淺談科研單位后勤工作的規(guī)范化管理

引言規(guī)范化管理工作，是在對后勤工作部門嚴格地依據規(guī)范和制度進行管理，以達到對人、財、物、事的高效科學管理，是后勤工作從傳統管理向現代科學管理轉變的必然需要。它可以建立一種職責分明，各司其職的良好工作氛圍；它既能夠提升員工的管理能力，充分調動其主觀意識和創(chuàng)新能力；也能夠更有效地改變科研單位長期存在的低效保障服務局面，從而建立一種高效率、公共資源得以合理配置、獲得了良好經濟效益和社會效益的新局面，最終培育并形成了一個政治思想高尚、服務意識強、業(yè)務精干的科研單位后勤管理工作團隊。一、科研單位后勤工作的內容及其特點(一)關于科研單位后勤工作的內容1.為職工提供優(yōu)越的辦公場所和服務條件。主要做好如下的服務工作：一是做好辦公室的組建和管理工作；二是做好辦公場所、會場的改造和利用；三是搞好單位水電氣供應、空調、儀器等設備的維護管理工作；四是搞好單位衛(wèi)生保潔和環(huán)境美化綠化的管理；五是搞好單位安全保障和值班值守等工作。2.為科研單位順利運行提供物質基礎與精神保證。一方面，要保證科研單位管理的物質基礎。首先是為科研單位員職工提供辦公用桌椅等；另一方面，為員工供應辦公設備，比如文具、筆記本電腦等。另外，為了增加精神動力，還可為科研單位舉辦一些日常的文體活動，以滿足職工的精神需要。3.為職工提供食宿行等服務，解決后顧之憂。需要進行的工作有：一是搞好職工餐廳，為員工供應衛(wèi)生美味的菜肴；二是職工寢室的安全管理工作；三是搞好公務用車、票務訂購、酒店客房訂購等管理工作。4.搞好對有關資料的管理工作。需要進行的管理工作主要有：一是搞好單位設備等固定資產的管理工作；二是搞好辦公用房、職工宿舍分配等管理工作；三是搞好消防設施維修保養(yǎng)等管理工作。(二)科研單位后勤工作的特點科研單位后勤是一項很復雜的工作，盡管性質和其他工作有所不同，但也有共同點。其性質主要表現在以下五個方面：1.行政性。事業(yè)管理后勤工作要做到遵守有關法規(guī)和制度，做好經費管理、固定資產管理、執(zhí)行有關后勤保障的管理工作等。2.服務性?？蒲袉挝恢械暮笄诠芾砉ぷ髂繕耸菫楦刹柯毠し?。因此，在某些地區(qū)，單位后勤保障工作的稱謂為機構服務中心，突出了中心職能。3.具體性。后勤保障涉及各種領域，無論多少，均關乎該部門職工的利益，需要進行周密設計、合理規(guī)劃與落實。4.重復性。首先，最突出的一點是科研單位后勤工作瑣碎繁雜，既涉及人際關系協調，又涉及人與物之間的關系。其次，不但要處理單位的內在關系，而且還要處理單位外部的關系。5.超前性。后勤也是對其他重要工作事項的先期準備。包括在舉行各種會議、接見重要來賓等事項之前，都要由后勤人員進行合理安排。綜上，科研單位后勤部門在科研單位發(fā)展中占有重要的位置，能有效推動科研單位的穩(wěn)定發(fā)展。二、科研單位后勤工作的現狀隨著中國經濟體制改革的不斷深入和科研單位規(guī)模的不斷擴大，后勤管理工作也相繼開展了改革，以滿足其多元化發(fā)展的業(yè)務需要。通過不斷創(chuàng)新和改革后勤管理機制，如組建后勤業(yè)務公司和后勤保障管理部門，前者開展后勤保障運營業(yè)務，后者則開展后勤行政管理工作；人事行政體制變革全面推行了職務聘用與勞動合同管理制度，徹底改變了過去后勤管理者多是員工家屬的情況，同時完善了考核監(jiān)督機制，以提高科研單位后勤服務水平；當前單位后勤管理也開始逐步轉換管理理念，利用先進的科學方法進行具體工作管理，使后勤工作的管理更為有效。