（高清版）GBT 41473-2022 設(shè)施管理 辦公場所空間管理指南

設(shè)施管理辦公場所空間管理指南2022-04-15發(fā)布I前言 2規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 4總則 24.1空間管理目標 24.2基本管理方法 24.3空間管理流程 25策劃 35.1空間規(guī)劃概述 35.2戰(zhàn)略性長期計劃 35.3戰(zhàn)術(shù)性中期計劃 45.4運作性短期計劃 45.5適應(yīng)組織業(yè)務(wù)目標的變化 55.6各個階段的利益相關(guān)方 5 66.1制定需求側(cè)的空間需求 66.2收集供給側(cè)的空間庫存和占用數(shù)據(jù) 66.3評估空間的匹配數(shù)據(jù) 76.4制定空間分配方案 76.5實施選定的分配方案 96.6空間的庫存管理 97檢查和評價 7.1占用水平和使用水平 7.2檢查和評價方法 7.3收集并更新空間分配數(shù)據(jù) 7.4評估空間使用率 7.5評估并建立空間基準 8.1對空間規(guī)劃的優(yōu)化 8.2對空間分配模式的改進 附錄A(資料性)空間管理信息化實施案例 A.1空間管理系統(tǒng)的價值 A.2空間管理系統(tǒng)的功能 ⅡA.3空間管理系統(tǒng)的實施 參考文獻 圖1空間管理流程 圖2空間規(guī)劃的三個階段及其特征 圖3空間匹配分析的基本流程 表1每個規(guī)劃階段對應(yīng)不同粒度級別的需求側(cè)需求 Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由中國機械工業(yè)聯(lián)合會提出。本文件由全國設(shè)施管理標準化技術(shù)委員會(SAC/TC581)歸口。本文件起草單位：上海費哲設(shè)施管理咨詢有限公司、蘇州市東吳物業(yè)管理有限公司、中機生產(chǎn)力促進中心、沃爾沃(中國)投資有限公司、微軟(中國)有限公司、北京博綠信遠設(shè)施管理有限公司、華晨寶馬汽車有限公司、沈陽高新技術(shù)生產(chǎn)力促進中心有限公司、中國計量大學。設(shè)施管理在我國剛剛起步，但其在國外先進國家已經(jīng)成為組織的基本職能。設(shè)施管理涉及對人員、場所和過程的整合，而基于場所的空間管理則是整合中的核心工作。對于開始關(guān)注并啟動空間管理的國內(nèi)組織來說，如何利用先進的理念和方法并結(jié)合自身的實際情況建立并不斷完善自己的空間管理是一個難點。空間管理是一個系統(tǒng)性過程，既是空間的需求側(cè)與供應(yīng)側(cè)的平衡，也是空間成本效率與組織業(yè)務(wù)彈性的平衡。本文件遵循“策劃—實施一檢查—處置”(PDCA)方法，對組織開展辦公場所空間管理活動有重要指導意義。ISO41001:2018《設(shè)施管理管理體系要求及使用指南》作為ISO41000系列標準的基礎(chǔ)標準，已在全世界開始實施和認證。本文件將作為ISO41001的重要支撐標準，根據(jù)設(shè)施管理的專業(yè)特點給予更深入具體的辦公場所空間管理指南，有助于ISO41001管理體系的落地實施。1設(shè)施管理辦公場所空間管理指南1范圍本文件給出了組織在辦公場所實施空間管理的總體原則，并對策劃、實施、檢查和評價以及改進過程給出了指南。本文件適用于組織在辦公場所的空間管理活動。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于GB/T36688設(shè)施管理術(shù)語GB/T36688界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。設(shè)施管理facilitymanagement;facilitiesmanagement;FM在建筑環(huán)境內(nèi)整合人員、場所、過程，并以改善人們生活質(zhì)量、提高核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力為目的的組織將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組活動。促成可交付成果完成的一項或多項任務(wù)。工作場所內(nèi)從事具體業(yè)務(wù)活動的場地單元。2包含家具和配套設(shè)施(包括電話、IT、電源接線)在內(nèi)的、專門設(shè)計的或適用于工作相關(guān)活動的、適合長久使用的場地。4總則4.1空間管理目標4.1.1辦公場所空間管理(以下簡稱為“空間管理”),傳統(tǒng)意義上是指通過管理組織的物理空間資產(chǎn)，包括準確跟蹤和管理組織空間，管理占用信息，以協(xié)助用戶解決空間問題，提高空間利用效率，并預(yù)測未來的空間需求。4.1.2為使組織的空間資產(chǎn)分配適應(yīng)組織業(yè)務(wù)的發(fā)展，空間管理宜：——體現(xiàn)組織特定的文化；——提供滿足組織業(yè)務(wù)活動需求的恰當?shù)目臻g分配比例；——合理地保持和監(jiān)控組織的空間資產(chǎn)；——功能上適合空間的預(yù)期目的；——制定有效的機制用于跟蹤空間分配和實際使用之間的差異，并在適當?shù)臅r候調(diào)整分配方案，避免空間的浪費；——最大化地利用空間，這有助于最大限度地減少能源消耗，以及其他維護和運營成本；——能夠很好地平衡功能性需求和可持續(xù)性(能源消耗)需求。4.2基本管理方法4.2.1空間管理的第一步是明確組織的短期和中長期目標，宜考慮：——組織的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標是什么;——戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標如何分解為空間管理目標；——實現(xiàn)空間管理目標的真正需求。4.2.2當確定了空間管理目標后，就要著手進行空間分配及使用信息的收集和整理，宜考慮：——分析目前收集的數(shù)據(jù)是否足夠支持空間管理目標；——還需要收集哪些數(shù)據(jù)才能進行持續(xù)的準確分析；——不同類別的信息之間的關(guān)聯(lián)性，如資產(chǎn)清單與組織結(jié)構(gòu)的關(guān)聯(lián)，出勤率與空間利用率的關(guān)聯(lián)等；——根據(jù)組織的特點確定適合的信息搜集及分析方法。