分包采購管理制度

分包采購管理制度第一章總則第一條為規(guī)范和加強(qiáng)分包采購工作，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定本分包采購管理制度（以下簡“本制度）。第二條本制度適用范圍：（一）適用于公司內(nèi)所有分包采購的活動。（二）適用于所有負(fù)責(zé)分包采購工作的相關(guān)人員。第三條本制度的宗旨：（一）合規(guī)經(jīng)營：以合法、合規(guī)的方式進(jìn)行分包采購活動。（二）公平競爭：堅(jiān)持公平競爭原則，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。（三）高效管理：提高分包采購管理效率，減少資源浪費(fèi)，并確保項(xiàng)目的安全、質(zhì)量和進(jìn)度。（四）持續(xù)改進(jìn)：不斷完善和優(yōu)化分包采購管理流程，提高管理水平。第二章分包采購管理組織與職責(zé)第四條公司設(shè)立分包采購管理部門，由專職人員負(fù)責(zé)分包采購事務(wù)的管理和執(zhí)行。第五條分包采購管理部門的職責(zé)：（一）擬定分包采購計(jì)劃和采購需求；（二）對分包采購項(xiàng)目進(jìn)行市場調(diào)研和供應(yīng)商評估；（三）篩選供應(yīng)商，編制供應(yīng)商清單，并與相關(guān)部門溝通；（四）編制招標(biāo)文件、邀請函及合同，并進(jìn)行公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)或詢價(jià)工作；（五）組織和監(jiān)督供應(yīng)商的資質(zhì)審核、技術(shù)評審和商務(wù)談判；（六）簽訂、履行和管理合同，處理合同糾紛；（七）監(jiān)督和評估供應(yīng)商的履約情況，并執(zhí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施；（八）收集、整理和歸檔分包采購相關(guān)文件和資料。第六條分包采購管理部門的人員職責(zé)：（一）部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)分包采購管理部門的日常工作，并對分包采購工作結(jié)果負(fù)責(zé)。（二）采購經(jīng)理：負(fù)責(zé)分包采購計(jì)劃的擬定、執(zhí)行和評估。（三）采購專員：負(fù)責(zé)具體的采購事務(wù)執(zhí)行工作，和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系、對接，以及合同履約的跟蹤。第七條分包采購管理部門與其他部門的協(xié)作（一）與項(xiàng)目部門：協(xié)助項(xiàng)目部門進(jìn)行項(xiàng)目需求評估，提供技術(shù)支持和市場調(diào)研結(jié)果，協(xié)調(diào)項(xiàng)目與供應(yīng)商之間的溝通和合作。（二）與財(cái)務(wù)部門：提供采購合同的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，協(xié)助進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和付款管理。（三）與法務(wù)部門：協(xié)助法務(wù)部門對采購合同的法律性質(zhì)進(jìn)行評估和審查。第三章分包采購流程第八條分包采購流程的基本步驟：（一）需求確認(rèn)：項(xiàng)目部門向分包采購管理部門提交分包采購需求，并明確采購要求和預(yù)算。（二）市場調(diào)研：分包采購管理部門進(jìn)行市場調(diào)研，尋找適合的供應(yīng)商，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步評估。（三）招標(biāo)準(zhǔn)備：編制招標(biāo)文件和邀請函，并發(fā)布招標(biāo)公告或發(fā)出邀請函。（四）招標(biāo)評標(biāo)：收集投標(biāo)文件，組織評標(biāo)委員會對供應(yīng)商進(jìn)行評標(biāo)，并確定中標(biāo)供應(yīng)商。（五）合同簽訂：與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，修改合同草案，并最終簽訂合同。（六）合同履約：監(jiān)督供應(yīng)商的合同履約情況，對供應(yīng)商進(jìn)行評估，并執(zhí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。（七）付款管理：根據(jù)合同約定和供應(yīng)商的履約情況，進(jìn)行付款管理。第九條分包采購流程的具體要求：（一）需求確認(rèn)要求：明確分包采購的必要性和緊急性，確認(rèn)采購目標(biāo)和范圍，提供詳細(xì)的技術(shù)要求和預(yù)算。（二）市場調(diào)研要求：對外部市場進(jìn)行廣泛調(diào)研，了解供應(yīng)商的能力、資質(zhì)和信譽(yù)情況，并進(jìn)行篩選和評估。