生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)（HJ 8.2-2020代替HJ-T 8.2-94）

目次

前言..................................................................................................................................................ii

1適用范圍..........................................................................................................................................1

2規(guī)范性引用文件..............................................................................................................................1

3術(shù)語(yǔ)和定義......................................................................................................................................1

4基本要求..........................................................................................................................................1

5文件材料的形成和積累...................................................................................................................2

6文件材料的歸檔..............................................................................................................................2

7文件材料的整理..............................................................................................................................3

8檔案的保管與鑒定..........................................................................................................................4

9檔案的開(kāi)發(fā)和利用..........................................................................................................................5

附錄A（規(guī)范性附錄）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料歸檔范圍、保管期限表.......................................6

附錄B（規(guī)范性附錄）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料歸檔移交清單.....................................................10

附錄C（規(guī)范性附錄）案卷編目式樣...........................................................................................11

i

前言

為了貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)環(huán)境保護(hù)法》《環(huán)境保護(hù)檔案管理

辦法》，加強(qiáng)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的科學(xué)管理，規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案工作，發(fā)揮生態(tài)環(huán)境監(jiān)

測(cè)檔案在各項(xiàng)生態(tài)環(huán)境管理中的作用，更好地為生態(tài)環(huán)境保護(hù)事業(yè)服務(wù)，制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料的形成、

積累、整理、歸檔和生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保管與鑒定、開(kāi)發(fā)和利用的一般方法，是生態(tài)環(huán)境

監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）檔案管理工作的依據(jù)。

本標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范環(huán)境監(jiān)測(cè)》（HJ/T8.2-94）的修訂。

本次為第一次修訂。修訂的主要內(nèi)容如下：

——增加了術(shù)語(yǔ)、定義、規(guī)范性引用文件、案卷編目式樣；

——補(bǔ)充完善了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料歸檔范圍與整理方法、檔案鑒定銷(xiāo)毀程序；

——?jiǎng)h除了環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的收費(fèi)條款及與環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作非直接相關(guān)的附錄內(nèi)容。

本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A、附錄B、附錄C為規(guī)范性附錄。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)司組織制訂。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：中國(guó)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站、江蘇省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心。

本標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)環(huán)境部2020年01月10日批準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)自2020年04月01日起實(shí)施。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部解釋。

ii

生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)

1適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的不同形式和載體的生態(tài)環(huán)

境監(jiān)測(cè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔和生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保管與鑒定、開(kāi)發(fā)和利用

的一般方法，適用于各級(jí)生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)所屬生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）檔案管理工作。

其他（生態(tài)）環(huán)境監(jiān)（檢）測(cè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

本標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容引用了下列文件中的條款。凡是不注日期的引用文件，其有效版本適用于本

標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

HJ/T7中國(guó)檔案分類(lèi)法環(huán)境保護(hù)檔案分類(lèi)表

HJ/T9環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則

DA/T38電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（中華人民共和國(guó)主席令第二十八號(hào)）

《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》（原環(huán)境保護(hù)部國(guó)家檔案局令第43號(hào)）

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料ecologicalandenvironmentalmonitoringdocuments

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作、活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的

文件材料的總稱(chēng)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)文件材料。

3.2

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案ecologicalandenvironmentalmonitoringrecords

對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有憑證、查考和利用價(jià)值并歸檔保存的文件材料。

4基本要求

4.1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案部門(mén)）

負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。

4.2文件材料承辦部門(mén)（承辦人）應(yīng)在本單位檔案部門(mén)的指導(dǎo)下，分類(lèi)整理文件材料，確保

其真實(shí)有效、完整、安全、可用。

1

5文件材料的形成和積累

5.1文件材料的形成和積累，按照“誰(shuí)承辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，根據(jù)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的不

同階段，由形成材料的承辦部門(mén)（承辦人）負(fù)責(zé)收集整理。若承辦部門(mén)涉及2個(gè)及以上，由主

辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理。歸檔文件材料應(yīng)符合歸檔要求。

5.2檔案部門(mén)人員應(yīng)參與生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作和活動(dòng)，了解生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作職能和文件材料

