應用文寫作-第二講-公文寫作基礎市公開課一等獎省賽課微課金獎課件

第二講公文寫作基礎1/51本講內容一、公文定義和種類二、公文格式三、公文正文基本內容模塊及結構模式四、公文寫作語言要求2/51一、公文定義和種類

1、法定公文定義（53頁）《中國共產黨機關公文處理條例》（中共中央辦公廳1996年5月3日公布并施行，以下簡稱“《條例》”）要求：“黨機關公文，是黨機關實施領導、處理公務含有特定效力和規(guī)范格式文書，是傳達落實黨路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和回復問題，匯報和交流情況工具?！?/51《國家行政機關公文處理方法》（國務院年8月24日公布、自年1月1日起施行，以下簡稱“《方法》”）要求：“行政機關公文，是行政機關在行政管理過程中形成含有法定效力和規(guī)范體式文書，是依法行政和進行公務活動主要工具?！?/51

2、法定公文種類《條例》要求：黨機關公文種類主要有：（一）決議（二）決定（三）指示

（四）意見（五）通知（六）通報（七）公報（八）匯報（九）請示（十）批復（十一）條例（十二）要求

（十三）函（十四）會議紀要5/51

《方法》要求：

行政機關公文種類主要有：（1）命令（令）（2）決定（3）公告

（4）通告（5）通知（6）通報（7）議案

（8）匯報（9）請示（10）批復（11）意見（12）函（13）會議紀要6/51國家行政機關黨機關軍隊行政機關1.命令（令）1.決議1、命令2.決定2.決定2、通令3.公告4.通告3.指示3、決定5.通知4.意見4、指示6.通報5.通知5、通知7.議案6.通報6、通報8.匯報7.公報7、匯報9.請示8.匯報9.請示8、請示10.批復10.批復9、批復11.意見11.條例10、函12.函12.要求13.函11、通告13.會議紀要14.會議紀要12、會議紀要7/51黨政機關共同使用公文種類有：（一）決定（二）通知（三）通報（四）匯報（五）請示（六）批復（七）意見（八）函（九）會議紀要黨機關單獨使用公文種類有：（一）決議（二）指示（三）公報（四）條例（五）要求行政機關單獨使用公文種類有：（一）命令（令）（二）公告（三）通告（四）議案8/51二、公文格式（一）何為公文格式（重點內容）

公文格式指公文規(guī)格樣式，包含公文組成項目及其標識位置，公文書寫、字體、用紙規(guī)格和樣式等。

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（二）公文文面格式組成1、眉首：份號、密級和期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線。2、主體：標題、主送機關、正文、附件、署名、成文日期、印章、附注。3、版記：主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。二、公文格式10/51《方法》要求：行政機關“公文普通由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成”。

一份完整公文由文頭（眉首）、主體、文尾（版記）三部分組成。11/51（三）公文格式各要素詳細說明000000001機密★×年特急

××××文件

×××〔××××〕×號（眉首）————————————————————————————————————————××××關于××××××工作請示×××××（主送機關名稱）：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文）。

附件：1．×××××2．×××××

（機關印章）（機關印章）二×××年×月×日（附注：×××××）主題詞：××××（版記）————————————————————————————————————————抄送：×××××，×××××?！痢痢痢痢粒ㄓ“l(fā)單位）年×月×日印發(fā)12/511、份數(shù)序號

含義：“公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文次序編號”（《格式》），可簡稱份號。標注份號目標是為了加強對涉密公文管理，預防失密。

規(guī)則：“絕密”、“機密”級公文“應該標明份數(shù)序號”（《方法》）?！坝冒⒗當?shù)碼”（《格式》）。編幾位數(shù)，未定。普通編6位數(shù)，從“000001”號起編；最少應不少于2位數(shù)，即從“01”號起編。

位置：“頂格標識在版心左上角第1行”（《格式》）。13/512、秘密等級和保密期限

含義：秘密等級是依據(jù)公文包括國家秘密情況而劃分等級，可簡稱密級。密級分“絕密”、“機密”和“秘密”三級。保密期限是對涉密公文進行保密時間要求。

規(guī)則：“包括國家秘密公文應該標明密級和保密期限”（《方法》）。保密期限在1年及1年以上，標注為“機密★5年”；保密期限在1年以內，標注為“秘密★6個月”；保密期限未作要求，標注為“×密”。14/51位置：如需標識秘密等級，“頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字”；如需同時標識秘密等級和保密期限，“頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開”（《格式》。秘密等級兩字之間不需空1字，以使該字段不致過長。字號字體：“用3號黑體字”（《格式》）。15/513、緊急程度（急度）

