公司通訊管理核心制度

*企業(yè)通訊管理制度第一條：為了提升企業(yè)經營管理，節(jié)省成本費用，加強對企業(yè)多種通訊工具管理，特制訂本制度。第二條：本制度所指多種通訊工具包含電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話和為職員配置電子郵箱等。第三條：企業(yè)多種通訊工具關鍵是作為方便和外界溝通、方便開展業(yè)務，企業(yè)不提倡職員利用企業(yè)通訊工具進行私人用途。第四條：電話總機管理電話總機由行政部前臺人員負責值守，全部外線電話均需由前臺人員負責接轉。前臺人員接聽電話必需使用標準用語。標準用語以下：接聽外線電話時，應說“您好！迎海集團，請問您找哪位？”；當對方告訴分機號碼時，應說“請稍等！”；假如分機占線時，應說“對不起，電話占線，請您稍后再打過來”前臺人員接聽內線電話時，應說“您好，前臺”。第五條：電話分機管理企業(yè)依據(jù)職員工作需要和電話分機資源情況，為每一位職員提供一部電話分機。職員應電話分機鈴響三聲內接聽，接聽業(yè)務電話應簡練明了，接聽電話時應使用統(tǒng)一禮貌用語“您好，×××（職員姓名）”。講電話時聲音不可太大，以免影響她人。電話分機通常不開通長途直撥功效，總監(jiān)級以下職員因為工作實際需要而開通長途直撥功效，須提出書面匯報，經部門經理初審、主管領導審核后，報企業(yè)總裁同意后方可開通。對已開通長途直撥功效電話分機，由職員個人負責長途功效使用管理。不得借予她人撥打長途電話，一經發(fā)覺，除由其個人賠償所發(fā)生長途話費外，還可視情況嚴重，停止其電話分機長途直撥功效并按企業(yè)獎懲條例給對應處分。職員因臨時工作需要打長途電話，須填制《長途電話申請單》，經部門經理初審核，主管領導審批后，遞交行政部經理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入職員分機上。撥打長途電話時，必需使用IP特服號（如17909、17951），以節(jié)省費用。嚴禁利用企業(yè)電話聊天。職員在上班時間如撥打或接聽私人電話，應長話短說，以免造成電話線路繁忙，時間不得超出三分鐘。嚴禁職員利用企業(yè)電話（包含分機和直線電話）進行撥號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業(yè)務信息。未經企業(yè)或電話全部些人同意，撥打長途電話。一經發(fā)覺，除由其個人賠償所發(fā)生長途話費外，還可視情況嚴重，給記過以上處分，直至開除。電話已開通長途直撥功效職員一經離職，行政部應立即通知前臺將該職員長途直撥功效關閉，同時做好登記。第六條：直線電話管理總監(jiān)級以上高級管理人員和總裁辦主任、總裁助理，能夠依據(jù)工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通中國長途功效，應一并提出申請。申請配置直線電話，一律報集團董事長同意。第七條：傳真管理企業(yè)傳真機由前臺負責管理，收發(fā)傳真時應由前臺人員負責操作。前臺人員發(fā)送傳真完成后，應檢驗是否有文件遺漏在傳真機旁；傳真接收完成后，應立即將傳真文件交給收件人。職員因為工作需要而發(fā)送傳真，應填制《傳真申請單》，經部門經理對傳真內容進行初步審核，并報主管領導審批。主管領導審批后應將《傳真申請單》遞交行政部經理簽字，再由前臺人員操作發(fā)送。對發(fā)送保密性高文件，可由前臺人員進行指導，由職員個人親自發(fā)送，并提前以電話方法通知收件人現(xiàn)場接收。對包含企業(yè)重大機密文件不宜使用傳真機發(fā)送，以免泄密。對傳真收發(fā)業(yè)務頻繁或所收發(fā)資料保密要求較高部門或個人，能夠申請配置專用傳真機。職員不得利用企業(yè)傳真機收發(fā)私人資料、文件。第八條：移動電話管理企業(yè)不為職員購置移動電話，但對職員因辦理公務所發(fā)生移動電話費用（簡稱移動話費），按具體情況給一定金額報銷限額標準。標準上，集團主任級及下屬企業(yè)副經理級以下一般職員，不得申請報銷移動話費，特殊工作崗位或確實因為業(yè)務需要除外。