的形成過(guò)程，督促、指導(dǎo)、檢查承辦部門(mén)（承辦人）做好文件材料的形成、積累、整理和歸

檔工作。

6文件材料的歸檔

6.1文件材料的歸檔范圍

6.1.1下列直接記載和反映生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作和活動(dòng)，具有利用價(jià)值應(yīng)歸檔保存的各種形式

和載體的文件、記錄和數(shù)據(jù)均屬歸檔范圍：

a)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作方案、規(guī)劃（計(jì)劃）、總結(jié)；

b)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量保證的要求、計(jì)劃和考核情況；

c)生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)文件材料；

d)生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書(shū)、專(zhuān)題報(bào)告與數(shù)據(jù)；

e)監(jiān)督性監(jiān)測(cè)管理文件材料；

f)生態(tài)環(huán)境突發(fā)事件監(jiān)測(cè)文件材料；

g）各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)測(cè)、委托監(jiān)測(cè)、咨詢(xún)服務(wù)監(jiān)測(cè)等文件材料；

h）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)管理文件材料；

i）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)文件材料；

j）其他應(yīng)歸檔材料。

6.1.2文件材料歸檔范圍詳見(jiàn)附錄A。

6.2文件材料的歸檔要求

6.2.1為保證生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的案卷質(zhì)量，檔案部門(mén)需從真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)

性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面對(duì)歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查。

6.2.2歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)當(dāng)字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、標(biāo)識(shí)完整、手續(xù)完備、書(shū)

寫(xiě)和裝訂材料符合檔案保護(hù)的要求。

6.2.3歸檔的電子文件（含電子數(shù)據(jù)）應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文

件格式，滿(mǎn)足長(zhǎng)期保存的格式要求；電子文件的歸檔按照GB/T18894、DA/T38有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.2.4歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)文件保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。具有

重要價(jià)值的電子文件應(yīng)當(dāng)同時(shí)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔。

6.3文件材料的歸檔時(shí)間

6.3.1文件材料歸檔工作一般應(yīng)于次年3月底前完成。

6.3.2生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告、綜合或?qū)ｍ?xiàng)環(huán)境質(zhì)量分析與評(píng)價(jià)報(bào)告、專(zhuān)題報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)等文

件材料應(yīng)于工作完成后2個(gè)月內(nèi)完成歸檔。

2

6.3.3生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)、系統(tǒng)使用維護(hù)手冊(cè)等，在軟件系統(tǒng)驗(yàn)收完畢后3個(gè)月內(nèi)

歸檔。

6.4文件材料的歸檔份數(shù)

一般紙質(zhì)文件歸檔1份，重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；電子文件

可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲(chǔ)存?zhèn)浞?套。

6.5文件材料的歸檔手續(xù)

所有歸檔文件材料收集、整理完畢后，由承辦部門(mén)(承辦人)填寫(xiě)歸檔移交清單（見(jiàn)附錄

B），經(jīng)檔案部門(mén)審核驗(yàn)收、清點(diǎn)無(wú)誤后，辦理移交手續(xù)。歸檔移交清單永久保存。

7文件材料的整理

7.1文件材料整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷成套系

統(tǒng)。

7.2文件材料整理時(shí)一般應(yīng)按不同保管期限分別組卷，有機(jī)聯(lián)系的文件材料不能分開(kāi)，保管

期限按照卷內(nèi)文件的最長(zhǎng)保管期限確定。

7.3文件材料根據(jù)不同內(nèi)容性質(zhì)選擇“年度—問(wèn)題”“年度—區(qū)域—項(xiàng)目”“年度—行業(yè)—

機(jī)構(gòu)—項(xiàng)目”進(jìn)行組卷。

7.4跨年度的文件材料在文件辦結(jié)年度歸檔；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、兩年以上的總結(jié)、年報(bào)、年鑒及回