4.2.3小型組織可以用簡單辦公工具來統(tǒng)計空間信息，但對于大型組織的空間管理，宜使用空間管理系統(tǒng)?？臻g管理系統(tǒng)可準確地提供不同維度的空間使用率，獲得不間斷的實時數(shù)據(jù)，從而幫助組織避免空間浪費并識別需求趨勢，為提高空間利用效率、持續(xù)改善空間管理提供幫助。實踐中，組織的空間管理軟件可與人力資源管理或資產(chǎn)管理等其他管理軟件相結(jié)合，提供進一步地深入分析。關(guān)于空間管理信息化實施案例見附錄A。4.3空間管理流程遵循“策劃—實施—檢查—處置”(PDCA)方法，空間管理流程包括了策劃、實施、檢查等內(nèi)容，如圖1所示。3戰(zhàn)術(shù)性中期計劃■2年~5年■戰(zhàn)術(shù)性中期計劃■2年~5年■單一場地/園區(qū)級決策■組織微觀需求預(yù)測■區(qū)域/事業(yè)部級分配■辦公場所設(shè)計規(guī)劃■整體搬遷計劃運作性短期計劃■0年~2年■辦公場所近期改造■滿足業(yè)務(wù)部門需要■部門級分配■空間占用統(tǒng)籌■空間庫存/利用管理■員工人數(shù)近期變化實施實施■制定需求側(cè)的空間需求■收集供給側(cè)的空間庫存和占用數(shù)據(jù)■評估空間匹配數(shù)據(jù)■實施既定分配方案■空間的庫存管理檢查和評價■評估空間的占用水平和使用水平■監(jiān)測空間使用數(shù)據(jù)■收集和更新空間分配數(shù)據(jù)■評估空間使用率■建立評估空間基準策劃■戰(zhàn)略性長期計劃■戰(zhàn)術(shù)性中期計劃■運作性短期計劃■適應(yīng)組織業(yè)務(wù)日標的變化■考慮各個階段的利益相關(guān)方改進■基于空間使用數(shù)據(jù)對空間優(yōu)化的改進■基丁空問使用數(shù)據(jù)對空間分配模式的改進圖1空間管理流程5策劃5.1空間規(guī)劃概述5.1.1通?？臻g規(guī)劃可分以下三個階段：a)戰(zhàn)略性長期計劃(5年或以上)階段；b)戰(zhàn)術(shù)性中期計劃(2年～5年)階段；c)運作性短期計劃(0年～2年)階段。5.1.2每個階段具有不同的特征，如圖2所示。戰(zhàn)略性長期計劃戰(zhàn)略性長期計劃■構(gòu)建/購買/租賃決策■組織宏觀需求預(yù)測■不動產(chǎn)投資組合■國家/公司級分配■員工人數(shù)長期計劃圖2空間規(guī)劃的三個階段及其特征5.1.3各個階段的特征變化可能受到以下因素的驅(qū)動：——不動產(chǎn)規(guī)模；——組織不動產(chǎn)計劃和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的協(xié)調(diào)程度；——宏觀經(jīng)濟和微觀經(jīng)濟條件的變化率；——組織采用的決策模型。5.1.4三個階段是相互關(guān)聯(lián)的。長期計劃為中期計劃確定了背景和方向，而中期計劃又為短期計劃提供了實施框架。另外，在某些情況下不同的階段可以進行合并。5.2戰(zhàn)略性長期計劃5.2.1戰(zhàn)略性長期計劃展示了組織如何統(tǒng)籌空間資源以支持其業(yè)務(wù)目標，概述了未來5年或更長時間內(nèi)業(yè)務(wù)將在何處擴展、收縮或保持穩(wěn)定，包括國家或區(qū)域的宏觀經(jīng)濟預(yù)測、與組織戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標相符的宏觀及微觀商業(yè)環(huán)境、房地產(chǎn)市場信息、可持續(xù)發(fā)展前景、可獲得的人力資源便利性、員工數(shù)量的趨勢、4產(chǎn)品和資本預(yù)算計劃等。5.2.2戰(zhàn)略性空間規(guī)劃宜考慮到具體項目的空間分配計劃對組織范圍的空間分配、利用、容量標準和其他因素的影響。5.2.3戰(zhàn)略性空間規(guī)劃可以被定義為明確具有特定組織文化的空間管理理念和愿景、確定滿足長期空間資產(chǎn)需求的一個或多個業(yè)務(wù)活動，決定租/買/建的優(yōu)先級，以及制定組織統(tǒng)一的空間管理標準，從而確保空間規(guī)劃與組織的戰(zhàn)略目標保持一致。5.2.4組織在戰(zhàn)略性長期計劃中需要考慮重大的、影響深遠的決定，例如是否延長或終止租約、是否在擁有的土地上新建或在新的地理區(qū)域購置空間資產(chǎn)。戰(zhàn)略性空間規(guī)劃的輸出是一個高層次的“假設(shè)”場景，顯示了按區(qū)域劃分的大量空間分配，同時對長期計劃如何轉(zhuǎn)變?yōu)榭臻g組合遠景進行預(yù)測分析。評估空間組合遠景與業(yè)務(wù)目標的一致性，并開發(fā)一個計劃來幫助該地區(qū)的業(yè)務(wù)增長。簡而言之，長期計劃將不動產(chǎn)投資組合決策和空間占用分配與戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標保持一致。5.2.5總體來說，設(shè)施管理部門的戰(zhàn)略性空間規(guī)劃對組織的價值表現(xiàn)在：——有助于識別不動產(chǎn)投資組合中的不足或過剩，幫助確定規(guī)劃過程中的挑戰(zhàn)和風險；——為決策提供一個結(jié)構(gòu)化和有紀律的框架，并對組織和業(yè)務(wù)中的變革做好準備；——通過設(shè)定增長的方向，或者需要調(diào)整空間存量的項目，來減少不確定性；——清晰地反映組織投資計劃，尤其是關(guān)于空間獲取計劃的變更，比如提前終止租賃；——戰(zhàn)略性空間規(guī)劃傳達了組織在何處以及如何定位資產(chǎn)以幫助實現(xiàn)業(yè)務(wù)。5.3戰(zhàn)術(shù)性中期計劃5.3.1戰(zhàn)術(shù)性中期計劃是從目前的位置進展到長期設(shè)想目標的2年～5年的計劃。投資組合和配置場景是根據(jù)已知的或預(yù)期的來開發(fā)和評估。場景是圍繞基于已知條件和可接受的假設(shè)選項創(chuàng)建的。目的是將組織業(yè)務(wù)、運營和文化等目標轉(zhuǎn)化為辦公場所策略。5.3.2中期階段的規(guī)劃具有特殊的戰(zhàn)術(shù)性價值，不像長期計劃那樣的寬泛，設(shè)施管理部門宜著重于所做的計劃和決策對組織有真正的影響，提供的內(nèi)容包括辦公場所功能方案、空間分配預(yù)案、整體搬遷計劃等。