企業(yè)對移動話費實施“職員提出報銷申請、企業(yè)核定報銷限額、限額內實報實銷，超支部分職員自負”管理方法，即：主任級以上管理職員依據(jù)實際工作需要，向企業(yè)提出報銷移動話費書面申請，企業(yè)依據(jù)職員職務、崗位和業(yè)務特點，和企業(yè)《移動話費報銷限額參考標準表》，核定具體報銷限額。對在限額以內移動話費，由企業(yè)據(jù)實報銷；對超出報銷限額，企業(yè)只按限額標準進行報銷，超支部分不再補發(fā)給職員，而由其個人負擔。核定移動話費報銷限額步驟為：主任級以上管理職員可依據(jù)實際工作需要，寫出書面報銷申請，由部門經理出具審定意見后，報主管領導審批。在企業(yè)限額參考標準內，主管領導能夠直接同意。對超出企業(yè)要求限額參考標準，還需要報企業(yè)總裁同意。對經理級以上管理職員，除需報主管領導同意外，一律報企業(yè)總裁審批?？偛谩⒏笨偛靡苿釉捹M報銷標準由董事長核定。移動話費報銷限額參考標準以下：外勤（100%）復合勤（70%）內勤（40%）說明總監(jiān)、董事長助理400元/月280元/月160元/月1、外勤：是指常常外出辦理公務職員。2、內勤：是指較少外出公務職員。3、復合勤：是指較多外出公務職員。此標準僅供核定時參考。副總監(jiān)、總裁辦主任350元/月245元/月140元/月經理、總裁助理300元/月210元/月120元/月副經理250元/月175元/月100元/月主任200元/月140元/月80元/月對已核定報銷限額職員（包含一般職員和管理級職員），如確因業(yè)務需要但原報銷限額偏低而申請重新核定，應提供申請日前不少于三個月移動話費發(fā)票和流水清單，并標明私人用途部分話費，由部門經理和行政/人力資源部經理出具初審意見，并報企業(yè)主管領導審核后，報企業(yè)總裁審定。行政/人力資源部可對職員每個月移動話費進行統(tǒng)計分析，對報銷限額核定過高，有權提出重新核定提議。凡由企業(yè)給限額報銷移動話費職員，標準上須二十四小時開機（如不能二十四小時開機，但須提供其它電話聯(lián)絡方法）。對享受限額報銷但將移動電話置于關機狀態(tài)，但又沒有提供其它電話聯(lián)絡方法，致使企業(yè)聯(lián)絡不到，30天內出現(xiàn)三次以上（含三次），除取消當月移動話費報銷資格外，對因聯(lián)絡不上而延誤工作，還將按企業(yè)相關制度進行處罰。職員在有固定電話場所（辦公室、家里），應使用固定電話通話。使用移動電話撥打長途電話時，必需應使用IP特服號碼（如17951、17909等）。使用儲值卡（如神州行、如意通、南粵行等）移動電話，不給移動話費報銷。對使用實名入網(wǎng)并已核定報銷限額職員，不得隨意更換移動電話號碼，如確因需要而更換，必需立即通知企業(yè)行政部門。職員不得將實名入網(wǎng)移動電話號碼換成儲值卡號碼，不然企業(yè)有權取消其移動話費報銷資格。對職員因開通個性化服務而產生費用（如語音留言、轉秘書臺、訂閱短信、移動QQ或其它費用等），企業(yè)一律不予報銷。新入職職員必需在入職滿30天后方可提出申請移動話費報銷。報銷移動話費時間從其入職日第二個月起計算話費報銷，對其在自入職日第二個月至正式同意日期間發(fā)生移動話費，按日平均計算報銷。職員報銷移動話費時，應遵守企業(yè)費用報銷管理要求。第九條：電子郵箱管理企業(yè)將不停在推行辦公無紙化、自動化，并為企業(yè)每一位職員配置專用電子郵箱。對常常和外部進行業(yè)務聯(lián)絡職員，由企業(yè)向網(wǎng)絡服務提供商申請購置專用外部郵箱。對不常常和外部進行業(yè)務聯(lián)絡職員，企業(yè)只為其配置內部郵箱。內部郵箱能夠在企業(yè)局域網(wǎng)內發(fā)送內部郵件（指接收者郵件地址后綴為）和外部郵件（是指接收者郵件地址后綴不是），但只能接收內部郵件，而不能接收外部郵件。內部郵箱不得印在職員名片上。企業(yè)系統(tǒng)管理員須幫助職員在其個人辦公電腦上安裝郵件軟件，設置好多種應用功效。職員應熟練使用郵件軟件多種功效，職員每日上班后，須立即打開郵件軟件，立即接收、閱讀、回復電子郵件，并做好關鍵電子郵件備份。職員發(fā)送較為關鍵或緊急電子郵件，發(fā)送后，還應采取其它方法知會收件人（如電話轉告等）。職員不得利用企業(yè)配置電子