顧性的文件材料按文件材料產(chǎn)生的年度歸檔。

7.5卷內(nèi)文件材料的排序

7.5.1文件材料按產(chǎn)生時(shí)間或重要程度排序，文字在前、圖樣在后；正文在前，附件在后；

正本在前，定稿（包括重要文件的歷次修改稿）在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢

文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

7.5.2生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)類(lèi)文件材料按“項(xiàng)目—時(shí)間”或“時(shí)間—項(xiàng)目”排序。

7.6卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)件號(hào)及頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料均在有效

書(shū)寫(xiě)內(nèi)容頁(yè)面的右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號(hào)，

頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，

應(yīng)逐件在每份文件的首頁(yè)上方空白處加蓋檔號(hào)章。

7.7每個(gè)案卷應(yīng)編寫(xiě)卷內(nèi)目錄，并填寫(xiě)卷內(nèi)備考表（卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)）。

7.8案卷編目式樣見(jiàn)附錄C。

7.8.1案卷目錄式樣見(jiàn)附錄C圖C.1。

7.8.2卷內(nèi)目錄式樣見(jiàn)附錄C圖C.2。

7.8.3卷內(nèi)備考表式樣見(jiàn)附錄C圖C.3。

7.8.4在編制檔案目錄時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，以便檢索。著

錄項(xiàng)一般包括題名與責(zé)任者項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體類(lèi)型及形

態(tài)項(xiàng)、技術(shù)參數(shù)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)等。生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案著錄按HJ/T9有關(guān)

規(guī)定執(zhí)行。

3

7.9案卷的分類(lèi)與編號(hào)

7.9.1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的編號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)（或分類(lèi)號(hào)）、案卷號(hào)構(gòu)成，示例如下：

XXXX-XX（SAXX）-XXX

案卷號(hào)（案卷排列順序）

分類(lèi)號(hào)（生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案分類(lèi)）

目錄號(hào)（案卷所屬目錄代碼）

全宗號(hào)（向檔案館移交檔案時(shí)由檔案館給定）

7.9.2整理時(shí)，按HJ/T7進(jìn)行分類(lèi)，適當(dāng)控制在2～3級(jí)類(lèi)目，以實(shí)現(xiàn)方便保管和查找利用

的目的。

7.10照片檔案整理

7.10.1（紙質(zhì)）照片檔案一般包括照片、底片和文字說(shuō)明三部分；數(shù)碼照片檔案一般包括照

片（含EXIF信息）和文字說(shuō)明兩部分。

7.10.2對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照

片歸檔，歸檔照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整。

7.10.3照片歸檔的文字說(shuō)明應(yīng)綜合應(yīng)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概

括該組（張）照片所反映的主要內(nèi)容。

7.10.4照片整理應(yīng)根據(jù)不同事由，保持照片所反映內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，按“保管期限—年度—

照片組—張?zhí)枴迸帕小?/p>

7.10.5（紙質(zhì)）照片整理參照GB/T11821的規(guī)定；數(shù)碼照片整理可參照DA/T50的規(guī)定。

8檔案的保管與鑒定

8.1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保管與鑒定參照《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.2生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案按保管期限分為永久、定期（定期分為30年和10年），詳見(jiàn)附錄A。

8.3涉密檔案的管理，按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》執(zhí)行。

8.4定期對(duì)室存生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限和密級(jí)需調(diào)整的案卷，進(jìn)行調(diào)整。

8.5檔案鑒定必須成立鑒定工作小組，由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人，辦公廳（室）負(fù)責(zé)人

檔案部門(mén)、承辦部門(mén)和保密部門(mén)負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員組成。經(jīng)檔案鑒定小組鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔

案，須編制鑒定工作報(bào)告并建立檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，一式兩份，一份送上級(jí)主管部門(mén)備案，一份由

本單位永久保存。

8.6待銷(xiāo)毀檔案須由鑒定工作小組成員簽字后方可銷(xiāo)毀。

8.7生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的銷(xiāo)毀由檔案部門(mén)組織實(shí)施，銷(xiāo)毀工作由本單位檔案部門(mén)及保密部門(mén)