示例：給定一個員工人數(shù)預(yù)測，當空間匹配結(jié)果顯示將出現(xiàn)空間短缺時，中期規(guī)劃要評估如何解決空間短缺問題的 方案。中期規(guī)劃需創(chuàng)建兩個方案：方案1不需要任何額外空間的擴展，方案2需要通過不動產(chǎn)投資組合增加額外空間，這兩個方案都要滿足支持容納預(yù)測的人員總數(shù)和組織需求。5.3.3因為空間的交付可能具有時滯性，所以在設(shè)計建設(shè)、租約管理、出租轉(zhuǎn)自用等方面宜做好空間儲備管理，以適時地滿足組織需求。5.3.4設(shè)施管理部門根據(jù)組織現(xiàn)有環(huán)境或條件，可規(guī)劃相應(yīng)空間以匹配服務(wù)性需求，典型如餐廳、健身5.4運作性短期計劃5.4.1運作性短期計劃著眼于未來2年的項目和運營管理，短期的時間框架允許空間規(guī)劃項目的開發(fā)、實施和管理，以及建筑物的可持續(xù)功能。隨著預(yù)測的實現(xiàn)，短期計劃可能會按季度執(zhí)行。根據(jù)中期計劃的方向和分析，空間分配在既定區(qū)域內(nèi)進行。5.4.2在運作層面考慮更多的是交付和治理。例如，中期計劃中的搬遷項目可在短期計劃中細化為詳細的遷移列表，顯示各個遷移部門和人員的需求。5.4.3關(guān)于空間庫存、利用率、績效報告等的詳細信息也是運作性短期計劃中需要明確的。中期計劃的分配計劃指導部門或職能組一級的戰(zhàn)術(shù)戰(zhàn)略和決策。從本質(zhì)上說，短期計劃驗證了長期和中期計劃中使用的輸入變量。55.5適應(yīng)組織業(yè)務(wù)目標的變化5.5.1如果業(yè)務(wù)需求與先前的假設(shè)不同，則根據(jù)需要對長期和中期計劃進行評審和修訂。因為組織的業(yè)務(wù)周期是動態(tài)的，所以至少在早期，所有級別的規(guī)劃都不可能一成不變，與其創(chuàng)建一個單一的計劃，不如創(chuàng)建一個規(guī)劃框架來更好地服務(wù)于計劃制定者，該框架確定業(yè)務(wù)需求的變更將如何以及由誰來反映在演進的計劃中。5.5.2當發(fā)生更改時，宜相應(yīng)地添加、刪除或修改變量。隨著業(yè)務(wù)方向的轉(zhuǎn)變和優(yōu)先級的調(diào)整，空間規(guī)劃人員可審查和修訂當前的計劃和戰(zhàn)略?？臻g規(guī)劃在所有級別(階段)都要動態(tài)調(diào)整，以響應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)優(yōu)先級。隨著假設(shè)變得更加清晰，預(yù)測成為現(xiàn)實，該規(guī)劃將得到驗證或修訂。5.6各個階段的利益相關(guān)方5.6.1空間規(guī)劃對于設(shè)施管理部門來說是高度組織化的過程，其涉及組織各個層面的利益相關(guān)方，并且每個階段都會涉及不同層次的利益相關(guān)方。一些空間規(guī)劃人員為規(guī)劃過程提供投入，而另一些人則可能積極參與發(fā)展空間分配方案，還有一些人可能執(zhí)行分析，并根據(jù)提交給計劃團隊的選項做出決策。5.6.2不同階段有不同的利益相關(guān)方的介入才能讓空間管理的規(guī)劃更加符合組織業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，這是至關(guān)重要的。各個階段的利益相關(guān)方如下。a)戰(zhàn)略性長期計劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：●不動產(chǎn)負責人；●人力資源負責人；●核心業(yè)務(wù)板塊的最高負責人；●設(shè)施管理部門負責人。b)戰(zhàn)術(shù)性中期計劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：●核心業(yè)務(wù)板塊的財務(wù)負責人；●核心業(yè)務(wù)板塊的運營負責人；●核心業(yè)務(wù)板塊的人力資源負責人；●不動產(chǎn)投資組合經(jīng)理；●各個辦公場所主管。c)運作性短期計劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：●屬地的核心業(yè)務(wù)板塊負責人；●屬地的核心業(yè)務(wù)板塊部門負責人；●辦公場所規(guī)劃主管；●屬地的裝修及采購團隊。5.6.3整個規(guī)劃團隊對每個計劃階段的具體目標的了解是十分必要的。在制定長期計劃階段，組織高級管理人員向團隊成員傳播組織的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標，團隊成員吸收這些信息并將其輸入到計劃中。在制定中期計劃階段，部門財務(wù)經(jīng)理對長期計劃有清楚的了解，能夠更好地為長期計劃中只屬于該部門的部分制定分配方案。在制定短期計劃階段，屬地辦公場所規(guī)劃人員和設(shè)施管理人員從中期階段計劃中吸收信息，能夠根據(jù)個別部門和項目小組的具體需要調(diào)整分配的空間。當計劃信息的吸收和傳播被很好地執(zhí)行時，每個階段的空間規(guī)劃利益相關(guān)方都能很好地在預(yù)算之內(nèi)按期實現(xiàn)其階段目標。6GB/T41473—20226實施6.1制定需求側(cè)的空間需求6.1.1為特定空間規(guī)劃活動制定的所有需求都被歸類為需求側(cè)需求。需求側(cè)需求是接下來兩個關(guān)鍵步驟的基本輸入，這兩個關(guān)鍵步驟是分析空間匹配和創(chuàng)建場景選項。6.1.2需求側(cè)需求在每個計劃階段都宜被制定出來，各個階段有不同的粒度級別。表1列出了需求側(cè)需求的例子，以及每個計劃階段的粒度級別?？臻g管理規(guī)劃團隊的所有成員都有必要很好地掌握其所參與階段相關(guān)的空間需求。此外，涉及空間匹配分析和空間場景策劃的相關(guān)人員都要有詳細的、文檔化的需求規(guī)格說明，以便有效地協(xié)同工作。