Excel財(cái)務(wù)應(yīng)用可編輯

利用Excel檢索記帳憑證和核對(duì)帳證表處理軟件是國(guó)外計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)最常用的工具之一，本文結(jié)合金蝶會(huì)計(jì)軟件，利用數(shù)據(jù)接口將會(huì)計(jì)軟件中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對(duì)帳證數(shù)據(jù)是否一致。一、利用Excel軟件檢索記帳憑證正如大家所知，現(xiàn)代審計(jì)過程包括符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試，無論是在符合性測(cè)試階段，還是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，都需要對(duì)記帳憑證進(jìn)行抽樣檢查，特別是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對(duì)重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要重點(diǎn)檢查。雖然我們也可以利用現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件中的憑證查詢功能輔助檢索，但是會(huì)計(jì)軟件查詢的一大缺點(diǎn)是無法對(duì)現(xiàn)有記帳憑證按發(fā)生金額大小進(jìn)行排序，因此其重要性也就很難被排列出來了。然而如果我們將會(huì)計(jì)軟件中的記帳憑證數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達(dá)到這一目的。具體操作如下：第一步：點(diǎn)擊“憑證查詢”后輸入的查詢條件為“全部”，并將查詢結(jié)果引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)存放在“憑證”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。啟動(dòng)Excel系統(tǒng)，打開“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表，結(jié)果如圖1所示。第二步，點(diǎn)擊“原幣金額”列的任一單元后，再點(diǎn)擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發(fā)生金額的排序情況，當(dāng)然這并不是審計(jì)人員最終想要的結(jié)果，他們需要知道的是某一具體會(huì)計(jì)科目（如現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金）發(fā)生額的排序情況。第三步，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”。第四步，點(diǎn)擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會(huì)計(jì)科目等于10101”，確定后得到一張“現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金”按發(fā)生額由大到小進(jìn)行排序結(jié)果，如圖2所示。如果想分別了解現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出的排序情況，只要將排序?qū)ο笥伞霸瓗沤痤~”改為“借方金額”或“貸方金額”。如果我們還想進(jìn)一步對(duì)非末級(jí)會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額排序，可以利用會(huì)計(jì)軟件對(duì)帳簿的查詢功能，先生成會(huì)計(jì)帳簿（如10201明細(xì)帳簿），然后引入Excel系統(tǒng)，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”下的“排序”，按由大到小進(jìn)行排序；由于這時(shí)的排序結(jié)果包含了各期本月合計(jì)數(shù)、本年累計(jì)數(shù)等重復(fù)數(shù)據(jù)，所以還必須對(duì)排序結(jié)果進(jìn)行篩選；點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”，再點(diǎn)擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結(jié)果，如下圖所示。二、利用Excel軟件核對(duì)記帳憑證與科目余額的一致性如果所有記帳憑證都是由審計(jì)單位或財(cái)政部門經(jīng)過檢測(cè)的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開會(huì)計(jì)軟件，直接打開數(shù)據(jù)庫(kù)修改科目余額，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì)，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)中的記帳憑證與科目余額的一致性進(jìn)行檢查?，F(xiàn)行的檢查方法：一是利用會(huì)計(jì)軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯(lián)查功能抽樣核對(duì)；二是繞過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，直接通過人工抽樣核對(duì)。雖然抽樣審計(jì)是現(xiàn)代審計(jì)的一大特點(diǎn)，但是這也是審計(jì)成本的一種制約，如果我們能利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)部分審計(jì)工作自動(dòng)化，借此在某一方面實(shí)現(xiàn)全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好。全面審核的辦法也有二：一是利用現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行驗(yàn)算，基本思路是重新建立一個(gè)帳套，引入被審帳套的全部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，再利用會(huì)計(jì)軟件提供的反結(jié)帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來結(jié)果是否一致。利用會(huì)計(jì)軟件雖然技術(shù)可行，但其基本前提是會(huì)計(jì)軟件的功能必須是正確，然而我們無法保證所使用的會(huì)計(jì)軟件未被非法修改或被不正確修改過，所以必須在此之前，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能作一測(cè)試；二是利用Excel軟件來驗(yàn)算，這種方法不僅能驗(yàn)算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據(jù)此測(cè)試現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件是否正確，因此更具有實(shí)用性。其具體操作過程如下：第一步，從會(huì)計(jì)軟件“憑證查詢”功能檢索出截止到本期期末所有本年發(fā)生的記帳憑證，再引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。第二步，從會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對(duì)引入的結(jié)果作如下調(diào)整：若本帳套為非年初建帳，這時(shí)需要考慮將建帳前本年已經(jīng)發(fā)生的借、貸累計(jì)發(fā)生額單獨(dú)列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發(fā)生額的借、貸方欄改為建帳前發(fā)生額的借、貸發(fā)生額欄，用來存放建帳前本年累計(jì)發(fā)生借、貸金額；考慮到金蝶會(huì)計(jì)軟件是按期計(jì)算科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計(jì)發(fā)生額和建帳后借/貸累計(jì)發(fā)生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額內(nèi)容；清空所有會(huì)計(jì)科目本年累計(jì)發(fā)生額的借/貸欄的內(nèi)容，結(jié)果如圖3所示。