人員（2人以上）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。未履行鑒定和審批手續(xù)，嚴(yán)禁銷(xiāo)毀。

8.8電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷(xiāo)毀的，除在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確

保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件

元數(shù)據(jù)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄鑒定銷(xiāo)毀活動(dòng)。

8.9涉密檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷(xiāo)毀管理規(guī)定》。

4

9檔案的開(kāi)發(fā)和利用

9.1采取多種形式，為利用者提供檔案信息服務(wù)。

9.2建立生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的借閱、保管等制度，查閱、借閱、復(fù)制生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案應(yīng)履

行檔案借閱歸還手續(xù)，檔案利用者借閱涉密檔案應(yīng)按照密級(jí)履行相應(yīng)借閱手續(xù)，并對(duì)所借檔案

負(fù)安全保密責(zé)任，確保檔案安全。

9.3已經(jīng)解密或公開(kāi)的檔案，按有關(guān)規(guī)定提供利用。

5

附錄A

（規(guī)范性附錄）

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料歸檔范圍、保管期限表

序號(hào)歸檔范圍保管期限

1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作方案、規(guī)劃（計(jì)劃）、總結(jié)永久

2生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量保證的要求、計(jì)劃和考核情況

2.1質(zhì)量管理計(jì)劃、工作要點(diǎn)、總結(jié)30年

2.2質(zhì)量管理體系文件材料

2.2.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、技術(shù)記錄、質(zhì)量記錄、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程30年

2.2.2受控文件清單、文件變更、發(fā)放、回收記錄10年

質(zhì)量管理體系評(píng)審、復(fù)評(píng)審、擴(kuò)項(xiàng)評(píng)審材料（實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定及計(jì)量認(rèn)證評(píng)審

2.330年

計(jì)劃、申請(qǐng)材料、評(píng)審報(bào)告及相關(guān)記錄表、證書(shū)和證書(shū)附表）

2.4生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量控制技術(shù)管理文件材料

2.4.1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量管理技術(shù)調(diào)查材料30年

2.4.2生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)人員上崗證考核及管理材料30年

2.4.3生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)技能比賽、演練、活動(dòng)等材料30年

2.4.4生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)非標(biāo)準(zhǔn)方法和技術(shù)規(guī)范（規(guī)定）等文件材料30年

質(zhì)量體系內(nèi)審材料（內(nèi)審計(jì)劃、會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、內(nèi)審檢查記錄表、內(nèi)審

2.4.530年

報(bào)告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄）

質(zhì)量體系管理評(píng)審材料（評(píng)審計(jì)劃、會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、評(píng)審記錄、評(píng)審報(bào)

2.4.630年

告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄）

2.4.7客戶(hù)滿(mǎn)意度和監(jiān)測(cè)質(zhì)量問(wèn)題調(diào)查、投訴及處理情況記錄30年

2.4.8監(jiān)測(cè)工作偏離的例外許可申請(qǐng)、批準(zhǔn)記錄30年

質(zhì)量管理抽測(cè)方案、質(zhì)量管理監(jiān)督檢查記錄、質(zhì)量分析統(tǒng)計(jì)表、原始記錄檢查記

錄表、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、監(jiān)測(cè)分析質(zhì)量外控抽查登記表、現(xiàn)場(chǎng)采樣準(zhǔn)備情況檢查

2.4.930年

表、現(xiàn)場(chǎng)采樣檢查表、實(shí)驗(yàn)室分析人員檢查記錄表、樣品固定劑情況檢查表、抽

測(cè)報(bào)告等材料

2.4.10能力驗(yàn)證、實(shí)驗(yàn)室比對(duì)、考核、標(biāo)準(zhǔn)樣品定值（實(shí)驗(yàn)室分析中）等材料30年

能力確認(rèn)和新方法驗(yàn)證、證實(shí)材料（新方法確認(rèn)申請(qǐng)表、新方法確認(rèn)任務(wù)書(shū)、新

2.4.11標(biāo)準(zhǔn)方法應(yīng)用確認(rèn)表、標(biāo)準(zhǔn)變更監(jiān)測(cè)方法確認(rèn)表、非標(biāo)準(zhǔn)方法審批記錄、方法確30年