表1每個規(guī)劃階段對應(yīng)不同粒度級別的需求側(cè)需求需求側(cè)的需求戰(zhàn)略性長期計劃戰(zhàn)術(shù)性中期計劃運作性短期計劃空間規(guī)劃的出發(fā)點營收預(yù)測，兼并，收購，新業(yè)務(wù)計劃遠景規(guī)劃中期計劃選址的顆粒度國家，省，市辦公場所，園區(qū)選址的考慮因數(shù)宏觀和微觀因素，適合的目的宏觀和微觀因素，適合的目的適合的目的空間分配的級別業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)板塊下的一級部門二級部門和職能組空間協(xié)同的級別業(yè)務(wù)板塊間的協(xié)同業(yè)務(wù)板塊下的一級部門協(xié)同二級部門和職能組協(xié)同人員總數(shù)預(yù)測的級別業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)板塊下的一級部門二級部門和職能組占用面積分配標準的級別國家、省或城市空間標準城市和區(qū)域空間標準針對特定業(yè)務(wù)功能的行業(yè)空間標準6.2收集供給側(cè)的空間庫存和占用數(shù)據(jù)6.2.1與需求側(cè)需求的情況類似，分析空間匹配和創(chuàng)建場景選項的利益相關(guān)方宜擁有詳細的、文檔化的供給側(cè)空間庫存和占用數(shù)據(jù)集合，以創(chuàng)建并向規(guī)劃團隊提供最佳的可能場景選項。供給側(cè)信息的集合可能是巨大的，因為有許多關(guān)聯(lián)和依賴關(guān)系決定了它可能演化成不同的場景。6.2.2常用的供給側(cè)空間庫存和占用數(shù)據(jù)包括：——在不同粒度級別(辦公場所、建筑物、樓層)上的當前空間容量、分配面積和分配率；——即將增加和移除的房地產(chǎn)投資組合；——辦公場所、建筑和樓層容納能力和服務(wù)設(shè)施；——當前分配給業(yè)務(wù)板塊、部門、職能組、項目組的空間；——過去分配給業(yè)務(wù)板塊、部門、職能組、項目組的空間；——當前不同維度的員工總?cè)藬?shù)；——租賃設(shè)施/自持設(shè)施的總數(shù)及比例；——租賃開始和結(jié)束日期；——即將投入使用的新建設(shè)施的建筑面積和使用面積；——基于既往數(shù)據(jù)的空間占用預(yù)估；——不同維度的單位面積成本；——人均占用面積及成本。7GB/T41473—20226.3評估空間的匹配數(shù)據(jù)6.3.1空間匹配分析為空間規(guī)劃人員提供了需求側(cè)空間需求和供給側(cè)空間庫存之間的匹配評估。分析可以在圖形化的時間尺度上進行，顯示總空間容量、分配的空間百分比和分配的總面積的變化。6.3.2空間規(guī)劃人員可在規(guī)劃過程的不同階段進行空間匹配分析，包括：——以項目中所考慮的區(qū)域、城市、園區(qū)或建筑創(chuàng)建由現(xiàn)有供應(yīng)側(cè)空間庫存和需求側(cè)需求清單組成的基線場景之后的比較；——對現(xiàn)有場景進行測試優(yōu)化，以找到滿足需求側(cè)需求的最佳分配選項；——在為項目創(chuàng)建備選方案后，評估每個方案的空間差異，以及將花費哪些成本和資源來填補每個方案的空間差異。6.3.3空間匹配分析在任何規(guī)劃階段都非常有用?！谥朴嗛L期計劃時，空間匹配分析可快速揭示出開發(fā)所需辦公場所時所面臨的挑戰(zhàn)。例如，一個匹配分析顯示，在一個租賃率較高的城市中，可用的自有空間較少，這有助于規(guī)劃團隊理解，在該城市新增辦公場所需要增加投資。 在中期計劃階段進行到一半時，預(yù)測人數(shù)的意外增加可能導致空間匹配的意外增加?？臻g匹配分析立即提醒空間規(guī)劃人員，現(xiàn)在可以預(yù)期供應(yīng)庫存的減少。——在短期計劃階段，空間匹配分析有助于空間規(guī)劃人員對園區(qū)、建筑或樓層的空間分配做出較小但必要的調(diào)整。6.3.4關(guān)于空間匹配分析的基本流程如圖3所示?？臻g匹配分析可以迭代進行空間匹配分析可以迭代進行制定設(shè)計方空間要求建立空間分配多種預(yù)案收集供給側(cè)空間庫存及占用數(shù)據(jù)是否滿足組織的業(yè)務(wù)日標以組織的業(yè)務(wù)日標為導向?qū)嵤┻x定的空間分配預(yù)案空問匹配分析圖3空間匹配分析的基本流程6.4制定空間分配方案6.4.1空間分配考慮的因素空間分配宜考慮下列因素?！臻g所有權(quán)歸屬于組織：空間是一種高度寶貴的資源，將被有效地用于促進組織的發(fā)展使命。因此，組織有時可能直接或間接地改變辦公場所的空間。組織根據(jù)需要分配空間，并經(jīng)常審查業(yè)務(wù)部門如何利用目前分配的空間。 空間分配指定專門部門：通常指定設(shè)施管理部門負責空間的規(guī)劃和分配，并對空間的分配和再分配具有最終決定權(quán)。8——空間被高效地使用：對于已分配到部門的空間，占用人宜決定如何最好地利用空間支持他們的工作，并尋求創(chuàng)造靈活的、有效率的空間使用，并鼓勵合作和共用空間，以提高空間的使用效率和降低成本。 空間占用宜定期審查：宜定期審查空間占用和利用情況，并可能重新分配空間，以求最大限度地利用和滿足組織發(fā)展的優(yōu)先事項?！臻g宜是共享資源：為避免重復使用空間、設(shè)備和服務(wù)，宜根據(jù)實際情況考慮共享空間。如有必要，可在多方使用同一空間時制定使用規(guī)則。——空間分配決策宜透明：盡可能公開地討論空間分配要求，溝通包括所有相關(guān)各方?？臻g分配決策盡可能滿足相關(guān)各方的需求，但不是必須的。6.4.2空間分配基本步驟空間分配宜按照如下步驟：a)定義房間或工位；b)定義部門和員工；c)指定空間類別和類型；d)指定房間或工位標準；e)分配一級部門和二級部門；f)更新占用面積或工位。6.4.3空間分配數(shù)據(jù)報告宜明確下列內(nèi)容：——空間分配使用明細表：展示所有空間的明細數(shù)據(jù)，含空間基本信息、分配部門和使用人信息等；——工位分配使用統(tǒng)計表：支持按照地理位置、樓、樓層、部門等統(tǒng)計工位分配和實際使用情況；——員工工位信息表：展示所有員工綁定工位明細數(shù)據(jù)，包括是否綁定工位、綁定工位明細信息等。6.4.4空間分配的內(nèi)部結(jié)算無論一個組織自持或是租用空間，空間占用成本通常都是運營預(yù)算中最大的部分。為確保空間的高效使用，大部分組織選擇內(nèi)部記賬、部門分攤空間占用成本的方式(公共空間分攤)。