含義：緊急程度是對公文辦理時限要求。

規(guī)則：“緊急公文應該依據(jù)緊急程度分別標明‘特急’、‘急件’。其中電報應該分別標明‘特提’、‘特急’、‘加急’、‘平急’”（《方法》）。特急件要求收文機關隨時收到隨時辦理，不得超出24小時。急件要求3日內送達和辦理。位置：若需同時標識秘密等級與緊急程度，“秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行”（《格式》）。字號字體：“用3號黑體字”（《格式》）。16/514、發(fā)文機關標識

含義：發(fā)文機關標識是顯示公文法定作者部分。組成：“由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加‘文件’組成”（《格式》）如廣東省人民政府文件、廣州市商業(yè)局文件。17/51

規(guī)則：普通來說，主要公文尤其是上報公文均應加“文件”二字?！靶姓C關聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。行政機關與同級或對應黨機關、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群次序排列”?！啊募种糜诎l(fā)文機關名稱右側，上下居中排布”；“如聯(lián)合行文機關過多，必須確保公文首頁顯示正文；“用紅色標識”（《格式》）。如

中共廣東省委文件廣東省人民政府18/51

位置：位于首頁上端，普通約占A4型公文紙1/3或2/5。

字號字體：“推薦使用小標宋體字”，“字號由發(fā)文機關以醒目美觀為標準酌定，不過最大不能等于或大于22mm×15mm”（“國務院文件”字號即是22mm×15mm。以此為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其它各級行政機關發(fā)文機關標識字號要小于“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關地位）。（《格式》）19/515、發(fā)文字號

含義：又稱文號、是指某一公文在發(fā)文機關一個年度內發(fā)文總號中實際次序號。標注文號目標是便于公文收發(fā)、引用、查詢和管理。組成：“發(fā)文字號應該包含機關代字、年份、序號”（《方法》）。如：粵科院字﹝﹞20號，表示廣東省科學院在年度內發(fā)第20號文。20/51規(guī)則：“行政機關之間聯(lián)合行文，標注主辦機關發(fā)文字號；“×政”、“×政辦”，用于上行文；“×政發(fā)”、“×政辦發(fā)”，用于普發(fā)性下行文；“×政函”、“×政辦函”，用于部分（或個別）機關受文下行文或平行文；“×政干”，用于任免干部通知。發(fā)文機關代字要規(guī)范，盡可能選取能反應職能特征且與其它機關不重復字，長久固定使用，字數(shù)不宜過多，無須加“字”字。“年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識”?！澳攴輵獦巳Q，用六角括號‘〔〕’括入”，不要用圓括號“（）”、方括號“[]”或方頭括號“【】”括入（因為這包括文號引用問題）?！靶蛱柌痪幪撐唬?不編為001），不加‘第’字”（《格式》）。21/51位置：普通排在版頭下方，如無版頭，則排在標題下方。字號字體：使用與正文相同字體，即3號仿宋字體。22/516、簽發(fā)人含義：簽發(fā)人是簽發(fā)公文行政機關責任人。規(guī)則：“上行文應該注明簽發(fā)人、會簽人姓名”（《方法》）。在上行文中標識簽發(fā)人姓名，主要目標是為上級機關領導人了解下級機關誰對上報事項負責。寫成“簽發(fā)人：×××”，簽發(fā)人后標全角冒號。23/51位置：“平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字”?！叭缬卸鄠€簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其它簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關次序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最終一個簽發(fā)人姓名處于同一行并使紅反線與之相距4mm”（《格式》）。字號字體：“簽發(fā)人用3號仿宋體字”，“用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名”（《格式》）。這么要求是使簽發(fā)人(會簽人)姓名突出、醒目。24/517、紅色線紅色線作用在于把眉首部分和主體部分分隔開。公文文頭和主文部分用一條較粗紅色橫線間隔線分開。黨內文件間隔線正中印一顆紅色五角星，行政機關公文不印五角星。以上1---7是眉首部分25/518、公文標題