第三步，參照以下公式計(jì)算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的H列為科目代碼，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的Q列為會(huì)計(jì)科目借方發(fā)生額，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的R列為會(huì)計(jì)科目貸方發(fā)生額，單元行數(shù)為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實(shí)際可根據(jù)情況調(diào)整，101＊表示以101開頭的所有末級(jí)科目）：G2=SUMIF（會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！Q＄2：Q＄1000）+E2H2=SUMIF（會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！R＄2：R＄1000）+F2第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2+G2－H2計(jì)算其他各單元值，結(jié)果如圖4所示。最后，將用Excel軟件計(jì)算的結(jié)果，與會(huì)計(jì)軟件計(jì)算的結(jié)果（在科目余額表相應(yīng)的會(huì)計(jì)期間內(nèi)）相比較，核查會(huì)計(jì)軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否正確，并以此來判斷記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是否一致。這里我們將會(huì)計(jì)軟件中的科目余額（如圖5所示）與上圖Excel計(jì)算的結(jié)果相比較后，我們可以認(rèn)定該單位的記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是一致。怎樣使用EXCEL2000統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)在一個(gè)大型的企業(yè)，化驗(yàn)室的數(shù)據(jù)是很多的，因此，計(jì)算量也相當(dāng)大，采用傳統(tǒng)的手工計(jì)算恐怕難以勝任，能否使用先進(jìn)的軟件來完成各種復(fù)雜的計(jì)算，回答是肯定的，用EXCEL2000可以很好地解決這個(gè)問題。單元格C3到G3是輸入數(shù)據(jù)的部分，C4是計(jì)算C3到G3的最小值，C5是計(jì)算C3到G3的最大值，C6是計(jì)算C3到G3的平均值，C7是計(jì)算數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù)，空著的表示沒有數(shù)據(jù)，無效。C7、C8是計(jì)算有效的數(shù)據(jù)，其條件是B8和B9.在C4、C5、C6、C7、C8、C9分別輸入公式：=MIN（C3：G3）、=MAX（C3：G3）、=AVERAGE（C3：G3）、=COUNT（C3：G3）、=COUNTIF（C3：G3，B8）、=COUNTIF（C3：G3，B9），就會(huì)自動(dòng)計(jì)算出結(jié)果，是不是很方便呢？各位不妨一試。利用Excel檢索記帳憑證和核對(duì)帳證的一致性表處理軟件是國(guó)外計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)最常用的工具之一，有關(guān)內(nèi)容在貴刊已多有討論。本文結(jié)合金蝶會(huì)計(jì)軟件，利用數(shù)據(jù)接口將會(huì)計(jì)軟件中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對(duì)帳證數(shù)據(jù)是否一致這兩個(gè)方面作點(diǎn)嘗試。一、利用Excel軟件檢索記帳憑證正如大家所知，現(xiàn)代審計(jì)過程包括符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試，無論是在符合性測(cè)試階段，還是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，都需要對(duì)記帳憑證進(jìn)行抽樣檢查，特別是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對(duì)重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要重點(diǎn)檢查。雖然我們也可以利用現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件中的憑證查詢功能輔助檢索，但是會(huì)計(jì)軟件查詢的一大缺點(diǎn)是無法對(duì)現(xiàn)有記帳憑證按發(fā)生金額大小進(jìn)行排序，因此其重要性也就很難被排列出來了。然而如果我們將會(huì)計(jì)軟件中的記帳憑證數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達(dá)到這一目的。具體操作如下：第一步：點(diǎn)擊“憑證查詢”后輸入的查詢條件為“全部”，并將查詢結(jié)果引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)存放在“憑證”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。啟動(dòng)Excel系統(tǒng)，打開“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表，結(jié)果如圖1所示。第二步，點(diǎn)擊“原幣金額”列的任一單元后，再點(diǎn)擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發(fā)生金額的排序情況，當(dāng)然這并不是審計(jì)人員最終想要的結(jié)果，他們需要知道的是某一具體會(huì)計(jì)科目（如現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金）發(fā)生額的排序情況。第三步，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”。第四步，點(diǎn)擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會(huì)計(jì)科目等于10101”，確定后得到一張“現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金”按發(fā)生額由大到小進(jìn)行排序結(jié)果，如圖2所示。如果想分別了解現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出的排序情況，只要將排序?qū)ο笥伞霸瓗沤痤~”改為“借方金額”或“貸方金額”。如果我們還想進(jìn)一步對(duì)非末級(jí)會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額排序，可以利用會(huì)計(jì)軟件對(duì)帳簿的查詢功能，先生成會(huì)計(jì)帳簿（如10201明細(xì)帳簿），然后引入Excel系統(tǒng)，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”下的“排序”，按由大到小進(jìn)行排序；由于這時(shí)的排序結(jié)果包含了各期本月合計(jì)數(shù)、本年累計(jì)數(shù)等重復(fù)數(shù)據(jù)，所以還必須對(duì)排序結(jié)果進(jìn)行篩選；點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”，再點(diǎn)擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結(jié)果，如下圖所示。二、利用Excel軟件核對(duì)記帳憑證與科目余額的一致性如果所有記帳憑證都是由審計(jì)單位或財(cái)政部門經(jīng)過檢測(cè)的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開會(huì)計(jì)軟件，直接打開數(shù)據(jù)庫(kù)修改科目余額，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì)，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)中的記帳憑證與科目余額的一致性進(jìn)行檢查?，F(xiàn)行的檢查方法：一是利用會(huì)計(jì)軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯(lián)查功能抽樣核對(duì)；二是繞過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，直接通過人工抽樣核對(duì)。雖然抽樣審計(jì)是現(xiàn)代審計(jì)的一大特點(diǎn)，但是這也是審計(jì)成本的一種制約，如果我們能利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)部分審計(jì)工作自動(dòng)化，借此在某一方面實(shí)現(xiàn)全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好。