當業(yè)務(wù)部門主管需要對自己所占用的空間收費時，其就會傾向于提高空間的利用率。通過整個組織各個部門空間利用率的提高，總的空間利用率也隨之提高，從而降低了運營成本。數(shù)據(jù)和報表是內(nèi)部結(jié)算的基礎(chǔ)，如：房間級別的詳細分析、部門級別的財務(wù)報表。此外，可能對共享辦公場所進行內(nèi)部結(jié)算的定義和計算，例如多個業(yè)務(wù)部門共享同一個房間，在不同時間段內(nèi)對房間里的辦公區(qū)域占用這種情況的計算。通過空間成本分攤數(shù)據(jù)可獲得以下價值：——空間管理人員將能夠訪問所有的空間計費報告，幫助他們與他人共享關(guān)鍵的成本信息，做出戰(zhàn)略性決策，例如跨部門合并業(yè)務(wù)，并為未來的需求制定計劃；——業(yè)務(wù)部門主管能夠訪問他們部門的內(nèi)部結(jié)算報表，幫助他們分析關(guān)鍵的成本信息，做出戰(zhàn)略決策，如合并他們的業(yè)務(wù)，并為未來的需求計劃；——財務(wù)主管能夠通過內(nèi)部結(jié)算報表向各個空間使用部門分配空間成本，并能夠在預(yù)算和決策中考慮空間成本；——業(yè)務(wù)流程所有者能夠通過內(nèi)部結(jié)算報表定義空間公共區(qū)域和成本，并創(chuàng)建個性化的報告，顯示特定用途所需的空間信息。9某企業(yè)行政工位費的分攤規(guī)則1)明確支持部門工位費由需求部門承擔；2)獨立辦公室折合工位(5個/10個兩檔)進行分攤；3)項目費用由需求部門承擔或者按照工位需求進行分攤，誰受益誰分攤原則；4)入住之前的房租裝修攤銷費用折算到入住后的剩余合同期工位費中，使工位費更合理；5)長期占用會議室按照一定標準(10人以內(nèi)4萬/(月·間),以10人為計量單位標準相應(yīng)升級)進行收取，以便資源合理利用。歸總分類費用明細分攤模式計算方法行政費用工位費房租每工位面積房租=每平方米每天房租×天數(shù)×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米房租裝修每平方米裝修裝修=每平方米裝修×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米家具每平方米其他費用保安保潔保安保潔人數(shù)保安保潔=每平方米保安保潔×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米保安保潔水電及維護每平方米水電空調(diào)水電及維護=每平方米水電及維護×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米維修費用每平方米空氣治理辦公室供應(yīng)每工位低值易耗品辦公室供應(yīng)=每工位辦公室供應(yīng)×工位數(shù)每工位衛(wèi)生費每工位飲用水每工位綠植每工位辦公家具租賃一次性費用房租/裝修攤銷/行政項目一次性費用=入住之前房租+裝修攤銷+行政項目日常費用辦公用品人均領(lǐng)用標準辦公用品=領(lǐng)用人數(shù)×人均領(lǐng)用標準快遞費用每件標準快遞費=郵遞件數(shù)×每件標準打印費用人均打印標準打印費用=打印人數(shù)×人均打印標準6.5實施選定的分配方案當空間分配方案被跨職能的規(guī)劃團隊批準之后，接下來就是實施團隊的介入。這在所有規(guī)劃階段中都會有這樣的實施工作，包括長期計劃階段、中期計劃階段和短期計劃階段。例如，長期計劃團隊將商定的長期計劃交給區(qū)域主管執(zhí)行，然后區(qū)域主管將從長期計劃中得出的更詳細的中期計劃交給場地主管和空間規(guī)劃人員執(zhí)行。本地規(guī)劃團隊根據(jù)中期計劃的基于時間的階段性戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行計劃，由本地利益相關(guān)團隊按照該計劃在園區(qū)、大樓和樓層更全面地實施。6.6空間的庫存管理6.6.1空間的庫存管理包括創(chuàng)建空間庫存、維護空間庫存和統(tǒng)計空間庫存報表等三個方面的工作，這三個方面的工作可以協(xié)助管理者對組織當前和未來的空間需求做出有效規(guī)劃，并通過業(yè)務(wù)板塊及部門的空間規(guī)劃提升工作效率。6.6.2空間庫存通常由組織的不動產(chǎn)或設(shè)施管理部門負責，然后與組織其他部門分享信息。財務(wù)部門可以使用空間庫存數(shù)據(jù)統(tǒng)計各個部門所占用的空間，以及使用的公共區(qū)域；人力資源部門需要一個基于空間占用庫存的計劃；戰(zhàn)略管理者通過空間庫存的趨勢決策長期規(guī)劃等。6.6.3精準的空間庫存可便于管理者掌握和跟蹤空間的規(guī)劃以及空間的使用狀況，例如：從空間庫存報表中可以對比各個樓層的垂直穿透型區(qū)域、部門間的協(xié)同狀況和公共空間的分布。對空間庫存的掌握可以幫助組織高效利用現(xiàn)有的空間，做出合理的空間管理決定，從而實現(xiàn)組織運營預(yù)算的降低。最終，空間庫存也可以指出部門利用空間的狀況對比，甚至能對每個員工的空間占用做出分析。6.6.4統(tǒng)計空間庫存報表，組織或業(yè)務(wù)部門管理者需要對本部門的空間庫存進行統(tǒng)計，無論是樓宇的房間還是樓層上各個部門占用狀況。6.6.5空間的庫存管理人員包括空間管理員、業(yè)務(wù)部門主管和業(yè)務(wù)流程管理者等?！臻g管理員可以獲取所有需要的空間庫存報表，幫助他們和決策者分享重要的空間信息?！獦I(yè)務(wù)部門主管可以獲取到本部門相關(guān)的空間報表，了解自己部門分配到的房間，達到高效利用現(xiàn)有的房間、同時維持業(yè)務(wù)生產(chǎn)力的目的。——業(yè)務(wù)流程管理者可以更好地定義空間庫存，設(shè)置房間類型類別，更合理地劃分組別。6.6.6基于樓宇空間的效率評估對于管理者在租和購買一個樓宇的情況下是非常關(guān)鍵的判斷因素，同時也可以對已有的樓宇空間做評估。