認(rèn)報(bào)告）

2.4.12分析樣品的登記、編號(hào)、存貯、發(fā)放、留存等記錄30年

標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、試劑耗材的驗(yàn)收、檢驗(yàn)（核查）、配制、領(lǐng)用記錄，有害廢棄物處

2.4.1330年

理登記表等

2.4.14供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商信息及評(píng)價(jià)表10年

3生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)文件材料

3.1生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)點(diǎn)位基礎(chǔ)信息及點(diǎn)位優(yōu)化調(diào)整、論證、發(fā)布等管理材料永久

3.2水環(huán)境質(zhì)量報(bào)告與數(shù)據(jù)

6

續(xù)表

序號(hào)歸檔范圍保管期限

地表水、地下水、飲用水水源地、海洋等水環(huán)境監(jiān)測(cè)例行報(bào)告、綜合分析報(bào)告、

3.2.1永久

專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)測(cè)報(bào)告等報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)

各類(lèi)水環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)（地表水、地下水、飲用水水源地、海洋等例行監(jiān)測(cè)、

3.2.2永久

專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)測(cè)等）

3.3水質(zhì)自動(dòng)監(jiān)測(cè)文件材料

水質(zhì)自動(dòng)監(jiān)測(cè)（控）系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、方案、選址、調(diào)查、論證、招標(biāo)、驗(yàn)收、整

3.3.130年

改等管理材料

水質(zhì)自動(dòng)監(jiān)測(cè)站運(yùn)行、維護(hù)、檢查、考核、臺(tái)賬等管理記錄，水質(zhì)自動(dòng)站監(jiān)控記

3.3.230年

錄表、水質(zhì)自動(dòng)站質(zhì)量管理報(bào)告與運(yùn)行通報(bào)等

3.4環(huán)境空氣質(zhì)量報(bào)告與數(shù)據(jù)

3.4.1環(huán)境空氣質(zhì)量例行監(jiān)測(cè)報(bào)告、綜合分析報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告等報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.4.2各類(lèi)環(huán)境空氣質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)（酸雨、沙塵暴、降塵、環(huán)境空氣等監(jiān)測(cè)）永久

3.5環(huán)境空氣自動(dòng)監(jiān)測(cè)文件材料

環(huán)境空氣自動(dòng)監(jiān)測(cè)站建設(shè)規(guī)劃、方案、選址、調(diào)查、論證、招標(biāo)、驗(yàn)收、整改等

3.5.130年

管理材料

環(huán)境空氣自動(dòng)監(jiān)測(cè)站運(yùn)行、維護(hù)、檢查、考核、臺(tái)賬等管理記錄，空氣自動(dòng)站監(jiān)

3.5.230年

控記錄表、空氣自動(dòng)站質(zhì)量管理報(bào)告與運(yùn)行通報(bào)等

3.6土壤生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告與數(shù)據(jù)

3.6.1土壤調(diào)查報(bào)告、各類(lèi)土壤生態(tài)監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.6.2各類(lèi)土壤生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)（調(diào)查監(jiān)測(cè)、背景監(jiān)測(cè)、專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)測(cè)等）永久

3.7物理環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告與數(shù)據(jù)

3.7.1聲、振動(dòng)、光、熱等環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

各類(lèi)物理環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)（道路交通聲環(huán)境監(jiān)測(cè)、區(qū)域聲環(huán)境監(jiān)測(cè)、功能區(qū)聲環(huán)

3.7.2永久

境監(jiān)測(cè)、振動(dòng)監(jiān)測(cè)、光污染監(jiān)測(cè)、熱污染監(jiān)測(cè)等）

3.8生態(tài)、生物監(jiān)測(cè)報(bào)告與數(shù)據(jù)

3.8.1生態(tài)地面監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.8.2生態(tài)遙感監(jiān)測(cè)（藍(lán)藻、秸稈焚燒火點(diǎn)、沙塵暴等）報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.8.3自然保護(hù)區(qū)生物多樣性報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.8.4農(nóng)村生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.8.5藍(lán)藻預(yù)警監(jiān)測(cè)遙感部分報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.8.6生物監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.8.7微生物監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