全面審核的辦法也有二：一是利用現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行驗(yàn)算，基本思路是重新建立一個(gè)帳套，引入被審帳套的全部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，再利用會(huì)計(jì)軟件提供的反結(jié)帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來結(jié)果是否一致。利用會(huì)計(jì)軟件雖然技術(shù)可行，但其基本前提是會(huì)計(jì)軟件的功能必須是正確，然而我們無法保證所使用的會(huì)計(jì)軟件未被非法修改或被不正確修改過，所以必須在此之前，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能作一測(cè)試；二是利用Excel軟件來驗(yàn)算，這種方法不僅能驗(yàn)算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據(jù)此測(cè)試現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件是否正確，因此更具有實(shí)用性。其具體操作過程如下：第一步，從會(huì)計(jì)軟件“憑證查詢”功能檢索出截止到本期期末所有本年發(fā)生的記帳憑證，再引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。第二步，從會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對(duì)引入的結(jié)果作如下調(diào)整：若本帳套為非年初建帳，這時(shí)需要考慮將建帳前本年已經(jīng)發(fā)生的借、貸累計(jì)發(fā)生額單獨(dú)列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發(fā)生額的借、貸方欄改為建帳前發(fā)生額的借、貸發(fā)生額欄，用來存放建帳前本年累計(jì)發(fā)生借、貸金額；考慮到金蝶會(huì)計(jì)軟件是按期計(jì)算科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計(jì)發(fā)生額和建帳后借/貸累計(jì)發(fā)生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額內(nèi)容；清空所有會(huì)計(jì)科目本年累計(jì)發(fā)生額的借/貸欄的內(nèi)容，結(jié)果如圖3所示。第三步，參照以下公式計(jì)算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的H列為科目代碼，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的Q列為會(huì)計(jì)科目借方發(fā)生額，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的R列為會(huì)計(jì)科目貸方發(fā)生額，單元行數(shù)為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實(shí)際可根據(jù)情況調(diào)整，101＊表示以101開頭的所有末級(jí)科目）：G2=SUMIF（會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！Q＄2：Q＄1000）＋E2H2=SUMIF（會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！R＄2：R＄1000）＋F2第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2＋G2－H2計(jì)算其他各單元值，結(jié)果如圖4所示。最后，將用Excel軟件計(jì)算的結(jié)果，與會(huì)計(jì)軟件計(jì)算的結(jié)果（在科目余額表相應(yīng)的會(huì)計(jì)期間內(nèi)）相比較，核查會(huì)計(jì)軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否正確，并以此來判斷記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是否一致。這里我們將會(huì)計(jì)軟件中的科目余額（如圖5所示略）與上圖Excel計(jì)算的結(jié)果相比較后，我們可以認(rèn)定該單位的記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是一致。Excel小經(jīng)驗(yàn)一、在Excel中巧寫月份月度報(bào)表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動(dòng)填寫月份，感覺十分方便。筆者使用Excel制作的一個(gè)報(bào)表（模板）標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表".這個(gè)表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個(gè)步驟輸入標(biāo)題：1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；2.在合并的單元格中輸入：="煙臺(tái)市農(nóng)機(jī)局"&MONTH（NOW（））&"月份在職職工工資表".這樣，每月編寫（修改）打印工資表時(shí)，函數(shù)MONTH（）和函數(shù)NOW（）便自動(dòng)將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫入標(biāo)題中。另一個(gè)報(bào)表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表".與第一個(gè)工資表不同的是，此表編報(bào)、匯總并打印的是上一個(gè)月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對(duì)兩個(gè)函數(shù)的應(yīng)用。筆者采用下述方法解決了這一問題，即在合并后的單元格中輸入：=IF（MONTH（NOW（））=1，12，MONTH（NOW（））－1）&"月份收入支出情況".這樣，當(dāng)1月份編報(bào)此表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報(bào)報(bào)表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示上月的月份數(shù)值，例如2月份編報(bào)的報(bào)表標(biāo)題是"1月份收入／支出情況表".二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法圖表可以用來表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的多少關(guān)系；用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。1、柱形圖（1）點(diǎn)擊"開始→程序→MicrosoftExcel"，進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計(jì)表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。（2）單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對(duì)話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步".（3）進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E——圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊"下一步".（4）進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E——圖表選項(xiàng)，此時(shí)有一組選項(xiàng)標(biāo)簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息（如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個(gè)人生成圖表的需要選擇）。（5）通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E——圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會(huì)將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開，選擇新工作表項(xiàng)，在圖表1位置輸入新表單的名稱（本例使用默認(rèn)狀態(tài)）。