6.6.7空間的未來規(guī)劃是基于當前的空間庫存和已規(guī)劃的未來增長，精確的空間庫存對關(guān)鍵業(yè)務(wù)的決辦公工位四合院辦公待用單間部門特需會議室工位其他辦公開放區(qū)工位一一會務(wù)會議室培訓教室項目室報告廳部門會議室辦公支持茶水間檔案室儲藏間服務(wù)臺吸煙室孕婦休息室備奶室衛(wèi)生間前廳展廳親友接待室政府接待室投訴接待室其他辦公支持文印室休閑吧———一7檢查和評價7.1占用水平和使用水平7.1.1占用水平是指建筑物中存在的占用人數(shù)，通常用一個工作周來呈現(xiàn)峰值或平均百分比，也可以是指定時間段。7.1.2使用水平是指建筑物的平均使用時間，可以針對建筑物內(nèi)不同類型的空間或樓層進行計算，也可以按不同部門或級別的人員如何使用這些空間進行細分。7.1.3占用水平提供了建筑物各個部門總體占用的情況，而使用水平是指建筑物不同區(qū)域的時間和空間使用情況，因此通常比占用水平提供了更為精細的具體使用信息。示例：提供一處可容納100名員工但只有80人定期使用的辦公場所，其占用率將達到80%;如果所有80個人在辦公桌上度過整個工作周，則辦公桌利用率將達到80%。但是，很可能其中部分員工將在一周中的某個時間不在辦公桌旁，而在開會或在其他地方工作，因此辦公桌使用率可能會低于80%。7.2檢查和評價方法7.2.1常用的評價指標實現(xiàn)空間管理檢查和評價的基礎(chǔ)是對量化指標的測量，空間管理最根本的方法是通過提升空間使用效率來降低空間占用成本。常用的評價指標包括：——容量：可以占用的辦公室或工位數(shù)量；——人均面積：平均到每個人的面積；——空置率：空置的工位與工位總數(shù)之比；——占用率：已經(jīng)分配的工位與工位總數(shù)之比；——使用率：實際使用工位的時間與總的工作時長之比；——空間密度：通過將總面積除以人數(shù)或容量來計算效率的度量。詳細的占用指標可讓組織快速了解部門如何利用空間以及投資組合的效率。通過相關(guān)指標的監(jiān)測，組織的房地產(chǎn)部門可以為如何使用當前空間制定明確的指導方針，以及符合未來空間規(guī)劃的目標。通過基準比較，占用指標還允許組織將自己與其行業(yè)、地區(qū)或其他類別中的其他人進行對比，最終揭示改進的機會。7.2.2空間使用監(jiān)測方法監(jiān)測空間使用率是實現(xiàn)空間管理價值的重要一步，即能夠從專注于空置工位提供的機會，到尋找隱藏在未充分利用空間背后的真正空缺。監(jiān)測空間使用率的基本步驟如下：a)考慮為什么需要收集利用率數(shù)據(jù)，如何收集數(shù)據(jù)以及能夠負擔得起的數(shù)據(jù)；b)確定對組織最有意義的辦公場所利用率監(jiān)控級別；c)使解決方案的范圍與組織的需求相匹配；d)評估所需要的工具的復雜程度。使用率跟蹤方法主要有兩類：——視覺觀察：每天多次穿行工作區(qū)以跟蹤員工的進/出/在位和其他行為觀察；——自動化數(shù)據(jù)收集：包括刷卡/旋轉(zhuǎn)門數(shù)據(jù)、人員計數(shù)器、IP監(jiān)測、傳感器系統(tǒng)等。7.3收集并更新空間分配數(shù)據(jù)7.3.1收集和更新空間分配數(shù)據(jù)涉及對已分配空間的盤點。此管理過程的輸入是為組織中每個部門和/或員工分配的空間列表，輸出是組織中所有已分配空間的清單，以及可生成的空間報告列表，以報告組織當前和將來的空間需求。7.3.2過程可分為三個部分。a)標識分配的空間：標識和收集特定建筑物所在的分配空間的數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)構(gòu)成設(shè)施資產(chǎn)的重要組成部分，資產(chǎn)登記冊中標識的其他數(shù)據(jù)項可能包括資產(chǎn)名稱、標識符和位置。b)記錄分配空間的區(qū)域：此數(shù)據(jù)用于記錄分配空間的區(qū)域。分配空間的區(qū)域可以包括房間的區(qū)域以及公共空間的區(qū)域。公共空間為組織內(nèi)的幾個或所有部門服務(wù)，這些公共空間通常是由不受任何人特別管理或控制來標識的。GB/T41473—2022c)記錄分配空間：此數(shù)據(jù)用于記錄分配空間的數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)用于編制分配給組織中每個部門和/或職員的各種空間數(shù)量和功能的表格，以準備有關(guān)空間利用的行政報告。7.4評估空間使用率7.4.1實現(xiàn)更高效的辦公場所，首先要了解員工目前如何使用他們的空間。然后，設(shè)施管理團隊可以確定需要改進的領(lǐng)域，并采取措施提高使用率。7.4.2空間利用的相關(guān)概念如下?！褂茫嚎臻g占用的時間量。辦公場所分析師可以使用各種高科技和低技術(shù)方法來評估指定(工位/辦公室)和未指定(會議室和會議室)空間?！褂寐剩赫加脗€別空間(包括辦公室/管理和技術(shù)空間)的時間百分比?！褂寐矢櫍菏褂眉夹g(shù)或人工觀察來測量建筑物內(nèi)各個空間被占用的時間百分比。7.4.3評估空間使用率有很大意義，組織可以預(yù)見到以下潛在的結(jié)果：——通過更好地利用現(xiàn)有設(shè)施改善用戶體驗；——消除過度擁擠或未充分利用空間的風險和對消費者體驗產(chǎn)生負面影響；——通過確定合理空間投資的真實使用率，提供辦公場所的投資回報；——指出變更管理實踐是否通過分析空間與團隊行為之間的一致有效；——通過了解建筑物或樓層的未使用容量來降低超額成本。7.5評估并建立空間基準7.5.1建立空間基準的目的是制定統(tǒng)一的空間分配規(guī)則?？臻g基準是指用于度量或分配空間數(shù)量或質(zhì)量的標準或規(guī)范，是最大化空間利用率的基礎(chǔ)?？臻g基準可以理解為分配給組織中作為工作區(qū)的每個員工的平方米數(shù)，其中考慮了辦公桌、椅子和工作區(qū)所需的空間量。示例：總裁辦公室規(guī)格為35m2,副總裁辦公室規(guī)格為25m2~30m2,總監(jiān)辦公室規(guī)格為20m2等。7.5.2這項工作的先決條件是對組織中進行的特定工作流程進行詳細分析，因為這將使空間經(jīng)理能夠以更有效和更具成本效益的方式計劃和分配空間。7.5.3空間基準通常涉及以下三個方面：a)空間規(guī)格：組織用來建立和實施有效和公平的空間使用基準，這將決定特定工作區(qū)的分配，以及分配給適合的工作人員；b)空間功能：空間的一般用途類別，通常包括諸如工作空間、設(shè)備、會議、餐飲服務(wù)等；c)空間類型：通常空間函數(shù)下的詳細類別包括臺式座椅、標準工作站、視頻會議室、團隊會議室和儲藏室等。