3.8.8生態(tài)監(jiān)測(cè)、生物監(jiān)測(cè)、遙感監(jiān)測(cè)等數(shù)據(jù)庫(kù)永久

上報(bào)給上級(jí)主管部門(mén)的各類(lèi)生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、上級(jí)部門(mén)和不相隸屬單位要

3.9永久

求提供的生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和報(bào)告

3.10其他各類(lèi)生態(tài)環(huán)境要素監(jiān)測(cè)報(bào)告及數(shù)據(jù)永久

7

續(xù)表

序號(hào)歸檔范圍保管期限

4生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書(shū)、專(zhuān)題報(bào)告與數(shù)據(jù)

4.1生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書(shū)及相關(guān)數(shù)據(jù)、聲像報(bào)告永久

4.2生態(tài)環(huán)境狀況公報(bào)及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

4.3重要活動(dòng)及重大節(jié)日生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)、聲像報(bào)告永久

4.4其他各類(lèi)綜合性生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)、聲像報(bào)告永久

5監(jiān)督性監(jiān)測(cè)管理文件材料

監(jiān)督監(jiān)測(cè)體系建設(shè)、運(yùn)行工作計(jì)劃、實(shí)施方案及考核辦法，監(jiān)督監(jiān)測(cè)工作通報(bào)等

5.1永久

文件材料

5.2區(qū)域生態(tài)環(huán)境資源補(bǔ)償監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

5.3生態(tài)環(huán)境指標(biāo)考核監(jiān)測(cè)報(bào)告及數(shù)據(jù)永久

5.4其他監(jiān)督性監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

5.5監(jiān)督監(jiān)測(cè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)單、業(yè)務(wù)承接登記表30年

任務(wù)書(shū)、合同書(shū)、合同評(píng)審記錄、方案報(bào)告審核記錄表、監(jiān)測(cè)報(bào)告更改申請(qǐng)表、

5.6監(jiān)測(cè)報(bào)告、監(jiān)測(cè)方案、現(xiàn)場(chǎng)采樣監(jiān)測(cè)記錄、樣品交接單、實(shí)驗(yàn)室分析原始記錄、永久

分包協(xié)議、分包方監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)電子文檔

6生態(tài)環(huán)境突發(fā)事件監(jiān)測(cè)文件材料

6.1生態(tài)環(huán)境突發(fā)事件監(jiān)測(cè)技術(shù)方案、記錄、監(jiān)測(cè)樣品快速檢測(cè)任務(wù)書(shū)等30年

6.2生態(tài)環(huán)境突發(fā)事件監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)永久

7各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)測(cè)、委托監(jiān)測(cè)、咨詢(xún)服務(wù)監(jiān)測(cè)等文件材料

生態(tài)環(huán)境糾紛仲裁、執(zhí)法、監(jiān)督、信訪、人大建議、政協(xié)提案、建設(shè)項(xiàng)目竣工環(huán)

7.1永久

境保護(hù)（設(shè)施）驗(yàn)收等監(jiān)測(cè)報(bào)告及數(shù)據(jù)

7.2各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)測(cè)、委托監(jiān)測(cè)、咨詢(xún)服務(wù)監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)登記表30年

任務(wù)書(shū)、合同書(shū)、合同評(píng)審記錄、分包協(xié)議、方案報(bào)告審核記錄表、監(jiān)測(cè)報(bào)告更

7.3改申請(qǐng)表、監(jiān)測(cè)報(bào)告、監(jiān)測(cè)方案、現(xiàn)場(chǎng)采樣監(jiān)測(cè)記錄、樣品交接單、實(shí)驗(yàn)室分析永久

原始記錄、分包方監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)電子文檔

8生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)管理文件材料

8.1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)工作要點(diǎn)、目標(biāo)考核辦法及實(shí)施方案、總結(jié)永久