（6）如果以上各步驟的操作發(fā)生錯(cuò)誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?步驟操作后，如沒有錯(cuò)誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。2、折線圖在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項(xiàng)，顯示圖表類型對(duì)話框，從對(duì)話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢(shì)的折線圖。3、餅圖同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對(duì)話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。說明：在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項(xiàng)目，可根據(jù)自己的愛好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。三、在Excel中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法你也許從不用Excel來完成短篇文章或報(bào)告（其實(shí)Excel也能做得很出色），但在Excel工作表中必然會(huì)遇到一些文字處理過程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。除了常規(guī)的文字字體、字號(hào)、字型、顏色，下劃線、對(duì)齊的編輯處理外，還要注意以下幾項(xiàng)：1、自動(dòng)換行當(dāng)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過所設(shè)定的列寬時(shí)，可以要求自動(dòng)換行（行高隨之改變）。步驟：（1）選中欲設(shè)定自動(dòng)換行的單元格或范圍；（2）選中格式菜單單元格命令；（3）在［單元格格式］對(duì)話框中選中［對(duì)齊］標(biāo)簽；（4）確認(rèn)［自動(dòng)換行］復(fù)進(jìn)框并確定。2、強(qiáng)行換行同一單元格內(nèi)，有些長(zhǎng)數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對(duì)齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時(shí)按下Alt+Enter鍵（使用強(qiáng)行換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)同時(shí)選擇自動(dòng)換行功能）。3、文字旋轉(zhuǎn)工作表中有時(shí)需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在［單元格格式］對(duì)話框中選擇［對(duì)齊］標(biāo)簽，再在［方向］框中選中所要的格式。4、文本類型的數(shù)字輸入證件號(hào)碼、電話號(hào)碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法：一是在輸入第一個(gè)字符前，鍵入單引號(hào)""；二是先鍵入等號(hào)"="，并在數(shù)字前后加上雙引號(hào)""".請(qǐng)參考以下例子：鍵入027，單元格中顯示027；鍵入="001"，單元格申顯示001；鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501".（前后加上三個(gè)雙撇號(hào)是為了在單元格中顯示一對(duì)雙引號(hào)）；鍵入="930""，單元格中顯示930"；5、上下標(biāo)的輸入在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)（下標(biāo)）的字符的步驟：（1）按文本方式輸入數(shù)字（包括上下標(biāo)），如103鍵入103；（2）用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)（下標(biāo)）的字符，上例中應(yīng)選定3；（3）選中格式菜單單元格命令，產(chǎn)生［單元格格式］對(duì)話框；（4）在［字體］標(biāo)簽中選中上標(biāo)（下標(biāo)）復(fù)選框，再確定。四、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方法1、克隆Excel表格在實(shí)際工作中應(yīng)用的表格數(shù)據(jù)具有不同的特點(diǎn)，比如：一個(gè)表格的某一列數(shù)據(jù)與另一表格的數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)呈等差（1、3、5、7、9）等特點(diǎn)；這數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)然可以直接輸入，但如果使用克隆功能可以大大提高數(shù)據(jù)輸入效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方式數(shù)據(jù)的克隆可以在表格單元縱橫兩個(gè)方向上進(jìn)行，在橫的方向上，可以向右克隆，即用最左邊的單元內(nèi)容向右復(fù)制；也可以向左克隆，即用最右的單元內(nèi)容向左復(fù)制。在縱的方向上，可以向下克隆，即用最上面的單元內(nèi)容向下復(fù)制；可以向上克隆，即用最下面的單元內(nèi)容向上復(fù)制。其克隆方式有四種：（1）相同數(shù)據(jù)的克隆（2）有特點(diǎn)數(shù)據(jù)的克?。?）自定義序列的克?。?）工作表間的克隆3、“克隆”Excel表格數(shù)據(jù)的操作過程（1）相同數(shù)據(jù)的克隆首先確定克隆數(shù)據(jù)的范圍；其次打開頂行菜單的編輯項(xiàng)，點(diǎn)擊“填充”→選擇克隆的方向。（2）序列數(shù)據(jù)的克隆在同列不同行輸入連續(xù)的數(shù)據(jù)或等比、等差數(shù)據(jù)。首先確定克隆的范圍輸入第一數(shù)據(jù)，其次打開頂行菜單編輯項(xiàng)→填充→序列；在圖2中選擇適合目標(biāo)的選項(xiàng)。（3）自定義序列的克隆Excel已定義了部分序列，但是實(shí)際工作中需要序列可能不存在，比如上級(jí)單位下屬單位名稱，這時(shí)需要自定義序列。自定義序列的操作步驟：首先打開頂行菜單工具項(xiàng)，選項(xiàng)→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。（4）工作表間的克隆如果把當(dāng)前工作表的內(nèi)容復(fù)制到其他工作表中，操作步驟如下：首先確定同組工作表，按住“Ctrl”鍵同時(shí)點(diǎn)擊其他工作表，這樣就建立了同組坐標(biāo)；其次打開頂行菜單編輯項(xiàng)，填充→至同組工作表→有全部、內(nèi)容、格式三個(gè)選項(xiàng)，可任意選取。五、有效性檢查的設(shè)置Excel2000可以對(duì)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行限制（例如，只能輸入整數(shù)、小數(shù)或時(shí)間等），并能核對(duì)輸入單元格的數(shù)據(jù)定義域，否則可以拒絕輸入或提出警告，這一功能稱之為“有效性檢查”。以小數(shù)（其它數(shù)據(jù)基本類似）的有效性檢查為例，其設(shè)置方法是：1.選中單元格或單元格區(qū)域。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。3.打開“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“允許”下拉列表，選中允許輸入的數(shù)據(jù)類型，本例應(yīng)選中“小數(shù)”。4.在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的數(shù)據(jù)范圍邏輯，如介于、小于、大于或等于等，然后指定數(shù)據(jù)的上下限。如果你選擇的數(shù)據(jù)范圍邏輯為“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”選項(xiàng)中輸入具體數(shù)值，還可以為它指定單元格引用或公式。5.如果允許數(shù)據(jù)單元格為空，則應(yīng)選中“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“忽略空值”選項(xiàng)，反之則應(yīng)將該選項(xiàng)清除。有效性檢查設(shè)置結(jié)束后，一旦輸入有效范圍以外的數(shù)據(jù)，回車后，Excel2000就會(huì)彈出“輸入值非法”對(duì)話框，單擊“重試”按鈕，可修改已輸入的數(shù)據(jù)，單擊“取消”按鈕，可清除已輸入的數(shù)據(jù)。