含義：標題是公文題目。

規(guī)則：“公文標題應該準確簡明地概括公文主要內容并標明公文種類，普通應該標明發(fā)文機關”（《方法》）。有發(fā)文機關標識非主要公文，可省略發(fā)文機關。公文主要內容普通由“關于……”組成。公文種類前，可依據(jù)需要加“若干”、“補充”、“緊急”、“實施”、“暫行”等詞語；公文種類后，可依據(jù)需要括注“試行”等詞語?！肮臉祟}中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，普通不用標點符號”（《方法》）。

位置：位置居中，在版頭橫線下方、正文上方。

“可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當”（《格式》）。

字號字體：“用2號小標宋體字”（《格式》）。26/51公文標題形式有兩種：一是發(fā)文機關、事由、文種三要素齊全地完全式標題。如《國務院關于在全國建立城市居民最低生活保障制度通知》。二是省略式，省略發(fā)文機關如《關于加強行政事業(yè)單位國有資產管理請示》；省略事由如《中華人民共和國令》；省略發(fā)文機關、事由，如《通告》。省略部分應由文種而定，不是無條件、隨意。27/51若由兩個以上機關聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關中列出聯(lián)合發(fā)文全部機關名稱，如《中共中央、國務院關于阻止亂砍濫伐森林緊急指示》，也可在標題中用“聯(lián)合”字樣，如《中共廣東省委宣傳部、廣東省教育委員會關于加強學校思想政治工作聯(lián)合通知》28/519、主送機關

含義：主送機關是“公文主要受理機關”（《方法》）。規(guī)則：“應該使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱”（《方法》）。同類主送機關名稱之間標全角頓號，不一樣類主送機關名稱之間標全角逗號，最終一個主送機關名稱后標全角冒號。普發(fā)性公文、法規(guī)性公文、會議經過公文等，不標主送機關。如主送機關不止一個時，應按性質、級別或通例依次排列，中間用頓號（類間用逗號）斷開。如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：”普發(fā)性下行文，主送機關較多，普通使用泛稱，如“校直屬單位”；上行文主送機關普通是一個。請示、批復、意見、函主送機關只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關。位置：“標題下左側頂格”，“回行時仍頂格”。

29/5110、公文正文含義：正文是記述公文內容部分。規(guī)則：普通由原由、事項和結尾三部分組成?！懊孔匀欢巫罂?字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行”（《格式》）。第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。普通每面排22行，每行28個字。位置：“主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行?！保ā陡袷健罚?。字號字體：“用3號仿宋體字”（《格式》）。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。30/5111、附件

含義：附件是附在正文后面公文。正文中有一些內容，如圖表、名單、要求等，如穿插在正文中，往往隔斷前后意思聯(lián)絡而造成閱讀上不便。這時需要將其從正文中抽出而作為公文附件單獨表述。附件是正文內容組成部分，與正文一樣含有同等效力。附件，有對正文起補充作用，有對正文起佐證作用，有表面看起來像附件而實際上是正文（如公布令、轉發(fā)批轉印發(fā)通知）。位置：在正文之后下空1行左空2字標出。31/51規(guī)則：“附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識‘附件’，有序號時標識序號；附件序號和名稱前后標識應一致，附件序號和名稱若前后標識不一致，在法律意義上講，則能夠不認可該附件是正文附件，附件便失去了其本應有與正文同等效力。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）”（《格式》）。字號字體：用3號仿宋體字。32/5112、發(fā)文機關是公文作者或發(fā)出單位。發(fā)文機關要寫全程或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機關在前。13、成文日期含義：成文日期是公文生效日期。公文假如沒有成文日期，在某種意義上說就是一紙空文。規(guī)則：“成文日期以責任人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最終簽發(fā)機關責任人簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準”（《方法》）?！坝脻h字將年、月、日標全，‘零’寫為‘○’”（《格式》）。位于正文尾發(fā)文機關名稱下一行右側位置。會議經過文件則標在公文標題下。33/5114、印章（公文生效標識）