另外，因為當前后勤管理制度的還在不斷實踐和完善中，具體的管理流程上還面臨諸多挑戰(zhàn)，主要體現在如下幾個方面：首先，后勤保障管理體系必須更加健全。實現規(guī)范化的后勤保障管理工作必須有一整套完善的法規(guī)管理體系，來實施人員調配的控制、成本費用控制管理、各種固定資產控制管理等。目前科研單位對后勤業(yè)務的需求在規(guī)模與服務質量上均急劇上升，原來的規(guī)定已經無法適應這種需要，有待于隨著實際和將來的需求更加細化。其次，后勤工作人員整體素質差不齊。由于以往的后勤人員一般還擔負著分配員工、安置家屬等職責，因此，人員的整體素質參差不齊，普遍存在著人員年齡結構不合理、傳統的鐵飯碗觀念較嚴重的問題，直接影響了后勤服務和管理質量。最后，后勤服務質量缺乏控制。后勤管理工作涉及單位人員工作的方方面面，而后勤人員的一言一行也直接關系著管理水平，所以建立健全的管理制度是單位監(jiān)督工作和改善管理服務質量的主要保證[1]。但在實際管理活動中，往往因為工作人員的政治思想、自身能力等因素，常常沒有嚴格依據業(yè)務規(guī)范進行操作，從而對管理的任務和目標沒有執(zhí)行力，從而降低了科研單位后勤工作的管理質量，也限制了服務質量的改善。三、規(guī)范化思想的建立科學管理思想認為，各種管理工作必須貫徹“人本原理”，因為一切科學管理行為、管理工作任務的完成過程均需要人來實現。為此要通過教育、培訓，在后勤工作和領導過程中貫穿如下思想：(一)整體觀念后勤作為管理體系的重要子系統，所以它應當遵循以服務和保障為核心，以出素質、出績效為總體目標。這就需要每個后勤人員，既要具有堅定的責任心、吃苦耐勞的精神，踏踏實實地搞好本職工作，更要重視在各階段、各任務間的相互配合與協作，從而形成“一盤棋”的整體觀念，使整個單位后勤形成分工明確、各司其職的有機整體。(二)敬業(yè)觀念后勤工作影響著單位的各個環(huán)節(jié)，良好工作氛圍的建立，都離不開后勤人員的辛勤勞作，也就是說后勤人員的勞動成果，直接關系到科研單位的氛圍和面貌，這就要求工作人員養(yǎng)成高度負責的精神，充分發(fā)揮主人翁的作用，以后勤為家，隨時隨地把事業(yè)放到首位。(三)效益觀念后勤部門中大多數涉及了有關物品的利用與管理等工作，這也面臨著一個資源合理配置與利用的問題。因此，科研單位后勤人員應該具備相應的經濟理論知識，自覺地轉變管理理念，以有限的資金辦好盡可能多的事，不斷增加科研單位的綜合效益。將“懂核算、會管理、算成本、講效益”當作每個人所追求的目標，強化工作考核制度，突破平均主義和大鍋飯，將每個人的實際勞動所得與其勞動成果和服務質量掛鉤，以實現充分調動單位員職工積極性的目標。(四)民主觀念常言道：眾人拾柴火焰之高，對于后勤工作來說更是如此。由于后勤工作是復雜的、包含著很多因素的有機整體。只有每個人員都參與決策，參與管理，單位內部才能建立一種“人人管理，人人被管理，人人出謀劃策”的民主局面，形成后勤工作整體“一盤棋”的思想。(五)節(jié)約觀念“開源”和“節(jié)流”是增加效益的兩個重要方式。在“開源”受條件限制的情況下，“節(jié)流”則更具備了現實性和可行性。后勤部門全面管理著單位的用水、用電，要求所有后勤人員從我做起，從點滴入手，節(jié)水、省電，及時保養(yǎng)維護各種設施設備，定期檢查，使之保持質量、運行穩(wěn)定，讓節(jié)儉變成了每個工作人員的自覺行為，讓人、財、物得以更有效地發(fā)展和使用。(六)服務觀念后勤工作要貫徹“服務”的方針，要有“孺子?！