如果想取消對(duì)單元格或單元格區(qū)域的有效性檢查，只須按以上步驟打開“設(shè)置”選項(xiàng)卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。六、對(duì)輸入提示的有效性檢查用戶對(duì)單元格的作用認(rèn)識(shí)不清，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的常見原因。針對(duì)這種情況，Excel2000可在用戶選中單元格時(shí)給予提示，從而減少輸入錯(cuò)誤的發(fā)生率。輸入提示的設(shè)置方法是：1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區(qū)域。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡。3.選中“輸入信息”選項(xiàng)卡中的“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”選項(xiàng)，在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入提示的標(biāo)題（可選），再在“輸入信息”框內(nèi)輸入提示的詳細(xì)內(nèi)容。4.完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區(qū)域，Excel就會(huì)自動(dòng)彈出“這是文本單元格，不能輸入數(shù)值！”提示框，對(duì)用戶的操作進(jìn)行指導(dǎo)。如果想取消單元格或單元格區(qū)域的輸入提示，只須按以上步驟打開“輸入信息”選項(xiàng)卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。七、用“有效性檢查”設(shè)置出錯(cuò)警告數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤幾乎是不可避免的，有效性檢查僅能查出輸入的數(shù)據(jù)是否有問題，但不能給出糾正的方法。對(duì)此，可以在進(jìn)行有效性檢查的同時(shí)設(shè)置出錯(cuò)警告，在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤發(fā)生時(shí)提示用戶如何操作。出錯(cuò)警告的設(shè)置方法是：1.選中需要顯示錄入出錯(cuò)警告的單元格或單元格區(qū)域。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡。3.選中“輸入信息”選項(xiàng)卡中的“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”選項(xiàng)，在“樣式”下拉列表中選擇“終止”、“警告”和“信息”三種警告方式之一。4.在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入警告的標(biāo)題（可選），再在“出錯(cuò)信息”框內(nèi)輸入發(fā)生錯(cuò)誤的原因及糾正的方法。完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要在具有出錯(cuò)警告的區(qū)域內(nèi)輸入了錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，Excel就會(huì)按你設(shè)定的方式對(duì)用戶進(jìn)行警告。取消出錯(cuò)警告的方法與上述方法類似，也是先選中設(shè)置了出錯(cuò)警告的單元格或單元格區(qū)域，打開“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡后，單擊“全部清除”按鈕即可。八、用“有效性檢查”自動(dòng)選擇輸入法在Excel數(shù)據(jù)錄入時(shí)，切換輸入法會(huì)大大影響錄入速度，為此，Excel2000可以根據(jù)要輸入的內(nèi)容自動(dòng)切換輸入法。設(shè)置方法是：1.選中需要使用某種輸入法的單元格或單元格區(qū)域，再將該輸入法激活。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“輸入法模式”選項(xiàng)卡。3.在“輸入法模式”選項(xiàng)卡的“樣式”下拉列表中選擇“打開”選項(xiàng)，最后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中已設(shè)置輸入法的單元格，無論當(dāng)前使用的是哪種輸入法，你需要的輸入法都會(huì)自動(dòng)激活，用起來非常方便。九、一次打印多個(gè)工作簿的技巧有時(shí)需要打印的工作表不在一個(gè)工作簿中，這樣只有頻繁地選擇打開、打印才能打印多個(gè)工作簿的內(nèi)容，其實(shí)，我們也可以一次打印多個(gè)工作簿，但首先要將需要打印的所有工作簿存放在同一文件夾內(nèi)。然后：1、單擊“文件”菜單中的“打開”命令。2、然后按住Ctrl鍵，再單擊選定需要打印的每一個(gè)文件名。3、單擊［命令和設(shè)置］按鈕，然后單擊“打印”命令。這樣就可以一次打印多個(gè)工作簿的內(nèi)容了。十、提高打印速度的方法：1、改變打印機(jī)分辨率，以一種低分辨率的方式來打印就可以縮短打印時(shí)間。設(shè)置打印機(jī)的分辨率的步驟如下：（1）單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“頁(yè)面”選項(xiàng)卡。（2）在“打印質(zhì)量”下拉框中，選擇所需的打印機(jī)分辨率。2、如果不能確定所需的打印機(jī)分辨率，則可以用草稿方式打印文檔，此方式將忽略格式和大部分圖形以提高打印速度。設(shè)置步驟如下：（1）單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)卡。（2）選中“按草稿方式”復(fù)選框。3、在單色打印機(jī)上，Excel以不同的灰度來打印彩色效果。如果將彩色以單色方式打印，可以減少在打印彩色工作表時(shí)所需的時(shí)間。在以單色方式打印工作表時(shí)，Excel將彩色字體和邊框打印成黑色，而不使用灰度。首先單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)卡，再選中“單色打印”復(fù)選框。EXCEL分解混合成本量本利分析是企業(yè)研究成本、產(chǎn)銷量與利潤(rùn)之間依存關(guān)系和變化規(guī)律的重要手段。但量本利分析的前提是應(yīng)用變動(dòng)成本法，按成本性態(tài)將混合成本（全部成本）分解為變動(dòng)成本和固定成本兩部分?；旌铣杀痉纸獾姆椒ㄍǔＳ屑夹g(shù)測(cè)定法、會(huì)計(jì)法、高低點(diǎn)法、散布圖法和線性回歸法。而線性回歸法是根據(jù)已知若干期間歷史數(shù)據(jù)，采用數(shù)學(xué)中的最小二乘法，使所確定的直線與各成本點(diǎn)之間誤差平方和最小，分解的結(jié)果最為精確、科學(xué)；但其運(yùn)算工作量大且繁復(fù)，尤其是多元回歸分解，手工難以準(zhǔn)確解算。為解決線性回歸法成本分解中復(fù)雜的數(shù)學(xué)計(jì)算問題，可借助于EXCEL電子制表系統(tǒng)的相關(guān)函數(shù)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)便的操作就可實(shí)現(xiàn)。一、分解混合成本的相關(guān)函數(shù)EXCEL電子制表系統(tǒng)中函數(shù)的語(yǔ)法分為函數(shù)名和參數(shù)兩部分，參數(shù)用圓括號(hào)括起來，之間以逗號(hào)隔開。參數(shù)可以為單元格區(qū)域、數(shù)組、函數(shù)、常數(shù)（邏輯型、數(shù)值型等）。分解混合成本時(shí)，主要采用線性回歸函數(shù)LINEST，輔以使用索引取值INDEX與四舍五入ROUND函數(shù)。1、線性回歸函數(shù)LINEST.LINEST類底統(tǒng)計(jì)分析函數(shù)，通常用于銷售量和成本預(yù)測(cè)。若用于分解混合成本，該函數(shù)的功能為：運(yùn)算結(jié)果返回一線性回歸方程的參數(shù)，即當(dāng)已知一組混合成本為Y因變量序列值、N組Xi有關(guān)自變量因素的數(shù)量序列值時(shí)，函數(shù)返回回歸方程的系數(shù)bi（i=1，2…n單位變動(dòng)成本）和常數(shù)a（固定成本或費(fèi)用）。多元回歸方程模型則為：y=b1x1＋b2X2……＋bnXn＋a語(yǔ)法格式：LINEST（y序列值，x序列值，Const常數(shù)項(xiàng)不為零否，Stats系數(shù)檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)量出現(xiàn)否）。其中：Const、Stats均為邏輯變量，只有TRUE和FALSE兩個(gè)輸入選項(xiàng)。