含義：印章是公文生效標志。規(guī)則：“公文除‘會議紀要’和以電報形式發(fā)出以外，應該加蓋印章。聯(lián)合上報公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)公文，發(fā)文機關都應該加蓋印章”（《方法》）?！坝≌掠眉t色”。單一發(fā)文，“當印章下弧無文字時，采取下套方式”，即僅以下弧壓在成文日期上（之所以這么要求，一是顯示印章莊重性，尤其是完整地顯示國徽；二是增加成文日期清楚度，預防因圖案或文字尤其是國徽壓在成文日期上而使其難以識別）；“當印章下弧有文字時，采取中套方式”，即印章中心線壓在成文日期上。34/51聯(lián)合行文，兩個機關，“主辦機關印章在前”，兩個印章均壓成文日期，“兩印章間互不相交或相切，相距不超出3mm”；三個以上機關，為預防出現(xiàn)空白印章（假如公文出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了全部收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機），應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在成文日期和正文之間，并使印章加蓋或套印其上，“主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超出版心；最終一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切”?！爱敼呐虐婧笏？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距辦法加以處理，務使印章與正文同處一面，不得采取標識‘此頁無正文’方法處理”。這么要求是為了預防在空白頁私加文字。（《格式》）位置：“加蓋印章應上距正文2mm～4mm”（《格式》）或上距正文1行之內。這么要求是為了預防變造公文，因為假如空白過大，就輕易被人私自加入其它內容。35/5115、附注含義：附注是公文中“需要說明其它事項”（《方法》）。規(guī)則：對公文中名詞術語解釋，普通采取句內括注或句外括注方法處理，不列入附注?！啊埵尽瘧撛诟阶⑻幾⒚髀?lián)絡人姓名和電話”（《方法》）。位置：“居左空2字加圓括號”標識在成文日期下1行（《格式》）。字號字體：“用3號仿宋體字”（《格式》）。以上8---15是主體部分36/5116、主題詞

含義：主題詞是揭示公文主題詞語。標注主題詞目標是便于對公文進行當代化管理（如計算機檢索等）。規(guī)則：“公文應該標注主題詞”（《方法》）。

上行文：必須在上級機關編制《公文主題詞表》中選取主題詞。寫成“主題詞：×××

×××

×××”?！爸黝}詞”三字“后標全角冒號”，“詞目之間空1字”（《格式》），不加標點符號?！耙环菸募艘?，除類別詞外最多不超出5個主題詞”?！皹艘涡蚴窍葮祟悇e詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反應文件內容詞，最終標反應文件形式詞”。37/51如《國務院關于加強水土保持工作通知》，先標類別詞“農業(yè)”，再標類屬詞“水土保持”，最終標上“通知”?！耙环菸募缬袃煞矫嬉陨蟽热荩燃袑κ紫葍热葸M行標引，再對第二方面內容進行標引”。如《國務院關于在若干城市試行國有企業(yè)吞并破產和職員再就業(yè)相關問題通知》，先標反應第一個主題內容類別詞“經濟管理”，再標類屬詞“企業(yè)”、“破產”；然后標反應第二個主題內容類別詞“勞動”，再標類屬詞“就業(yè)”；最終標“通知”。38/51“依據(jù)需要，可將不一樣類主題詞進行組配標引”。如《國務院關于“九五”期間深化科學技術體制改革決定》，可標“科技、體制、改革、決定”?！爱斣~表中找不出準確反應文件主題內容類屬詞時，能夠在類別詞中選擇適當詞標引。同時將能夠準確反應文件內容詞標在類屬詞后面，并在該詞后面‘△’方便區(qū)分”（《國務院公文主題詞表使用說明》）。命令（令）、會議紀要和議案，不標注主題詞。主題詞之下印一條黑色反線。位置：“居左頂格”（《格式》）。字號字體：“主題詞”三字“用3號黑體字”，“詞目用3號小標宋體字”（《格式》）39/5117、抄送機關

