒng)維護等根本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。第七章附那么一、本標準由總經(jīng)辦負責起草，解釋權(quán)屬總經(jīng)辦。二、本標準自下發(fā)之日起供各部門參照執(zhí)行。附件：1．檔案交接登記表2．溫濕度登記表3．檔案借閱登記表4．銷毀清冊5．檔案查詢利用申請單附件1檔案交接登記表序號題名年度文號或圖號頁數(shù)保管期限備注移交時間：移交部門：移交人：接收人：附件2溫濕度記錄表年月序