Const為TRUE或被省略，正常計(jì)算a（固定成本）；否則為FALSE，a設(shè)置為0.Stats指定是否返回檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)量的值，如果Stats為TRUE，LINEST返回有關(guān)檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)量；否則為FALSE或被省略，LINEST函數(shù)運(yùn)算結(jié)果只返回系數(shù)bi（單位變動(dòng)成本）和常數(shù)a（固定成本）。LINEST函數(shù)計(jì)算結(jié)果是以數(shù)組方式反映的一個(gè)系數(shù)序列表，其中包括檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)量，各系數(shù)的表達(dá)次序嚴(yán)格，參見下表，可根據(jù)需要從表中對(duì)照取值。第一行bi為各因素的單位變動(dòng)成本，a為固定成本；第二行為各自變量因素的標(biāo)準(zhǔn)誤差值；第三行為相關(guān)系數(shù)r2與總成本y的標(biāo)準(zhǔn)誤差值；第四行為統(tǒng)計(jì)值、Df為自由度，分別用于判定自變量與因變量間的關(guān)系式是否偶然出現(xiàn)和確定該模型的置信度水平；第五行SSreg與SSresid分別為回歸平方和、殘差平方和。用INDEX函數(shù)可從表中進(jìn)行行列位置定位取值。相關(guān)系數(shù)r的取值范圍在十1與-1之間。若r=0不相關(guān)，即業(yè)務(wù)量與總成本無直接依存關(guān)系；若r越趨近于1，說明相關(guān)程度越大；若r=＋1，表示業(yè)務(wù)量與成本保持正比例相關(guān)；若r=-1，表示業(yè)務(wù)量與成本保持負(fù)比例相關(guān)。因此可根據(jù)計(jì)算結(jié)果中的相關(guān)系數(shù)，判斷其因素或多因素與混合成本費(fèi)用是否相關(guān)；若相關(guān)，分解結(jié)果有效，否則無效。2、索引取值函數(shù)INDEX.語(yǔ)法格式：INDEX（單元格區(qū)域或數(shù)組常量，行序號(hào)，列序號(hào)）；功能：使用索引從單元格區(qū)域或數(shù)組中選取值。可用該函數(shù)在LINEST函數(shù)返回系數(shù)序列數(shù)組表中根據(jù)所需數(shù)據(jù)所處的行列位置定位選取。3、四舍五入函數(shù)ROUND.語(yǔ)法格式：ROUND（數(shù)字，小數(shù)位數(shù)）；功能：將數(shù)字四舍五入到指定的小數(shù)位數(shù)。由于LINEST函數(shù)的返回值為6位小數(shù)，用此函數(shù)指定保留的小數(shù)位數(shù)。二、應(yīng)用實(shí)例假定某企業(yè)前5期的動(dòng)力費(fèi)用與取暖日數(shù)、非生產(chǎn)用煤氣方數(shù)、發(fā)電度數(shù)三因素具有相關(guān)性。動(dòng)力費(fèi)用與三因素的數(shù)學(xué)關(guān)系模型應(yīng)為：動(dòng)力費(fèi)用y=日取暖費(fèi)用b1×取暖日數(shù)X1十煤氣單位成本b2×煤氣方數(shù)x2十發(fā)電單位成本b3×發(fā)電度數(shù)xa十固定成本a源數(shù)據(jù)資料如圖的A2：E6區(qū)域，目標(biāo)結(jié)果數(shù)據(jù)將被存放和顯示于B7：E9區(qū)域。操作步驟如下：1、選定任一工作表的A2：E7區(qū)域輸入已知各期動(dòng)力費(fèi)用、取暖日數(shù)、煤氣方數(shù)、發(fā)電度數(shù)，并進(jìn)行格式設(shè)計(jì)；選擇一連續(xù)單元格區(qū)域B7：E9，其大小難備放置線性回歸方程的固定及變動(dòng)系數(shù)a、b1、b2、b3及相關(guān)系數(shù)r2.2、選用［插入］菜單上［名字］命令下的［定義］子命令，將因變量動(dòng)力費(fèi)用所在的區(qū)域B2：B6定義為Y，將三個(gè)自變量取暖日數(shù)、煤氣方數(shù)及發(fā)電度數(shù)所形成的連續(xù)區(qū)域定義為X.3、在單元格B8中輸入計(jì)算a的公式=ROUND（INDEX（LINEST（YX，TRUE，TRUE），1，4），2）。其中，與LINEST函數(shù)嵌套的INDEX函數(shù)的參數(shù)1和4，分別為INDEX函數(shù)從LINEST函數(shù)返回的檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)量的系數(shù)表中索引a的行號(hào)與列號(hào)；與INDEX嵌套的ROUND函數(shù)中的參數(shù)2意為保留2為小數(shù)。4、將B8單元格的公式復(fù)制和粘貼在b1、b2、b3及相關(guān)系數(shù)r2對(duì)應(yīng)的單元植C8、D8、E8、B9中，然后僅修改各公式中INDEX函數(shù)從LINEST函數(shù)返回的檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)量的系數(shù)表中索引所需系數(shù)的行號(hào)與列號(hào)。計(jì)算單位變動(dòng)成本b1、b2、b3及相關(guān)系數(shù)r2的公式分別為=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），1，3），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），1，2），2）；=ROUND（INDEX（LINES（Y，X，TRUE，TRUE），1，1），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），3，1），2）。當(dāng)公式輸入完畢，計(jì)算結(jié)果則自動(dòng)存放并顯示于B7：E9單元區(qū)域。相關(guān)系數(shù)平方為0.87，經(jīng)開方后其值接近0.93，結(jié)果說明取暖日數(shù)、煤氣方數(shù)、發(fā)電度數(shù)與動(dòng)力混合費(fèi)用高度相關(guān)。取暖日數(shù)、煤氣方數(shù)、發(fā)電度數(shù)與蒸汽混合費(fèi)用關(guān)系數(shù)學(xué)模型則表達(dá)為：y=2282.27X1＋0.08X2＋0.31X3＋190245.1用以上方法進(jìn)行多元混合成本費(fèi)用分解，函數(shù)運(yùn)算結(jié)果（目標(biāo)數(shù)據(jù)）和源數(shù)據(jù)區(qū)域建立了自動(dòng)鏈接關(guān)系。當(dāng)源數(shù)據(jù)變更時(shí)，目標(biāo)數(shù)據(jù)將根據(jù)輸入的公式函數(shù)自動(dòng)重新計(jì)算得出新的成本費(fèi)用分解結(jié)果。Excel小技巧也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel2002中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號(hào)隔開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對(duì)話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱（如“常用文檔”）。2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)（如“插入”選項(xiàng)），在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)（如“超鏈接”選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名（如“工資表”等），建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表”等），右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對(duì)話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如“工資。xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號(hào)”工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對(duì)話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏”。2.打開“自定義”對(duì)話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱——“專業(yè)符號(hào)”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上（有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕）。