含義：抄送機關是“除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文其它機關”（《方法》）。規(guī)則：“應該使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱”（《方法》）。普通按黨委、人大、政府、政協(xié)、軍隊、法院、檢察院、群眾團體、民主黨派、事業(yè)單位、企業(yè)單位次序排列。寫成“抄送：×××、×××、×××?！薄俺汀倍帧昂髽巳敲疤枴?，“回行時與冒號后抄送機關對齊”（《格式》），同類抄送機關名稱之間標全角頓號，不一樣類抄送機關名稱之間標全角逗號，最終一個抄送機關后標全角句號（這么要求是為了預防在抄送機關之后私自加入其它抄送機關）。抄送機關之下印一條黑色反線。位置：“主題詞下1行，左空1字”（《格式》）。字號字體：“用3號仿宋體字”（《格式》）。40/5118、印發(fā)機關和印發(fā)日期含義：印發(fā)機關是發(fā)文機關辦公部門或秘書部門；印發(fā)日期是公文交付印刷日期。規(guī)則：印發(fā)日期“以公文付印日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識”（《格式》）。印發(fā)機關寫成“×××辦公廳”、“×××辦公室”、“×××局秘書科”等，也可標識發(fā)文機關。印發(fā)日期寫成“×年×月×日印發(fā)”、“×年×月×日翻印”等。翻印公文時，應該注明翻印機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。印發(fā)機關和印發(fā)日期之下印一條黑色反線。位置：“位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置”?！坝“l(fā)機關左空1字”，印發(fā)日期“右空1字”（《格式》）。字號字體：“用3號仿宋體字”（《格式》）。以上17—18是版記部分41/5142/51技能訓練一份完整公文格式包含那些內容？請設計一份完整公文格式。43/51三、公文正文基本內容模塊及結構模式關于表彰**同學和華師大附中等單位決定各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬單位：①**同學在第**屆國際數(shù)學奧林匹克競賽中取得金牌，為廣東省爭了光。②為表彰***及華師大附中等單位突出成績，為促進本省數(shù)學奧林匹克競賽活動，培養(yǎng)青少年熱愛科學、勇于進取精神，③省人民政府決定：一、給予***同學頒發(fā)獎狀和獎金一萬元；二、給予華師大附中和中山市教委頒發(fā)獎狀和獎金各五千元；三、給予省數(shù)學學會和廣東省數(shù)學奧林匹克業(yè)余學校頒發(fā)獎狀和獎金各五千元。④希望***同學和受表彰單位，戒驕戒躁，再接再厲，爭取更大成績。廣東省人民政府二○○○年八月十五日44/511、依據(jù)：指公文制作原由、現(xiàn)實依據(jù)或法律依據(jù)，以及相關事件情況交代等公文制作出發(fā)點。如例中①表示了制作公文依據(jù)、必要性、適時性和針對性。2、目標：常以“為、為了”等介詞提醒語句表示。目標句作用主要是開宗明義，提醒發(fā)文目標、意義或動機，以提起、集中受文者注意力。3、文種承啟語：為承上啟下、啟示事項過渡句子。包含著對所發(fā)公文屬于何種文種提醒。4、事項：是公文重點，是公文制作者圍繞或依據(jù)主旨而展開內容、敘述情況、分析問題、提出做法、辦法或執(zhí)行方案等一類內容。事項集中表示了行政機關對某項工作詳細政務行為和態(tài)度辦法。例文中，事項表現(xiàn)為受表彰對象、獎狀和獎金。5、要求：是文末針對或圍繞事項而提出（或補充）希望、號召、傾向、強調問題以及面向全局指示等。依據(jù)――目標――文種承啟語――事項――要求45/51四、公文寫作語言要求應用文書語言含有準確、莊重、平實、簡明、得體特點。公文用語方式：（一）公文中慣用一些文言詞語，比如：“鑒于當前出版物在包括數(shù)字（如時間、長度、重量、面積、容積和其它量值）時，使用漢字和阿拉伯數(shù)字沒有統(tǒng)一體制，情況比較混亂，依據(jù)相關方面提議，我們會同部分新聞出版單位，經過屢次討論、修訂，制訂了《關于出版物上數(shù)字使用方法試行要求》，現(xiàn)予公布，要求新聞出版相關單位試行?！保ǘ┒嘤靡恍﹩我艄?jié)詞，比如：“人民解放軍所到之處，深望各界人民給予幫助。茲特宣告約法八章，愿與我全體人民共同恪守之?！保ㄈ┕闹写罅渴褂脤Ｓ迷~語（見76頁）（四）大量使用介詞短語，如：46/51“為了更加好地落實執(zhí)行國務院國發(fā)〔〕