（三）招標(biāo)準(zhǔn)備要求：招標(biāo)文件要具備完整的技術(shù)和商務(wù)要求，招標(biāo)公告要發(fā)布在合適的平臺上，并確保供應(yīng)商有足夠的時(shí)間參與投標(biāo)。（四）招標(biāo)評標(biāo)要求：評標(biāo)委員會要有足夠的專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，評標(biāo)過程要公開、公正，評標(biāo)結(jié)果要記錄和歸檔。（五）合同簽訂要求：合同要明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)款、交付方式等。（六）合同履約要求：供應(yīng)商須按合同履約，如有違約行為，將進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和公司的賠償條件。（七）付款管理要求：按照合同約定和供應(yīng)商的履約情況，及時(shí)支付合同款項(xiàng)，同時(shí)保證付款的合法合規(guī)。第四章分包采購合同管理第十條分包采購合同管理的原則：（一）公平原則：確保供應(yīng)商與公司在合同履行中的權(quán)益平等。（二）誠實(shí)原則：雙方要真實(shí)提供信息，遵守合同約定，并及時(shí)履行合同義務(wù)。（三）保密原則：雙方要保守商業(yè)秘密，不得泄露對方的商業(yè)、技術(shù)和財(cái)務(wù)信息。（四）合規(guī)原則：合同的簽訂和履行必須符合相關(guān)法律法規(guī)和公司的內(nèi)部規(guī)定。第十一條分包采購合同管理的具體要求：（一）合同簽訂：合同要經(jīng)法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，并按照公司的授權(quán)程序進(jìn)行簽署。（二）合同變更：任何合同變更須經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，并及時(shí)進(jìn)行書面變更。（三）合同備案：合同備案要求按時(shí)進(jìn)行，備案文件要?dú)w檔保存，并做好備案記錄。（四）合同履約管理：分包采購管理部門要對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行監(jiān)督和評估，如有問題及時(shí)提出并協(xié)商解決。（五）合同索賠管理：如有合同糾紛，依法提出索賠要求，并協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行相關(guān)法律程序。第五章分包采購備案和信息管理第十二條分包采購備案和信息管理的要求：（一）分包采購備案：所有分包采購項(xiàng)目必須經(jīng)過備案，包括采購計(jì)劃、采購文件、中標(biāo)結(jié)果等。（二）分包采購信息管理：分包采購管理部門要建立系統(tǒng)化的信息管理，包括供應(yīng)商信息、采購合同、履約記錄等。第十三條分包采購備案和信息管理的程序：（一）備案程序：分包采購計(jì)劃和采購文件要經(jīng)項(xiàng)目部門和分包采購管理部門的審核確認(rèn)，并在系統(tǒng)中進(jìn)行備案。（二）信息管理程序：建立分包采購信息管理系統(tǒng)，對供應(yīng)商信息進(jìn)行歸檔和分類管理，并建立供應(yīng)商評估和跟蹤機(jī)制。第十四條分包采購備案和信息管理的要求：（一）備案要求：備案文件要齊全、準(zhǔn)確，并按要求歸檔保存。（二）信息管理要求：供應(yīng)商信息要及時(shí)更新，履約記錄要詳細(xì)記錄，以便后續(xù)的評估和評價(jià)。第六章監(jiān)督與評估第十五條分包采購的監(jiān)督和評估：（一）監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況，對不符合合同要求的供應(yīng)商進(jìn)行整改或采取相應(yīng)的措施；（二）對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，根據(jù)評估結(jié)果采取獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰措施；（三）建立供應(yīng)商績效考核機(jī)制，對供應(yīng)商的績效進(jìn)行評估和考核。第十六條分包采購監(jiān)督與評估的具體要求：（一）監(jiān)督要求：及時(shí)了解供應(yīng)商履約的具體情況，如有問題及時(shí)進(jìn)行整改或采取相應(yīng)措施。（二）評估要求：定期評估供應(yīng)商的綜合能力和業(yè)績，以評估結(jié)果為依據(jù)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。（三）績效考核要求：建立供應(yīng)商績效考核體系，對供應(yīng)商的績效進(jìn)行定期考核和評價(jià)。第七章附則第十七條本制度自頒布之日起施行。對于已經(jīng)簽訂的分包采購合同和備案的分包采購項(xiàng)目，應(yīng)按照