3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對(duì)話框，選中相應(yīng)的宏（如fuhao1等），確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號(hào)”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱（如“上報(bào)表”）后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦？可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機(jī)關(guān)，車隊(duì)，一車間，二車間，三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào)）。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢？選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法（輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報(bào)》而煩惱呢？那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊1.3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時(shí)選中這些單元格（區(qū)域）。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了）。提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入兩個(gè)空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1.2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。十三、快速打印學(xué)生成績(jī)條常有朋友問“如何打印成績(jī)條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MODROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作）。4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績(jī)條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求（如“計(jì)數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表（Sheet1）時(shí)，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好??！要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì)Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(zhǎng)度”為“4”。同時(shí)，我們?cè)賮淼健俺鲥e(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法！”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧？其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢？首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢？首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫：“=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫：“=PROPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣，如果我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID（A5，4，2）”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看：“=A2&IF（OR（value（RIGHT（A2，2））={11，12，13}），″th″，IF（OR（value（RIGHT（A2））={1，2，3，}，CHOOSE（RIGHT（A2），″st″，″nd″，″rd″），″th″））”。該公式盡管一長(zhǎng)串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號(hào)。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT（”特殊符號(hào)“，填充位數(shù)）”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號(hào)填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（″#″，16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號(hào)填充至16位，就要改為“=REPT（″#″，16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號(hào)將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT（″#″，8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號(hào)的話，那就改為：“=（TEXT（A5，″$#，##0.00″（&REPT（″#″，16-LEN（TEXT（A5，″$#，##0.00″））））”，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)單，就是利用特殊符號(hào)的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長(zhǎng)短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF（D3<0，REPT（″n″，-ROUND（D3*100，0）），″″）”，然后選中它并拖動(dòng)“填充柄”，使E列中所有行都能一一對(duì)應(yīng)D列中的結(jié)果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D3>0，REPT（″n″，ROUND（D3*100，0）），″″）”，也拖動(dòng)填充柄至G14.我們看到，一個(gè)沒有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡(jiǎn)單明了。二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑谩癟RIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“howmanywords？”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF（LEN（A1）=0，0，LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1），″，″，″″））+1）”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel2002就會(huì)自行安裝了。完成后我們?cè)俅未蜷_“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國(guó)貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫(kù)的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁(yè)中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績(jī)。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個(gè)“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們?cè)凇拜斎雽W(xué)生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績(jī)。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下：將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項(xiàng)。