8改進8.1對空間規(guī)劃的優(yōu)化8.1.1從小型獨立的聯(lián)合辦公空間到大型組織，越來越多各種類型的辦公空間，都在通過各種途徑收集可以用來貫穿空間規(guī)劃決策過程的數(shù)據(jù)，并從這些原始數(shù)據(jù)中提煉出透視分析，最終用于空間規(guī)劃和利用的決策?？臻g使用過程中的監(jiān)測數(shù)據(jù)往往可以用來審視空間規(guī)劃設(shè)計的不足和改進的地方，通過使用率識別使用不足的空間，同時也促進組織制定或優(yōu)化空間規(guī)劃標準。8.1.2在最佳的工作環(huán)境中，使用者能在其工作時間匹配到最合適的工作空間，組織需要考慮將空間資格和功能準則應(yīng)用于辦公室、工位、會議室和移動工作環(huán)境，以確保合適的工作人員能夠并且確實利用最有利于他們工作的空間。當組織努力用更少的資源做更多的事情時，編纂這些標準可以支持組合優(yōu)化，同時提高辦公場所的生產(chǎn)力。GB/T41473—20228.1.3該管理過程涉及對現(xiàn)有空間的當前利用率水平進行評估。在此過程中，空間管理員旨在確保使用正確的空間種類和數(shù)量?？臻g評估是一種占用后評估，可用于調(diào)查建筑物的物理狀況。占用后評估可以為參與設(shè)施規(guī)劃、設(shè)計和運營的空間規(guī)劃人員、設(shè)計專業(yè)人員和設(shè)施經(jīng)理提供有價值的反饋。它是系統(tǒng)性地評估設(shè)施空間在被占用的時間內(nèi)，能夠滿足組織目標和用戶需求的程度的過程。對于空間管理者而言，占用后評估也是一個使能過程，可用于持續(xù)改善為組織的部門和/或員工提供的空間的質(zhì)量。示例：某企業(yè)通過收集和分析工位占用數(shù)據(jù)來驅(qū)動辦公空間的優(yōu)化：工位利用最人化工位利用最人化空間規(guī)劃數(shù)據(jù)驅(qū)動運營用了多少(使用率)空問優(yōu)化運營持續(xù)改進滿足需求，降低成木8.2對空間分配模式的改進8.2.1組織宜采用綜合方法來衡量利用率研究結(jié)果，將測量技術(shù)解決方案、占用規(guī)劃數(shù)據(jù)分析和辦公場所戰(zhàn)略結(jié)合起來，以實施正確的解決方案組合。8.2.2組織宜提供更靈活的環(huán)境，以配合員工的工作習慣，并培養(yǎng)員工的工作能力和創(chuàng)新文化，使員工能夠更自由地在辦公室內(nèi)和遠程工作。全面的移動辦公策略可以增強這種能力，讓員工在最高效的地方工作，同時幫助減少未充分利用的空間，適應(yīng)增長和降低整體房地產(chǎn)成本。8.2.3組織選擇移動辦公策略通常有三個主要原因：a)創(chuàng)造更靈活的工作文化，同時提供更多協(xié)作，創(chuàng)新的空間；b)減少經(jīng)營費用和房產(chǎn)成本，這通常是大多數(shù)組織的第二大支出費用；c)優(yōu)化現(xiàn)有房產(chǎn)并更有效地利用空間。8.2.4移動辦公策略主要包含以下幾個方面。a)移動計劃：將特定的員工群體標識為不需要指定工作空間的計劃，辦公場所的一部分工作空間被指定為“移動/免費”,員工可以在一天中以先到先得的方式使用這些空間。b)移動員工：移動計劃將定義哪些員工符合條件，通常是每周使用工作空間不超過三天或在家工作的員工被特定為“移動”員工。c)移動目標：用于衡量移動計劃績效基準的指標，通常顯示為工位與人員的比率。這通常計算為空間中的員工人數(shù)或?qū)Ｓ糜谝苿佑媱澋目偯娣e/平方米。例如，移動目標可能是2:1(2人共享1個工位)或人均5m2。d)移動工位：已經(jīng)分配給團隊或部門，但未分配到具體員工的工位，員工都可以先到先用。e)項目區(qū)：指定給部門、小組、工作任務(wù)或團隊的工作區(qū)的定義區(qū)域，項目區(qū)也可以包括指定的辦公設(shè)施和支持空間，如會議室、洽談室、電話亭等。f)開放式協(xié)作區(qū)：員工在開放式辦公環(huán)境中開會的墻壁或隔板內(nèi)未封閉的會議空間。開放式協(xié)作空間具有各種家具配置，包括但不限于軟座椅(沙發(fā)和椅子)、會議桌和可升降辦公桌。(資料性)空間管理信息化實施案例A.1空間管理系統(tǒng)的價值A(chǔ).1.1概述A.1.1.1空間管理是組織占用物理空間的管理、控制和監(jiān)督，它包括國家級、地區(qū)級和城市級，又包括建筑物以及建筑物中的層和房間?？臻g管理是一個需要數(shù)據(jù)收集、分析、預(yù)測和制定戰(zhàn)略的多步驟過程。在實踐中，它涉及創(chuàng)建一個空間管理系統(tǒng)，用于識別整個組織的地區(qū)和城市級的分布，以及建筑的樓層布局和占用者。A.1.1.2空間管理系統(tǒng)是一種技術(shù)解決方案，組織可以使用它來跟蹤和管理其房地產(chǎn)資產(chǎn)和空間利用率?？臻g管理系統(tǒng)包括跟蹤和維護組織的空間和占用信息，利用空間管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：a)輕松管理變革：組織的不動產(chǎn)、空間和占用信息在不斷變化的狀態(tài)，為保持這種持續(xù)變革，組織需要一個強大、靈活的空間管理系統(tǒng)能夠查看和管理數(shù)據(jù)，并通過批量編輯更改數(shù)據(jù)。b)可視化展現(xiàn)數(shù)據(jù)：空間管理系統(tǒng)可以是組織不動產(chǎn)資產(chǎn)布局的可視化平臺，提供最新的可視化數(shù)據(jù)規(guī)劃，從而能夠快速、輕松地瀏覽各種場景，創(chuàng)建堆疊圖，并輕松地訪問每個房間的詳細信息。c)設(shè)施資源集成平臺：如果空間分布在不同城市的不同大樓里，那么管理空間就變得很重要，而且更加復雜，如果沒有合適的信息化系統(tǒng)，試圖計劃將多個部門搬遷到多個地點/建筑幾乎是不可能的。空間管理系統(tǒng)宜是相關(guān)設(shè)施資源的集成平臺，需要和其他關(guān)鍵的管理系統(tǒng)對接，如人力資源管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)，從中提取數(shù)據(jù)或信息反饋給其他系統(tǒng)，如移動管理、資產(chǎn)管理、設(shè)施維護、會議室預(yù)訂等，進一步增強決策過程。