钡姆瞰I精神，把服務意識放在首位，為職工生產服務，把服務保障置于單位一切工作的核心地位。后勤人員要勝不驕，敗不餒，要以飽滿的精神奮斗在第一線，用自身的辛勤勞作，帶來優(yōu)質的服務保障。四、科研單位后勤工作規(guī)范化管理的策略規(guī)范化的后勤工作服務模式，將有助于進一步改變思想，增強服務意識，提升服務能力,逐步發(fā)展高效、合乎科研單位行為規(guī)范的后勤隊伍，以增強科研單位后勤業(yè)務工作能力，從而推動了后勤管理的發(fā)展，進而促進科研單位后勤服務水平提高，從而推動其工作效率的提升。那么，科研單位后勤如何進行規(guī)范化管理，以下做出詳細分析，以供參考。(一)合理分工，明確職責管理工作，歸根到底，就是對人的管理任務。堅持以人為本，根據人員的專業(yè)技能及素養(yǎng)，與所需職位進行明確對應，合理分配，使人員在自己的工作崗位上實現好自身的管理職責。在科研單位，后勤工作分配主要涉及兩個方面：一方面，對后勤崗位人員的管理與分配。這樣的分配必須明確后勤崗位領導者的主管職能，分為后勤保障崗位主要負責人、后勤保障各分工崗位負責人[2]。另一方面，是將工作任務細化，以避免產生有崗無責、崗位不清的現象。防止失職行為，從用人角度確?？蒲袉挝缓笄趯嵤┮?guī)范化管理。(二)建章立制，強化管理由人管人到制度管人是對管理模式的根本性改革。在現實管理工作中，管理模式狀態(tài)的形成有人為因素的干預，這就要求工作人員實際管理工作更加人性化。要逐漸淘汰管理模式上的不良慣性，逐步形成健全規(guī)范化的管理機制。推行規(guī)范化管理模式的主要目的就是提高后勤管理工作透明化，營建良好、和諧和嚴謹的管理工作環(huán)境?？蒲袉挝缓笄诠芾韻徫坏幕竟ぷ骶褪菍Y金和物料的管理工作[3]。除上述職責任務之外，還必須提出科學、規(guī)范、具體、有效的管理方案或措施。同樣，還要以相關規(guī)定為基準，出臺一些針對性較強的具體管理措施和標準。健全規(guī)章制度，充分調動后勤人員參加后勤管理工作的積極性，讓后勤管理工作充滿活力[4]。(三)加強督查，狠抓落實管理工作中離不開監(jiān)督。缺乏監(jiān)管，管理工作就流于形式，或者存在缺陷。如缺乏監(jiān)督檢驗，在管理工作中的規(guī)范化很可能就變成了坐山論道，無法達到實質性效果。檢驗是至關重要的，其主要目的就在于全面監(jiān)督項目的執(zhí)行，按照有關規(guī)定校正錯誤，從而提高整體服務質量管理水平。要以每一項重點工作的實際執(zhí)行情況為最佳時機，全面檢驗后勤整體水平。要結合項目的現狀與后勤條件，進一步提高后勤整體的執(zhí)行水平，并編制好后勤管理方案，通過嚴格落實任務、定期檢查的措施，扎扎實實搞好后勤保障工作。通過對后勤整體工作開展有效的考核與培訓，進而提升整體后勤綜合水平[5]。(四)強化技能提升，建設高效團隊優(yōu)秀的管理團隊，是科研單位后勤精細化管理工作的基石與保證，直接關系管理績效的好壞。所以要加強內部管理的吸引能力，積極吸納更多具備優(yōu)秀管理思想的人才加入。同時，單位要強化對現有后勤人員的培養(yǎng)，特別是要給員工樹立新型的科研單位管理理念，徹底改變過去吃大鍋飯吃鐵飯碗的傳統，提高對市場的認識，并能夠更嚴格地依照規(guī)定進行業(yè)務指導與管理[6]。此外，強化科研單位后勤人員管理工作的能力，提升職工的文化層次，培養(yǎng)集體榮譽感，采取員工評價、獎勵政策等激發(fā)科研單位后勤員工的熱情與主動性。最后，加大對后勤部門的重視程度，提高福利待遇，讓后勤人員感受到自己的價值，才能更好地發(fā)揮