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數(shù)，點(diǎn)“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們?cè)O(shè)置“Lookup_value”（指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值）為“C8”（即搜索我們?cè)贑8單元格中填入的人名）：“Table_array”（指數(shù)據(jù)搜索的范圍）為“A2∶B6”（即在所有學(xué)生的“語(yǔ)文”成績(jī)中搜索）：“Col_vindex_num”（指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號(hào)）為“2”（即數(shù)值在第2列）：“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設(shè)定完畢按“確定”。此時(shí)回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE）”。復(fù)制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE）”（其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗(yàn)“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名，比如“趙耀”，回車之下我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動(dòng)顯示出該生的入學(xué)成績(jī)了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項(xiàng)。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎？當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。二十八、插入“圖示”盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對(duì)于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對(duì)于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達(dá)資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當(dāng)然，要說明各種數(shù)據(jù)的交*重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫(kù)”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。二十九、熟悉Excel的“從文本到語(yǔ)音”這是Excel2002中的一個(gè)搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的Office不論從語(yǔ)音的柔和度和語(yǔ)氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語(yǔ)音”的選項(xiàng)后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語(yǔ)音”項(xiàng)目了。如圖21所示，打開一個(gè)表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語(yǔ)音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)，Excel的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。還有一點(diǎn)需要說明的是，如果你想調(diào)整Excel2002中語(yǔ)音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語(yǔ)音”圖標(biāo)，然后在“文字到語(yǔ)音”卡片上調(diào)整即可三十、Excel中“攝影”功能的妙用這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇恰白テ痢?！而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，“指哪抓哪”。要找到這個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)。在“命令”卡片的“類別”中點(diǎn)“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對(duì)表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝影”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示“照片”的地方（當(dāng)然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對(duì)待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。不過，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片！你可以試著改動(dòng)原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了！三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢？如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績(jī)表”，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績(jī)表”，然后來到“Sheet3”，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績(jī)的比較以及“年級(jí)平均分”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對(duì)話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn)“×班學(xué)生成績(jī)表！××單元格”的字樣了。此后，不管我們?cè)谠磫卧裰羞M(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。三十二、“馴服”Excel2002的剪貼板窗口Excel2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目（而Excel2000只能容納12個(gè)）。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對(duì)于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡(jiǎn)單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”，清除“自動(dòng)顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可。當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項(xiàng)，點(diǎn)擊彈出對(duì)話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對(duì)話框的“類別”列表中選取“編輯”，然后，在對(duì)話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標(biāo)置于“請(qǐng)按新快捷鍵”對(duì)話框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合），“關(guān)閉”對(duì)話框。現(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel2002的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。提示：此秘技也適用于Word2002、PowerPint2002.三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處Excel2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”。我們?nèi)匀唤栌谩敖o表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE）”得出的。因此，數(shù)據(jù)來源有3個(gè)：C8、A2和C6.所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在（圖25）。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語(yǔ)法不當(dāng)?shù)脑?，也可以點(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕來讓Excel自動(dòng)幫我們檢查紕漏。三十四、巧用Excel2002