信息要達到實時采集，從而消除手工數(shù)據(jù)處理、冗余和不一致。d)增強移動協(xié)作：任何時刻，員工和客戶可能都在不斷地奔波，這使得在當今的商業(yè)世界中，移動性成為一種必要。空間管理系統(tǒng)可讓被授權(quán)用戶隨時隨地地對數(shù)據(jù)、報告和樓層平面圖進行安全訪問。e)指標報告：數(shù)據(jù)分析和報告是空間管理的基礎(chǔ)，對于如何確定空間的使用效率、確定趨勢、規(guī)劃未來和調(diào)整預(yù)算支出等問題，空間管理系統(tǒng)能夠在空間報告和分析方面實時便捷，并能夠從各個角度可視化使用情況?？梢暬瘓D形能夠顯示實時空間占用數(shù)據(jù)，包括總占用率、逐層分析、內(nèi)部結(jié)算和分配等，這將是有助于一目了然地做出明智決策的高效工具。A.1.2識別空間和降低組合成本的能力A.1.2.1人員和不動產(chǎn)是組織最大的兩個費用，有效的空間管理對兩個成本中心都有直接影響，使其成為可以直接影響業(yè)務(wù)底線的關(guān)鍵組成部分。A.1.2.2在理想的情況下，每個組織都會將其每一寸空間用于預(yù)期目的，無論是會議室、存儲空間、實驗室、辦公桌還是用餐空間。使用空間管理系統(tǒng)可提供準確、實時的數(shù)據(jù)，以查看是否可以更有效地使用空間來降低成本。這意味著組織可以重新分配未充分利用的空間以便更合適地使用，甚至可以根據(jù)實時數(shù)據(jù)來支持或反對擴展需求。擁有空間團隊并配備實時、準確數(shù)據(jù)的組織可以做出更好的決策，從而大幅降低投資組合成本。A.1.3基于空間使用數(shù)據(jù)改進工作環(huán)境A.1.3.1空間管理的重點正在從僅僅減少空間成本轉(zhuǎn)向創(chuàng)造有助于吸引人的工作環(huán)境并留住有才能的員工，這并不意味著在設(shè)施和空間管理人員的優(yōu)先清單上降低空間成本不再重要，但找到適當?shù)钠胶庹兊迷絹碓街匾.1.3.2為讓員工滿意和參與，設(shè)施和空間經(jīng)理需要為員工提供滿足其需求的工作空間。這意味著提供足夠的物理空間，以便能夠以舒適有效的方式完成日常任務(wù)，但并不意味著組織為不需要的空間付費?？臻g管理人員已經(jīng)開始探索如何為不同目的提供不同類型的空間，例如，為需要不被打擾的員工提供安靜的房間，或者提供舒適的椅子，在不太正式的環(huán)境中，創(chuàng)設(shè)一個鼓勵員工進行頭腦風暴、創(chuàng)新及與他人協(xié)作的創(chuàng)意空間。A.1.3.3空間管理系統(tǒng)提供有關(guān)空間占用和空間利用的清晰見解，這些數(shù)據(jù)可以幫助空間管理團隊得出更好的結(jié)論，并識別他們提供的空間趨勢，開展?jié)M足實際員工需求的計劃。當數(shù)據(jù)顯示某些空間被連續(xù)占用并因此經(jīng)常使用時，這可能是一個改進點，與其他類型相比，是否更需要這些類型的空間。鑒于開放式辦公室的入住率非常高，可能會讓員工感到局促，因此可能需要采取行動來改善這一點。這些只是一些示例，但是當空間管理團隊擁有更好的數(shù)據(jù)時，其可以提供更好的見解并更快地研究潛在的問題或解決方案。A.1.4生成報告以制定戰(zhàn)略空間計劃A.1.4.1如果沒有用于空間管理的信息化工具，則運行關(guān)于實時和準確空間數(shù)據(jù)的報告將會變得困難且耗時，因為數(shù)據(jù)不是集中在一個系統(tǒng)中。此外，當空間數(shù)據(jù)分散并存儲在不同位置時，可能會出現(xiàn)冗余，使得更難以了解哪個數(shù)據(jù)集更新。將所有空間相關(guān)數(shù)據(jù)集中到一個系統(tǒng)中，實時自動收集，設(shè)施和空間管理人員可以通過分析如占用數(shù)據(jù)等報告，及使用方案規(guī)劃來進行未來的空間分配。根據(jù)這些報告，設(shè)施和空間管理人員能夠監(jiān)測和分析其空間管理數(shù)據(jù)并規(guī)劃未來的改進。A.1.4.2空間管理系統(tǒng)還可以提高管理的透明度，利益相關(guān)方都可以通過系統(tǒng)自動獲得數(shù)據(jù)，讓每個人都能看到準確和最新的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以幫助所有參與部門做出決策。A.2空間管理系統(tǒng)的功能A.2.1不動產(chǎn)管理建立基于地圖可視化的組織不動產(chǎn)分布的臺賬信息庫，隨時準確了解組織內(nèi)不動產(chǎn)使用情況、收益、成本及租賃情況，判斷影響不動產(chǎn)財務(wù)狀況的周期性變化及發(fā)展趨勢，評估和優(yōu)化空間資產(chǎn)的使用，結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)劃調(diào)整不動產(chǎn)計劃。A.2.2租賃管理提供準確計劃、跟蹤、管理和維護組織不動產(chǎn)租賃組合所需的功能和工具，自動將其所有區(qū)域、建筑物、樓層、空間和資產(chǎn)映射到租約、付款和報告中，跟蹤租賃合同的所有關(guān)鍵日期，自動提醒并聯(lián)動工單管理觸發(fā)相應(yīng)的工作計劃。通過計算機輔助設(shè)計(CAD)圖樣可視化的方式確定最佳的空間規(guī)劃方案，測量空間效率并快速識別空置和未充分利用的空間，這些空間可用于整合機會或新員工的入職，并根據(jù)預(yù)測的未來需求(組織未來可能需要的空間類型和數(shù)量)映射空間可用性(包括位置、條件、利用率、功能、屬性和相關(guān)資產(chǎn))等。A.2.4工位管理工位是辦公場所管理中最重要的基本單位，建立工位類別、工位庫存、工位分配和工位記賬的全閉環(huán)管理流程，依托CAD可視化技術(shù)可以方便迅捷地線上編輯和操作，跟蹤工位的使用人和部門，自動按部門及按樓宇統(tǒng)計工位占用情況，確定工位的最優(yōu)化使用以與組織的業(yè)務(wù)需求相一致。A.2.5預(yù)定管理預(yù)定管理可有效地管理空間和資源的預(yù)定使用，包括便捷地查詢、設(shè)定和取消預(yù)訂時間，用戶在預(yù)定空間的同時還可以預(yù)定配套的設(shè)備、餐飲和其他特定服務(wù)，并且自動鏈接相關(guān)的內(nèi)部或外部服務(wù)供應(yīng)商，以工單流程完成設(shè)備及服務(wù)的準備