8.2環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)、人員、裝備、能力等相關(guān)信息庫(kù)30年

8.3生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方案及落實(shí)情況材料30年

8.4生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)能力建設(shè)文件材料

8.4.1各類(lèi)能力建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)方案、實(shí)施及驗(yàn)收材料30年

8.4.2調(diào)研、考察材料；購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的申請(qǐng)、批復(fù)文件30年

8.4.3設(shè)備招投標(biāo)文件與合同書(shū)30年

8.4.4招標(biāo)文件30年

8.4.5投標(biāo)文件（中標(biāo)）30年

8.4.6購(gòu)置合同、協(xié)議30年

8

續(xù)表

序號(hào)歸檔范圍保管期限

8.4.7洽談?dòng)涗?、紀(jì)要、備忘錄、來(lái)往函件及商檢材料30年

9生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)文件材料

9.1系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、更新、升級(jí)改造等技術(shù)資料材料30年

9.2系統(tǒng)備份30年

9.3系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等管理材料10年

9.4系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理材料10年

10其他應(yīng)歸檔材料

9

附錄B

（規(guī)范性附錄）

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料歸檔移交清單

案卷名稱(chēng)：共頁(yè)第頁(yè)

序號(hào)文件材料名稱(chēng)文件編號(hào)文件日期責(zé)任者頁(yè)數(shù)備注

移交部門(mén)：移交人：交接日期：年月日

接收部門(mén)：接收人：

10

附錄C

（規(guī)范性附錄）

案卷編目式樣

210

25

案卷目錄35

序保管備

檔號(hào)案卷題名總頁(yè)數(shù)

號(hào)期限注

297

單位統(tǒng)一為mm

圖C.1案卷目錄式樣

11

210

25102020

5

3

檔號(hào)卷內(nèi)目錄

序文件備

責(zé)任者文件題名日期頁(yè)數(shù)0

號(hào)編號(hào)注2

號(hào)

7

29

5

1

×

15

單位統(tǒng)一為mm

圖C.2卷內(nèi)目錄式樣

12

210

25

卷內(nèi)備考表

5

檔號(hào):3

互見(jiàn)號(hào):

說(shuō)明:

7

29

立卷人:

年月日

檢查人:

年月日

單位統(tǒng)一為mm

圖C.3卷內(nèi)備考表式樣

13

中華人民共和國(guó)國(guó)家環(huán)境保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)

HJ8.2-2020

代替HJ/T8.2-94

生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)

SpecificationforManagementofecologicalandenvironmentalarchives

ecologicalandenvironmentalmonitoring

（發(fā)布稿）

生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)

1適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的不同形式和載體的生態(tài)環(huán)

境監(jiān)測(cè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔和生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保管與鑒定、開(kāi)發(fā)和利用

的一般方法，適用于各級(jí)生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)所屬生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）檔案管理工作。

其他（生態(tài)）環(huán)境監(jiān)（檢）測(cè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

本標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容引用了下列文件中的條款。凡是不注日期的引用文件，其有效版本適用于本

標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

HJ/T7中國(guó)檔案分類(lèi)法環(huán)境保護(hù)檔案分類(lèi)表

HJ/T9環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則

DA/T38電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（中華人民共和國(guó)主席令第二十八號(hào)）

《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》（原環(huán)境保護(hù)部國(guó)家檔案局令第43號(hào)）

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件材料ecologicalandenvironmentalmonitoringdocuments

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作、活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的

文件材料的總稱(chēng)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)文件材料。

3.2

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案ecologicalandenvironmentalmonitoringrecords

對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有憑證、查考和利用價(jià)值并歸檔保存的文件材料。

4基本要求

4.1生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案部門(mén)）

負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。

4.2文件材料承辦部門(mén)（承辦人）應(yīng)在本單位檔案部門(mén)的指導(dǎo)下，分類(lèi)整理文件材料，確保

其真實(shí)有效、完整、安全、可用。

1

5文件材料的形成和積累

5.1文件材料的形成和積累，按照“誰(shuí)承辦，誰(shuí)